WI-WS-004 การติดต่อลูกค้า แผนกขายส่ง-โครงการ
1.วัตถุประสงค์
ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ส่วนค้าส่งโครงการ ถือเป็นแนวปฏิบัติ ในการติดต่อลูกค้า เพื่อขอข้อมูลเบื้องต้นในการขออนุมัติการเปิดบัญชีลูกค้าใหม่ หรือโครงการใหม่ที่ต้องขออนุมัติวงเงิน ของส่วนค้าส่ง เท่านั้น
2.ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน
ครอบคลุมการติดต่อลูกค้าในกรณีที่เป็นลูกค้าใหม่ หรือโครงการใหม่ ที่ต้องขออนุมัติการเปิดบัญชี หรือวงเงินโครงการสำหรับลูกค้า ของส่วนค้าส่งเท่านั้น
3.หน้าที่และความรับผิดชอบ
ผู้จัดการส่วน
- พิจารณาและลงความเห็นเบื้องต้นการขออนุมัติวงเงิน
- สรุปรายงานโครงการใหม่
หัวหน้าแผนกสินเชื่อ
- พิจารณาและลงความเห็นเบื้องต้นการขออนุมัติวงเงิน
หัวหน้าแผนก
- รับเป้าหมายการขาย
คณะกรรมการสินเชื่อ
- พิจารณาอนุมัติวงเงิน
พนักงานขาย
- เข้าพบเพื่อนำเสนอและขอข้อมูลอื่น ๆ
- ดำเนินการเอกสารเบื้องต้นเพื่อขอเปิดบัญชี
พนักงานสินเชื่อ
- ลงบันทึกข้อมูลลูกค้า
ธุรการขาย
- ลงบันทึกข้อมูลลูกค้า
4.คำจำกัดความ
บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง
-
6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
6.1 การรับเป้าหมายการขาย
พนักงานขายรับแผนการขายส่งประจำแผนก ( WS1-F02 ) จากหัวหน้าแผนก
6.2 การเข้าพบเพื่อนำเสนอและขอข้อมูลอื่น ๆ
พนักงานขายติดต่อลูกค้าเพื่อนำเสนอและขอข้อมูลอื่น ๆ มีแนวทางในการปฏิบัติดังนี้
- ติดต่อเพื่อขอพบอย่างเป็นทางการ ที่สำนักงานหรือหน่วยงานก่อสร้าง
- เข้าพบโดยมิได้นัดหมาย ที่สำนักงานหรือหน่วยงานก่อสร้าง
- นำเสนอสินค้าและบริการ พร้อมขอข้อมูลเบื้องต้นที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า
- ภายหลังการติดต่อนำเสนอด้วยการเข้าพบนอกสถานที่ ให้ลงบันทึกในรายงานการปฏิบัติงานนอกสถานที่ (WS2-F01) และนำส่งให้หัวหน้าแผนกทุกวัน
- ภายหลังการติดต่อนำเสนอด้วยการโทรศัพท์ติดต่อหรือลูกค้ามาพบในบริษัทฯ ให้ลงบันทึกในรายงานการปฏิบัติงานในสำนักงาน(WS2-F02) และนำส่งให้หัวหน้าแผนกทุกวัน
6.3 การขอเปิดบัญชีสินเชื่อ
- กรณีลูกค้ามีความสนใจต้องการเปิดบัญชีสินเชื่อ พนักงานขายรวบรวมเอกสารจากลูกค้าเพื่อขออนุมัติเปิดบัญชีลูกค้า โดยแนบเอกสารใบคำขอเปิดบัญชีเงินเชื่อเพื่อซื้อสินค้า (WS2-F03) และแบบฟอร์มขอเอกสารประกอบการเปิดบัญชีเงินเชื่อ (F-WS-204) เอกสารการขออนุมัติเปิดบัญชีลูกค้า ให้จัดเตรียมตามที่ระบุในแบบฟอร์มขอเอกสารการเปิดบัญชีเงินเชื่อ (F-WS-204) โดยต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดให้ครบจึงสามารถส่งให้พิจารณาอนุมัติเครดิต
6.4 การพิจารณาและลงความเห็นเบื้องต้น
- ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ และหัวหน้าแผนกสินเชื่อ ลงความเห็นเบื้องต้น จากเอกสารที่ได้รับจากพนักงานขาย
6.5 การพิจารณาอนุมัติเปิดบัญชีสินเชื่อ
- คณะกรรมการสินเชื่อ พิจารณาอนุมัติการเปิดบัญชีลูกค้าใหม่ ผลการอนุมัติหรือไม่อนุมัติ ต้องแจ้งให้ลูกค้าทราบทุกครั้ง และหาช่องทางการขายด้วยวิธีอื่น เช่น ชำระเงินสด
6.6 การลงบันทึกข้อมูลลูกค้า
- พนักงานสินเชื่อ และธุรการขาย ลงบันทึกข้อมูลลูกค้า ในทะเบียนข้อมูลลูกค้า-ค้าส่ง (WS2-F05)
6.7 การสรุปรายงานโครงการใหม่
- ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ รวบรวมข้อมูลจากทะเบียนข้อมูลลูกค้า-ค้าส่ง เพื่อจัดทำรายงานสรุปลูกค้าโครงการใหม่ (WS2-F06 )
- แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
- แผนการขายส่งประจำแผนก
- รายงานการปฏิบัติงานนอกสถานที่
- รายงานการปฏิบัติงานในสำนักงาน
- ใบคำขอเปิดบัญชีเงินเชื่อเพื่อซื้อสินค้า
- แบบฟอร์มขอเอกสารประกอบการเปิดบัญชีเงินเชื่อ
- ทะเบียนข้อมูลลูกค้า-ค้าส่ง
- รายงานสรุปลูกค้าโครงการใหม่