WI-WS-006 การเสนอราคา-แผนกขายส่ง-โครงการ

1.วัตถุประสงค์

ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ฝ่ายเพื่อให้ส่วนค้าส่ง-โครงการ ถือเป็นแนวทางการปฏิบัติ ในการเสนอราคาให้กับลูกค้าส่วนค้าส่ง-โครงการ ในการพิจารณาสั่งซื้อสินค้า                                                  

2.ขอบเขต

ครอบคลุมการเสนอราคาสำหรับลูกค้า ของส่วนค้าส่งเท่านั้น  

3. หน้าที่และความรับผิดชอบ

ผู้อำนวยการฝ่ายขาย

• พิจารณาอนุมัติใบเสนอราคา

ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ

• รับผิดชอบเป้าการขาย

พนักงานขาย (พนักงานขายนอกสำนักงาน / พนักงานขายในสำนักงาน)

• นำเสนอขายต่อลูกค้า
• จัดทำรายงานการปฏิบัติงานประจำวัน
• จัดทำใบเสนอราคา

ธุรการขาย

• บันทึกทะเบียนใบเสนอราคา
• ประสานงานด้านการขาย 

4.คำจำกัดความ

• บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
• ลูกค้าส่วนค้าส่งโครงการหมายถึง ลูกค้าโครงการ, บ้านจัดสรร, ร้านค้าและหน่วยงานราชการ ที่มีการสั่งซื้อ เป็นประจำ
• พนักงานขาย หมายถึง พนักงานที่ออกปฏิบัติงานนอกสถานที่ และพนักงานที่ปฏิบัติงานในสำนักงาน  

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

5.1 แผนการขายค้าส่งประจำแผนก

• พนักงานขายรับแผนการขายส่งประจำแผนก (FM-WS-009) จากหัวหน้าแผนกขาย

5.2 พนักงานขายเข้าพบเพื่อนำเสนอและขอข้อมูลอื่น ๆ จากลูกค้า

   พนักงานขายติดต่อลูกค้าเพื่อนำเสนอและขอข้อมูลอื่น ๆ มีแนวทางในการปฏิบัติดังนี้ 

• ติดต่อเพื่อขอพบอย่างเป็นทางการ ที่สำนักงานหรือหน่วยงานก่อสร้าง
• เข้าพบโดยมิได้นัดหมาย ที่สำนักงานหรือหน่วยงานก่อสร้าง
• นำเสนอสินค้าและบริการ พร้อมขอข้อมูลเบื้องต้นที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าด้วยเครื่องมือสื่อสาร
• ภายหลังการติดต่อนำเสนอด้วยการเข้าพบนอกสถานที่ ให้ลงบันทึกในรางานการปฏิบัติงานนอกสถานที่ (FM-WS-010) และนำส่งให้หัวหน้าแผนกทุกวัน
• ภายหลังการติดต่อนำเสนอด้วยการโทรศัพท์ติดต่อหรือลูกค้ามาพบในบริษัทฯ ให้ลงบันทึกในรางานการปฏิบัติงานในสำนักงาน (FM-WS-006) และนำส่งให้หัวหน้าแผนกทุกวัน

5.3 พนักงานขายจัดทำใบเสนอราคา

   การจัดทำใบเสนอราคาตามที่ลูกค้าแจ้งรายละเอียดไว้ ด้วยระบบ BC ดังนี้ 

• เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
• เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
• เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
• เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
• QCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• QHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
• บันทึกเงื่อนไขใบเสนอราคา พร้อมสั่งพิมพ์
• หมายเหตุ กรณีเป็นการจัดทำใบเสนอราคาเพื่อแก้ไข จากการต่อรองจากลูกค้าให้ระบุการ REVICE ครั้งใหม่ทุกครั้ง

  5.4 พนักงานขายนำเสนอเพื่อขออนุมัติ โดยผ่านหัวหน้าแผนก, ผู้จัดการส่วนค้าส่ง และผู้อำนวยการฝ่าย

• กรณีที่ไม่ผ่านการพิจารณาอนุมัติให้ย้อนไปแก้ไขในขั้นตอนการจัดทำใบเสนอราคา เพื่อนำเสนอเพื่อขออนุมัติ
• กรณีที่ผ่านการพิจารณาอนุมัติให้นำใบเสนอราคาลงบันทึกในทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา
• หมายเหตุ กรณีผู้อำนวยการฝ่ายไม่อยู่ให้ ผู้จัดการส่วนค้าส่ง สามารถอนุมัติแทนได้

   พนักงานธุรการขาย บันทึกใบเสนอราคา ในทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา (WS3-F02) พร้อมทั้งกำหนดสถานะของใบเสนอราคา ในกรณีที่ลูกค้าตอบรับการเสนอราคาให้ดึงไปทำใบสั่งขาย (FM-WS-002) 

5.5 บันทึกทะเบียนใบเสนอราคา

• ธุรการขาย จัดทำทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา

6. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

• แผนการขายส่งประจำแผนก (FM-WS-009)
• รางานการปฏิบัติงานนอกสถานที่ (FM-WS-007)
• รางานการปฏิบัติงานในสำนักงาน (FM-WS-006)
• ใบเสนอราคา
• ทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา
• ใบสั่งขาย (FM-WS-002)