กระบวนวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

WI-CA-015 ตั้งหนี้กรณี Invoice ไม่ตรงตามPO

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น

1. กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

2. กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR 

3. กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice 

4. กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป

5. กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้เพื่อทำการแก้ไขและเขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทราบ

6. เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO

7. ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด

8. กรณีสินค้า Pass ส่งพนักงานขายคอนเฟิร์มหน้างานเพื่อทำการรับเข้าตามจริงเพื่อทำการตั้งหนี้

WI-CA-016 กรณีการตั้งหนี้ลอย

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น 

    การตั้งหนี้ลอยเป็นการตั้งหนี้ให้ยอดมูลค่าสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่มตรงตาม Invoice  เพื่่อให้การเสียภาษีถูกต้อง จะต้องดำเนินการแก้ไขให่ถูกต้องดังนี้

1. หากตรวจสอบพบว่า Invoive ไม่ถูกต้อง ต้องส่งInvoice ที่ผิดให้เจ้าหนี้แก้ไขให้ถูกต้อง หรือให้เจ้าหนี้ออกใบลดหนี้ตามมาล้างให้ตรงตามที่รับเข้าจริง

2. กรณีเจ้าหนี้ ที่ไม่มีระบบที่รองรับการออกใบลดหนี้

3. กรณีที่เจ้าหนี้ไม่ยอมเปลี่ยน Invoice และยังไม่มีการออกใบลดหนี้ส่งมาให้



การลงบัญชี

ตัวอย่าง    รายการ Q-CON  สินค้ามูลค่า    14,862.78  =  7%(VAT)=1,040.39  =  15,903.17            
                       รับจริง    สินค้ามูลค่า    12,857.80  =  7%(VAT)=900.05   =  13,757.85            
                        ลดหนี้    สินค้ามูลค่า    2,004.98   =  7%(VAT)=140.35    =   2,145.33            

กรณีที่1 รับเข้าตามของที่ได้รับจริง (ไม่รับของเสียหาย) กรณีที่2 กรณีเจ้าหนี้ไม่เอาซากคืน (แยกคลังรับเข้าคลังสินค้าดีและ คลังDMG)     

ตอนรับเข้าสินค้า    Dr. ซื้อสินค้า                 12,857.80

                       Cr. ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า          12,857.80 

 ตอนรับเข้าสินค้า    Dr. ซื้อสินค้า    14,862.78

                       Cr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า        14,862.78

ตอนตั้งหนี้          Dr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า      12,857.80

                        ส่งคืน                     2,004.98 

                        ภาษีซื้อ                    1,040.39   

                       Cr. เจ้าหนี้การค้า                 15,903.17

 ตอนตั้งหนี้          Dr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า    14,862.78

                         ภาษีซื้อ                  1,040.39      

                        Cr.เจ้าหนี้การค้า              13,757.84  

                           ส่งคืน                       2,145.33

ตอนลดหนี้          Dr.เจ้าหนี้การค้า              2,145.33

                       Cr. ส่งคืน                         2,004.98 

                           ภาษีซื้อ                           140.35 

ตอนลดหนี้          Dr.ส่งคืน                    2,145.33

                        Cr.ภาษีซื้อ                       140.35

                           ซื้อสินค้า                   2,004.98 

ตอนจ่ายเงิน        Dr.เจ้าหนี้การค้า             13,757.85  

                       Cr.ธนาคาร                       13,757.85  

 ตอนจ่ายเงิน       Dr.เจ้าหนี้การค้า            13,757.85  

                       Cr.ธนาคาร                   13,757.85 

                                

                                
                                
   
                                
                                

                                

WI-CA-017 การรับวางบิลจ่ายชำระเงินและเงื่อนไขการวางบิล

รับวางบิล

No.

รายละเอียด

Vendor, จดหมาย, FAX

บัญชีเจ้าหนี้

ผู้รับผิดชอบ

จุดควบคุม

Work Indicator

เกณฑ์

1

รับเอกสารธุรกรรมต่างๆ

ชุดวางบิลจาก Vendor (ใบวางบิล และอื่นๆ ถ้ามี เช่น ใบกำกับภาษี/สำเนา,ใบส่งสินค้า,สำเนา P/O,ใบเสร็จรับเงิน)


พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

ความครบถ้วนของเอกสารต่างๆ



2

ตรวจสอบเอกสารใบวางบิลกับรายการเจ้าหนี้คงค้างในระบบ

หากเอกสารจำนวนไม่ถูกต้อง, สินค้ามีปัญหามาไม่ครบ,ราคาไม่ถูกต้อง แจ้งจนท.วางบิลของ

VDทราบทันที  กรณีได้รับ

จดหมายให้ติดต่อกับ VD โดยทำเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง

หากมีใบรับสินค้าไม่ได้ตั้งเจ้าหนี้ในระบบ จะแจ้งให้บัญชีเจ้าหนี้ทราบเพื่อตั้งหนี้ในระบบให้ถูกต้อง

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

เอกสารตั้งเจ้าหนี้ในระบบ

ถูกต้องและครบถ้วนตรงกับรายการที่ Vendor แจ้ง



3

ออกใบรับวางบิลให้กับ Vendor ที่มาวางบิลเองที่บริษัทฯ หรือลงทะเบียนคุมเอกสารวางบิลที่ได้รับทางจดหมายหรือ FAX




พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

ความครบถ้วนของชุดรับ

วางบิลจาก vendor 



4

ตรวจสอบเอกสารตั้งเจ้าหนี้เพื่อจัดทำชุดวางบิล ดังนี้
  1. Invoice/ใบส่งสินค้า
  2.ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง
  3. กรณีรับเข้าครั้งที่ 1-ชุดใบ P/O  (P/O, ใบเสนอซื้อ, ใบBack order)
  4.ใบเสร็จรับเงิน(ถ้ามี)
  5.ใบลดหนี้, ใบส่งคืนสินค้า
  6. ใบเพิ่มหนี้
  7. อื่นๆ เช่น ใบแจ้ง rebate,ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย



พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

ชุดวางบิลมีเอกสารครบถ้วน



No.

รายละเอียด

Vendor, จดหมาย, FAX

บัญชีเจ้าหนี้

ผู้รับผิดชอบ

จุดควบคุม

Work Indicator

เกณฑ์

5

ตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารตั้ง

เจ้าหนี้  
    - ใบตรวจรับมีลายเซ็นต์รับสินค้า

ครบถ้วน
    - ใบ PO มีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติ
    - สินค้า Passส่ง และ SPO ตรวจสอบการเปิดบิลขายครบถ้วนทั้งจำนวน และราคาไม่ขาดทุน


กรณีได้รับสินค้าขาดจำนวน หรือราคาไม่ถูกต้องและยังไม่ได้รับใบลดหนี้ ให้ทำจดหมายแจ้ง Vendor ให้ออกใบลดหนี้ให้กับบริษัทฯ

พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย




6

จัดทำชุดวางบิล (เอกสารในข้อ 4,จดหมายติดต่อ Vendorในข้อ 5) จัดเรียงตามวันที่ก่อนไปวันที่หลัง แยกชุดวางบิลตามเครดิตเทอม, และดีดกระดาษคำนวณตามจำนวนเงินที่จะ

ชำระ จากนั้นบันทึกใบวางบิลในระบบBC แล้วส่งให้ผู้จัดการตรวจสอบต่อไป 

(พร้อมรายงานทำวางบิลประจำวัน)



พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

จัดทำชุดวางบิลภายใน 5 วัน นับจากวันรับวางบิล ชุดที่มีปัญหาอยู่ระหว่างติดต่อกับ Vendor ให้จัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 7 วัน 

 ตรวจสอบจากรายงานการรับวางบิลประจำวัน

 ไม่เกิน 5 ราย/เดือน

7

จัดทำรายงานสรุปการรับวางบิล, จัดทำใบวางบิล และใบจ่ายเงินล่วงหน้าคงค้างประจำสัปดาห์ แยกตาม aging ส่งผู้จัดการส่วน



พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

สรุปสถานะการรับวางบิลทุกสัปดาห์



8

ตรวจสอบรายงานใบจ่ายเงินล่วงหน้า และดำเนินการตามข้อ 4



พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย

จัดทำชุดวางบิลภายใน 1 สัปดาห์ นับจากวันจ่ายเงินล่วงหน้า
ยกเว้น ชุดที่มีปัญหายังไม่ได้รับสินค้า ให้รายงานผจก.ทุกสัปดาห์


 ขอไปตรวจสอบ

กับแแผนกบัญชี


การชำระเงินให้เจ้าหนี้

    บริษัทจะทำการจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้จากการรับวางบิลเท่านั้น  และการรับวางบิล จะมีรอบการจ่ายเงินตามกำหนด  หาก Supplier รายใดวางบิลไม่ตรงตามวันที่กำหนด หรือ รายละเอียดการวางบิลไม่ตรงกับเงื่อนไขที่ตกลง  ทางบริษัทขอสงวนสิทธ์เลื่อนการจ่ายเงินไปเป็นงวดถัดไป 

กลุ่มเจ้าหนี้ เครดิต และเอกสารประกอบการจ่ายเงิน

                                                         เอกสารประกอบการจ่ายเงิน

กลุ่มเจ้าหนี้

เครดิตการชำระเงิน

PR

PO

BC

RV

IV

อื่น ๆ เพิ่มเติม

เจ้าหนี้กลุ่ม  SCG


  • เงินสด 1วัน

  • เงินเชื่อ 30-60 วัน

  • ตั๋วแลกเงิน 75 วัน

  • สินค้าบริการ,สั่งทำ,สั่งติดตั้ง สด 1 วัน

  • สินค้าบริการ,สั่งทำ,สั่งติดตั้ง  30  วัน













สินค้า Pass ส่ง

  • เลขที่บิลขาย

  • ตรวจกำไร-ขาดทุน

  • DP เซ็นต์รับหน้างาน

เจ้าหนี้การค้าเชียงใหม่ ,กรุงเทพและต่างจังหวัด

  • เงินสด 1 วัน

  • เงินเชื่อระยะสั้น 3-15 วัน

  • เงินเชื่อ 30-60 วัน

  • สินค้าบริการ,สั่งทำ,สั่งติดตั้ง 7-30 วัน





สินค้าติดตั้ง,บริการ,สั่งทำ

  • ใบตรวจรับงานของลูกค้า

  • เปิดบิลขาย

เจ้าหนี้สินค้าฝากขาย

  • ชำระเงินเมื่อได้ขาย


สินค้าฝากขาย

  • เลขที่บิลขาย

  • รายงานขายสินค้า

  • ตรวจสอบกำไร-ขาดทุน

เจ้าหนี้ค่าใช้จ่าย

  • เงินสด

  • เงินเชื่อระยะสั้น 3-15 วัน

  • เงินเชื่อ 30-60 วัน






เงื่อนไขการรับวางบิล-จ่ายเงิน


ประเภทเครดิต

วันรับวางบิล

การจ่ายเงิน

จุดควบคุม

เจ้าหนี้ซื้อสด SCG 1 วัน


ทุกวันจากระบบSAP

ภายใน 15.00 น.

มี PO ครบก่อน 10.00 น.

ยังไม่ได้รับสินค้าให้ทำจ่ายล่วงหน้า

เจ้าหนี้ซื้อสด SCG สำหรับ สินค้าบริการ, สั่งทำ, สั่งติดตั้ง สด 1 วัน


ทุกวันจากระบบ SAP

ภายใน 15.00 น.

มี PO ครบก่อน 10.00 น. และ

มีใบตรวจรับงานที่ลูกค้าเซ็นรับ

เจ้าหนี้ซื้อสดทั่วไป 1 วัน

ทุกวัน

เว้นวันพุธ

วางบิลด้วย PO ล่วงหน้า 1 วัน 

กรณียังไม่ได้รับสินค้าทำจ่ายล่วงหน้า

เจ้าหนี้ซื้อสด, ค่าใช้จ่าย, ค่าขนส่ง  3-15 วัน

วางบิลวันเสาร์-อังคาร

รับเงินทุกวันศุกร์

มี PO, ใบรับเข้า, Invoice

เจ้าหนี้ซื้อเชื่อ 30 วันขึ้นไป


วันที่ 1-10 ของเดือน

วันที่ 20 เป็นต้นไป

มี PO, ใบรับเข้า, Invoice กรณี Pass ส่งมีการเปิดบิลขาย

เจ้าหนี้ซื้อด้วยตั๋ว SCG 75 วัน


ทุกวันจากระบบ SAP

ทำจ่ายล่วงหน้าภายใน 3 วันนับจากวันรับวางบิล

มี PO เซ็นต์อนุมัติแล้วภายในสิ้นวันของวันที่แจ้งหนี้


การแก้ไขเอกสารที่ไม่ตรงตามข้อตกลง

    เมื่อ Vendor ได้ส่งสินค้าให้ และพบว่ามีข้อผิดพลาดในการออกใบสั่งซื้อ การรับเข้า และการตั้งเจ้าหนี้จาก Invioce ไม่ถูกต้องตรงกันเช่น ชื่อเจ้าหนี้, จำนวน, ราคา, ภาษี, ส่วนลด, ของแถม  แผนกการเงินจะส่งกลับ แผนกจัดซื้อเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องโดยกำหนดกา

กำหนดเวลาการแก้ไขตามความเร่งด่วนของเครดิตเพื่อให้สามารถเบิกจ่ายเงินได้ทันตามกำหนดดังนี้

ประเภทเครดิต

กำหนดเวลาการแก้ไข (จัดซื้อ)

หมายเหตุ

เจ้าหนี้ซื้อสด SCG 1 วัน


แก้ไขทันทีและส่งให้ภายใน 12.00 น.

ต้องทำการโอนเงินภายใน 15.00 น.

เจ้าหนี้ซื้อสดทั่วไป 1 วัน

แก้ไขทันทีและส่งให้ภายใน 12.00 น.

ต้องส่งให้ผู้บริหารระดับสูงเซ็นต์เช็คมีความเสี่ยงจ่ายที่จะจ่ายไม่ได้หากไม่มีท่านใดอยู่

เจ้าหนี้ซื้อสด, ค่าใช้จ่าย, ค่าขนส่ง  3-15 วัน

1 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข


เจ้าหนี้ซื้อเชื่อ 30 วันขึ้นไป


2 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข


เจ้าหนี้ซื้อด้วยตั๋ว SCG 75 วัน


1 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข



WI-CA-018 การโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash

                                                                               

logo_nopadol_jpg.jpg                                                                                     วันที 4 พฤศจิกายน 2559

เรื่อง  แจ้งการรับวางบิลและการโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash

เรียน  ผู้จัดการบริษัท…………….……………………………………………….………..

ด้วยปัจจุบันบริษัทนพดลพานิช จำกัด ได้ปรับปรุงการชำระเงินเป็นแบบโอนเงินเข้าบัญชีผ่านระบบ I-Cash โดยมีรายละเอียดการโอนเงิน และค่าธรรมเนียมในการโอนดังนี้

*ไม่เกิน 100,000         คิดค่าธรรมเนียนโอน  20 บาท

*100,001-500,000      คิดค่าธรรมเนียมโอน 75 บาท

*500,001-2,000,000   คิดค่าธรรมเนียมโอน 200 บาท

เงื่อนไขการรับวางบิล-จ่ายเงิน

  1. บริษัทไม่รับวางบิลหากยังไม่ได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษี 

  2. สินค้าPass ส่งห้ามให้ลูกค้าเห็นราคาในใบกำกับภาษี(ห้ามส่งใบกำกับภาษีไปกับสินค้าPassส่ง)ให้ทำการส่งทางไปรษณีย์เท่านั้น

  3. ต้องวางบิลก่อนถึงกำหนดจ่ายเงินทุกครั้ง(ไม่จ่ายเงินหากไม่ผ่านการวางบิลก่อน) โดยมีเงื่อนไขการรับวางบิลมีดังนี

ประเภทเครดิต

วันรับวางบิล

การจ่ายเงิน

จุดควบคุม

ซื้อสด 0 วัน(จ่ายเงินล่วงหน้า)

ทุกวัน(เว้นวันหยุดทำการของบริษัท)

ทุกวัน(เว้นวันหยุดทำการธนาคาร)

วางบิลด้วย PO ก่อนล่วงหน้า 

1 วันเงื่อนไขจ่ายเงินก่อนได้รับสินค้า

ซื้อสดทั่วไป 1 วัน

ทุกวัน(เว้นวันหยุดทำการของบริษัท)

ทุกวัน(เว้นวันหยุดทำการธนาคาร)

วางบิลด้วยPOล่วงหน้า 1 วัน 

จ่ายเงินเมื่อได้รับสินค้าแล้ว

ซื้อสด,ค่าใช้จ่าย,ค่าขนส่ง  3-15 วัน

วางบิล

วันเสาร์,จันทร์-อังคาร

รับเงินทุกวันศุกร์

มีPO,ใบรับเข้า,Invoice ครบจึงจะจ่ายเงิน,กรณีPassส่งมีการเปิดบิลขาย,ค่าบริการ/ค่าติดตั้งต้องมีลายเซ็นต์ตรวจรับงานของลูกค้าแนบมาด้วยทุกครั้ง

ซื้อเชื่อ 30 วันขึ้นไป


วันที่ 1-10 ของเดือน

วันที่ 20 เป็นต้นไป

มีPO,ใบรับเข้า,Invoice ครบจึงจะจ่ายเงิน,กรณีPassส่งมีการเปิดบิลขาย,ค่าบริการ/ค่าติดตั้งต้องมีลายเซ็นต์ตรวจรับงานของลูกค้าแนบมาด้วยทุกครั้ง

สาเหตุที่ Supplier จะไม่ได้รับเงินตามกำหนด (แม้จะวางบิลตามรอบที่แจ้งข้างต้น)

จึงเรียนมาเพื่อทราบ หากมีข้อสงสัยกรุณาติดต่อแผนกการเงิน โทร.053-240377 ต่อ 500 ,515

ขอแสดงความนับถือ

(นางวิไลวรรณ บุญมาก)

ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน


WI-CA-024 กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้

กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้


1.สินค้าสั่งเข้าสต๊อกเกินจุดสั่งซื้อโดยไม่มีเหตุผล

2.กรณีสั่งเข้าสต้อคแต่ไม่มีการเซ็นใบเสนอซื้อ(ใบPR)ที่มีลายเซ็นของSGM 

2.ประวัติการขาย(สินค้าเคลื่อนไหว)จำนวนสินค้าที่สั่งซื้อต้องเฉลี่ยแล้วเพียงพอต่อการขายไม่เกิน3เดือน

3.สินค้าที่สั่งพิเศษให้ลูกค้ากรณีทยอยรับต้องมี Backorder เข้าคลังSPO และมีกำหนดรับของที่แน่นอนภายในกี่เดือน

4.สินค้าที่สั่งซื้อใหม่ lotใหญ่ เหตุผลของจะขึ้นราคาต้องได้ราคาเดิม หรือแพงกว่าในอัตราที่เหมาะสม

5.การสั่งซื้อเพื่อปิดเป้าต้องมี ใบบันทึกข้อตกลงในการสั่งซื้อ (Vendor agreement)ให้การเงินทราบก่อนออกใบสั่งซื้อ (PO) ล่วงหน้า

6.กรณีซื้อสินค้าเครดิตระยะสั้น (1,3,5,7วัน)ยอดเกิน 1,000,000 บาท ให้แจ้งการเงินก่อนออกใบสั่งซื้อ (PO) ยกเว้นสินค้าที่มีมูลค่าสูง เช่น เหล็กรูป ,เหล็กเส้น ,คอนกรีตSolution เป็นต้น