กระบวนวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

• WI-CA-015 ตั้งหนี้กรณี Invoice ไม่ตรงตามPO
• WI-CA-016 กรณีการตั้งหนี้ลอย
• WI-CA-017 การรับวางบิลจ่ายชำระเงินและเงื่อนไขการวางบิล
• WI-CA-018 การโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash
• WI-CA-024 กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้

WI-CA-015 ตั้งหนี้กรณี Invoice ไม่ตรงตามPO

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น

1. กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

2. กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR 

3. กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice 

4. กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป

5. กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้เพื่อทำการแก้ไขและเขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทราบ

6. เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO

• กรณีเครดิตน้อยกว่า PO ให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขเครดิต

• กรณีเครดิตสูงกว่า PO บริษัทมีนโยบายให้ใช่เครดิตตาม Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

7. ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด

8. กรณีสินค้า Pass ส่งพนักงานขายคอนเฟิร์มหน้างานเพื่อทำการรับเข้าตามจริงเพื่อทำการตั้งหนี้

WI-CA-016 กรณีการตั้งหนี้ลอย

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น 

    การตั้งหนี้ลอยเป็นการตั้งหนี้ให้ยอดมูลค่าสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่มตรงตาม Invoice  เพื่่อให้การเสียภาษีถูกต้อง จะต้องดำเนินการแก้ไขให่ถูกต้องดังนี้

1. หากตรวจสอบพบว่า Invoive ไม่ถูกต้อง ต้องส่งInvoice ที่ผิดให้เจ้าหนี้แก้ไขให้ถูกต้อง หรือให้เจ้าหนี้ออกใบลดหนี้ตามมาล้างให้ตรงตามที่รับเข้าจริง

2. กรณีเจ้าหนี้ ที่ไม่มีระบบที่รองรับการออกใบลดหนี้

• แจ้งให้เจ้าหนี้เปลี่ยน Invoice ใหม่มาให้ทันที

3. กรณีที่เจ้าหนี้ไม่ยอมเปลี่ยน Invoice และยังไม่มีการออกใบลดหนี้ส่งมาให้

• อนุญาตให้ตั้งหนี้ลอย และทำ Black Listเจ้าหนี้รายนั้นไว้เพื่อที่ติดตามใบลดหนี้ และเสียภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างครบถ้วน 
• การจ่ายเงินจะจ่ายขาดตามที่รับของจริง และต้องติดตามใบลดหนี้มาให้ได้

การลงบัญชี

ตัวอย่าง    รายการ Q-CON  สินค้ามูลค่า    14,862.78  =  7%(VAT)=1,040.39  =  15,903.17            
                       รับจริง    สินค้ามูลค่า    12,857.80  =  7%(VAT)=900.05   =  13,757.85            
                        ลดหนี้    สินค้ามูลค่า    2,004.98   =  7%(VAT)=140.35    =   2,145.33            

กรณีที่1 รับเข้าตามของที่ได้รับจริง (ไม่รับของเสียหาย)	กรณีที่2 กรณีเจ้าหนี้ไม่เอาซากคืน (แยกคลังรับเข้าคลังสินค้าดีและ คลังDMG)
ตอนรับเข้าสินค้า    Dr. ซื้อสินค้า                 12,857.80                        Cr. ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า          12,857.80	ตอนรับเข้าสินค้า    Dr. ซื้อสินค้า    14,862.78                        Cr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า        14,862.78
ตอนตั้งหนี้          Dr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า      12,857.80                         ส่งคืน                     2,004.98                          ภาษีซื้อ                    1,040.39                           Cr. เจ้าหนี้การค้า                 15,903.17	ตอนตั้งหนี้          Dr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า    14,862.78                          ภาษีซื้อ                  1,040.39                               Cr.เจ้าหนี้การค้า              13,757.84                              ส่งคืน                       2,145.33
ตอนลดหนี้          Dr.เจ้าหนี้การค้า              2,145.33                        Cr. ส่งคืน                         2,004.98                             ภาษีซื้อ                           140.35	ตอนลดหนี้          Dr.ส่งคืน                    2,145.33                         Cr.ภาษีซื้อ                       140.35                            ซื้อสินค้า                   2,004.98
ตอนจ่ายเงิน        Dr.เจ้าหนี้การค้า             13,757.85                          Cr.ธนาคาร                       13,757.85	ตอนจ่ายเงิน       Dr.เจ้าหนี้การค้า            13,757.85                          Cr.ธนาคาร                   13,757.85

                                

                                
                                
   
                                
                                

                                

WI-CA-017 การรับวางบิลจ่ายชำระเงินและเงื่อนไขการวางบิล

รับวางบิล

การชำระเงินให้เจ้าหนี้

    บริษัทจะทำการจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้จากการรับวางบิลเท่านั้น  และการรับวางบิล จะมีรอบการจ่ายเงินตามกำหนด  หาก Supplier รายใดวางบิลไม่ตรงตามวันที่กำหนด หรือ รายละเอียดการวางบิลไม่ตรงกับเงื่อนไขที่ตกลง  ทางบริษัทขอสงวนสิทธ์เลื่อนการจ่ายเงินไปเป็นงวดถัดไป 

กลุ่มเจ้าหนี้ เครดิต และเอกสารประกอบการจ่ายเงิน

                                                         เอกสารประกอบการจ่ายเงิน

เงื่อนไขการรับวางบิล-จ่ายเงิน

การแก้ไขเอกสารที่ไม่ตรงตามข้อตกลง

    เมื่อ Vendor ได้ส่งสินค้าให้ และพบว่ามีข้อผิดพลาดในการออกใบสั่งซื้อ การรับเข้า และการตั้งเจ้าหนี้จาก Invioce ไม่ถูกต้องตรงกันเช่น ชื่อเจ้าหนี้, จำนวน, ราคา, ภาษี, ส่วนลด, ของแถม  แผนกการเงินจะส่งกลับ แผนกจัดซื้อเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องโดยกำหนดกา

กำหนดเวลาการแก้ไขตามความเร่งด่วนของเครดิตเพื่อให้สามารถเบิกจ่ายเงินได้ทันตามกำหนดดังนี้

WI-CA-018 การโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash

                                                                               

                                                                                    วันที 4 พฤศจิกายน 2559

เรื่อง  แจ้งการรับวางบิลและการโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash

เรียน  ผู้จัดการบริษัท…………….……………………………………………….………..

ด้วยปัจจุบันบริษัทนพดลพานิช จำกัด ได้ปรับปรุงการชำระเงินเป็นแบบโอนเงินเข้าบัญชีผ่านระบบ I-Cash โดยมีรายละเอียดการโอนเงิน และค่าธรรมเนียมในการโอนดังนี้

• ระบบโอนเงินI-Cash ไม่สามารถสั่งจ่ายเงินในวันหยุดทำการของธนาคารได้

• กรณีสั่งโอนข้ามธนาคารจะมีช่วงระยะเวลาการรอเคลียริ่งระหว่างกันประมาณ  2 วันทำการ

• ธนาคารจะหักค่าธรรมเนียมการโอนจากยอดเงินที่ Vendorจะได้รับถูกลงกว่าปกติที่เคยโอนด้วยเช็คดังนี้

• ธนาคารเดียวกัน (ธนาคารกรุงเทพจำกัด) ในจังหวัดเชียงใหม่ 10 บาท/ครั้ง

• ธนาคารเดียวกัน (ธนาคารกรุงเทพจำกัด) ต่างจังหวัด 30 บาท/ครั้ง

• ต่างธนาคาร(ไม่ใช่ธนาคารกรุงเทพจำกัด) โอนทันทีก่อน 11 โมงของวันที่โอน 

*ไม่เกิน 100,000         คิดค่าธรรมเนียนโอน  20 บาท

*100,001-500,000      คิดค่าธรรมเนียมโอน 75 บาท

*500,001-2,000,000   คิดค่าธรรมเนียมโอน 200 บาท

• ต่างธนาคาร(ไม่ใช่ธนาคารกรุงเทพจำกัด) โอนล่วงหน้าคิดค่าธรรมเนียม 12 บาท/ครั้ง

เงื่อนไขการรับวางบิล-จ่ายเงิน

1. บริษัทไม่รับวางบิลหากยังไม่ได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษี 

2. สินค้าPass ส่งห้ามให้ลูกค้าเห็นราคาในใบกำกับภาษี(ห้ามส่งใบกำกับภาษีไปกับสินค้าPassส่ง)ให้ทำการส่งทางไปรษณีย์เท่านั้น

3. ต้องวางบิลก่อนถึงกำหนดจ่ายเงินทุกครั้ง(ไม่จ่ายเงินหากไม่ผ่านการวางบิลก่อน) โดยมีเงื่อนไขการรับวางบิลมีดังนี

สาเหตุที่ Supplier จะไม่ได้รับเงินตามกำหนด (แม้จะวางบิลตามรอบที่แจ้งข้างต้น)

• ไม่ส่งต้นฉบับใบกำกับภาษี หรือ ใบกำกับภาษีไม่ตรงกับใบสั่งซื้อเช่น ชื่อเจ้าหนี้,จำนวน,ราคา,ภาษี,ส่วนลด,ของแถมขาด/เกิน  โดยแผนกการเงินจะส่งกลับไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องก่อน

• มีเหตุทำให้ระงับจ่ายจากฝ่ายจัดซื้อ และ ผู้บริหาร 

• มีบัญชีระหว่างกัน(ตัดชำระบัญชีซื้อ/ขายระหว่างกัน)

• สามารถวางบิลตามรอบได้  กรณียังไม่ครบกำหนดจ่ายต้องรอรับเงินโอนตามกำหนดของเครดิตเท่านั้น

จึงเรียนมาเพื่อทราบ หากมีข้อสงสัยกรุณาติดต่อแผนกการเงิน โทร.053-240377 ต่อ 500 ,515

ขอแสดงความนับถือ

(นางวิไลวรรณ บุญมาก)

ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน

WI-CA-024 กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้

กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้

1.สินค้าสั่งเข้าสต๊อกเกินจุดสั่งซื้อโดยไม่มีเหตุผล

2.กรณีสั่งเข้าสต้อคแต่ไม่มีการเซ็นใบเสนอซื้อ(ใบPR)ที่มีลายเซ็นของSGM 

2.ประวัติการขาย(สินค้าเคลื่อนไหว)จำนวนสินค้าที่สั่งซื้อต้องเฉลี่ยแล้วเพียงพอต่อการขายไม่เกิน3เดือน

3.สินค้าที่สั่งพิเศษให้ลูกค้ากรณีทยอยรับต้องมี Backorder เข้าคลังSPO และมีกำหนดรับของที่แน่นอนภายในกี่เดือน

4.สินค้าที่สั่งซื้อใหม่ lotใหญ่ เหตุผลของจะขึ้นราคาต้องได้ราคาเดิม หรือแพงกว่าในอัตราที่เหมาะสม

5.การสั่งซื้อเพื่อปิดเป้าต้องมี ใบบันทึกข้อตกลงในการสั่งซื้อ (Vendor agreement)ให้การเงินทราบก่อนออกใบสั่งซื้อ (PO) ล่วงหน้า

6.กรณีซื้อสินค้าเครดิตระยะสั้น (1,3,5,7วัน)ยอดเกิน 1,000,000 บาท ให้แจ้งการเงินก่อนออกใบสั่งซื้อ (PO) ยกเว้นสินค้าที่มีมูลค่าสูง เช่น เหล็กรูป ,เหล็กเส้น ,คอนกรีตSolution เป็นต้น