คู่มือปฏิบัติงาน (WI)

WI-AM-001 การจัดทำใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง (PRE)
WI-AM-002 ข้อตกลงในการติดต่อจดมิเตอร์หอพักนพดล
WI-AM-003 ระเบียบการฝากของพัสดุหรือจดหมายประจำวัน
WI-AM-004 ข้อปฏิบัติสำหรับบุคคลภายนอกหรือผู้รับเหมา
WI-AM-005 ระเบียบปฏิบัติ การขอสั่งซื้อครุภัณฑ์ และการขอเบิกครุภัณฑ์, สินค้าสมนาคุณประจำเดือน
WI-AM-006 การเบิกจ่าย-ครุภัณฑ์
WI-AM-007 การทำใบเสนอซื้อสินค้า (PR)
WI-AM-008 การปรับ Stock
WI-AM-009 การทำใบขอโอนสินค้าจากคลัง (หน้าร้าน, AVL คลังโกดัง หรือ BAK)
WI-AM-010 การเช็คดูยอดสินค้า
WI-AM-0011 วิธีการเพิ่มรหัสสินค้า, การตั้งรหัสใหม่ (ครุภัณฑ์ OFS)
WI-AM-012 การขายซาก
WI-AM-013 การรับของขวัญจาก Supplier
WI-AM-014 กระบวนการจัดจ้างช่างหรือผู้รับเหมา
WI-AM-015 กระบวนการบริหารจัดการหอพัก
WI-AM-015 กระบวนการขายรถยนต์มือสองของบริษัท

WI-AM-001 การจัดทำใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง (PRE)

วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานวิธีการปฏิบัติงานการจัดทำใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง (PO) ในการจ้างเหมางาน จัดซื้อวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ หรือ สินค้าต่างๆ เพื่อให้ง่ายต่อการดำเนินงานและเป็นไปอย่างถูกต้องเป็นระเบียบ สามารถสอบกลับได้

ขอบเขต

เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานการจัดทำใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง (PO) ในการจ้างเหมางาน จัดซื้อวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ หรือสินค้าต่างๆใน บริษัท นพดลพานิช จำกัด

อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

ความรบผิดชอบ

เจ้าหน้าที่ธุรการ ทำหน้าที่ จัดทำใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง ตามใบเสนอซื้อสินค้า

คำจำกัดความ

BC Account หมายถึง โปรแกรมการบันทึกข้อมูลของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด
PO หมายถึง ใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง
PR หมายถึง ใบเสนอซื้อสินค้า

เอกสารอ้างอิง

ไม่มี

วิธีปฏิบัติงาน

7.1 ขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอซื้อสินค้า (PR)

7.1.1 จะมีเอกสารใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PR) ของแผนก ที่จะมาขอสั่งซื้อสินค้ามา [ยกเว้นเฉพาะของตนเองจะต้องทำใบเสนอซื้อสินค้า (PR) ก่อน]

7.1.2 เข้าโปรแกรม BC Account

7.1.3 ไปที่ จัดซื้อ คลิกเลือก บันทึกใบเสนอซื้อสินค้า

7.1.4 คลิกสัญลักษณ์ แว่นขยาย แล้วพิมพ์วันที่ในใบเสนอซื้อสินค้า (PR)

7.1.5 คลิกเลือกเลขที่เอกสาร ที่จ้องการดึงมาทำใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO) ให้ดับเบิ้ลคลิกที่เลขที่เอกสาร ตรวจสอบดูว่าจำนวนหน่วยนับ และหน่วยนับถูกต้อง ใส่รายละเอียดครบแล้ว

7.1.6 Copy หมายเหตุ ของใบเสนอซื้อสินค้า (PR)

7.1.7 ไปที่ จัดซื้อ คลิกแล้วเลือก บันทึกอนุมัติใบเสนอซื้อสินค้า

7.1.8 คลิกที่ เลขที่อนุมัติใบสั่งซื้อสินค้า (ระบบจะ Run Number เอง)

7.1.9 ผู้อนุมัติใส่ ที่ Copy มาจากหมายเหตุหน้าใบเสนอซื้อสินค้า (PR) โดยคลิกขวาแล้วคลิกวาง

7.1.10 คลิกที่ รายการขออนุมัติซื้อ ใส่วันที่ในใบเสนอซื้อสินค้า (PR) ลงไป

7.1.11 เลือกเลขที่เอกสารตามใบเสนอซื้อสินค้า (PR)
7.1.12 คลิก เลือกรายการทั้งหมด

7.1.13 คลิก อนุมัติรายการ

7.2 ขั้นตอนการทำใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO)

7.2.1 ไปที่ จัดซื้อ คลิกเลือก บันทึกใบสั่งซื้อสินค้า

7.2.2 เลขที่ใบสั่งซื้อ เลือก POE = พัสดุ-ค่าใช้จ่ายอื่นๆ

7.2.3 เลือกภาษี แยกนอก (กรณีเป็นร้านที่จดทะเบียนภาษี) หรือ ภาษีศูนย์ (กรณีเป็นบุคคลธรรมดา)

7.2.4 รหัสเจ้าหนี้ โดยการซูม แล้วพิมพ์ชื่อเจ้าหนี้ลงไป เช่น บจก.กู้ดสปีดคอมพิวเตอร์

7.2.5 เลือก แผนก ที่ต้องการสั่งซื้อ

7.2.6 คลิกเลือก ใบอนุมัติเสนอซื้อ

7.2.7 เลือกสินค้าตามเลขที่ในใบเสนอซื้อสินค้า(PR)

7.2.8 ใส่ หมายเหตุ โดยการกด F5 แล้ววางหมายเหตุที่ Copy มาจากใบเสนอซื้อสินค้า (PR) แล้วกด OK

7.2.9 คลิก SAVE

7.3 วิธีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO)

7.3.2 ไปที่ จัดซื้อ คลิกเลือกไปที่ พิมพ์ใบสั่งซื้อ

.3.3 เลือกเลขที่เอกสาร ---> พิมพ์ใบสั่งซื้อ

วัตถุประสงค์

ขอบเขต

อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

ความรับผิดชอบ

คำจำกัดความ

BC Account หมายถึง โปรแกรมการบันทึกข้อมูลของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด

PO หมายถึง ใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง

PR หมายถึง ใบเสนอซื้อสินค้า

เอกสารอ้างอิง

ไม่มี

วิธีปฏิบัติงาน

7.1 ขั้นตอนการอนุมัติใบเสนอซื้อสินค้า (PR)

7.1.2 เข้าโปรแกรม BC Account

7.1.3 ไปที่ จัดซื้อ คลิกเลือก บันทึกใบเสนอซื้อสินค้า

7.1.4 คลิกสัญลักษณ์ แว่นขยาย แล้วพิมพ์วันที่ในใบเสนอซื้อสินค้า (PR)

7.1.6 Copy หมายเหตุ ของใบเสนอซื้อสินค้า (PR)

7.1.7 ไปที่ จัดซื้อ คลิกแล้วเลือก บันทึกอนุมัติใบเสนอซื้อสินค้า

7.1.8 คลิกที่ เลขที่อนุมัติใบสั่งซื้อสินค้า (ระบบจะ Run Number เอง)

7.1.10 คลิกที่ รายการขออนุมัติซื้อ ใส่วันที่ในใบเสนอซื้อสินค้า (PR) ลงไป

7.1.11 เลือกเลขที่เอกสารตามใบเสนอซื้อสินค้า (PR)
7.1.12 คลิก เลือกรายการทั้งหมด

7.1.13 คลิก อนุมัติรายการ

7.2 ขั้นตอนการทำใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO)

7.2.1 ไปที่ จัดซื้อ คลิกเลือก บันทึกใบสั่งซื้อสินค้า

7.2.2 เลขที่ใบสั่งซื้อ เลือก POE = พัสดุ-ค่าใช้จ่ายอื่นๆ

7.2.5 เลือก แผนก ที่ต้องการสั่งซื้อ

7.2.6 คลิกเลือก ใบอนุมัติเสนอซื้อ

7.2.7 เลือกสินค้าตามเลขที่ในใบเสนอซื้อสินค้า(PR)

7.2.9 คลิก SAVE

7.3 วิธีการพิมพ์ใบสั่งซื้อสั่งจ้าง (PO)

7.3.2 ไปที่ จัดซื้อ คลิกเลือกไปที่ พิมพ์ใบสั่งซื้อ

.3.3 เลือกเลขที่เอกสาร ---> พิมพ์ใบสั่งซื้อ

WI-AM-002 ข้อตกลงในการติดต่อจดมิเตอร์หอพักนพดล

ข้อตกลงการเข้าขอจดมิเตอร์น้ำในห้องพักลูกค้า หอพักนพดล

ด้วยมิเตอร์น้ำประปาประจำห้องพักลูกค้าของแต่ละห้องถูกติดตั้งไว้ในห้องน้ำลูกค้า ทำให้ไม่สามารถทราบจำนวนหน่วยน้ำใช้ของลูกค้าแต่ละห้องได้ ทางหอพักจึงได้ทำข้อตกลงกับลูกค้าในการขออนุญาตเข้าห้องพักลูกค้าเพื่อขอจดมิเตอร์น้ำประจำเดือนในทุกวันสิ้นเดือน จึงขออภัยลูกค้าในความไม่สะดวกดังกล่าว และขอกำหนดข้อตกลงการเข้าขอจดมิเตอร์น้ำในห้องพักลูกค้า หอพักนพดล ดังนี้

ผู้ดูแลหอพักจะต้องแจ้งขออนุญาตลูกค้าผู้เช่าห้องพักแต่ละห้องก่อนเข้าจดมิเตอร์น้ำ โดยได้รับอนุญาตก่อนเท่านั้น
ผู้เช่าจะต้องให้ความร่วมมือ และพิจารณาวันเวลาที่สะดวก และเหมาะสมตามข้อตกลง เพื่ออนุญาตให้ผู้ดูแลหอพักเข้าจดมิเตอร์น้ำ
ทางหอพักนพดล กำหนดช่วงวันเวลาขอเข้าจดมิเตอร์น้ำในห้องพัก ดังนี้

ทุกสองวันสุดท้ายของเดือน เช่น วันที่ 29 และ 30 หรือ วันที่ 30 และ 31 เป็นต้น
ในวันและเวลาทำการ ( วันจันทร์ - วันเสาร์ เวลา 08.00 – 17.00 น. )

ผู้เช่าสามารถให้ผู้ดูแลหอพักเปิดเข้าห้องพักตนเองเพื่อจดมิเตอร์น้ำได้ ในช่วงเวลาที่ผู้เช่าไม่ได้อยู่ในห้องพัก โดยใช้กุญแจสำรองห้องพักส่วนกลางของหอพัก
ผู้เช่าจะต้องจัดเก็บทรัพย์สินมีค่าไว้ในที่ปลอดภัย เพื่อป้องกันการสูญหายที่อาจเกิดขึ้นในวันที่ผู้ดูแลหอพักเข้าจดมิเตอร์น้ำ
ผู้เช่าจะต้องสำรวจ ตรวจสอบทรัพย์สินในห้องพักตนเองทันทีทุกครั้งหลังที่ผู้ดูแลหอพักเข้าจดมิเตอร์น้ำในห้องพักแล้ว เพื่อยืนยันว่าทรัพย์สินต่างๆไม่มีการสูญหายในช่วงระหว่างที่ผู้ดูแลหอพักเข้าจดมิเตอร์น้ำ
กรณีผู้เช่าไม่ได้เข้าพักในห้องเช่าเป็นระยะเวลาติดต่อกันหลายวัน และตรงกับช่วงเวลาการขอเข้าจดมิเตอร์น้ำ และผู้เช่าใช้กุญแจส่วนตัวล็อคห้องพัก โดยทางหอพักไม่มีกุญแจสำรอง ทำให้ไม่สามารถเข้าจดมิเตอร์น้ำได้ ทางหอพักนพดลจำเป็นจะต้องใช้ยอดจำนวนหน่วยมิเตอร์น้ำของเดือนก่อนหน้าเป็นยอดหน่วยน้ำในการคิดคำนวณค่าน้ำประจำเดือนนั้นทดแทนไปก่อน เมื่อผู้เช่ากลับมาจะนำยอดมิเตอร์น้ำจริงของเดือนถัดไปมาคำนวณรวมเปรียบเทียบผลต่าง เพื่อคิดเป็นค่าน้ำจริงในเดือนถัดไป
ทางหอพักนพดลขอสงวนสิทธิ์ที่จะไม่รับรองข้อมูลจากการถ่ายภาพหน่วยมิเตอร์น้ำ ที่มีการส่งผ่านระบบอิเล็คทรอนิคส์มาให้ผู้ดูแลหอพัก โดยผู้ดูแลหอพักจะต้องจดมิเตอร์น้ำด้วยตัวเองเท่านั้น
กรณีมีการคิดคำนวณจำนวนหน่วยมิเตอร์น้ำ และค่าใช้จ่ายไม่ตรงกับยอดของผู้เช่า สามารถขอตรวจสอบข้อเท็จจริงได้ที่แผนกบุคคล-ธุรการ เบอร์โทรศัพท์ 081-8815725 , 053-240377

WI-AM-003 ระเบียบการฝากของพัสดุหรือจดหมายประจำวัน

ระเบียบปฏิบัติการฝากส่งสิ่งของ(เอกสาร จดหมาย พัสดุ) ประจำวัน

เพื่อให้การจัดส่งสิ่งของ(เอกสาร จดหมาย พัสดุ) ประจำวันส่งถึงผู้รับโดยเร็ว ไม่มีการตกค้างในบริษัท จึงกำหนดระเบียบปฏิบัติ ดังนี้

งานธุรการจะทำการจัดส่งสิ่งของ(เอกสาร จดหมาย พัสดุ) ประจำวันทุกวันทำการ เวลา 15.00 น. (กรณีวันหยุดราชการ จะจัดส่งเวลา 10.00 น.)
ผู้ฝากส่งจะต้องส่งสิ่งของฯที่เป็นงานของบริษัทให้กับงานธุรการก่อนเวลา 13.00 น.ของวันที่ต้องการส่งเท่านั้น หากส่งหลังเวลาที่กำหนดสิ่งของฯที่ฝากส่งจะถูกจัดส่งในรอบของวันทำการถัดไป
ผู้ฝากส่งสิ่งของฯ จะต้องบรรจุใส่ซองเอกสาร ซองจดหมาย หรือห่อพัสดุ พร้อมกรอกรายละเอียดที่อยู่ผู้รับให้ถูกต้อง ชัดเจนเรียบร้อยก่อนส่งให้งานธุรการ กรณีไม่เรียบร้อยใดๆ ทางงานธุรการจะไม่ทำการจัดส่งให้
ผู้ฝากส่งจะต้องลงบันทึกในสมุดทะเบียนหนังสือส่งที่งานธุรการด้วยตัวเองเท่านั้น เพื่อป้องกันการสูญหาย การตกค้าง และการจัดส่งล่าช้า
สิ่งของฯ ต้องห้ามในการฝากส่งตามพระราชบัญญัติไปรษณีย์ มีดังนี้ 1) สัตว์มีชีวิต 2) สิ่งเสพติด 3) สิ่งลามกอนาจาร 4) วัตถุระเบิด อุปกรณ์ระเบิด 5) วัตถุไวไฟ 6) วัตถุมีคมที่ไม่มีเครื่องหุ้มห่อ ป้องกัน 7) สิ่งมีพิษ 8) ธนบัตร 9) สิ่งของปลอมแปลงหรือลอกเลียนแบบโดยละเมิดลิขสิทธิ์
กรณีสงสัยเป็นสิ่งของต้องห้ามฯ พนักงานธุรการมีสิทธิร้องขอให้ทำการเปิดตรวจสอบสิ่งของฯที่บรรจุด้านในได้
กรณีฝากส่งสิ่งของฯ ส่วนตัวของพนักงานจะต้องปฏิบัติตามข้อ 1 – 4 ด้วยเช่นกัน พร้อมชำระค่าใช้จ่ายให้ครบจำนวน
กรณีฝากส่งสิ่งของฯ ส่วนตัวและแจ้งเท็จเป็นงานของบริษัท จะมีความผิดเรื่องการทุจริต ต้องถูกไล่ออกจากงานทันที

WI-AM-004 ข้อปฏิบัติสำหรับบุคคลภายนอกหรือผู้รับเหมา

ข้อปฏิบัติสำหรับบุคคลภายนอกและผู้รับเหมา

ที่มาติดต่องานหรือเข้ามาปฏิบัติงานในบริเวณพื้นที่บริษัท นพดลพานิช จำกัด

เพื่อให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย ความสะอาด และความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน รวมถึงการควบคุมดูแลรักษาทรัพย์สินของบริษัท นพดลพานิช จำกัด จึงกำหนดข้อปฏิบัติสำหรับบุคคลภายนอกและผู้รับเหมาที่มาติดต่องาน หรือเข้ามาปฏิบัติงานในบริเวณพื้นที่บริษัทฯ ดังต่อไปนี้

ต้องแลกบัตรผู้มาติดต่อหรือบัตรผู้รับเหมาที่จุดปฏิบัติงานรปภ. พร้อมทั้งติดบัตรตลอดระยะเวลาที่อยู่ภายในพื้นที่บริเวณบริษัทฯ (กรณีทำบัตรหายต้องเสียค่าทำบัตรใหม่ 100 บาท)
ต้องยินยอมให้เจ้าหน้าที่รปภ. หรือบุคคลที่บริษัทฯ มอบหมายทำการตรวจค้นร่างกาย ยานพาหนะ สัมภาระและอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
ห้ามขับขี่ยานพาหนะเกิน 20 กม./ชม. ในบริเวณพื้นที่บริษัทฯ
ไม่อนุญาตแรงงานอายุต่ำกว่า 18 ปี และ เด็กอายุต่ำกว่า 13 ปี ติดตามคนงานรับเหมา เข้ามาภายในบริเวณบริษัทฯ
บริษัทฯอนุญาตให้บุคคลและยานพาหนะผ่านเข้า-ออกเพื่อปฏิบัติงาน ได้เฉพาะทางประตูที่อนุญาตเท่านั้น และจอดยานพาหนะในบริเวณที่กำหนดให้ พร้อมดับเครื่องยนต์และเครื่องเสียงที่ก่อให้เกิดความรำคาญทันท
บริษัทฯไม่รับผิดชอบต่อความเสียหายหรือการสูญหายทุกๆกรณีของยานพาหนะที่นำเข้ามาจอดในบริษัทฯ ทั้งนี้รวมถึงความเสียหายหรือสูญหายของสิ่งของสัมภาระและอื่นๆด้วย
ต้องแต่งกายสุภาพ ไม่นำพาหรือพกพาอาวุธ สิ่งเสพติดหรือสิ่งผิดกฎหมาย และไม่ดื่มหรือนำเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ออกฤทธิ์มึนเมาเข้ามาในบริษัทฯ
กรณีได้รับบาดเจ็บจากการปฏิบัติงาน สามารถรับการปฐมพยาบาลเบื่องต้นจากทางบริษัทฯได้ สำหรับการรักษาขั้นตอนต่อไปอยู่ภายใต้ความรับผิดชอบของผู้รับเหมาเท่านั้น
ต้องปฏิบัติตามกฎหมายความปลอดภัย รวมถึงระเบียบข้อบังคับของบริษัทฯ อย่างเคร่งครัด
ต้องมีอุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคลที่เหมาะสมกับการทำงาน เช่น หมวกนิรภัย รองเท้านิรภัย ผ้าปิดจมูก ถุงมือ ปลั๊กลดเสียง เป็นต้น
เครื่องมือ หรืออุปกรณ์ในการปฏิบัติงาน จะต้องอยู่ในสภาพที่ปลอดภัย เช่น เครื่องมือกลต้องมีสายดิน เป็นต้น
ห้ามวางวัสดุ เครื่องมือ หรืออุปกรณ์ กีดขวางประตูทางออกฉุกเฉิน ตู้ดับเพลิง ถังดับเพลิง
สารเคมีที่นำเข้ามาใช้ในบริษัทฯ ต้องระบุชื่อ และติดป้ายบ่งชี้อันตรายเสมอ และมีอุปกรณ์เตรียมพร้อมรับมือกรณีเกิดสารเคมีหกรั่วไหล และต้องทำความสะอาดทันที หรือโทรแจ้งเจ้าหน้าที่ (เบอรฺ์ติดต่อภายใน 600)
หากมีงานเชื่อม งานตัดด้วยก๊าซ หรือมีแหล่งกำเนิดประกายไฟ ต้องมีอุปกรณ์ดับเพลิงเตรียมพร้อมด้วยเสมอ
ต้องหยุดปฏิบัติงานทันทีเมื่อได้ยินเสียงสัญญาณแจ้งเหตุฉุกเฉิน จากนั้นให้อพยพออกจากบริเวณที่ปฏิบัติงานไปยังจุดปฏิบัติงานรปภ.ทันทีที่ฝ่ายประชาสัมพันธ์ประกาศให้มีการอพยพ
ห้ามสูบบุหรี่ในบริเวณบริษัทฯ ยกเว้นพื้นที่ที่กำหนดให้(Smoking Area) และปฏิบัติตามข้อบังคับในการสูบบุหรี่อย่างเคร่งครัด
การใช้น้ำ ไฟฟ้า วัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ หรือเครื่องจักรของบริษัทฯ เพื่อปฏิบัติงานจะต้องได้รบอนุญาตจากบุคคลที่บริษัทฯมอบหมายเท่านั้น ห้ามกระทำการติดตั้ง เปิดปิด หรือตัดต่อ ใช้งานเองโดยพลการ หากเกิดความเสียหายใดๆ ผู้กระทำการจะต้องรับผิดชอบทั้งหมด
หลังจากปฏิบัติงานแล้วเสร็จในแต่ละวัน ต้องทำความสะอาดพื้นที่ปฏิบัติงานด้วยทุกครั้ง
ขยะที่เกิดจากการปฏิบัติงานของผู้รับเหมา จะเป็นความรับผิดชอบของผู้รับเหมาแต่ละราย ในการจัดเก็บนำไปทิ้งที่จุดทิ้งขยะ หากไม่จัดการภายในสิ้นวัน บริษัทฯขอสงวนสิทธฺิ์ในการคิดค่าบริการทำความสะอาดตามความเหมาะสม โดยหักเงินจากค่าแรงจ้างเหมางานที่จะรับจากบริษัทฯ
จะต้องจัดเก็บวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร ให้เป็นระเบียบเรียบร้อยไม่เกะกะ กีดขวางการปฏิบัติงาน หรือกระทบต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัทฯ และปิดน้ำ ไฟฟ้า ประตูทางเข้า-ออก ให้เรียบร้อยก่อนกลับ
ห้ามนำทรัพย์สินใดๆของบริษัทฯ ออกนอกบริษัทฯ ก่อนได้รับอนุญาตจากผู้มีอำนาจของบริษัทฯ
จะต้องปฏิบัติตามกฎ ระเบียบอื่นๆ ตามแต่ละฝ่าย/หน่วยงาน ที่ได้กำหนดขึ้น

ข้าพเจ้าได้อ่านและเข้าใจข้อความในข้อปฏิบัติสำหรับบุคคลภายนอกและผู้รับเหมาที่มาติดต่องาน หรือเข้ามาปฏิบัติงาน ในบริเวณพื้นที่บริษัท นพดลพานิช จำกัด ทั้งหมดแล้ว และยินยอมปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด

WI-AM-005 ระเบียบปฏิบัติ การขอสั่งซื้อครุภัณฑ์ และการขอเบิกครุภัณฑ์, สินค้าสมนาคุณประจำเดือน

เพื่อให้สามารถจัดซื้อ และเบิกครุภัณฑ์ , สินค้าสมนาคุณที่ต้องการ ใช้งานได้ทันกำหนดและครบจำนวน จึงกำหนดระเบียบปฏิบัติการขอสั่งซื้อครุภัณฑ์ และการขอเบิกครุภัณฑ์ , สินค้าสมนาคุณประจำเดือน ดังนี้

การขอสั่งซื้อครุภัณฑ์ : ผู้ขอสั่งซื้อรับแบบฟอร์มใบคำขอสั่งซื้อครุภัณฑ์ ที่งานจัดซื้อ-จัดจ้าง แผนกบุคคล -ธุรการ พร้อมกรอกรายละเอียดครบถ้วนให้ผู้จัดการแผนกอนุมัติ และส่งคืนให้งานจัดซื้อ-จัดจ้าง รับทราบเพื่อดำเนินการสั่งซื้อตามขั้นตอนต่อไป
ครุภัณฑ์ที่สั่งซื้อเข้ามาจะถูกจัดเก็บไว้ในคลัง OFS โดยงานจัดซื้อ-จัดจ้างเป็นผู้รับผิดชอบดูแล และเบิกจ่าย
การขอเบิกครุภัณฑ์และสินค้าสมนาคุณ - สามารถเบิกได้ทุกวันวันที่ 10 และ วันที่ 20 ของเดือนในเวลาทำการ หากตรงกับวันหยุดให้เลื่อนเป็นวันทำการถัดไป โดยผู้ขอเบิกจะต้องจัดทำใบขอเบิกจ่ายสินค้า ซึ่งขอสั่งพิมพ์ใบเบิกจ่ายสินค้าได้ที่งานจัดซื้อ-จัดจ้าง พร้อมให้ผู้จัดการแผนกอนุมัติ และส่งคืนให้งานจัดซื้อ-จัดจ้าง เพื่อจัดเตรียมครุภัณฑ์ , สินค้าสมนาคุณให้ตามรายการและจำนวนที่ต้องการเบิก
ครุภัณฑ์บางรายการจะต้องนำซากเดิมมาแลกเปลี่ยนด้วยตามที่ได้กำหนดไว้ในใบเบิกจ่ายสินค้า
กรณียังไม่ถึงกำหนดวันเบิกและมีความจำเป็นต้องการขอเบิกครุภัณฑ์ , สินค้าสมนาคุณใช้เร่งด่วนในทันที หากไม่เบิกใช้จะทำให้เกิดความเสียหายกับงานได้ ผู้ขอเบิกจะต้องจัดทำใบขอเบิกจ่ายสินค้า ซึ่งขอสั่งพิมพ์ใบเบิกจ่ายสินค้าได้ที่งานจัดซื้อ-จัดจ้าง พร้อมให้ผู้จัดการแผนกบันทึกชี้แจงเหตุความจำเป็นและอนุมัติในใบเบิกจ่ายสินค้า และส่งคืนให้งานจัดซื้อ-จัดจ้าง เพื่อจัดเตรียมครุภัณฑ์ , สินค้าสมนาคุณให้ตามรายการและจำนวนที่ต้องการเบิก
กรณีจำเป็นต้องการขอเบิกครุภัณฑ์ทั้งหมดไปจัดเก็บไว้ที่หน่วยงานตนเอง เพื่อความสะดวกในการควบคุมปริมาณและการใช้งาน จะต้องจัดทำใบเบิกจ่ายสินค้าตามรอบปกติด้วยเช่นกัน และผู้ขอเบิกจะต้องแจ้งขอสั่งซื้อครุภัณฑ์เพื่อสต๊อกรอบใหม่ก่อนที่ยอดสต๊อก(ฉุกเฉิน)ชุดเดิมที่สำรองไว้ที่หน่วยงานตนเองจะหมด เพื่องานจัดซื้อ-จัดจ้างสามารถทำการสั่งซื้อได้ทันใช้ตามรอบระยะเวลาการผลิต

WI-AM-006 การเบิกจ่าย-ครุภัณฑ์

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงาน การทำใบขอเบิกสินค้า, วัตถุดิบ เพื่อให้การเบิกจ่าย สินค้าคงคลังเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ถูกต้อง สามารถทวนสอบกลับไปได้ในการเบิกจ่ายสินค้า
เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ถึงขั้นตอนการเบิก-จ่าย ของพนักงานที่ต้องการใช้วัสดุครุภัณฑ์

2. ขอบข่าย

เป็นมาตรฐานในการทำใบขอเบิกสินค้า , วัตถุดิบ ในคลังสินค้าของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด ที่ทางแผนกธุรการเป็นผู้รับผิดชอบควบคุม ดูแล สต๊อกสินค้าคงคลังนั้นๆ เช่น การเบิกจ่ายสินค้าเพื่อนำมาใช้ในสำนักงาน หรือการเบิกจ่ายสินค้าที่ใช้เป็นของสมนาคุณให้กับลูกค้าเป็นต้น

3. อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

4. ความรับผิดชอบ

พนักงานธุรการหรือพนักงานจัดซื้อ-จัดจ้าง ทำหน้าที่ จัดซื้อ-จัดหา และจัดเตรียมสินค้าตามใบเบิกเพื่อรอจ่ายให้กับผู้ที่ขอเบิก
ผู้อนุมัติ ทำหน้าที่ การพิจารณาอนุมัติรายการและจำนวนวัสดุครุภัณฑ์ของพนักงานผู้ขอเบิกสินค้า
ผู้ขอเบิก(พนักงานแต่ละแผนก) ทำหน้าที่ จัดทำใบขอเบิกสินค้า,วัตถุดิบ ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวน
ผู้จ่ายสินค้าหรือผู้ดูแลคลัง ทำหน้าที่ จ่ายวัสดุและรายการสินค้าตามใบขอเบิก

5. คำจำกัดความ

BC Account หมายถึง โปรแกรมการบันทึกข้อมูลของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด
ผู้ขออนุมัติเบิกสินค้า หมายถึง บุคคลที่ต้องใช้วัสดุครุภัณฑ์
ผู้อนุมัติ หมายถึง บุคคลที่มีอำนาจในการตัดสินใจหรือพิจารณาการเบิกครุภัณฑ์
ผู้ตรวจสอบ หมายถึง บุคคลที่ทำหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนวัสดุครุภัณฑ์ให้กับผู้ขอเบิกสินค้า
เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสีย หมายถึง บุคคลที่ทำหน้าที่ในการตรวจสอบอัตราความเสี่ยงของการสูญเสียของสินค้า

6. เอกสารอ้างอิง

ไม่มี

7. กระบวนการเบิกวัสดุ-ครุภัณฑ์

กระบวนการเบิกกรณีเบิกใช้ทันที เช่น ยาสามัญประจำบ้าน หลอดไฟเพื่อเปลี่ยน และน้ำมันเติมรถโฟร์คลิฟ

ให้ลงชื่อผู้เบิกในสมุดควบคุมการเบิกโดยระบุวันที่ จำนวนที่เบิก และชื่อผู้ขอเบิก ให้เรียบร้อย
ถ่ายภาพหลอดน้ำมันปริมาณการเติมในแต่ละรอบและส่งภาพลงในกลุ่ม
กรณีวัสดุที่มีซากให้นำซากมาคืนก่อนเบิกตัวใหม่

7. รายละเอียดกระบวนการ

7.1 สำรวจความต้องการในการใช้วัสดุครุภัณฑ์
ผู้ขอเบิกสินค้าจะทำการสำรวจความต้องการใช้วัสดุครุภัณฑ์ของพนักงานแต่ละคนในแผนก ว่ามีความต้องการใช้วัสดุครุภัณฑ์ใดบ้างและมีจำนวนเท่าใดเพื่อจัดทำใบขอเบิกใช้สินค้า เพื่อเป็นวัสดุหรือเครื่องเขียน
7.2 ทำใบขอเบิกใช้สินค้า
เมื่อผู้ขอเบิกสินค้าทราบรายการและจำนวนของวัสดุครุภัณฑ์ที่ต้องการใช้เรียบร้อยแล้วผู้ขอเบิกสินค้าจะจัดทำใบขอเบิกใช้สินค้าเพื่อเป็นวัสดุหรือเครื่องเขียนในโปรแกรม BC Account
7.3 นำเสนอผู้จัดการส่วนงาน
ผู้จัดการแต่ละส่วนงานจะทำการพิจารณารายการเบิกวัสดุครุภัณฑ์และจำนวนที่ขอเบิกหากไม่ผ่านการอนุมัติ ผู้ขอเบิกสินค้าจะทำการแก้ไขรายการในโปรแกรม BC Account และนำเสนอผู้จัดการพิจารณาอนุมัติใหม่อีกครั้งในกรณีที่มีการเพิ่มรายการวัสดุครุภัณฑ์ในใบขอเบิกใช้สินค้าผู้ขอเบิกจะต้องให้ผู้จัดการส่วนงานลงลายมือชื่อกำกับท้ายรายการที่มีการแก้ไขอีกครั้ง
7.4 ส่งใบขอเบิกให้กับผู้ดูแลคลัง
ภายหลังจากที่เจ้าหน้าที่ดูแลคลังได้รับใบขอเบิกจากผู้เบิกสินค้าพนักงานผู้ดูแลคลังจ่ายครุภัณฑ์ตามรายการและจำนวนที่ขอเบิกให้กับผู้เบิกสินค้า พร้อมกับลงลายมือชื่อในช่องผู้จ่ายสินค้าและวันที่การจ่ายสินค้า
7.5 จ่ายวัสดุครุภัณฑ์ตามรายการในใบขอเบิกสินค้า
ผู้ดูแลคลังจะทำการจ่ายวัสดุครุภัณฑ์ตามรายการและจำนวนในใบขอเบิกให้กับผู้เบิกสินค้า พร้อมกับลงลายมือชื่อในช่องผู้จ่ายสินค้าและวันที่ทำการจ่ายสินค้า
7.6 ตรวจสอบความถูกต้องของรายการและจำนวนตามรายการในใบขอเบิก
หลังจากที่ผู้ดูแลคลังจ่ายสินค้าครุภัณฑ์ให้กับผู้ขอเบิกสินค้าเจ้าหน้าที่จะทำการตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าโดยแบ่งการตรวจสอบการจ่ายออกเป็น 2 กรณี คือ
กรณีที่ 1 คือส่วนสำนักงานเป็นผู้เบิกสินค้า ผู้ตรวจสอบการจ่ายสินค้าคือ ผู้จ่ายสินค้าหรือผู้จัดการส่วนงาน
กรณีที่ 2 คือส่วนหน้าร้านหรือโฮมมาร์ท จะต้องทำเอกสารใบขอเบิกเพื่อเบิกและมีผู้จัดการส่วนอนุมัติและมีการตรวจสอบการเบิกจาก LP

7.7 พนักงานจัดซื้อจัดจ้างทำการตัดเบิกในระบบและส่งเอกสารใบเบิกให้กับทางแผนกบัญชีตรวจสอบทุกสิ้นวัน

7. วิธีปฏิบัติงาน

การทำใบขอเบิกสินค้า , วัตถุดิบ

7.1 เข้าโปรแกรม BC Account

7.2 ไปที่ สินค้าคงคลัง คลิกแล้วเลือกที่ บันทึกใบขอเบิกใช้สินค้า, วัตถุดิบ

7.3 ใส่เลขที่เอกสาร โดยการคลิกแล้วเลือก

7.4 กรอกรายละเอียดผู้เบิก

7.4.1 ใส่แผนก โดยการคลิกเลือก

7.4.2 ประเภทการเบิก โดยการคลิกเลือก

7.4.3 ใส่ชื่อผู้เบิก และหมายเหตุ ในการเบิกให้ชัดเจน

7.4.4 ใส่การจัดสรร ทุกครั้ง หากเป็นการเบิกเกี่ยวกับ รถยนต์, รถฟอล์คลิฟท์ และเครนทุกชนิด

7.5 ช่องรหัสสินค้า เลือกโดยการซูมแล้วพิมพ์ชื่อ หรือถ้าทราบรหัสสินค้าสามารถพิมพ์ลงไปได้เลย

7.6 ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ OFS ถ้าเป็นคลังของแผนกบุคคล

ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ MD1 ถ้าเป็นคลังของผู้บริหาร

ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ AVL ถ้าเป็นคลังขายหน้าร้าน

ใส่คลังเป็น S01 ที่เก็บ BAK ถ้าเป็นคลังของโกดังสินค้า

7.7 ระบุจำนวน

7.8 อย่าลืมจัดสรรทุกครั้ง ถ้าเป็นการเบิกใช้เกี่ยวกับรถยนต์, รถฟอล์คลิฟท์ และเครนทุกชนิด

7.9 คลิก SAVE

7.10 การพิมพ์เอกสารใบขอเบิก

7.10.2 คลิก สินค้าคงคลัง เลือก พิมพ์ใบขอเบิกสินค้าและวัตถุดิบ

7.10.3 เลือกเอกสารที่ต้องพิมพ์ (ก่อนพิมพ์ควรตรวจสอบให้เรียบร้อยว่าทำการใส่คลัง และที่เก็บถูกต้องหรือไม่ โดยการไปที่ BC Account คลิกที่สัญลักษณ์แว่นขยาย แล้วใส่วันที่ลงไป จากนั้นเลือกเอกสารใบขอเบิกที่ต้องการตรวจสอบขึ้นมา ถ้าเอกสารนั้นถูกต้องให้ทำการ กด SAVE ได้เลย

7.10.4. การพิมพ์ คลิกตรงกรอบสี่เหลี่ยม หน้าเลขที่เอกสารที่ต้องการจะพิมพ์ 1 ครั้ง

7.10.5 คลิกพิมพ์

ปรากฎเอกสารดังภาพ

7.10.6 ตั้งค่าเครื่อวพิมพ์จากนั้นคลิกที่สัญลักษณ์เครื่องพิมพ์

WI-AM-007 การทำใบเสนอซื้อสินค้า (PR)

1. วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานในการทำใบเสนอซื้อสินค้า (PR) ในการเสนอ จ้างเหมางาน จัดซื้อวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ หริอ สินค้าต่างๆ เพื่อให้ง่ายต่อการดำเนินงานและเป็นไปอย่างถูกต้องเป็นระเบียบ สามารถสอบกลับได้

2. ขอบเขต

เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานการจัดทำใบเสนอซื้อสินค้า (PR) ในการจ้างเหมางาน จัดซื้อวัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือ หรือสินค้าต่างๆใน บริษัท นพดลพานิช จำกัด

3. อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

4. ความรับผิดชอบ

เจ้าหน้าที่ธุรการ หรือพนักงานที่ต้องการทำใบเสนอซื้อ ทำหน้าที่ จัดทำใบเสนอซื้อสินค้า

5. คำจำกัดความ

BC Account หมายถึง โปรแกรมการบันทึกข้อมูลของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด
PO หมายถึง ใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง
PR หมายถึง ใบเสนอซื้อสินค้า

6. เอกสารอ้างอิง

ไม่มี

7. วิธีปฏิบัติงาน

7.1 ขั้นตอนการทำใบเสนอซื้อสินค้า (PR) จากภายในองค์กร

เข้าโปรแกรม BC ACcount
Click => จัดซื้อ เลือก บันทึกใบเสนอซื้อสินค้า => Click

3. กรอกข้อมูลต่างๆ

3.1 ช่องเลขที่ใบเสนอซื้อ เลือกข้อ 3 HOF-PRE .ใบเสนอจัดซื้อจัดจ้าง (OFFICE)
3.2 แผนก เลือกแผนกที่ทำการขอซื้อโดยการคลิก เช่น HR เป็นผู้ขอซื้อ ให้เลือก HO-HR-HR
3.3 ผู้ขออนุมัติ เลือกโดยการคลิก แล้วพิมพ์ชื่อหรือถ้ารู้รหัสพนักงาน สามารถใส่รหัวพนักงานผู้ขอซื้อได้เลย
3.4 หมายเหตุ ระบุหมายเหตุการสั่งซื้อให้ชัดเจน
3.5 รหัสสินค้า ใส่รหัสสินค้าเข้าไป โดยการคลิกแล้วพิมพ์ เช่น คลิกแล้วพิมพ์คำว่า ค่าจ้าง ใส่จำนวนที่ต้องการและหน่วยนับ

4. ที่สัญลักษณ์ คลิป ให้ใส่รายละเอียด เช่น ค่าจ้างติดตั้งเครน

5. เมื่อเรียบร้อยแล้วคลิก SAVE ตรงสัญลักษณ์รูปแผ่นดิสก์

เซฟ ใบเสนอซื้อสินค้า.jpg

7.2 การพิมพ์เอกสารใบเสนอซื้อ (PR)

ไปที่ จัดซื้อ เลื่อนลงมาที่ พิมพ์ใบเสนอซื้อสินค้า

3.1 เลือกเลขที่เอกสารที่จะทำการพิมพ์

3.2 เลือกรหัสพนักงาน โดยการคลิก แล้วเรียกดูชื่อ (ไม่สามารถพิมพ์ได้ให้เลื่อนดู)

3.3 คลิกพิมพ์ใบเสนอซื้อสินค้า

3.4 คลิกที่ พิมพ์

ปริ้น PR 1.jpg

WI-AM-008 การปรับ Stock

วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติงานการปรับสต๊อคสินค้า

ขอบข่าย

เป็นวิธีปฏิบัติงานการปรับสต๊อคสินค้า ของบริษัท นพดลพานิช จำกัด

อุปกรณ์/เครื่องมือ

คอมพิวเตอร์ที่มี โปรแกรม NP MENU

ความรับผิดชอบ

คำจำกัดความ

ไม่มี

เอกสารอ้างอิง

ไม่มี

วิธีปฏิบัติการ

7.2 ดับเลิ้ลคลิกที่ Mobie Application

ปรับสต้อก 1.jpg

7.3 ใส่ชื่อ และรหัสของตนเอง

ปรับสต้อก 2.jpg

7.4 ไปที่ โหมดการทำงาน คลิกแล้วทำการเลือก ตรวจสอบข้อมูลสินค้าใก้ลเคียง

ปรับสต้อก 3.jpg

7.5 ใส่รหัสสินค้าแล้วกด Enter

ปรับสต้อก 4.jpg

7.6 เลือกสินค้าที่ต้องการปรับปรุง

7.7 คลิกเลือกสินค้าลงตาราง

ปรับสต้อก 5.jpg

7.8 ถ้ามีสินค้าหลายรายการ ให้ทำขั้นตอนที่ 5 ถึงข้อที่ 7 ซ้ำ

7.9 คลิก บันทึก และ พิมพ์เอกสาร

WI-AM-009 การทำใบขอโอนสินค้าจากคลัง (หน้าร้าน, AVL คลังโกดัง หรือ BAK)

วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานวิธีการปฏิบัติงานการทำใบขอโอนสินค้าจากคลัง (หน้าร้าน,AVL คลังโกดัง หรือ BAK) ในการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังหรือระหว่างสาขาให้เป็นระบบระเบียบสามารถทราบสถานะของสินค้าและสามารถสืบค้นกลับไปได้

ขอบข่าย

เป็นมาตรฐานวิธีการทำใบขอโอนสินค้าจากคลัง (หน้าร้าน,AVL คลังโกดัง หรือ BAK) ในการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง หรือระหว่างสาขา ของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด ให้เป็นไปอย่างมีระบบระเบียบ

อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

ความรับผิดชอบ

เจ้าหน้าที่ธุรการขาย พนักงานขาย หรือ Insite Sale ทำหน้าที่ จัดทำใบขอโอนสินค้าจากคลัง (หน้าร้าน,AVL คลังโกดัง หรือ BAK)

คำจำกัดความ

BC Account หมายถึง โปรแกรมการบันทึกข้อมูลของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด

เอกสารอ้างอิง

ไม่มี

วิธีปฏิบัติงาน

7.1 การทำใบขอโอนสินค้าจากคลัง หน้าร้าน หรือ AVL คลังโกดัง หรือ BAK

เข้าโปรแกรม BC Account
ไปที่ สินค้าคงคลัง เลือกไปที่ บันทึกใบขอโอนสินค้า

2.1. ช่องเลขที่เอกสาร เลือก S01-HX = HMX

2.2. ใส่ แผนก โดยสว่นใหญ่แล้วจะใส่แผนก HR เพราะจะต้องเก็บของไว้ที่ HR ก่อน

2.3. ใส่ หมายเหตุ ให้ชัดเจน

2.4. โอนออกจากคลัง S01 โอนออกจากที่เก็บ AVL (ถ้าเป็นสินค้าขายหน้าร้าน), S01 โอนออกจากที่เก็บ BAK (ถ้าเป็นสินค้าที่เก็บไว้ในโกดัง)

2.5. โอนเข้าคลัง S01 โอนเข้าที่เก็บ OFS

โอน 1.jpg

3. เลือก รหัสสินค้า โดยการคลิกที่ สัญลักษณ์แว่นขยาย แล้วพิมพ์ชื่อ หรือถ้ารู้รหัสสินค้าสามารถใส่รหัสลงไปในช่องรหัสสินค้าได้เลย

4. ใส่จำนวนที่ต้องการ

5. คลิก ประมวลผล

โอน 2.jpg

6. คลิก SAVE

7. จะมีช่องโต้ตอบเอกสารขึ้นมา ให้คลิก Cancel

7.2 วิธีการพิมพ์ใบขอโอนสินค้าจากภายใน

ไปที่ สินค้าคงคลัง เลือกไปที่ พิมพ์ใบขอโอนสินค้า

เลือกดูเลขที่เอกสารที่จะทำการพิมพ์ แล้วทำการคลิกเลือกเลขที่เอกสารดังกล่าง
คลิก พิมพ์

ตัวอย่างเอกสาร

7.3 การโอนสินค้าไปสาขาสันกำแพง

จะมีใบขอโอนสินค้าจากสาขาสันกำแพงส่งมา
เข้าโปรแกรม BC Account
ไปที่ สินค้าคงคลัง เลือกไปที่ บันทึกใบขอโอนสินค้า

4. กรอกรายละเอียด ดังนี้

4.1 ช่องเลขที่เอกสาร เลือก S01-TQ = ใบขอโอนสินค้าระหว่าง สำนักงานใหญ่-สาขา (In-transit)

4.2 ใส่แผนกที่ต้องการโอนสินค้าไปสาขา เช่น การตลาด (MK)

4.3 ใส่หมายเหตุให้ชัดเจน

4.4 โอนออกจากคลัง S01 โอนออกจากที่เก็บ OFS คลังแผนกบุคคล หรือถ้าเป็นบัตรต่างๆ จะเป็นแผนก MD คลังของผู้บริหาร (โอนสาขา HR จะไม่โอนสินค้า AVL และ BAK เพราะฝ่ายขายหน้าร้านจะทำการโอนเองโดยไม่ผ่าน HR)

4.5 โอนเข้าคลัง S01 โอนเข้าที่เก็บ TRN

โอน 3.jpg

5. เลือก รหัสสินค้า โดยการคลิกที่ สัญลักษณ์แว่นขยาย แล้วพิมพ์ชื่อ หรือถ้ารู้รหัสแล้วสามารถใส่รหัสลงไปในช่องรหัสสินค้าได้เลย

6. ใส่ จำนวน ที่ต้องการ

7. คลิก ประมวลผล

8. คลิก SAVE

9. จะมีช่องโต้ตอบเอกสารขึ้นมาให้คลิก พิมพ์ (พิมพ์จำนวน 2 แผ่นเพราะต้องเก็บไว้ที่สำนักงานใหญ่ และส่งไปสาขาสันกำแพง)

WI-AM-010 การเช็คดูยอดสินค้า

วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นวิธีการในการตรวจเช็คยอดสินค้า ที่อยู่ในระบบสินค้าคงคลัง ในคลังสินค้า OFS

ขอบข่าย

ใช้เป็นวิธีการปฏิบัติในการตรวจเช็คยอดสินค้าในระบบสินค้าคงคลังของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด

อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

ความรับผิดชอบ

เจ้าหน้าที่ธุระการ ทำหน้าที่ตรวจเช็คสินค้าและครุภัณฑ์ ในคลังสินค้า OFS

คำจำกัดความ

ไม่มี

เอกสารอ้างอิง

ไม่มี

วิธีปฏิบัติการ

7.1 การเช็คดูยอดสินค้า

7.1.1. เข้าโปรแกรม BC Account

7.1.2. ไปที่ สินค้าคงคลัง เลือกไปที่ รายละเอียดสินค้า

7.1.3. คลิก สัญลักษณ์แว่นขยาย ขึ้นมาแล้วพิมพ์รหัสสินค้า หรือชื่อสินค้าลงไป

เช็คดุยอดสินค้า 1.jpg

7.1.4. ดับเบิ้ลคลิก ที่ชื่อของสินค้าที่ต้องการดูยอด

เช็คดุยอดสินค้า 2.jpg

7.1.5. ไปที่ ยอดคงเหลือตามคลัง, ที่เก็บ

เช็คดุยอดสินค้า 3.jpg

7.2 การเช็คดูสินค้าที่มีหลายรหัส

7.2.1. เข้าโปรแกรม BC Account

7.2.2. ไปที่ สินค้าคงคลัง เลือกไปที่ บันทึกรายละเอียดสินค้า

7.2.3. กด Ctrl+B

เช็คดุยอดสินค้า 4.jpg

7.2.4.ใส่รหัสสินค้าลงไป กด ตกลง

WI-AM-0011 วิธีการเพิ่มรหัสสินค้า, การตั้งรหัสใหม่ (ครุภัณฑ์ OFS)

วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นมาตรฐานในการ เพิ่มรหัสสินค้า และการตั้งรหัสสินค้าใหม่ ในการสั่งซื้อครุภัณฑ์ OFS ของแผนกธุรการ

ขอบข่าย

เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานในการเพิ่มรหัสสินค้า และการตั้งรหัสสินค้าใหม่ของสินค้าครุภัณฑ์ OFS แผนกธุรการ บริษัท นพดลพานิช จำกัด

อุปกรณ์/เครื่องมือ

เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีโปรแกรม BC Account

ความรับผิดชอบ

เจ้าหน้าที่ธุรการ ทำหน้าที่ เพิ่มรหัสสินค้า และตั้งรหัสสินค้าใหม่เมื่อมีครุภัณฑ์ใหม่เข้ามาในคลัง OFS
5. วิธีปฏิบัติงาน

5.1 วิธีการเพิ่มรหัสสินค้า

START → My Computer → Drive Q → HR → ธุรการ 53 → การสั่งซื้อครุภัณฑ์ OFS → Index Stock Card → รันรหัสต่อจากรหัสเดิม โดยเลือกจากหมวดหมู่ เช่น อะไหล่, เครื่องเขียน ฯลฯ
เข้าโปรแกรม BC Account
ไปที่ สินค้าคงคลัง คลิกแล้วเลือก รายละเอียดสินค้า

คลิกสัญลักษณ์ แว่นขยาย เพื่อดูว่ารหัสที่เราจะตั้งใหม่มีแล้วหรือยัง ถ้ายังไม่มีให้ใช้รหัสที่ตั้งใหม่ได้เลย

7.2 การตั้งรหัสใหม่ใน BC Account

ไปที่ สินค้าคงคลัง คลิกแล้วเลือก รายละเอียดสินค้า

ที่หน้า ข้อมูลหลัก ไปที่ รายละเอียดสินค้า 2 ใส่รหัสเป็นตัวเลขที่ช่อง รหัสสินค้า และใส่ชื่อสินค้าเป็นตัวหนังสือที่ช่อง ชื่อสินค้า (โดยเอารหัสและชื่อมาจากการตั้งไว้ Drive Q)
ใส่รายละเอียดตามภาพกำหนดประเภทสินค้าให้ถูกต้อง

ตั้งรหัสใหม่1.jpg

ข้อควรระวัง กำหนดประเภทสินค้าให้ถูกต้องหากกำหนดสินค้าเป็นค่าบริการ การรายการสินค้าจะไม่แสดงผลในระบบการรับเข้า
4. หน้าเมนูหลักคลัง/ที่เก็บเริ่มต้น ตั้งรหัสใหม่2.jpg

WI-AM-012 การขายซาก

วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อเป็นวิธีปฏิบัติงานการสะสาง กำจัด วัสดุ อุปกรณ์ และครุภัณฑ์ที่ไม่สามารถใช้งานได้และซ่อมไม่ได้ หรือวัสดุ ที่ไม่ใช้งานแล้ว ที่สามารถขายได้ เพื่อให้ทราบถึงจำนวนที่ หน่วยงานมีไว้ใช้จริงในบริษัทฯ โดยการจัดทำบัญชี หรือทะเบียน จำแนกประเภท และรายการของพัสดุ พร้อมทั้งให้มีหลักฐานการรับ-จ่ายวัสดุครุภัณฑ์ เพื่อใช้เป็นข้อมูลทางการบริหารเกี่ยวกับต้นทุนของบริษัทฯ

ขอบข่าย

เป็นการสะสางกำจัด วัสดุ อุปกรณ์ และครุภัณฑ์ที่ไม่สามารถใช้งานได้และซ่อมไม่ได้ หรือวัสดุ ที่ไม่ใช้งานแล้ว ที่สามารถขายได้ใน บริษัท นพดลพานิช จำกัด

อุปกรณ์/เครื่องมือ

ไม่มี

ความรับผิดชอบ

เจ้าหน้าที่ธุรการ ทำหน้าที่ จัดทำทะเบียนของพัสดุต่างๆในบริษัท รวบรวมพัสดุที่จะขายซาย และจัดทำเอกสาร

ขออนุมัติขายซาก

คำจำกัดความ

วัสดุ หมายถึง สินทรัพย์ที่ส่วนงานมีไว้เพื่อใช้ในการดำเนินงานตามปกติโดยทั่วไปมีมูลค่าไม่สูงและไม่มีลักษณะคงทนถาวร โดยสภาพเมื่อใช้แล้วย่อมสิ้นเปลืองหมดไป

ครุภัณฑ์ หมายถึง สินทรัพย์ที่ส่วนงานมีไว้เพื่อใช้ในการดำเนินงานมีลักษณะคงทนและมีอายุการใช้งานเกินกว่า 1 ปี และมีการคำนวณค่าเสื่อมราคาประจำปี

ซากวัสดุ ครุภัณฑ์ หมายถึง วัสดุ ครุภัณฑ์ที่หมดอายุการใช้งานหรือเลิกใช้งานแล้ว

เจ้าหน้าที่วัสดุ ครุภัณฑ์ หมายถึง เจ้าหน้าที่ซึ่งดำรงตำแหน่งที่มีหน้าที่เกี่ยวกับงานวัสดุ ครุภัณฑ์ หรือผู้ได้รับ

แต่งตั้งให้มีหน้าที่หรือปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานวัสดุ ครุภัณฑ์

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

กระบวนการ	เจ้าหน้าที่งานวัสดุฯ	ผู้ขอเบิกวัสดุฯ	หัวหน้างานวัสดุฯ
1. จัดพื้นที่รองรับการรับ-จ่ายวัสดุ	/
2. นำซากวัสดุฯ มาแลกเปลี่ยน		/
3. ตรวจสอบซากฯ และจ่ายวัสดุฯ	/
4. รับวัสดุฯ ตามจำนวน		/
* กรณี ไม่มีซากวัสดุฯ มาแสดง		/
* ไม่จ่ายวัสดุฯ	/
5. บันทึกการับ-จ่ายวัสดุฯ	/
6. จัดเก็บซากวัสดุฯ ในพื้นที่จัดเก็บ	/
7. ตรวจสอบจำนวนวัสดุฯ คงค้าง	/
8. ควบคุมจัดซื้อ – จัดหาให้เพียงพอ	/
9. ตรวจสอบบัญชีวัสดุฯ			/
10.เสนอขออนุมัติทำลายซากวัสดุฯทุกสัปดาห์	/
11.ตรวจสอบซากวัสดุฯ เพื่อพิจารณาอนุมัติทำลาย			/

รายละเอียดวิธีปฏิบัติงาน

1.เมื่อมีวัสดุ ครุภัณฑ์ หมดอายุการใช้งานหรือเลิกใช้งานแล้ว ให้ผู้ใช้งานนำซากวัสดุฯ นั้นทั้งหมด มาแลกเปลี่ยนที่พนักงานวัสดุ ครุภัณฑ์ แผนกบุคคล พร้อมแจ้งสภาพ สาเหตุของการเลิกใช้งาน

2.พนักงาน งานวัสดุฯ ตรวจสอบซากวัสดุ เช่น สภาพ ลักษณะ รุ่น ขนาด สี และปริมาณ เป็นต้น ว่าตรงตามที่แจ้งหรือไม่

3.พนักงานวัสดุฯ เบิกวัสดุฯ ใหม่จากสต๊อกจ่ายให้กับผู้ขอเบิกวัสดุฯ ให้ตรงตามรุ่น ขนาด สี และปริมาณ ที่นำซากแลกเปลี่ยน

4.ผู้ขอเบิกวัสดุฯ ตรวจรับวัสดุฯ ให้ตรงตามรุ่น ขนาด สี และปริมาณ ที่นำซากแลก

5.พนักงานวัสดุฯ ทำการบันทึกการจ่ายวัสดุในสต๊อกการ์ด

6.พนักงานวัสดุฯ นำซากฯ จัดเก็บในพื้นที่จัดเก็บ เพื่อป้องกันการนำซากฯ มาเวียนเบิกซ้ำ

7.พนักงานวัสดุฯ ตรวจสอบจำนวนวัสดุฯ คงค้างในสต๊อก ว่าตรงกับจำนวนที่ได้เบิกจ่ายออกไปหรือไม่

8.พนักงานวัสดุฯ ควบคุมสต๊อกจัดเก็บให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อย สะดวกต่อการตรวจเช็ค เบิกจ่าย มีความปลอดภัย ไม่สูญหาย และเสนขออนุมัติจัดซื้อ-จัดหาเพิ่มเติมทดแทนให้เพียงพอต่อการเบิกจ่ายในครั้งต่อไป

9.หัวหน้างานวัสดุฯ ตรวจสอบบัญชีสต๊อกการ์ดทุกวันเสาร์

10.พนักงานวัสดุฯ ขออนุมัติทำลาย/ขายซากวัสดุฯ ทุกวัสเสาร์ เพื่อให้มีพื้นที่จัดเก็บในการรับซากฯใหม่เข้ามา

11.หัวหน้างานวัสดุฯ ตรวจสอบซากวัสดุฯ ที่ขอทำลาย/ขาย เพื่อพิจารณาอนุมัติ

เอกสารที่เกี่ยวข้อง

FM-AM-002 : .ใบขออนุมัติการขายซากทรัพย์สิน

WI-AM-013 การรับของขวัญจาก Supplier

1. วัตถุประสงค์

1.1 เพื่อให้ตรวจสอบและแยกประเภทของขวัญ/ของชำร่วยได้
1.2 ฝ่ายที่ต้องการเบิกเพื่อสวัสดีปีใหม่หรือเทศกาลต่างๆ ตรวจสอบยอดสต๊อก ในระบบ BC ได้
1.3 สามารถออกรายงานประวัติการได้รับของขวัญ/ของชำร่วยตาม Supplier ได้ จากรายงานการรับเข้า
1.4 ฝ่าย IC สามารถออกรายงานเพื่อนับสต๊อกของขวัญ/ของชำร่วยได้

2. ขอบข่าย

ใช้เป็นกรอบแนวทางการปฎิบัติเพื่อการให้การเบิกจ่ายของชำร่วยจาก Supplier ให้มีการควบคุมการรับเข้าและจ่ายออกตามกระบวนการที่ถูกต้องเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน

3. หน้าที่และความรับผิดชอบ

บริหารสินค้า หน้าที่ 1. ตั้งรหัสสินค้าตาม Barcode

จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อโดยไม่ต้องระบุมูลค่าสินค้า

จัดซื้อ-จัดจ้าง หน้าที่ ตรวจรับสินค้า

ตรวจรับสินค้า(GR) หน้าที่ 1. ตรวจสอบสินค้าและรับเข้าตามกระบวนการ

ติดBarcode สินค้า
บันทึก Location สินค้า
ผู้อำนวยการ/ผู้จัดการ หน้าที่ เซ็นต์อนุมัติการเบิกจ่ายสินค้าในเอกสารใบขอเบิก

4. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

5. รายละเอียดปฏิบัติ

ฝ่ายบริหารสินค้าตั้งรหัสสินค้าตาม Barcode ของสินค้านั้น เช่นกระทะไฟฟ้า barcord 8851234567890GF (ให้ลงท้ายด้วยคำว่า GF) เพื่อไม่ให้ซ้ำกับสินค้าขายปกติ
ฝ่ายบริหารสินค้า/ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้าง ทำเอกสารใบสั่งซื้อไม่ต้องระบุมูลค่า เพราะจะถูกนำไปคำนวณต้นทุน ที่ถูกต้องคือได้มาฟรี (ถ้าต้องการระบุมูลค่าเพื่อให้ทราบต้องบันทึกในช่องที่หมายเหตุกด F5 ในเมนูใบสั่งซื้อ)* ใส่ภาษีอัตราศูนย์
ฝ่ายบริหารสินค้า/ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างออกเอกสาร Po อนุมัติโดยผู้จัดการส่วนงาน
ฝ่ายจัดซื้อ-จัดจ้าง และ GR ตรวจสอบสินค้ารับเข้าตามกระบวนการพร้อมบันทึก Location และใช้หัวเอกสารบันทึกรับเข้า RX ตามกระบวนการปกติ
คลังสินค้าสำหรับบันทึกรับเข้าและจัดเก็บคือคลัง PRM (Premium)
เพื่อมีการเบิกจ่ายและนำสินค้าไปสวัสดีปีใหม่หรือหน่วยงานอื่นๆ สนับสนุนอื่นๆ ให้หน่วยงานที่ต้องการเบิกจัดทำเอกสารขอเบิกสินค้าภายใน และให้ GR บันทึกเบิกสินค้าตัด Stock ตามกระบวนการปกติ

WI-AM-014 กระบวนการจัดจ้างช่างหรือผู้รับเหมา

1. วัตถุประสงค์

1.1 เพื่อควบคุมการจัดจ้างให้เป็นไปตามสัญญาและเงือนไขที่กำหนด
1.2 เพื่อควบคุมระบบการตรวจสอบการส่งมอบงานและการจ่ายเงินให้เป็นอย่างระบบ
1.3 เพื่อให้การดำเนินงานมีแบบแผนและมีประสิทธิภาพ
1.4 เพื่อให้การชำระเงินที่มีการแบ่งเป็นงวดๆ เป็นไปตามความเหมาะสมกับงานที่ทำ

2. ส่วนที่เกี่ยวข้อง

2.1 บริษัทฯ/ผู้บริหาร มีโครงการในการปรับปรุงและพัฒนา
2.2 แผนกที่เกี่ยวข้อง
2.2.1 แผนกจัดส่ง เช่น จัดจ้างทำรถ
2.2.2 แผนกคอมพิวเตอร์ เช่น การรับเหมาเดินระบบใหม่ การจ้างเขียนโปรแกรมตามโปรเจคต่างๆ การติดตั้ง และ อื่นๆ
2.2.3 แผนกอาคารสถานที่ เช่น การจ้างรับเหมาซ่อมแซม ปรับปรุง ต่อเติม และ อื่นๆ

3. ขั้นตอนการปฎิบัติงาน

รายละเอียดกระบวนการทำงาน

เมื่อมีนโยบายหรือ Project จากผู้บริหารหรือการนำเสนอปรับปรุงจากหน่วยงานต่างๆ
แผนกพัฒนาระบบสาขา(BE) ออกแบบเพื่อนำเสนอและ Approve แบบตามสเปกที่ต้องการ
เมื่อได้สเปกตามที่ต้องการส่งเรื่องต่อให้กับทางพนักงานจัดซื้อ-จัดจ้าง เพื่อจัดหาผู้รับเหมาและเทียบราคา
เมื่อได้ผู้รับเหมาตามที่ต้องการรวมถึงการตกลงราคา ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขดังนี้
4.1 กรณีวงเงินไม่เกิน 50,000 บาท
1. พนักงานจัดซื้อจัดจ้างทำ PO หมายเหตุเงื่อนไขการจ้าง เพื่อนำเสนอขออนุมัติจากผู้บริหาร หมายเหตุเงื่อนไขการจ้างที่ทำ พร้อมแนบเอกสาร PR,PO ใบเสนอราคาที่ผ่านการอนุมัติแล้ว สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเหมา รายละเอียดของงาน และรูปภาพประกอบ
2. เมื่อผู้บริหารอนุมัติเอกสารพนักงานจัดซื้อจัดจ้างต้องรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องส่งให้กับทางแผนกการเงิน
3. เมื่องานเสร็จพนักงาน Be ตรวจสอบความเรียบร้อยของงานและรับมอบงานหากมีจุดแก้ไขให้ช่างทำการแก้ไขให้เรียบร้อย
4. การชำระเงินจะจ่ายในงวดเดียวเมื่อมีการส่งมอบงานเสร็จสิ้นเรียบร้อยและมีหัก ณ ที่จ่าย 3% ก่อน Vat ทุกครั้ง
4.2 กรณีวงเงินตั้งแต่ 50,000 บาทขึ้นไปและมีการแบ่งจ่ายค่าจ้างเป็นงวดๆ
1. ผู้รับเหมาจะต้องทำแผนการทำงานกรณีมีการส่งมอบงานเป็นงวดๆ ผู้รับเหมาจะต้องจัดทำแผนการทำงานมาส่งและกำหนดวันแล้วเสร็จให้เรียบร้อย
2. พนักงานจัดซื้อจัดจ้างนัดทำสัญญาจ้างงานโดยในสัญญา มีชื่อผู้รับ เหมา/นิติบุคคล และเอกสารประกอบทำสัญญาโดยสัญญาต้องมีรายละเอียด วันที่เริ่มทำงาน วันที่สิ้นสุด เนื้อหารายละเอียดของงาน ราคาค่าจ้างรวมภาษี รายละเอียดการส่งมอบงานเป็นงวดๆ หรือ จ่ายเมื่องานเสร็จ รับประกันการทำงานหรือไม่ ระยะเวลา การผิดสัญญาต้องมีค่าปรับหรือไม่
3. กรณีการจ่ายเงินล่วงหน้าต้องทำจ่ายไม่เกิน 20% ของงาน มูลค่าไม่เกิน 100,000 บาท และไม่เกิน 30% สำหรับงานที่มีมูลค่าจ้างเกิน 100,000 น.
4. เมื่อผู้รับเหมาตกลงทำสัญญา สามารถออกเอกสาร PO พร้อมแนบสัญญาส่งแผนกการเงิน
5. เมื่อผู้บริหารอนุมัติเอกสารพนักงานจัดซื้อจัดจ้างต้องรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องส่งให้กับทางแผนกบัญชี คือ PR,PO สัญญาการจ้างงาน ใบเสนอราคาที่ผ่านการอนุมัติแล้ว สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเหมา รายละเอียดของงาน และ รูปภาพประกอบ
6. เมื่อช่างทำงานเสร็จพนักงาน Be ตรวจสอบความเรียบร้อยของงานในแต่ละรอบและรับมอบงานหากมีจุดแก้ไขให้ช่างทำการแก้ไขให้เรียบร้อย
7. การชำระเงินงวดสุดท้ายหรือเสร็จแล้วจ่าย
4.3 การหักประกันงานต้องระบุในสัญญาให้ชัดเจนว่ามีการหัก หรือ ไม่หักเงินประกัน
1. สำหรับงานรับเหมาก่อสร้างให้หักเงินค่าประกันงานอย่างน้อย 3-5% ทุกครั้งที่จ่ายเงิน
4.4 การคืนเงินประกัน
1. ให้ผู้รับจ้างทำหนังสือถึงบริษัทฯ (แนบใบส่งมอบงานงวดสุดท้าย)
2. วางบิลที่แผนกการเงิน
- การเงินส่งเรื่องให้ ผู้จัดการส่วนบุคคล/ผู้จัดการส่วนอาคารสถานที่ลงความเห็นร่วมกับ BE ออกความเห็นร่วมกับ BE ว่ามีงานค้างและหักค่าความเสียหายเท่าไร สรุปยอดเงินที่ต้องคืนให้เรียบร้อย
- การเงินจ่ายเงินตามความเห็นของผู้จัดการส่วนบุคคล/ผู้จัดการส่วนอาคารสถานที่

WI-AM-015 กระบวนการบริหารจัดการหอพัก

1. วัตถุประสงค์

เพื่อกำหนดมาตรฐานการบริหารจัดการหอพัก ตั้งแต่การรับลูกค้า การจองห้อง การทำสัญญา การรับชำระเงิน การเรียกเก็บค่าน้ำ–ค่าไฟ การตั้งหนี้ ตลอดจนการติดตามทวงถามค่าเช่า ให้แต่ละหน่วยงานสามารถปฏิบัติงานต่อเนื่องกันอย่างถูกต้อง ตรวจสอบย้อนหลังได้ และลดความผิดพลาดด้านการเงินและข้อมูลลูกค้า

2. หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

2.1 แผนกบุคคล (HR)

รับผิดชอบ

รับลูกค้าและให้ข้อมูลห้องพัก
ตรวจสอบสถานะห้องว่าง
รับเรื่องจองห้องพัก
แจ้งช่องทางชำระเงินจองผ่าน QR Code ของบริษัท
ตรวจสอบหลักฐานการชำระเงินเบื้องต้น
บันทึกข้อมูลสมาชิก/ผู้เช่าในระบบ SYS9
ส่งข้อมูลการจองเข้ากลุ่มดูแลหอพัก
นัดหมายวันทำสัญญา
บันทึก/ตรวจสอบเลขมิเตอร์น้ำและไฟ
สรุปค่าน้ำ–ค่าไฟประจำเดือน
นำข้อมูลค่าใช้จ่ายเข้าระบบ Merchant ตามกำหนด

2.2 แผนกบัญชี

รับผิดชอบ

จัดทำสัญญาเช่า
ตรวจสอบข้อมูลผู้เช่า
ตรวจสอบอัตราค่าเช่าและเงื่อนไขในสัญญา
บันทึกและตั้งหนี้ในระบบ
ตรวจสอบยอดค้างชำระทางบัญชี
บันทึกการย้ายออก/ปิดสัญญา

2.3 แผนกการเงิน

รับผิดชอบ

ตรวจสอบเงินจอง
รับเงินประกันห้องพัก
รับค่าเช่าล่วงหน้า/ค่าเช่าเดือนแรก
ออกหลักฐานการรับชำระ
กระทบยอดเงินรับกับระบบ
แจ้งผลการรับชำระแก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

2.4 แผนกสินเชื่อ

รับผิดชอบ

ตรวจสอบบัญชีลูกหนี้
ติดตามค่าเช่าที่ถึงกำหนด
แจ้งเตือนผู้เช่าที่มียอดค้างชำระ
ติดตามและทวงถามตามลำดับขั้น
รายงานลูกหนี้ค้างชำระต่อผู้รับผิดชอบ

3. กระบวนการรับจองห้องพัก

ขั้นตอนที่ 1 : รับลูกค้าและตรวจสอบห้องว่าง

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล

เมื่อลูกค้าสอบถามห้องพัก ให้พนักงานตรวจสอบข้อมูล

เลขห้อง
ประเภทห้อง
ค่าเช่ารายเดือน
เงินประกัน
ค่าน้ำ
ค่าไฟ
วันพร้อมเข้าอยู่
เงื่อนไขอื่นที่เกี่ยวข้อง

ห้ามยืนยันการจองโดยไม่ตรวจสอบสถานะห้องก่อนทุกครั้ง

ขั้นตอนที่ 2 : รับเงินจอง

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล / การเงิน

เมื่อลูกค้าตกลงจองห้อง

แจ้งจำนวนเงินจอง
ให้ลูกค้าชำระผ่าน QR Code ของบริษัทเท่านั้น
ตรวจสอบชื่อบัญชีและยอดเงิน
ถ่าย/รับสำเนาบัตรประชาชนผู้จอง
บันทึกหลักฐานการโอนเงิน
ส่งข้อมูลเข้ากลุ่ม ดูแลหอพัก

ข้อมูลที่ต้องแจ้งในกลุ่ม

ชื่อ–นามสกุลผู้จอง
เบอร์โทรศัพท์
เลขห้อง
วันที่จอง
วันที่ต้องการเข้าอยู่
จำนวนเงินจอง
รูปบัตรประชาชน
Slip การชำระเงิน
ชื่อผู้รับเรื่อง

สถานะห้องเปลี่ยนจาก

ว่าง → รอทำสัญญา

ทันทีหลังตรวจสอบเงินจองเรียบร้อย

4. บันทึกข้อมูลลูกค้าใน SYS9

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล

หลังได้รับเงินจองแล้ว ต้องสร้างหรือปรับปรุงข้อมูลสมาชิกในระบบ SYS9

ข้อมูลขั้นต่ำประกอบด้วย

ชื่อ–นามสกุล
เลขบัตรประชาชน
เบอร์โทรศัพท์
ที่อยู่
เลขห้องพัก
วันที่จอง
วันที่เข้าอยู่
จำนวนเงินจอง
สถานะลูกค้า

ให้กำหนดสถานะ

“จองห้องพัก – รอทำสัญญา”

เพื่อให้ฝ่ายบัญชีและการเงินสามารถตรวจสอบข้อมูลได้จากระบบเดียวกัน

หลักควบคุม

ไม่มีข้อมูลใน SYS9 = ถือว่ากระบวนการจองยังไม่สมบูรณ์

แม้ว่าจะมี Slip การชำระเงินแล้วก็ตาม

5. การทำสัญญาเช่า

ขั้นตอนที่ 3 : นัดทำสัญญา

ผู้รับผิดชอบ: บุคคล + บัญชี

เมื่อลูกค้ายืนยันวันเข้าอยู่

บุคคลนัดหมายลูกค้าเข้าทำสัญญากับแผนกบัญชี

บัญชีตรวจสอบ

บัตรประชาชน
ข้อมูลสมาชิกใน SYS9
เลขห้อง
ค่าเช่า
เงินประกัน
วันที่เริ่มสัญญา
ระยะเวลาสัญญา
เงื่อนไขการชำระเงิน

เมื่อลูกค้าลงนามเรียบร้อย

เปลี่ยนสถานะในระบบเป็น

รอชำระเงินประกัน / ค่าเช่า

6. การรับเงินประกันและค่าเช่า

ขั้นตอนที่ 4 : รับชำระก่อนเข้าอยู่

ผู้รับผิดชอบ: แผนกการเงิน

ก่อนส่งมอบห้อง ลูกค้าต้องชำระเงินตามเงื่อนไข ได้แก่

เงินประกันห้องพัก
ค่าเช่าเดือนแรก
ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ตามสัญญา

ฝ่ายการเงินตรวจสอบและบันทึกการรับชำระ

หลังรับเงินครบแล้ว

เปลี่ยนสถานะเป็น

Active – ผู้เช่าปัจจุบัน

จึงสามารถดำเนินการส่งมอบห้องและกุญแจให้ลูกค้าได้

หลักควบคุม

ห้ามส่งมอบกุญแจห้องก่อน

สัญญาลงนามเรียบร้อย
เงินประกันชำระครบ
ค่าเช่าตามเงื่อนไขชำระครบ

7. การบันทึกข้อมูลก่อนเข้าอยู่

ก่อนส่งมอบห้อง ควรบันทึก

เลขมิเตอร์น้ำ
เลขมิเตอร์ไฟฟ้า
จำนวนกุญแจ
จำนวนคีย์การ์ด
สภาพห้อง
อุปกรณ์ภายในห้อง
ภาพถ่ายห้องก่อนส่งมอบ

เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบเมื่อผู้เช่าย้ายออก

8. กระบวนการเรียกเก็บค่าเช่าประจำเดือน

ขั้นตอนที่ 5 : สรุปค่าน้ำและค่าไฟ

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล

ให้ดำเนินการตรวจและสรุป

ค่าเช่าห้อง
ค่าน้ำ
ค่าไฟ
ค่าใช้จ่ายอื่น

กำหนดเวลา

ภายในวันที่ 27 ของทุกเดือน

ต้องตรวจสอบข้อมูลให้ครบทุกห้อง

9. ลงรายการในระบบ Merchant

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบุคคล

กำหนด

ภายในวันที่ 28 ของทุกเดือน

ให้นำข้อมูลค่าใช้จ่ายของผู้เช่าแต่ละห้องเข้าสู่ระบบ Merchant

ประกอบด้วย

ค่าเช่า
ค่าน้ำ
ค่าไฟ
ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
ยอดรวม

หลังลงข้อมูลแล้ว ต้องตรวจสอบยอดรวมกับเอกสารต้นทางอีกครั้ง

10. การตั้งหนี้

ขั้นตอนที่ 6 : บัญชีตั้งหนี้ในระบบ

ผู้รับผิดชอบ: แผนกบัญชี

บัญชีตรวจสอบข้อมูลจาก Merchant และ SYS9

จากนั้นทำรายการตั้งหนี้ลูกค้า

ประกอบด้วย

รหัสลูกค้า
ชื่อผู้เช่า
เลขห้อง
ค่าเช่า
ค่าน้ำ
ค่าไฟ
ค่าใช้จ่ายอื่น
ยอดสุทธิ
วันที่ครบกำหนดชำระ

หลังตั้งหนี้สำเร็จ ให้ตรวจสอบว่า

จำนวนห้องที่ตั้งหนี้ = จำนวนผู้เช่า Active

หากไม่ตรงกันต้องตรวจสอบก่อนส่งรายการไปฝ่ายสินเชื่อ

11. การติดตามเรียกเก็บค่าเช่า

ขั้นตอนที่ 7 : ติดตามลูกหนี้

ผู้รับผิดชอบ: แผนกสินเชื่อ

ฝ่ายสินเชื่อตรวจสอบลูกหนี้จากระบบและดำเนินการติดตามตามวันครบกำหนด

ระดับการติดตาม

ระดับ 1 — ก่อนครบกำหนด

ส่งข้อความแจ้งเตือนยอดที่ต้องชำระ

ระดับ 2 — ครบกำหนด

แจ้งยอดและช่องทางชำระเงิน

ระดับ 3 — เกินกำหนด

โทรศัพท์หรือส่งข้อความติดตาม

ระดับ 4 — ค้างชำระต่อเนื่อง

แจ้งแผนกบุคคล/บัญชี และผู้รับผิดชอบหอพัก

ระดับ 5 — ผิดนัดตามสัญญา

ดำเนินการตามเงื่อนไขในสัญญาเช่าและนโยบายของบริษัท

12. ตารางความรับผิดชอบ

กระบวนการ	บุคคล	บัญชี	การเงิน	สินเชื่อ
รับลูกค้า	●
ตรวจสอบห้องว่าง	●
รับเรื่องจอง	●		○
ตรวจสอบเงินจอง	○		●
บันทึก SYS9	●
นัดทำสัญญา	●	○
จัดทำสัญญา		●
รับเงินประกัน			●
รับค่าเช่า			●
จดมิเตอร์	●
คำนวณน้ำ/ไฟ	●
ลง Merchant	●
ตั้งหนี้		●
รับชำระ			●
ติดตามลูกหนี้		○	○	●

● = ผู้รับผิดชอบหลัก
○ = ผู้เกี่ยวข้อง/ผู้ตรวจสอบ

14. Timeline ประจำเดือน

วันที่	งาน	ผู้รับผิดชอบ
1–26	รับชำระค่าเช่า / ดูแลผู้เช่า	การเงิน / บุคคล
ภายใน 27	ตรวจมิเตอร์และสรุปค่าน้ำ–ค่าไฟ	บุคคล
ภายใน 28	ลงค่าใช้จ่ายใน Merchant	บุคคล
หลังวันที่ 28	ตรวจสอบและตั้งหนี้	บัญชี
วันครบกำหนด	ตรวจสอบการรับชำระ	การเงิน
หลังครบกำหนด	ติดตามลูกหนี้	สินเชื่อ
สิ้นเดือน	ตรวจยอดลูกหนี้คงค้าง	บัญชี + สินเชื่อ

15. จุดควบคุมสำคัญ

Control 1 — เงินต้องเข้าบริษัท

เงินจอง เงินประกัน ค่าเช่า และค่าใช้จ่ายทั้งหมด ต้องรับผ่านช่องทางที่บริษัทกำหนดเท่านั้น

ห้ามใช้บัญชีส่วนตัวของพนักงาน

Control 2 — เงินต้องมีหลักฐาน

ทุกการรับชำระต้องสามารถตรวจสอบได้จาก

Slip → รายการเดินบัญชี → SYS9 / Merchant

Control 3 — คนต้องตรงกับห้อง

ก่อนทำสัญญาต้องตรวจสอบ

ชื่อผู้เช่า + เลขบัตรประชาชน + เลขห้อง + SYS9

ให้ตรงกัน

Control 4 — ห้องหนึ่งต้องมีสถานะเดียว

กำหนดสถานะห้องอย่างน้อย

ว่าง
รอทำสัญญา
Active / มีผู้เช่า
แจ้งย้ายออก
รอตรวจห้อง
รอซ่อม
พร้อมให้เช่า

Control 5 — ไม่รับเงินครบ ไม่ส่งมอบกุญแจ

ต้องผ่าน 3 เงื่อนไข

สัญญาครบ → เงินครบ → ข้อมูลครบ

จึงอนุญาตให้ส่งมอบห้อง

16. Checklist ลูกค้าใหม่

ตรวจสอบห้องว่าง

แจ้งค่าเช่าและเงื่อนไข

ลูกค้าชำระเงินจอง

ตรวจสอบ Slip

รับสำเนาบัตรประชาชน

ส่งข้อมูลเข้ากลุ่มดูแลหอพัก

สร้างสมาชิกใน SYS9

บันทึกเลขห้อง

เปลี่ยนสถานะห้องเป็น “รอทำสัญญา”

นัดวันทำสัญญา

ลูกค้าลงนามสัญญา

รับเงินประกัน

รับค่าเช่า

บันทึกเลขมิเตอร์

ถ่ายภาพสภาพห้อง

ส่งมอบกุญแจ/คีย์การ์ด

เปลี่ยนสถานะเป็น Active

17. หลักการบริหาร

เงินต้องตรง — คนต้องตรง — ห้องต้องตรง — ระบบต้องตรง

ทุกขั้นตอนต้องมีข้อมูลในระบบรองรับ ไม่ควรใช้เฉพาะการแจ้งข้อมูลผ่าน Line หรือกลุ่มสนทนาเป็นหลักฐานถาวร

กลุ่มดูแลหอพักใช้สำหรับ Communication

SYS9 / Merchant / ระบบบัญชี ใช้เป็น System of Record

เพื่อให้ทุกฝ่ายมองเห็นข้อมูลเดียวกันและตรวจสอบย้อนหลังได้

WI-AM-015 กระบวนการขายรถยนต์มือสองของบริษัท

ขั้นตอน	ผู้รับผิดชอบหลัก	สิ่งที่ต้องทำ
1. เสนอจำหน่ายรถ	ฝ่ายดูแลรถ/GA	ระบุเหตุผลที่ขายและข้อมูลรถ
2. ตรวจสภาพรถ	GA/ช่าง	ตรวจสภาพ ถ่ายรูป เลขไมล์ อุปกรณ์
3. ประเมินราคาตลาด	จัดซื้อ/GA	เช็กราคาตลาด + ขอราคาเต็นท์
4. เปิดรับราคา	จัดซื้อ	เชิญอย่างน้อย 3–5 เต็นท์
5. เปรียบเทียบราคา	คณะกรรมการ	ทำ Bid Comparison
6. ขออนุมัติขาย	ผู้บริหาร	อนุมัติผู้ซื้อและราคาขาย
7. ทำสัญญา	Admin/บัญชี	สัญญาซื้อขาย + เงื่อนไขการชำระ
8. รับเงิน	การเงิน	เงินเข้าบัญชีบริษัทเต็มจำนวน
9. ออกเอกสารขาย	บัญชี	Invoice / Receipt / Tax Invoice ตามกรณี
10. โอนทะเบียน	Admin + ผู้ซื้อ	ดำเนินการที่ขนส่ง
11. ส่งมอบรถ	GA	ส่งรถ กุญแจ เอกสาร อุปกรณ์
12. ปิดรายการทรัพย์สิน	บัญชี	ตัด Fixed Asset และบันทึกกำไร/ขาดทุน

1. เริ่มจาก “ใบเสนอจำหน่ายรถ”

ก่อนคุยกับเต็นท์หรือศูนย์รถจะต้องมีรายการรถที่ต้องการขาย

ข้อมูลขั้นต่ำ เช่น

Vehicle Disposal Request

ทะเบียนรถ
ยี่ห้อ / รุ่น
ปี
สี
เลขตัวถัง VIN
เลขเครื่องยนต์
เลขไมล์
วันที่ซื้อ
ราคาทุน
ค่าเสื่อมสะสม
มูลค่าตามบัญชีปัจจุบัน หรือ NBV
สภาพรถ
ประวัติอุบัติเหตุ
ประวัติซ่อม
ภาษีรถหมดอายุเมื่อใด
ประกันหมดอายุเมื่อใด
เหตุผลที่ขาย

และให้คนรับผิดชอบถ่ายภาพรถไว้ เช่น หน้า / หลัง / ซ้าย / ขวา / ภายใน / ห้องเครื่อง / เลขไมล์ / ตำหนิ เพื่อเก็บเป็นหลักฐานสภาพรถ ก่อนขาย

2. ตั้ง “ราคาประเมิน” ก่อนเรียกเต็นท์

อย่าให้เต็นท์เป็นคนกำหนดราคาตลาดให้เราฝ่ายเดียว

ตัวอย่าง Toyota Yaris บริษัทต้องการขาย

ตัวอย่าง

ราคาประกาศตลาด	ราคาที่เต้นท์น่าจะรับซื้อ	บริษัทฯ อาจตั้ง
330,000-350,000	280,000–310,000 บาท	ราคาขายขั้นต่ำ 295,000 บาท

3. เปิด Bid ให้เต็นท์รถ 3–5 ราย

ส่งข้อมูลรถเหมือนกันทุกเจ้า

เช่น

บริษัท นพดลพานิช จำกัด
เปิดเสนอราคาซื้อรถยนต์ใช้แล้ว
Toyota Yaris 1.2 ปี 2021
เลขไมล์ 82,xxx km
ผู้สนใจสามารถเข้าตรวจสภาพรถได้วันที่ XX
กรุณาเสนอราคาภายในวันที่ XX เวลา 15.00 น.

กำหนดให้เสนอ

ราคาซื้อสุทธิ / VAT / ค่าโอน / วันที่ชำระเงิน / วันที่รับรถ

จัดทำเป็นตารางให้ชัดเจน

Dealer	ราคาเสนอ	VAT	ค่าโอน	รับรถ	เงื่อนไข
A	305,000	รวม	ผู้ซื้อ	ทันที	เงินสด
B	312,000	ไม่รวม	ผู้ซื้อ	2 วัน	โอน
C	298,000	รวม	ผู้ขาย	ทันที	โอน

จะทำให้การอนุมัติโปร่งใสมาก

4. อนุมัติการขาย

ควรมีเอกสาร

Vehicle Sale Approval

ระบุ

รถทะเบียน XXX
ราคาประเมินตลาด 330,000 บาท
ราคาขั้นต่ำที่บริษัทกำหนด 295,000 บาท
ราคาเสนอสูงสุด 312,000 บาท
ผู้เสนอซื้อ ABC Used Car
เสนออนุมัติขาย 312,000 บาท

พร้อมลายเซ็น

ผู้จัดทำ → ผู้ตรวจสอบ → บัญชี → ผู้มีอำนาจอนุมัติ

ถ้ามีรถหลายคัน อาจกำหนด Authority Matrix เช่น

ต่ำกว่า 300,000 บาท → ผู้จัดการที่ได้รับมอบหมาย
300,000–1,000,000 → กรรมการ/MD
มากกว่า 1,000,000 → กรรมการตามอำนาจบริษัท

ปรับตามโครงสร้างบริษัทได้

5. ทำสัญญาซื้อขายก่อนรับรถ

ผมแนะนำ ไม่ใช้แค่ใบเสนอราคาจากเต็นท์

ควรมี

Used Vehicle Sale Agreement

ระบุอย่างน้อย

ทะเบียน
VIN
เลขเครื่องยนต์
เลขไมล์
ราคาขาย
VAT รวม/ไม่รวม
มัดจำ
ยอดคงเหลือ
วันชำระเงิน
วันโอน
ค่าใช้จ่ายในการโอนใครรับผิดชอบ
วันส่งมอบรถ

และข้อความสำคัญ

ผู้ซื้อได้ตรวจสอบสภาพรถและยอมรับสภาพรถตามที่เป็นอยู่ ณ วันซื้อขาย

พร้อม

กรรมสิทธิ์และการส่งมอบรถจะดำเนินการเมื่อบริษัทได้รับชำระเงินครบถ้วนแล้ว

6. เรื่องเงิน

กติกาบริษัทควรเป็น

เงินเข้าบัญชีบริษัทเท่านั้น

หลีกเลี่ยง

เงินเข้าบัญชีพนักงาน
เงินเข้าบัญชีผู้บริหาร
รับเงินสดโดยไม่มีหลักฐาน
เต็นท์รับรถไปก่อนแล้วค่อยจ่าย

Ideal Flow คือ

Dealer โอนเงิน → Finance ตรวจยอด → Accounting ออกเอกสาร → จึงอนุญาตให้โอนและส่งมอบรถ

หากมีมัดจำ เช่น

ราคา 400,000

มัดจำ 40,000
ยอดคงเหลือ 360,000

รถยังคงอยู่กับบริษัท

จนกว่า

360,000 เข้าบัญชีครบ

7. เรื่อง VAT ต้องระวัง

ประเด็นนี้สำคัญมากสำหรับรถของบริษัท

กรมสรรพากรมีแนววินิจฉัยว่า การขายยานพาหนะซึ่งเป็นทรัพย์สินของบริษัทที่เป็นผู้ประกอบการ VAT สามารถเข้าลักษณะเป็นการขายสินค้าที่อยู่ในบังคับ VAT และรายได้จากการขายทรัพย์สินต้องนำมาพิจารณาในการคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลด้วย

ดังนั้นเวลาต่อราคา เช่น

เต็นท์เสนอ 300,000

ต้องถามทันทีว่า

300,000 บาท “รวม VAT” หรือ “ยังไม่รวม VAT”

ไม่เช่นนั้นกำไรที่คิดไว้จะเพี้ยนได้

ให้ฝ่ายบัญชีพิจารณาภาษีของรถแต่ละคันก่อนออกเอกสาร เพราะประเภทรถ การจดทะเบียน VAT และประวัติทางบัญชีของทรัพย์สินอาจต่างกัน

8. เตรียมเอกสารสำหรับโอนรถ

กรมการขนส่งทางบกระบุหลักฐานสำคัญของการซื้อขายรถมือสองไว้ เช่น

เล่มทะเบียนรถฉบับจริง
สำเนาบัตรประชาชนเจ้าของรถ/ผู้เกี่ยวข้อง
สัญญาซื้อขาย
ใบเสร็จรับเงิน
ใบกำกับภาษี
แบบคำขอโอนและรับโอน

กรณีเจ้าของรถเป็น นิติบุคคล ต้องมีหนังสือรับรองการจดทะเบียนนิติบุคคลและสำเนาบัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจลงนามด้วย

ในทางปฏิบัติควรเตรียมแฟ้มต่อรถ 1 คัน เช่น

Vehicle Transfer Pack

เล่มทะเบียนตัวจริง
หนังสือรับรองบริษัท
สำเนาบัตรกรรมการผู้มีอำนาจ
หนังสือมอบอำนาจ ถ้ามี
แบบคำขอโอน/รับโอน
สัญญาซื้อขาย
Invoice
Tax Invoice
Receipt
สำเนาหลักฐานรับเงิน
สำเนาเอกสารผู้ซื้อ/เต็นท์

9. ไปโอนที่สำนักงานขนส่ง

ขั้นตอนมาตรฐานของบริษัทต้องเป็น “โอนให้เสร็จก่อนปล่อยรถ”

ไม่ใช่

เต็นท์เอารถไปก่อน
บริษัทเซ็นเอกสารโอนลอย
เต็นท์ขายต่อแล้วค่อยโอน

กรมการขนส่งทางบกเตือนเรื่องนี้โดยตรง เพราะหากรถยังอยู่ในชื่อเจ้าของเดิมแล้วเกิดค่าปรับ อุบัติเหตุ หรือการกระทำผิด จะสร้างปัญหาให้เจ้าของเดิม และ DLT แนะนำให้นำรถตรวจสอบและดำเนินการโอนทะเบียนให้เรียบร้อย

Flow

เงินครบ

↓

Finance Confirm Payment

↓

ออก Invoice / Receipt / Tax Invoice

↓

บริษัท + Dealer ไปขนส่ง

↓

ตรวจรถ

↓

ดำเนินการโอน

↓

ได้รับหลักฐานว่าเปลี่ยนผู้ถือกรรมสิทธิ์แล้ว

↓

จึงปล่อยรถ

10. ส่งมอบรถ

ทำ

Vehicle Handover Form

ระบุ

ทะเบียน XXX

ส่งมอบ

☑ รถยนต์
☑ กุญแจหลัก
☑ กุญแจสำรอง
☑ คู่มือรถ
☑ Service Book
☑ อุปกรณ์ประจำรถ
☑ ยางอะไหล่
☑ เครื่องมือ
☑ อื่น ๆ

เลขไมล์ตอนส่งมอบ

82,345 km

วันที่ / เวลา

พร้อมลายเซ็น

ผู้ส่งมอบ / ผู้รับมอบ

และถ่ายรูป

รถ + ผู้รับรถ + เลขไมล์

เก็บเข้าแฟ้ม

11. ฝ่ายบัญชีปิดทรัพย์สิน

สมมติ

ราคาทุนรถ

900,000

ค่าเสื่อมสะสม

650,000

มูลค่าตามบัญชี

250,000

ขายได้

320,000

จะมีผลต่างจากการจำหน่ายทรัพย์สิน

70,000 บาท

โดยฝ่ายบัญชีต้องตัด

Cost of Asset
Accumulated Depreciation

ออกจากทะเบียนทรัพย์สิน และบันทึกผลกำไร/ขาดทุนจากการจำหน่ายตามหลักบัญชีและภาษีที่เกี่ยวข้อง