WI-WS-007 การปิดการขาย แผนกขายส่ง-โครงการ
1.วัตถุประสงค์
ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ส่วนค้าส่ง-โครงการ ถือเป็นแนวทางการปฏิบัติ ในการปิดการขาย ของส่วนค้าส่ง
2.ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน
ครอบคลุมกระบวนการปิดการขายสำหรับลูกค้า ของส่วนค้าส่งเท่านั้น
3.หน้าที่และความรับผิดชอบ
ผู้อำนวยการฝ่ายขาย
- พิจารณาตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญลูกค้า
ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ
- พิจารณาตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญลูกค้า
พนักงานขาย (พนักงานขายนอกสำนักงาน / พนักงานขายในสำนักงาน)
- ติดตามผลการเสนอราคา เพื่อพิจารณาปรับปรุง แก้ไข เพิ่มเติมและต่อรองราคา
- ติดตามผลการสรุปซื้อ
- นำเสนอการพิจารณาอนุมัติวงเงินเบื้องต้น
- ปิดการขายและบันทึกรับข้อตกลง
- ออกเอกสารการสั่งขาย
- ตรวจสอบความเพียงพอของสินค้าเพื่อแจ้งขอสั่งซื้อด้วย BACK ORDER
ธุรการขาย
- จัดลำดับความสำคัญของการสั่งซื้อ
- จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อจากลูกค้า
- จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งขาย
- จัดทำบันทึก BACK ORDER
- ส่งมอบเอกสารให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
- ติดตามการสั่งซื้อสินค้า และตัดบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อ
- สรุปรายงานการสั่งซื้อ
ฝ่ายการเงินและสินเชื่อ
- พิจารณาอนุมัติวงเงิน และแจ้งผลการอนุมัติให้ทางลูกค้าทราบ
4.คำจำกัดความ
- บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
- ลูกค้าส่วนงานค้าส่ง หมายถึง ลูกค้าโครงการ, บ้านจัดสรร, ร้านค้า , หน่วยงานราชการ และลูกค้าทั่วไปที่มีการสั่งซื้อเป็นประจำ
- เอกสารที่เกี่ยวข้อง
- ใบสั่งซื้อจากลูกค้า(เอกสารภายนอกบริษัท)
- ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
6.1 การส่งใบเสนอราคา
- พนักงานขาย ส่งใบเสนอราคา (WS3-F01) ให้กับลูกค้า
6.2 การติดตามผลการสั่งซื้อ
- พนักงานขายติดตามผลการเสนอราคาด้วยการเข้าพบ, โทรติดตามผล
6.3 การนำเสนอข้อมูลและรายละเอียดเพิ่มเติม
- พนักงานขายนำเสนอเพิ่มเติม กรณีลูกค้าต้องการข้อมูลสินค้าเพิ่มเติม เช่น ตัวอย่างสินค้า, เอกสารบ่งชี้ความสำคัญ, หนังสือรับรองคุณภาพ เป็นต้น เพื่อพิจารณาในการตัดสินใจซื้อเพิ่มเติม
6.4 การต่อรองราคา และเงื่อนไขพิเศษ
กรณีที่ลูกค้า มีการต่อรอง ด้านราคา หรือเงื่อนไขพิเศษ ให้พนักงานขายบันทึกข้อมูลการต่อรองราคาหรือเงื่อนไขพิเศษใน ใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01)
เมื่อมีการสรุปราคาและเงื่อนไขแล้ว ให้ดำเนินการจัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) เพื่อแก้ไข จากการต่อรองของลูกค้าให้ระบุการ REVICE ครั้งใหม่ทุกครั้ง
หมายเหตุ กรณีการต่อรองด้านราคา ให้ดำเนินการขออนุมัติการลดราคาตามลำดับอำนาจการตัดสินใจภายในฝ่ายขาย
6.5 การรับคำสั่งซื้อ
เมื่อลูกค้าตกลงตัดสินใจซื้อ พนักงานขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า โดยเป็นลักษณะเอกสารการสั่งซื้อ หรือกรณีที่มีการสั่งซื้อทางโทรศัพท์ ให้พนักงานขายบันทึกรายละเอียดในใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01)
6.6 การตรวจสอบวงเงิน
พนักงานขายตรวจสอบวงเงินสินเชื่อของลูกค้า ถ้าไม่เกินวงเงินให้ปฏิบัติตาม ข้อ 5 กรณีเกินวงเงินให้ปฏิบัติตามข้อ 7
6.7 การขออนุมัติขายเกินวงเงิน
- พนักงานขายจัดทำใบขออนุมัติการขายเกินวงเงิน (F-WS-401) เสนอหัวหน้าแผนกสินเชื่อ เพื่อพิจารณาอนุมัติ
กรณีไม่อนุมัติให้พนักงานขายแจ้งลูกค้า และอาจแนะนำการซื้อด้วยเงินสดแทน
6.8 การบันทึกรับข้อตกลง
กรณีที่มีข้อตกลงอื่น ๆ เช่น จัดส่งสินค้ามากกว่า 1 จุด พนักงานขายจัดทำเอกสารในใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01) เพื่อส่งมอบให้ผู้ที่เกี่ยวข้องต่อไป
6.9 การจัดทำใบ BACK ORDER
- กรณีที่สินค้าไม่เพียงพอต่อการจัดส่ง ให้พนักงานธุรการขายจัดทำใบ BACK ORDER (F-WS-402) และแนบสำเนาใบสั่งซื้อจากลูกค้า (ถ้ามี) เพื่อส่งมอบไปแผนกบริหารสินค้า เพื่อดำเนินการสั่งซื้อสินค้ามาให้เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า ตามระเบียบปฎิบัติการจัดทำใบ BACK ORDER (P-GR-2)
การจัดทำใบ BACK ORDER ด้วยระบบ BC ดังนี้
- เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
- เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
- เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
- เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
- BCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- BCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- BHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- สั่งพิมพ์ด้วยโปรแกรมพิมพ์
- ธุรการขายลงทะบียนบันทึก BACK ORDER (WS4-F03) และติดตามเมื่อมีการรับสินค้าแล้วให้ดำเนินการตาม 10
6.10 การจัดลำดับความสำคัญของการสั่งซื้อ
- ธุรการขายรับใบสั่งซื้อ หรือใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01) จากพนักงานขาย เพื่อพิจารณาลำดับการออกใบสั่งขาย โดยพิจารณาปริมาณความต้องการขายกับปริมาณสินค้าคงคลังน้อยกว่า ความต้องการขาย ให้พิจารณาลำดับตามความเหมาะสม
ธุรการขายจัดทำใบสั่งขาย (F-WS-404) ตามเอกสารการสั่งซื้อจากลูกค้า ด้วยระบบ BC ดังนี้
- เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
- เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
- เลือกคำสั่ง “ ใบสั่งขายสินค้า ”
- เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
- SCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- SHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- SCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ROV คือ ใบจองสินค้า ส่งสินค้าให้
- บันทึกเงื่อนไขใบสั่งขาย พร้อมสั่งพิมพ์
6.11 การบันทึกใบสั่งขาย
- ธุรการขายลงบันทึกใบสั่งขาย ในทะเบียนบันทึกการสั่งขาย (F-WS-404)
6.12 การส่งมอบเอกสารให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
ธุรการขายนำเอกสาร การสั่งขาย ให้แผนกคลังสินค้า ในกรณีดังนี้
- กรณีเงินสด
- กรณีเงินเชื่อ-รับเอง
ธุรการขายนำเอกสาร การสั่งขาย ให้แผนกขนส่ง ในกรณีดังนี้
- กรณีเก็บเงินปลายทาง-ส่งให้
- กรณีเงินเชื่อ-ส่งให้
6.13 ติดตามการสั่งขายสินค้า
- ธุรการขายติดตามการสั่งขายสินค้าจากแผนกขนส่ง แล้วนำ ใบสั่งขายที่ทำการจัดส่งแล้ว มีการตรวจสอบพบว่าลูกค้าได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว ให้นำใบสั่งขาย (F-WS-404) และ ใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01) ออกจากแฟ้ม
- กรณีใบสั่งซื้อรอดำเนินการ เตรียมส่งให้แผนกสินเชื่อเพื่อดำเนินการขั้นต่อไป
- แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
- ใบเสนอราคา
- ใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า
- ใบเสนอราคา
- ใบขออนุมัติการขายเกินวงเงิน
- ใบ BACK ORDER
- ใบสั่งขาย