กระบวนวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้
- WI-CA-015 ตั้งหนี้กรณี Invoice ไม่ตรงตามPO
- WI-CA-016 กรณีการตั้งหนี้ลอย
- WI-CA-017 การรับวางบิลจ่ายชำระเงินและเงื่อนไขการวางบิล
- WI-CA-018 การโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash
- WI-CA-024 กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้
WI-CA-015 ตั้งหนี้กรณี Invoice ไม่ตรงตามPO
ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น
1. กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด
2. กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR
3. กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice
4. กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป
5. กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้เพื่อทำการแก้ไขและเขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทราบ
6. เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO
-
กรณีเครดิตน้อยกว่า PO ให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขเครดิต
-
กรณีเครดิตสูงกว่า PO บริษัทมีนโยบายให้ใช่เครดิตตาม Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด
7. ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด
8. กรณีสินค้า Pass ส่งพนักงานขายคอนเฟิร์มหน้างานเพื่อทำการรับเข้าตามจริงเพื่อทำการตั้งหนี้
WI-CA-016 กรณีการตั้งหนี้ลอย
ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น
การตั้งหนี้ลอยเป็นการตั้งหนี้ให้ยอดมูลค่าสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่มตรงตาม Invoice เพื่่อให้การเสียภาษีถูกต้อง จะต้องดำเนินการแก้ไขให่ถูกต้องดังนี้
1. หากตรวจสอบพบว่า Invoive ไม่ถูกต้อง ต้องส่งInvoice ที่ผิดให้เจ้าหนี้แก้ไขให้ถูกต้อง หรือให้เจ้าหนี้ออกใบลดหนี้ตามมาล้างให้ตรงตามที่รับเข้าจริง
2. กรณีเจ้าหนี้ ที่ไม่มีระบบที่รองรับการออกใบลดหนี้
- แจ้งให้เจ้าหนี้เปลี่ยน Invoice ใหม่มาให้ทันที
3. กรณีที่เจ้าหนี้ไม่ยอมเปลี่ยน Invoice และยังไม่มีการออกใบลดหนี้ส่งมาให้
- อนุญาตให้ตั้งหนี้ลอย และทำ Black Listเจ้าหนี้รายนั้นไว้เพื่อที่ติดตามใบลดหนี้ และเสียภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างครบถ้วน
- การจ่ายเงินจะจ่ายขาดตามที่รับของจริง และต้องติดตามใบลดหนี้มาให้ได้
การลงบัญชี
ตัวอย่าง รายการ Q-CON สินค้ามูลค่า 14,862.78 = 7%(VAT)=1,040.39 = 15,903.17
รับจริง สินค้ามูลค่า 12,857.80 = 7%(VAT)=900.05 = 13,757.85
ลดหนี้ สินค้ามูลค่า 2,004.98 = 7%(VAT)=140.35 = 2,145.33
กรณีที่1 รับเข้าตามของที่ได้รับจริง (ไม่รับของเสียหาย) | กรณีที่2 กรณีเจ้าหนี้ไม่เอาซากคืน (แยกคลังรับเข้าคลังสินค้าดีและ คลังDMG) |
ตอนรับเข้าสินค้า Dr. ซื้อสินค้า 12,857.80 Cr. ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า 12,857.80 |
ตอนรับเข้าสินค้า Dr. ซื้อสินค้า 14,862.78 Cr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า 14,862.78 |
ตอนตั้งหนี้ Dr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า 12,857.80 ส่งคืน 2,004.98 ภาษีซื้อ 1,040.39 Cr. เจ้าหนี้การค้า 15,903.17 |
ตอนตั้งหนี้ Dr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า 14,862.78 ภาษีซื้อ 1,040.39 Cr.เจ้าหนี้การค้า 13,757.84 ส่งคืน 2,145.33 |
ตอนลดหนี้ Dr.เจ้าหนี้การค้า 2,145.33 Cr. ส่งคืน 2,004.98 ภาษีซื้อ 140.35 |
ตอนลดหนี้ Dr.ส่งคืน 2,145.33 Cr.ภาษีซื้อ 140.35 ซื้อสินค้า 2,004.98 |
ตอนจ่ายเงิน Dr.เจ้าหนี้การค้า 13,757.85 Cr.ธนาคาร 13,757.85 |
ตอนจ่ายเงิน Dr.เจ้าหนี้การค้า 13,757.85 Cr.ธนาคาร 13,757.85 |
WI-CA-017 การรับวางบิลจ่ายชำระเงินและเงื่อนไขการวางบิล
รับวางบิล
No. |
รายละเอียด |
Vendor, จดหมาย, FAX |
บัญชีเจ้าหนี้ |
ผู้รับผิดชอบ |
จุดควบคุม |
Work Indicator |
เกณฑ์ |
1 |
รับเอกสารธุรกรรมต่างๆ |
ชุดวางบิลจาก Vendor (ใบวางบิล และอื่นๆ ถ้ามี เช่น ใบกำกับภาษี/สำเนา,ใบส่งสินค้า,สำเนา P/O,ใบเสร็จรับเงิน) |
|
พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย |
ความครบถ้วนของเอกสารต่างๆ |
|
|
2 |
ตรวจสอบเอกสารใบวางบิลกับรายการเจ้าหนี้คงค้างในระบบ |
หากเอกสารจำนวนไม่ถูกต้อง, สินค้ามีปัญหามาไม่ครบ,ราคาไม่ถูกต้อง แจ้งจนท.วางบิลของ VDทราบทันที กรณีได้รับ จดหมายให้ติดต่อกับ VD โดยทำเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง |
หากมีใบรับสินค้าไม่ได้ตั้งเจ้าหนี้ในระบบ จะแจ้งให้บัญชีเจ้าหนี้ทราบเพื่อตั้งหนี้ในระบบให้ถูกต้อง |
พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย |
เอกสารตั้งเจ้าหนี้ในระบบ ถูกต้องและครบถ้วนตรงกับรายการที่ Vendor แจ้ง |
|
|
3 |
ออกใบรับวางบิลให้กับ Vendor ที่มาวางบิลเองที่บริษัทฯ หรือลงทะเบียนคุมเอกสารวางบิลที่ได้รับทางจดหมายหรือ FAX |
|
|
พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย |
ความครบถ้วนของชุดรับ วางบิลจาก vendor |
|
|
4 |
ตรวจสอบเอกสารตั้งเจ้าหนี้เพื่อจัดทำชุดวางบิล ดังนี้ |
|
|
พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย |
ชุดวางบิลมีเอกสารครบถ้วน |
|
|
No. |
รายละเอียด |
Vendor, จดหมาย, FAX |
บัญชีเจ้าหนี้ |
ผู้รับผิดชอบ |
จุดควบคุม |
Work Indicator |
เกณฑ์ |
5 |
ตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารตั้ง เจ้าหนี้ ครบถ้วน |
|
กรณีได้รับสินค้าขาดจำนวน หรือราคาไม่ถูกต้องและยังไม่ได้รับใบลดหนี้ ให้ทำจดหมายแจ้ง Vendor ให้ออกใบลดหนี้ให้กับบริษัทฯ |
พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย |
|||
6 |
จัดทำชุดวางบิล (เอกสารในข้อ 4,จดหมายติดต่อ Vendorในข้อ 5) จัดเรียงตามวันที่ก่อนไปวันที่หลัง แยกชุดวางบิลตามเครดิตเทอม, และดีดกระดาษคำนวณตามจำนวนเงินที่จะ ชำระ จากนั้นบันทึกใบวางบิลในระบบBC แล้วส่งให้ผู้จัดการตรวจสอบต่อไป (พร้อมรายงานทำวางบิลประจำวัน) |
|
|
พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย |
จัดทำชุดวางบิลภายใน 5 วัน นับจากวันรับวางบิล ชุดที่มีปัญหาอยู่ระหว่างติดต่อกับ Vendor ให้จัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 7 วัน |
ตรวจสอบจากรายงานการรับวางบิลประจำวัน |
ไม่เกิน 5 ราย/เดือน |
7 |
จัดทำรายงานสรุปการรับวางบิล, จัดทำใบวางบิล และใบจ่ายเงินล่วงหน้าคงค้างประจำสัปดาห์ แยกตาม aging ส่งผู้จัดการส่วน |
พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย |
สรุปสถานะการรับวางบิลทุกสัปดาห์ |
||||
8 |
ตรวจสอบรายงานใบจ่ายเงินล่วงหน้า และดำเนินการตามข้อ 4 |
|
|
พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย |
จัดทำชุดวางบิลภายใน 1 สัปดาห์ นับจากวันจ่ายเงินล่วงหน้า |
|
ขอไปตรวจสอบ กับแแผนกบัญชี |
การชำระเงินให้เจ้าหนี้
บริษัทจะทำการจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้จากการรับวางบิลเท่านั้น และการรับวางบิล จะมีรอบการจ่ายเงินตามกำหนด หาก Supplier รายใดวางบิลไม่ตรงตามวันที่กำหนด หรือ รายละเอียดการวางบิลไม่ตรงกับเงื่อนไขที่ตกลง ทางบริษัทขอสงวนสิทธ์เลื่อนการจ่ายเงินไปเป็นงวดถัดไป
กลุ่มเจ้าหนี้ เครดิต และเอกสารประกอบการจ่ายเงิน
เอกสารประกอบการจ่ายเงิน
กลุ่มเจ้าหนี้ |
เครดิตการชำระเงิน |
PR |
PO |
BC |
RV |
IV |
อื่น ๆ เพิ่มเติม |
เจ้าหนี้กลุ่ม SCG |
|
⤫ |
⤫ ⤫ ⤫ ⤫ ⤫ |
⤫ ⤫ ⤫ |
⤫ ⤫ ⤫ |
⤫ ⤫ |
สินค้า Pass ส่ง
|
เจ้าหนี้การค้าเชียงใหม่ ,กรุงเทพและต่างจังหวัด |
|
⤫ ⤫ |
⤫ ⤫ ⤫ ⤫ |
⤫ ⤫ ⤫ |
⤫ ⤫ ⤫ |
⤫ ⤫ ⤫ |
สินค้าติดตั้ง,บริการ,สั่งทำ
|
เจ้าหนี้สินค้าฝากขาย |
|
⤫ |
⤫ |
⤫ |
⤫ |
สินค้าฝากขาย
|
|
เจ้าหนี้ค่าใช้จ่าย |
|
⤫ ⤫ ⤫ |
⤫ ⤫ ⤫ |
เงื่อนไขการรับวางบิล-จ่ายเงิน
ประเภทเครดิต |
วันรับวางบิล |
การจ่ายเงิน |
จุดควบคุม |
เจ้าหนี้ซื้อสด SCG 1 วัน |
ทุกวันจากระบบSAP |
ภายใน 15.00 น. |
มี PO ครบก่อน 10.00 น. ยังไม่ได้รับสินค้าให้ทำจ่ายล่วงหน้า |
เจ้าหนี้ซื้อสด SCG สำหรับ สินค้าบริการ, สั่งทำ, สั่งติดตั้ง สด 1 วัน |
ทุกวันจากระบบ SAP |
ภายใน 15.00 น. |
มี PO ครบก่อน 10.00 น. และ มีใบตรวจรับงานที่ลูกค้าเซ็นรับ |
เจ้าหนี้ซื้อสดทั่วไป 1 วัน |
ทุกวัน |
เว้นวันพุธ |
วางบิลด้วย PO ล่วงหน้า 1 วัน กรณียังไม่ได้รับสินค้าทำจ่ายล่วงหน้า |
เจ้าหนี้ซื้อสด, ค่าใช้จ่าย, ค่าขนส่ง 3-15 วัน |
วางบิลวันเสาร์-อังคาร |
รับเงินทุกวันศุกร์ |
มี PO, ใบรับเข้า, Invoice |
เจ้าหนี้ซื้อเชื่อ 30 วันขึ้นไป |
วันที่ 1-10 ของเดือน |
วันที่ 20 เป็นต้นไป |
มี PO, ใบรับเข้า, Invoice กรณี Pass ส่งมีการเปิดบิลขาย |
เจ้าหนี้ซื้อด้วยตั๋ว SCG 75 วัน |
ทุกวันจากระบบ SAP |
ทำจ่ายล่วงหน้าภายใน 3 วันนับจากวันรับวางบิล |
มี PO เซ็นต์อนุมัติแล้วภายในสิ้นวันของวันที่แจ้งหนี้ |
การแก้ไขเอกสารที่ไม่ตรงตามข้อตกลง
เมื่อ Vendor ได้ส่งสินค้าให้ และพบว่ามีข้อผิดพลาดในการออกใบสั่งซื้อ การรับเข้า และการตั้งเจ้าหนี้จาก Invioce ไม่ถูกต้องตรงกันเช่น ชื่อเจ้าหนี้, จำนวน, ราคา, ภาษี, ส่วนลด, ของแถม แผนกการเงินจะส่งกลับ แผนกจัดซื้อเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องโดยกำหนดกา
กำหนดเวลาการแก้ไขตามความเร่งด่วนของเครดิตเพื่อให้สามารถเบิกจ่ายเงินได้ทันตามกำหนดดังนี้
ประเภทเครดิต |
กำหนดเวลาการแก้ไข (จัดซื้อ) |
หมายเหตุ |
เจ้าหนี้ซื้อสด SCG 1 วัน |
แก้ไขทันทีและส่งให้ภายใน 12.00 น. |
ต้องทำการโอนเงินภายใน 15.00 น. |
เจ้าหนี้ซื้อสดทั่วไป 1 วัน |
แก้ไขทันทีและส่งให้ภายใน 12.00 น. |
ต้องส่งให้ผู้บริหารระดับสูงเซ็นต์เช็คมีความเสี่ยงจ่ายที่จะจ่ายไม่ได้หากไม่มีท่านใดอยู่ |
เจ้าหนี้ซื้อสด, ค่าใช้จ่าย, ค่าขนส่ง 3-15 วัน |
1 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข |
|
เจ้าหนี้ซื้อเชื่อ 30 วันขึ้นไป |
2 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข |
|
เจ้าหนี้ซื้อด้วยตั๋ว SCG 75 วัน |
1 วันนับจากวันเซ็นต์รับเอกสารเพื่อแก้ไข |
WI-CA-018 การโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash
วันที 4 พฤศจิกายน 2559
เรื่อง แจ้งการรับวางบิลและการโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash
เรียน ผู้จัดการบริษัท…………….……………………………………………….………..
ด้วยปัจจุบันบริษัทนพดลพานิช จำกัด ได้ปรับปรุงการชำระเงินเป็นแบบโอนเงินเข้าบัญชีผ่านระบบ I-Cash โดยมีรายละเอียดการโอนเงิน และค่าธรรมเนียมในการโอนดังนี้
-
ระบบโอนเงินI-Cash ไม่สามารถสั่งจ่ายเงินในวันหยุดทำการของธนาคารได้
-
กรณีสั่งโอนข้ามธนาคารจะมีช่วงระยะเวลาการรอเคลียริ่งระหว่างกันประมาณ 2 วันทำการ
-
ธนาคารจะหักค่าธรรมเนียมการโอนจากยอดเงินที่ Vendorจะได้รับถูกลงกว่าปกติที่เคยโอนด้วยเช็คดังนี้
-
ธนาคารเดียวกัน (ธนาคารกรุงเทพจำกัด) ในจังหวัดเชียงใหม่ 10 บาท/ครั้ง
-
ธนาคารเดียวกัน (ธนาคารกรุงเทพจำกัด) ต่างจังหวัด 30 บาท/ครั้ง
-
ต่างธนาคาร(ไม่ใช่ธนาคารกรุงเทพจำกัด) โอนทันทีก่อน 11 โมงของวันที่โอน
*ไม่เกิน 100,000 คิดค่าธรรมเนียนโอน 20 บาท
*100,001-500,000 คิดค่าธรรมเนียมโอน 75 บาท
*500,001-2,000,000 คิดค่าธรรมเนียมโอน 200 บาท
-
ต่างธนาคาร(ไม่ใช่ธนาคารกรุงเทพจำกัด) โอนล่วงหน้าคิดค่าธรรมเนียม 12 บาท/ครั้ง
เงื่อนไขการรับวางบิล-จ่ายเงิน
-
บริษัทไม่รับวางบิลหากยังไม่ได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษี
-
สินค้าPass ส่งห้ามให้ลูกค้าเห็นราคาในใบกำกับภาษี(ห้ามส่งใบกำกับภาษีไปกับสินค้าPassส่ง)ให้ทำการส่งทางไปรษณีย์เท่านั้น
-
ต้องวางบิลก่อนถึงกำหนดจ่ายเงินทุกครั้ง(ไม่จ่ายเงินหากไม่ผ่านการวางบิลก่อน) โดยมีเงื่อนไขการรับวางบิลมีดังนี
สาเหตุที่ Supplier จะไม่ได้รับเงินตามกำหนด (แม้จะวางบิลตามรอบที่แจ้งข้างต้น)
-
ไม่ส่งต้นฉบับใบกำกับภาษี หรือ ใบกำกับภาษีไม่ตรงกับใบสั่งซื้อเช่น ชื่อเจ้าหนี้,จำนวน,ราคา,ภาษี,ส่วนลด,ของแถมขาด/เกิน โดยแผนกการเงินจะส่งกลับไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องก่อน
-
มีเหตุทำให้ระงับจ่ายจากฝ่ายจัดซื้อ และ ผู้บริหาร
-
มีบัญชีระหว่างกัน(ตัดชำระบัญชีซื้อ/ขายระหว่างกัน)
-
สามารถวางบิลตามรอบได้ กรณียังไม่ครบกำหนดจ่ายต้องรอรับเงินโอนตามกำหนดของเครดิตเท่านั้น
จึงเรียนมาเพื่อทราบ หากมีข้อสงสัยกรุณาติดต่อแผนกการเงิน โทร.053-240377 ต่อ 500 ,515
ขอแสดงความนับถือ
(นางวิไลวรรณ บุญมาก)
ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน
WI-CA-024 กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้
กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้
1.สินค้าสั่งเข้าสต๊อกเกินจุดสั่งซื้อโดยไม่มีเหตุผล
2.กรณีสั่งเข้าสต้อคแต่ไม่มีการเซ็นใบเสนอซื้อ(ใบPR)ที่มีลายเซ็นของSGM
2.ประวัติการขาย(สินค้าเคลื่อนไหว)จำนวนสินค้าที่สั่งซื้อต้องเฉลี่ยแล้วเพียงพอต่อการขายไม่เกิน3เดือน
3.สินค้าที่สั่งพิเศษให้ลูกค้ากรณีทยอยรับต้องมี Backorder เข้าคลังSPO และมีกำหนดรับของที่แน่นอนภายในกี่เดือน
4.สินค้าที่สั่งซื้อใหม่ lotใหญ่ เหตุผลของจะขึ้นราคาต้องได้ราคาเดิม หรือแพงกว่าในอัตราที่เหมาะสม
5.การสั่งซื้อเพื่อปิดเป้าต้องมี ใบบันทึกข้อตกลงในการสั่งซื้อ (Vendor agreement)ให้การเงินทราบก่อนออกใบสั่งซื้อ (PO) ล่วงหน้า
6.กรณีซื้อสินค้าเครดิตระยะสั้น (1,3,5,7วัน)ยอดเกิน 1,000,000 บาท ให้แจ้งการเงินก่อนออกใบสั่งซื้อ (PO) ยกเว้นสินค้าที่มีมูลค่าสูง เช่น เหล็กรูป ,เหล็กเส้น ,คอนกรีตSolution เป็นต้น