PAR

PAR67-CA-001 ทบทวนกระบวนการส่งต่อเอกสารใบกำกับภาษีเพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้า

25/01/67

ผู้แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก
 นางสาวอรอนงค์ ศรปะละ  ตำแหน่ง  พนักงานการเงิน

อธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น 
เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาทบทวนกระบวนการตรวจสอบส่งต่อ เอกสารใบกำกับภาษีเพื่อไม่ให้เกิดความล่าช้า ซึ่งจะมีผลกระทบกับแผนกบัญชีที่ต้องยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มกับกรมสรรพากรให้ทันตามเวลากำหนด  

วินิจฉัยสาเหตุของปัญหา มาตรการแก้ไขปัญหา/ป้องกัน

1.นำส่งใบกำกับภาษีให้แผนกบัญชีล่าช้า

แผนกการเงินได้รับใบกำกับภาษี/ใบวางบิล ตอนที่เจ้าหนี้มาวางบิล และเอกสารยังไม่ได้เปิด PO  จึงต้องติดตาม PO จากแผนกจัดส่ง ส่วนมากเป็นงานซ่อมแซมยานพาหนะ  จึงทำให้การตั้งหนี้ และส่งให้เอกสารให้บัญชีล่าช้า

1. ประชุม และทำกระบวนการร่วมกับแผนกจัดส่ง แผนกบัญชี  และจัดซื้อจัดจ้าง กระบวนการซ่อมรถบริษัท(การส่งเอกสาร)

2. checklist นำส่งเอกสารการตั้งหนี้ประจำวันให้แผนกบัญชีในวันทำการถัดไป

image.png

PAR67-CA-002 ปัญหาเงินมัดจำค้างในระบบ

25/01/67

ผู้แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก
  แผนกการเงิน   

อธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น 
เงินมัดจำค้างในระบบเพื่อป้องกันปัญหาการนำเงินมัดจำค้างไปตัดสินค้าที่ไม่ได้มีการจองและอาจส่งผลให้สินค้า Dead Stock 

วินิจฉัยสาเหตุของปัญหา มาตรการแก้ไขปัญหา/ป้องกัน
  1. เงินมัดจำคงค้างในระบบ อาจจะมาจากมัดจำสินค้าโดยไม่ได้ผูกใบจอง/ใบสั่งขาย  ทำให้สินค้าค้างในระบบเพราะไม่ได้ออกบิล 
  1. ตรวจสอบใบมัดจำคงค้างตามรายงาน ใบมัดจำคงค้าง  สรุปและรายงานทุกสิ้นเดือน
  2. ทำการตรวจสอบใบมัดจำคงค้างเกิน 5 ปี ที่ต่ำกว่าปี 2562   และทำจดหมายแจ้งให้ลูกค้าทราบ และกำหนดให้ลูกค้าติดต่อภายในวันที่ 31 มีนาคม 67 (ถ้าลูกค้าไม่ติดต่อมาให้ทำการตัดเป็นรายได้) WI-CA-011 การรับและตัดเงินรับมัดจำ
  3. ขอรายงานใบมัดจำคงค้าง ใน Dushboard แผนกการเงิน ให้สามารถดูรายงานได้ประจำวัน และย้อนหลัง เหมือนรายงานใบสั่งขายสั่งจองของฝ่ายขาย (ลงคิวที่พี่น้อย IT แล้ว)

PAR67-CA-003 คิดเงินสินค้าชั้นวางของเข้ามุมไม่ครบ(หัวหน้าหาแนวทางควบคุม)

14/02/67

ผู้แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก
  นางกาญจนา อุดทาเรือน  ตำแหน่ง  หัวหน้าแผนกแคชเชียร์

อธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น 
ได้รับแจ้งปัญหาจากนายรังสิมันต์ ตนฤทธิ์ ตำแหน่ง Section Manager ว่ามีสินค้าสูญหายจากการตรวจนับคือ ชั้นวางของเข้ามุม 2 ชั้น ราคามูลค่า 329 บาท ตรวจสอบกล้องวงจรปิดพบว่าลูกค้าซื้อสินค้าจำนวน 2 ชิ้น แต่พนักงานแคชเชียร์คือ นางสาวศิริรักษ์ บุญเลิศ  ยิงรายการสินค้าแต่ไม่ได้มีการทวนรายการสินค้าหรือตรวจสอบความครบถ้วนของสินค้าให้ครบถ้วนจึงคิดเงินลูกค้าแค่ 1 รายการ จึงขอให้หัวหน้าแคชเชียร์หามาตรการในการควบคุมการปฏิบัติงานของพนักงานให้เป็นไปตามกระบวนการทำงานที่ถูกต้อง 

วินิจฉัยสาเหตุของปัญหา มาตรการแก้ไขปัญหา/ป้องกัน

1.พนักงานใต้บังคับบัญชาไม่ได้ปฏิบัติตามกระบวนการที่กำหนด

  1. เรียกพนักงานมาพูดคุยตักเตือน
  2. ให้พนักงานทบทวนกระบวนการทำงานให้ฟัง
  3. Stanup Meeting ทุกเช้าเพื่อทบทวนกระบวนการทำงานและสื่อสารปัญหาแต่ละวัน
  4. ทำบอร์ดสถิติข้อผิดพลาดแคชเชียร์

image.png

image.png

image.png

image.png

PAR67-CA-04 ออกบิลเงินเชื่อลูกค้าโดยที่ไม่ได้ดึงมัดจำมาตัด

14/02/67

ผู้แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก
  ศิริรักษ์ บุญเลิศ  ตำแหน่ง  พนักงานแคชเชียร์ และ นายจีรกิตติ์ กนกศิริยานันท์ ตำแหน่ง พนักงานลูกค้าสัมพันธ์

อธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น 
ได้รับแจ้งปัญหาจากแผนกการเงินพบปัญหามีการทำลดหนี้เงินเชื่อเพื่อคืนวงเงินให้กับลูกค้า เนื่อง จากพนักงานออกบิลเงินเชื่อลูกค้าโดยไม่ได้ดึงมัดจำลูกค้ามาตัด ส่งผลทำให้มองเห็นว่าลูกค้าเป็นหนี้สองยอด จึงขอให้มีการวินิจฉัยสาเหตุของปัญหาและแนวทางแก้ไขป้องกัน 

วินิจฉัยสาเหตุของปัญหา มาตรการแก้ไขปัญหา/ป้องกัน
  • แคชเชียร์ไม่ได้ตรวจเช็คเอกสารให้ครบทุกใบ ก่อนออกบิลขาย

 1. ปรึกษากับ IT เพื่อหาวิธีให้แคชเชียร์สามารถมองเห็นเงินมัดจำ กรณีออก        บิลขายเงินเชื่อ (แจ้งให้ IT เพิ่มข้อมูลใน Merchan)

รูปพี่อ้อม.jpg

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png

image.png

PAR67-CA-005 ลูกค้าโอนเงินมาผิดแต่รับเข้าในระบบเต็มจำนวน

วันที่ 3/8/67

ผู้แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก
มนเทียน บินไธสง และ สุวรรณภา วณิชพัฒน์   ตำแหน่ง  พนักงานแคชเชียร์S02

อธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น 
ได้รับแจ้งปัญหาจากแผนกบัญชีพบว่าลูกค้าซื้อสินค้าพนักงานแจ้งยอดเงินโอนลูกค้า หจก.อินเทนท์บิลด์ 3,980 บาทแต่ลูกค้าโอนผิดเป็น 3,890 บาท พนักงานแคชเชียร์รับชำระเข้าระบบเต็มจำนวนมียอดติดลบ 90 บาท

วินิจฉัยสาเหตุของปัญหา มาตรการแก้ไขปัญหา/ป้องกัน

-แคชเชียร์ไม่ได้ตรวจสอบยอดเงินให้ถูกตรงตามยอดเงินที่ลูกค้าโอนเข้าบัญชีจริง

 

-แจ้งให้ลูกค้าชำระเงินโอนผ่าน QR ใบเสนอราคา

-ได้ประกาศ เรื่องปรับปรุงนโยบายการรับชำระเงิน และชี้แจงให้แต่ละศูนย์กำไร ได้รับทราบและปฎิบัติตาม

-แคชเชียร์ตรวจสอบยอดเงินโอนประจำวันให้ตรงกับรายงานนำส่งเงินทุกสิ้นวัน

-ปรึกษากับทาง IT แล้วจะนำระบบ OCR เข้ามาใช้ถอดตัวเลขในสลิปโอนเงินของลูกค้า จะป้อนข้อมูลเข้าระบบแคชเชียร์โดยอัตโนมัติ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาการบันทึกจำนวนเงิน , ธนาคาร, วันที่โอนเงิน ผิด (IT จะดำเนินเรื่องให้แล้วเสร็จภายในเดือน ตุลาคม 2567)

-ได้ประชุมทำความเข้าใจกับทางแคชเชียร์ถึงแนวทางการปฏิบัติที่ถูกต้องแล้ว

 

https://book.nopadol.com/books/management-policy/page/2567

image.png

image.png

image.png

image.png

PAR68-CA-001 ค่า Incentive พนักงานขายได้ล่าช้า

วันที่ 17/04/68

ผู้แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก
แผนกการเงินและ MIS   

อธิบายเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น 
ได้รับแจ้งปัญหาจากพนักงานขาย สำนักงานใหญ่ว่า ยังไม่ได้รับค่า Incentive เดือน กุมภาพันธ์ 68 ขอให้ตรวจสอบกระบวนการตรวจสอบการจ่าย ค่า Incentive และขอให้แผนกการเงินตรวจสอบและติดตามปรับปรุงกระบวนการ

วินิจฉัยสาเหตุของปัญหา มาตรการแก้ไขปัญหา/ป้องกัน

การเงินไม่ได้ออกรายงาน incentive ประจำเดือน   ไม่ทราบว่ามีศูนย์ไหนผ่านบ้าง

MIS ไม่ได้คำนวนยอด incentive ประจำเดือน 

- เพิ่ม check list ในการติดตาม รายงานการออกค่าคอมมิสชั่น  และ ค่า incentive ประจำเดือน โดยค่า incentive Mis จะคำนวนและออกรายงาน ทุกวันที่ 10 ของเดือน   และส่งรายงานเสนอจ่าย incentive ให้แผนกบัญชีตรวจสอบ และส่งให้ผู้บริหารอนุมัติจ่ายในกรณีที่มีศูนย์กำไรที่ผ่านเป้า และนำมาทำการตั้งเบิกจ่ายเงิน

- MIS ทำรายงานใน Dushboard ให้แผนกการเงินตรวจสอบ ประจำเดือน ว่ามีศูนย์กำไรไหนผ่านบ้าง  เพื่อใช้ในการติดตาม

image.png

job หัวหน้าแผนกการเงิน

 

PAR68-CA-002 ลูกค้าต้องการสีผสมแต่ออกบิลสีที่ยังไม่ได้ผ่านการผสมให้กับลูกค้า

วันที่ออกเอกสาร
13/05/68

ผู้แก้ไขปัญหา  
แผนก
นางสาวเบญจวรรณ ทองเสาร์ ตำแหน่ง พนักงานแคชเชียร์

เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
ได้รับแจ้งปัญหาจากสาขาสันกำแพงพบว่าลูกค้า บจก.เคโฮมคอนตรัคชั่น ต้องการสีน้ำเบส A Glipton TOA กึ่งเงา (สีผสม) แต่มีการจัดสินค้าสีเบสที่ยังไม่ผ่านการผสมและออกบิล เมื่อไปถึงหน้างานลูกค้าเปิดใช้งานเป็นสีที่ยังไม่ผ่านการผสมจึงแจ้งขอเปลี่ยน-คืน สินค้า จึงขอให้พนักงานแคชเชียร์ร่วมกันวินิจฉัยปัญหาและจัดทำกระบวนการควบคุมเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาซ้ำ 

วินิจฉัยสาเหตุของปัญหา มาตรการแก้ไขปัญหา
1. ออกบิลตามเอกสารใบสั่งขายโดยไม่ทันได้สังเกตุว่าสีที่จัดมายังไม่ผ่านการผสมหรือมีสติ๊กเกอร์แม่สีติดที่ตัวถัง 

1.เพิ่มคู่มือปฏิบัติงานให้กับทางแคชเชียร์เรื่องการรรับชำระสีผสม และข้อควรระวัง 

 

image.png

image.png

image.png

image.png