WI-WS-002 การรับคำสั่งขาย Sale Order

1.วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของ แผนกค้าส่ง-โครงการ ในเรื่องของ “การรับคำสั่งซื้อ” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปิดการขาย (WS4-P01) เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการรับคำสั่งซื้อที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ในการปิดการขาย 

2.ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน

    -

3. หน้าที่และความรับผิดชอบ

3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายขาย

พิจารณาให้ส่วนลดสูงสุด และตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญลูกค้า

3.2 ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ

พิจารณาตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญลูกค้า

3.3 พนักงานขาย (พนักงานขายนอกสำนักงาน / พนักงานขายในสำนักงาน)

• ติดตามผลการเสนอราคา เพื่อพิจารณาปรับปรุง แก้ไข เพิ่มเติม และต่อรองราคา
• ติดตามผลการสรุปซื้อ
• นำเสนอการพิจารณาอนุมัติวงเงินเบื้องต้น
• ปิดการขายและบันทึกรับข้อตกลง
• ออกเอกสารการสั่งขาย
• ตรวจสอบความเพียงพอของสินค้าเพื่อแจ้งขอสั่งซื้อด้วย BACK ORDER

3.4 ธุรการขาย

• จัดลำดับความสำคัญของการสั่งซื้อ
• จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อจากลูกค้า
• จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งขาย
• จัดทำบันทึก BACK ORDER
• ส่งมอบเอกสารให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
• ติดตามการสั่งซื้อสินค้า และตัดบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อ
• สรุปรายงานการสั่งซื้อ

3.5 ฝ่ายการเงินและสินเชื่อ

พิจารณาอนุมัติวงเงิน และแจ้งผลการอนุมัติให้ทางลูกค้าทราบ

4.คำจำกัดความ

• บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
• ลูกค้าส่วนค้าส่งโครงการ หมายถึง ลูกค้าโครงการ, บ้านจัดสรร, ร้านค้า และหน่วยงานราชการ ที่มีการสั่งซื้อเป็นประจำ
• พนักงานขาย หมายถึง พนักงานที่ออกปฏิบัติงานนอกสถานที่ และพนักงานที่ปฏิบัติงานในสำนักงาน
• ธุรการขาย หมายถึง พนักงานที่ประจำในสำนักงานเพื่อประสานงานด้านการขาย ระหว่างภายในและภายนอกองค์กร และบันทึกทะเบียนข้อมูลต่าง ๆ ของแผนก
• ลูกค้าส่วนงานค้าส่ง หมายถึง ลูกค้าโครงการ, บ้านจัดสรร, ร้านค้า, หน่วยงานราชการ และลูกค้าทั่วไปที่มีการสั่งซื้อเป็นประจำ

5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

-

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

7.รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

7.1 การรับคำสั่งซื้อ กรณีลูกค้าส่งเอกสารการสั่งซื้อ มาถึงพนักงานขาย 

1. นำใบสั่งซื้อ แนบใบเสนอราคา (WS3-F01) ที่ได้เสนอราคาไว้แล้ว
2. อนุมัติใบเสนอราคา เพื่อดึงข้อมูล จัดทำใบสั่งขายด้วยระบบ BC ดังนี้
1. เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
2. เลือกคำสั่ง “ อนุมัติใบเสนอราคาสินค้า “
3. ระบุ “ เลขที่ใบเสนอราคา “ ที่ต้องการอนุมัติ
4. เลือกคำสั่ง “ ประมวลผลเงื่อนไข “ 
5. เลือก “ ใบเสนอราคา “ ที่ต้องการอนุมัติ หรือ เลือกคำสั่ง “ Select All “
6. กด “ F11 “ หรือ เลือกคำสั่ง “ อนุมัติรายการ “
7. เลือกคำสั่ง “ ตกลง “
8. เข้าเมนู “ จัดขาย ”
9. เลือกคำสั่ง “ ใบสั่งขายสินค้า ”

• เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้

SCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
SHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
SCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
ROV คือ ใบจองสินค้า ส่งสินค้าให้

1. เลือกคำสั่ง “ เลขที่ใบสั่งขาย/สั่งจอง ”
2. เลือกคำสั่ง “ รหัสลูกค้า “ เพื่อระบุลูกค้าที่สั่งซื้อ
3. เลือกคำสั่ง “ Ctrl + F3 หรือ เลือกใบเสนอราคา “
4. เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการดึงข้อมูลมาทำรายการในใบสั่งขาย
5. เลือก “ ตกลง “
6. ตรวจสอบจำนวนสินค้าตามที่ลูกค้าต้องการว่ามีครบจำนวนหรือไม่

• กรณีที่ครบแล้วให้ระบุ เลขที่ใบสั่งซื้อ และ วันที่ออกใบสั่งซื้อ ในใบสั่งขายให้ครบถ้วน
• กรณีที่สินค้าไม่ครบและลูกค้ามีความต้องการสินค้า ให้จัดทำ Back Order 
• สั่งพิมพ์ใบสั่งขายตามลำดับ

7.2 การรับคำสั่งซื้อ กรณีลูกค้าโทรศัพท์สั่งซื้อ หรือเข้ามาที่สำนักงาน โดยสั่งซื้อกับพนักงานขาย 

1. ให้พนักงานขายบันทึกรายละเอียดการสั่งซื้อ ในใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01)
2. นำใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (F-RT-301) แนบใบเสนอราคา (WS3-F01) ที่ได้จัดทำขึ้นเพื่ออนุมัติใบเสนอราคา แล้วดึงข้อมูล สำหรับจัดทำใบสั่งขายด้วยระบบ BC ดังนี้
1. เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
2. เลือกคำสั่ง “ อนุมัติใบเสนอราคาสินค้า “
3. ระบุ “ เลขที่ใบเสนอราคา “ ที่ต้องการอนุมัติ
4. เลือกคำสั่ง “ ประมวลผลเงื่อนไข “ 
5. เลือก “ ใบเสนอราคา “ ที่ต้องการอนุมัติ หรือ เลือกคำสั่ง “ Select All “
6. กด “ F11 “ หรือ เลือกคำสั่ง “ อนุมัติรายการ “
7. เลือกคำสั่ง “ ตกลง “
3. เข้าเมนู “ จัดขาย ”
4. เลือกคำสั่ง “ ใบสั่งขายสินค้า ”

เงื่อนไขการขาย 

SCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
SHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
SCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
ROV คือ ใบจองสินค้า ส่งสินค้าให้

1. เลือกคำสั่ง “ เลขที่ใบสั่งขาย/สั่งจอง ”
2. เลือกคำสั่ง “ รหัสลูกค้า “ เพื่อระบุลูกค้าที่สั่งซื้อ
3. เลือกคำสั่ง “ Ctrl + F3 หรือ เลือกใบเสนอราคา “
4. เลือกใบเสนอราคาที่ต้องการดึงข้อมูลมาทำรายการในใบสั่งขาย
5. เลือก “ ตกลง “
6. ตรวจสอบจำนวนสินค้าตามที่ลูกค้าต้องการว่ามีครบจำนวนหรือไม่

• กรณีที่ครบแล้วให้ระบุ เลขที่ใบสั่งซื้อ และ วันที่ออกใบสั่งซื้อ ในใบสั่งขายให้ครบถ้วน
• กรณีที่สินค้าไม่ครบและลูกค้ามีความต้องการสินค้า ให้จัดทำ Back Order 

7. สั่งพิมพ์ใบสั่งขายด้วยโปรแกรมการพิมพ์

7.3 กรณีเอกสารการสั่งขาย มีการแจ้งให้ทราบว่า ลูกค้าเกินวงเงินการอนุมัติขาย ให้พนักงานขายปฏิบัติดังนี้ 

พนักงานขายจัดทำใบขออนุมัติการขายเกินวงเงิน (F-WS-401) เสนอหัวหน้าแผนกสินเชื่อ เพื่อพิจารณาอนุมัติ

กรณีไม่อนุมัติให้พนักงานขายแจ้งลูกค้า และอาจแนะนำการซื้อด้วยเงินสดแทน การบันทึกรับข้อตกลง 

• กรณีที่มีข้อตกลงอื่น ๆ เช่น จัดส่งสินค้ามากกว่า 1 จุด , เลื่อนระยะเวลาการส่งสินค้า , เปลี่ยนสถานที่ส่งสินค้า ให้พนักงานขายจัดทำเอกสารในใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01) เพื่อส่งมอบให้ผู้ที่เกี่ยวข้องต่อไป 1 ชุด และแนบสำเนาไว้ในแฟ้มข้อมูลลูกค้ารายนั้น ๆ

7.4 การจัดทำใบ BACK ORDER 

กรณีที่สินค้าไม่เพียงพอต่อการจัดส่ง หรือ สินค้าที่สั่งเป็นสินค้าสั่งพิเศษ ให้พนักงานธุรการขายจัดทำใบ BACK ORDER (F-WS-402) และแนบสำเนาใบสั่งซื้อจากลูกค้า (ถ้ามี) เพื่อส่งมอบไปแผนกบริหารสินค้า เพื่อดำเนินการสั่งซื้อสินค้ามาให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า ตามระเบียบปฎิบัติการจัดทำใบ BACK ORDER (P-GR-2)

   การจัดทำใบ BACK ORDER (P-GR-2) ด้วยระบบ BC ดังนี้ 

• เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
• เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
• เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
• เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้

BCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

BCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

BHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม

• สั่งพิมพ์ใบ BACK ORDER (P-GR-2) ด้วยโปรแกรมพิมพ์

8. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

• ใบเสนอราคา

• ใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า
• ใบขออนุมัติการขายเกินวงเงิน 
• ใบ BACK ORDER