WI-WS-009 คู่มือการขายสินค้าสั่งพิเศษ(BACK ORDER) แผนกขายส่ง-โครงการ

1.วัตถุประสงค์

   ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ส่วนค้าส่ง-โครงการ ถือเป็นแนวทางการปฏิบัติ ในการสั่งซื้อสินค้าสั่งพิเศษ(BACK ORDER) ของส่วนค้าส่ง         

2.ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน

   ครอบคลุมกระบวนการปิดการขายสำหรับลูกค้า ของส่วนค้าส่งเท่านั้น 

3.หน้าที่และความรับผิดชอบ

ผู้อำนวยการฝ่ายขาย

• พิจารณาตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญลูกค้า 

ผู้จัดการส่วนค้าส่ง

• พิจารณาตัดสินใจจัดลำดับความสำคัญลูกค้า 

พนักงานขาย (พนักงานขายนอกสำนักงาน / พนักงานขายในสำนักงาน)

• ติดตามผลการสรุปซื้อสินค้า
• นำเสนอการพิจารณาอนุมัติวงเงินเบื้องต้น / กรณีลูกค้าเงินสด เรียกเก็บเงินมัดจำตามข้อตกลง
• ปิดการขายและบันทึกรับข้อตกลง
• ออกเอกสาร BACK ORDER
• ตรวจสอบความเพียงพอของสินค้าเพื่อแจ้งขอสั่งซื้อด้วย BACK ORDER

ธุรการขาย

• จัดลำดับความสำคัญของการสั่งซื้อ
• จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อจากลูกค้า
• จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งขาย
• จัดทำบันทึก BACK ORDER
• ส่งมอบเอกสารให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
• ติดตามการสั่งซื้อสินค้า และตัดบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อ
• สรุปรายงานการสั่งซื้อ

4.รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

4.1 การสั่งสินค้าBACK ORDER

• พนักงานขาย รับคำสั่งซื้อจากลูกค้า แจ้งเงื่อนไขการชำระเงิน กรณีเงินสด/เงินเชื่อ

4.2 ส่งใบBACK ORDER ให้จัดซื้อ

• จัดซื้อตรวจสอบสต๊อคสินค้าโรงงาน
• กรณีรอคิวจัดส่งปกติ แจ้งระยะเวลารอคอยแก่ลูกค้า
• กรณีสินค้ารอนานกว่าปกติ พนักงานขายนำเสนอสินค้าทดแทนพร้อมรายละเอียดเพิ่มเติม(หากลูกค้าตกลงรับเงื่อนไขสินค้าทดแทน แก้ไขเอกสารBACK ORDER)
• หากลูกค้ายืนยันรับสินค้าตามสเปคเดิม ประสานจัดซื้อหาโป๊วสินค้าจากผู้แทนจำหน่ายรายอื่นแทน

4.3 ติดตามจนจบกระบวนการ ลูกค้าได้รับสินค้าครบถ้วนและพึงพอใจ

4.4 กรณี Back Order ที่สั่งมาเพื่อทดแทนสินค้าคลัง A ให้ปฏิบัติ ดังนี้ 
       4.4.1 จัดทำเอกสารและรายละเอียดให้บริหารสินค้าเซ็นต์รับทราบว่ามีรายการสินค้าไหนบ้างที่เมื่อสินค้า Back Order ที่มาถึงแล้วต้องรับเข้าคลัง A เนื่องจากเป็นสินค้าที่สั่งมาทดแทนคลัง A ตามแบบฟอร์มที่กำหนดให้ Link แบบฟอร์ม

ตัวอย่างแบบฟอร์ม