| **งานด้าน (Key Responsibilities)**
| **กิจกรรมหลัก (Key Activities)**
| **ผลที่บริษัทคาดหวัง**
|
| 1\. ตรวจสอบ แก้ไข ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการตั้งเจ้าหนี้ของเอกสารที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขในการสั่งซื้อและตรวจสอบการส่งคืน/ติดตามใบลดหนี้รวมถึงการติดตาม Rebate ทุกชนิด
| ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น
1.1 กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด
1.2 กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR
1.3 กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice
1.4 กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป
1.5 กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้เพื่อทำการแก้ไขและเขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทราบ
1.6 เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO
- กรณีเครดิตน้อยกว่า PO ให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขเครดิต
- กรณีเครดิตสูงกว่า PO บริษัทมีนโยบายให้ใช่เครดิตตาม Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด
1.7 ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด
1.8 กรณีสินค้า Pass ส่งพนักงานขายคอนเฟิร์มหน้างานเพื่อทำการรับเข้าตามจริงเพื่อทำการตั้งหนี้
| จ้าหนี้ได้รับเงินสดถูกต้องครบถ้วน
เจ้าหนี้ได้รับเช็คถูกต้องครบถ้วน
เจ้าหนี้ได้รับเงินโอนอย่างถูกต้องครบถ้วน
เจ้าหนี้ได้รับเงินตามตั๋วแลกเงินอย่างถูกต้อง
|
|
|
|
| 2\. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่มาจากช่องทาง E-mail, Fax.
| 2.1 พิมพ์ใบวางบิลจาก E-mail/Fax. ประจำวัน
2.2 ทำการรับวางบิลในระบบ BC
| เจ้าหนี้ได้รับเช็ค , เงินโอน ,เงินสด ถูกต้องตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้
|
|
|
|
| 3\. ทำการตรวจสอบชุดเตรียมจ่ายชำระหนี้
| 3.1 ตรวจสอบการเปิดบิลคลัง SPO / PASS
| เจ้าหนี้ได้รับเช็ค /เงินสด ถูกต้องครบถ้วนตามกำหนด
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4\. จัดทำใบสำคัญจ่าย พร้อมพิมพ์เช็คจ่าย/สร้างรายการจ่ายโดยวิธีโอนเข้าบัญชีและจัดทำใบภาษีหัก ณ.ที่จ่าย
| 4.1 นำชุดใบสำคัญจ่ายที่จัดทำแล้วพร้อม
โอนเข้าบัญชี, ส่งเช็คให้ หรือตัดบัญชีระหว่างกันแนบเช็คจ่ายให้เจ้าหนี้เซ็นรับเช็ค/เงินสด
4.2 กรณีโอนเงินเขียนใบนำฝากพร้อมแนบเช็ค
ส่งให้ธนาคารเพื่อทำการโอนเงินให้เจ้าหนี้
และแฟกซ์ใบโอนให้เจ้าหนี้
4.3 กรณีส่งเช็ค ให้ถ่ายสำเนาเช็คและใบสำคัญ จ่ายจำนวน 2 ชุด ส่งให้เจ้าหนี้ 1 ชุด พร้อมแนบเช็ค อีก 1 ชุดเก็บไว้ที่แผนกการเงิน
4.4 กรณีตัดบัญชีระหว่างกันนำเอกสารที่ทาง
บัญชีได้ตรวจสอบเรียบร้อยแล้วนำมาทำ
ใบสำคัญจ่ายในระบบแล้วส่งให้การเงินรับ
เพื่อนำมาตัดบัญชี
| เก็บรักษาเช็คไว้อย่างปลอดภัยและครบถ้วน
|
|
| 5\. ติดตามประสานงานกับผู้บริหารเพ่ือทำการอนุมัติรายการโอนเงินและเซ็นเช็คสั่งจ่าย
| นำเช็คที่ผู้บริหารเซ็นอนุมัติเรียบร้อย
เพื่อรอให้เจ้าหนี้มารับอย่างปลอดภัย
แล้วเก็บไว้ในที่ปลอดภัย
|
|
| 6\. ควบคุมดูแลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ทั่วไปทั้งหมด
| \- ทำการควบคุมดูแลเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ทั้งหมดอย่างเป็นระเบียบ สามารถค้นหาได้ง่าย
|
|
| 7\. ประสานงานกับเจ้าหนี้ทั่วไปที่พบปัญหา/และติดต่อประสานงานกับ PC กรณีสินค้าฝากขาย
| \- หากเจ้าหนี้มีปัญหาต้องการความช่วยเหลือจะต้องประสานงานและแก้ไขปัญหาโดยเร็ว
\- กรณีที่มีปัญหาเกี่ยวกับสินค้าฝากขาย ให้พนักงานประสานกับ PC
|
|