การเงิน CA

• Job Description
• JD-CA-001 หัวหน้าแผนกการเงิน
• JD-CA-002 พนักงานการเงินจ่าย - ค่าใช้จ่าย
• JD-CA-003 พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้ทั่วไป
• JD-CA-004 พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้เครือ SCG
• JD-CA-005 พนักงานแผนกการเงินรับ
• JD-CA-006 หัวหน้าหน่วยงานแคชเชียร์
• JD-CA-007 พนักงานแคชเชียร์
• มาตรฐานการปฎิบัตงานประจำวัน
• WI-CA-001 การรับชำระเงินผ่านแคชเชียร์
• WI-CA-002 การขายสินค้าผ่านแคชเชียร์ POS
• WI-CA-003 การรับชำระเงินผ่านจุดแคชเชียร์กลาง
• WI-CA-004 การรับชำระหนี้-ออกใบเสร็จรับเงิน
• WI-CA-005 การขายสินค้าผ่านแคชเชียร์ DriveThru
• WI-CA-006 งานแคชเชียร์ที่ต้องปรับปรุงแก้ไข ดังนี้
• WI-CA-007 การขายสินค้าที่มีค่าบริการติดตั้ง
• WI-CA-008 การปิดการขายสินค้าของแคชเชียร์
• WI-CA-009 การออกใบลดหนี้
• WI-CA-010 การออกใบเพิ่มหนี้
• WI-CA-011 การรับและตัดเงินรับมัดจำ
• WI-CA-012 กระบวนการตรวจสอบการขายขาดทุน
• WI-CA-013 การขายสินค้าผ่านแคชเชียร์ POS (Version 2)
• Collective Action Case
• WI-CA-013 หลอกลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัวพนักงาน
• WI-CA-014 ออกบิลเงินเชื่อทั้งที่ลูกค้าไม่มีวงเงินเพียงพอ
• กระบวนวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้
• WI-CA-015 ตั้งหนี้กรณี Invoice ไม่ตรงตามPO
• WI-CA-016 กรณีการตั้งหนี้ลอย
• WI-CA-017 การรับวางบิลจ่ายชำระเงินและเงื่อนไขการวางบิล
• WI-CA-018 การโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash
• WI-CA-024 กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้
• ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน
• WI-CA-019 ระเบียบการเบิกเงินทดลองจ่าย
• นโยบาย Commission
• WI-CA-020 Incentive และ Commission
• ฟอร์มใบขอคืนเงินสดให้ลูกค้า
• WI-CA-021 แบบฟอร์มใบขอส่วนลดหรือยกเว้นค่าธรรมเนียมบัตร
• WI-CA-022 แบบฟอร์มใบขอเงินสดให้ลูกค้า
• นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต
• WI-CA-023 การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต และการคิดค่าธรรมเนียมรับบัตรเครดิต
• Q&A ปัญหาแคชเชียร์ที่พบบ่อย

Job Description

JD-CA-001 หัวหน้าแผนกการเงิน

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

มาตรฐานการปฎิบัตงาน

Collective Action Case

กระบวนการวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน

นโยบาย Commission

นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต

ความยากของงาน (Major Challenge) :

• ความเชี่ยวชาญและรอบรู้เรื่องตราสารทางการเงิน , เงินสด , บัตรเครดิต หรือเงื่อไขของ Gift vocher ต่างๆ

• การวิเคราะห์กระแสเงินสด

• ความเชี่ยวชาญ ข้อควรระวังและวิธีการต่าง ๆเกี่ยวกับการรับ-จ่ายเงินทางระบบอิเล็คทรอนิก

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)

ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)

JD-CA-002 พนักงานการเงินจ่าย - ค่าใช้จ่าย

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

มาตรฐานการปฎิบัตงาน

Collective Action Case

กระบวนการวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน

นโยบาย Commission

นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต

ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)

ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)

ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)

JD-CA-003 พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้ทั่วไป

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

มาตรฐานการปฎิบัตงาน

Collective Action Case

กระบวนการวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน

นโยบาย Commission

นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต

ความยากของงาน (Major Challenge) :

• มีความเชี่ยวชาญและรอบรู้เรื่องตราสารทางการ

• ความรู้เรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรายจ่ายทุกประเภทที่ต้องหักภาษี

• การติดต่อสื่อสารให้ชัดเจนและถูกต้อง

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)

ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)

JD-CA-004 พนักงานแผนกการเงินจ่าย-เจ้าหนี้เครือ SCG

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

มาตรฐานการปฎิบัตงาน

Collective Action Case

กระบวนการวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน

นโยบาย Commission

นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต

ความยากของงาน (Major Challenge) :

• มีความเชี่ยวชาญและรอบรู้เรื่องตราสารทางการ

• ความรู้เรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรายจ่ายทุกประเภทที่ต้องหักภาษี

• การติดต่อสื่อสารให้ชัดเจนและถูกต้อง

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)

ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)

JD-CA-005 พนักงานแผนกการเงินรับ

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

มาตรฐานการปฎิบัตงาน

Collective Action Case

กระบวนการวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน

นโยบาย Commission

นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต

ความยากของงาน (Major Challenge) :

• ความเชี่ยวชาญและรอบรู้เรื่องตราสารทางการเงิน

• ความเชี่ยวชาญ และข้อควรระวังต่าง ๆในการรับเงินและจ่ายเงินด้วยบัตรเครดิต

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)

ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)

JD-CA-006 หัวหน้าหน่วยงานแคชเชียร์

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

มาตรฐานการปฎิบัตงาน

Collective Action Case

กระบวนการวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน

นโยบาย Commission

นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต

ความยากของงาน (Major Challenge) :

• เทคนิคและความเชี่ยวชาญการในตรวจสอบเงินและตั๋วเงินทุกชนิด

• การบริการลูกค้าให้ได้รับความพึงพอใจ

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

     ซื่อสัตย์   ระเอียดรอบครอบ  มีความรับผิดชอบในหน้าที่  พร้อมให้ความร่วมมือในการพัฒนาระบบใหม่ๆที่ทันสมัยขึ้น

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)

ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)

JD-CA-007 พนักงานแคชเชียร์

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

มาตรฐานการปฎิบัตงาน

Collective Action Case

กระบวนการวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน

นโยบาย Commission

นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต

ความยากของงาน (Major Challenge) :

• เทคนิคและความเชี่ยวชาญการในตรวจสอบเงินและตั๋วเงินทุกชนิด

• การบริการลูกค้าให้ได้รับความพึงพอใจ

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

มาตรฐานการปฎิบัตงานประจำวัน

WI-CA-001 การรับชำระเงินผ่านแคชเชียร์

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อติดตามผลสัมฤทธิ์/ เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ “รับเงินค่าสินค้าผ่านแคชเชียร์ POS.   เพื่อสนับสนุนงานด้านการขาย ของหน่วยงานขายปลีก ภายใต้ตัวชี้วัดของแผนกขายปลีกหน้าร้าน เพื่อให้บรรลุการวัดความพึงพอใจของลูกค้า

2. ขอบข่าย

เป็นการรับเงินค่าสินค้า ลูกค้ารับของเอง / ส่งของให้ และทำการรับเงินโดยการยิงผ่านเครื่องอ่านบาร์โค๊ด ทั้งเงินเชื่อ/เงินสด

3. คำจำกัดความ

-  POS.    หมายถึง เครื่องบันทึกการรับเงินโดยการยิงผ่านเครื่องอ่านบาร์โค๊ด
- Section,Duty  หมายถึง ผู้จัดการส่วนสินค้าที่รับผิดชอบ, และผู้ทำหน้าที่เป็นผู้จัดการร้านประจำวันนั้น ๆ
- ปิดกะ หมายถึง การสิ้นสุดการทำหน้าที่รับเงินของพนักงานแคชเชียร์ประจำวัน โดยได้ดำเนินการนำส่งเงินที่ได้รับจากการขายและเงินทอน ในวันนั้นอย่างถูกต้อง                     

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

พนักงานแคชเชียร์

1. ทำการคิดเงินโดยการยิงผ่านเครื่องอ่านบาร์โค๊ด

2. รับเงินค่าสินค้าถูกต้องครบถ้วน

3. ส่งเงินครบถูกต้องตรงกับรายงานประจำวัน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

กระบวนการชำระเงินค่าสินค้าผ่านจุดแคชเชียร์

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

5.1. แคชเชียร์ DriveThru ได้รับการยื่นยันการตรวจสินค้าครบ 

เมื่อแคชเชียร์ได้รับข้อมูลการ CHECK OUT มาจากเช็คเกอร์ แคชเชียร์ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะทำการรับชำระเงิน

5.2. นำสินค้าที่เลือกซื้อมาคิดเงินที่จุด แคชเชียร์ POS

เมื่อลูกค้าเลือกสินค้าโดยผ่านการดูแล และให้คำแนะนำ ตลอดจนตอบข้อซักถามมาจากพนักงานขายประจำสินค้าเรียบร้อยแล้ว พนักงานขาย นำลูกค้าและสินค้าที่ลูกค้าได้เลือกซื้อแล้วมายังจุด แคชเชียร์ POS เพื่อทำการคิดเงิน

5.3 ขั้นตอนการตรวจสอบบาร์โค๊ด

สินค้าทุกชิ้นที่ลูกค้านำมาคิดเงิน จะต้องติดบาร์โค๊ด หรือ มีบาร์โค๊ดที่ติดมากับตัวสินค้าจากโรงงาน พนง.แคชเชียร์ต้องทำการตรวจสอบหากพบว่าสินค้าไม่มีบาร์โค๊ด จะทำการยิงขายไม่ได้ต้องติดต่อ หัวหน้าแคชเชียร์ หรือ Section เพื่อให้รหัส หรือบาร์โค๊ด โดยเร็วที่สุด  ไม่ให้ลูกค้ารอนาน

5.4. ขั้นตอนการยิงบาร์โค๊ด และบรรจุใส่ถุง

    5.4.1 (กรณีซื้อสินค้าไม่มีส่วนลด) ให้ทำการยิงสินค้าจากบาร์โค๊ดทุกตัว ห้ามใช้วิธีการคูณสินค้าเนื่องจากสินค้าบางชนิดคล้ายกัน แต่ราคาต่างกัน เช่น อุปกรณ์ PVC มีแบบหนาและบาง แต่ขนาดเดียวกัน หรือบางอย่างคล้ายกันแต่คนละรุ่น  เมื่อยิงขายสินค้าครบทุกชิ้นแล้วให้ทวนสอบชื่อสินค้าและจำนวนสินค้ากับลูกค้าทุกครั้ง เพื่อให้ลูกค้าได้ตัดสินใจว่าจะเพิ่ม-ลดจำนวนสินค้า หรือเพิ่มรายการสินค้า ก่อนการชำระเงิน จากนั้นก็ให้ทำการบรรจุใส่ถุง หรือ กล่อง  สำหรับสินค้าชิ้นเล็กที่ใส่ถุงได้ กรณีที่เป็นสินค้าชิ้นใหญ่ ไม่สามารถบรรจุลงในถุงหรือกล่องได้  ให้พนักงานแคชเชียร์ติดสติกเกอร์ “ชำระเงินแล้ว” 

     5.4.2 (กรณีซื้อสินค้ามีส่วนลด) พนักงานขายจะทำใบสั่งขาย/สั่งจองมาให้พร้อมกับสินค้าที่อยู่ในตะกร้า แคชเชียร์จะต้องเรียกใบสั่งขาย/สั่งจองตามเลขที่ที่ได้รับมา หน้าจอจะขึ้นรายการสินค้าและจำนวนสินค้า ให้แคชเชียร์ยิงขายสินค้าจากบาร์โค้ตทุกชิ้นให้ครบ เมื่อสินค้ายิงขายครบแล้วหนาจอจะแสดงให้เห็นรายการสินค้าและจำนวนสินค้าที่พนักงานขายทำมาชนกับจำนวนสินค้าที่แคชเชียร์ยิงขาย ถ้าตรงกันจะขึ้นสีเขียวที่จำนวนสินค้า แต่ถ้าไม่ตรวกันจำนวนสินค้าจะขึ้นสีแดงให้สอบถามกับลูกค้าว่าต้องการเพิ่ม หรือ ลดจำนวน เมี่อได้คำตอบจากลูกค้าแล้ว  แคชเชียร์บันทึกรับชำระเงินได้

     5.4.3 (กรณีลูกค้าเงินเชื่อ) พนักงานขายจะทำใบสั่งขาย/สั่งจองมาให้พร้อมกับสินค้าที่อยู่ในตะกร้า แคชเชียร์จะต้องเรียกใบสั่งขาย/สั่งจองตามเลขที่ที่ได้รับมา หน้าจอจะขึ้นรายการสินค้าและจำนวนสินค้า ให้แคชเชียร์ยิงขายสินค้าจากบาร์โค้ตทุกชิ้นให้ครบ เมื่อสินค้ายิงขายครบแล้วหน้าจอจะแสดงให้เห็นรายการสินค้าและจำนวนสินค้าที่พนักงานขายทำมาชนกับจำนวนสินค้าที่แคชเชียร์ยิงขาย ถ้าสินค้าและจำนวนสินค้าตรงกันจะขึ้นสีเขียว แต่ถ้าไม่ตรงกันจะขึ้นสีแดง  ให้แคชเชียร์แจ้งพนักงานขายทราบ  เพื่อทำการแก้ไขรายการสินค้าและจำนวนสินค้าให้ถูกต้อง ในส่วนของแคชเชียร์ให้ทำการเคลียหน้าจอใหม่ (เริ่มทำการขายใหม่เมื่อพนักงานขายแก้ไขใบสั่งขาย/สั่งจองใหม่เรียบร้อยแล้ว)

5.5. ขั้นตอนการชำระเงิน

กรณีขายสินค้าผ่านเครื่องแฮนเทล แคชเชียร์จะสร้าง Q ขึ้นมา เมื่อได้ QX จะเข้าไประบุบสมาชิกของลูกค้า และ ระบุรหัสพนักงานขายที่ดูแลลูกค้า  แคชเชียร์จะต้องยิงสินค้าทุกชิ้นจากบาร์โค๊ต(ห้ามคูณสินค้าโดยเด็ดขาด) และบรรจุใส่ถุงหรือกล่องให้เรียบร้อยแล้วให้ทำการ ทวนสินค้ากับลูกค้าทุกครั้ง แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระให้กับลูกค้าด้วยถ้อยคำที่สุภาพเช่น “รวมเงินค่าสินค้าทั้งสิ้น....บาทคะ”  ให้แคชเชียร์กดปุ่ม ฟันเฟืองเลือก ทำBilling

กรณียิงบาร์โค๊ตไม่ได้

กรณีขายสินค้าจากใบสั่งขาย/สั่งจอง แคชเชียร์จะได้เลขที่ใบสั่งขาย/สั่งจองจากพนักงานขาย แคชเชียร์จะใช้โปรแกรม ERP ดึงใบสั่งขาย/สั่งจองมาทำเอกสาร หน้าจอจะขึ้นรายการสินค้า และจำนวนสินค้า ให้แคชเชียร์ยิงขายสินค้าทุกชิ้นจากบาร์โค้ตเท่านั้น(ห้ามคูณจำนวนสินค้าเด็ดขาด) เมื่อยิงขายครบทุกชิ้นแล้ว หน้าจอจะขึ้นจำนวนสินค้าเป็นสีเขียว หากมีสีแดงให้แคชเชียร์สอบถามลูกค้าว่าต้องการจำนวนสินค้า เพิ่ม/ลด หรือไม่ หากลูกค้าไม่มีปัญหาให้คิดเงินตามระบบ โดยแจ้งยอดจำนวนเงินให้กับลูกค้าทราบ "รวมเป็นเงินทั้งสิ้น.....บาทคะ" "ลูกค้าสะดวกชำระเงินแบบไหนคะ" เลือกเมนูบันทึกรับเงิน

     5.5.1 กรณีที่ลูกค้าชำระด้วยเงินสด

ขายผ่านเครื่องแฮนเทล ให้แคชเชียร์เลือกเมนู CASH  ซึ่งจะมีช่องให้บันทึกรับเงินมาตามจริง แล้วกด DONE หน้าจอจะขึ้น SUMMARY จะขึ้นจำนวนที่แคชเชียร์รับ หากมีเงินทอนจะขึ้นตรงChange จำนวนเงินที่จะต้องทอน เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จให้กด CONFIRM สั่งพิมพ์ (เมื่อรับเงินมาจากลูกค้าให้พูดว่า "รับเงินมา ....บาท มีเงินทอน...บาท พร้อมยื่นเงินทอนและใบเสร็จให้ลูกค้า แล้วกล่าว "ขอบคุณคะ")

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์เลือกบันทึกรับเงิน ระบุยอดเงินในช่องเงินสด กดปิดหน้าต่าง กดบันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์บิล (เมื่อรับเงินมาจากลูกค้าให้พูดว่า "รับเงินมา ....บาท มีเงินทอน...บาท พร้อมยื่นเงินทอนและใบเสร็จให้ลูกค้า แล้วกล่าว "ขอบคุณคะ")

     5.5.2  กรณีที่ลูกค้าชำระด้วยคูปองทั้งหมด หรือคูปองบางส่วน  ให้ตรวจสอบคูปองที่รับว่าเป็นคูปองที่ใช้ได้ หรือหมดอายุหรือยัง ถ้าพบว่าคูปองหมดอายุให้ติดต่อกับผู้จัดการร้านก่อนว่าใช้ได้หรือไม่ ถ้าใช้ได้ก็ไม่มีปัญหา หากใช้ไม่ได้ให้ทำการแจ้งลูกค้าอย่างสุภาพ

ขายผ่านเครื่องแฮนเทล  ให้แคชเชียร์เลือกเมนู ADD COUPON ทำการกรอกเลขที่คูปองระบบจะขึ้นจำนวนเงินให้อัตโนมัติ และแจ้งลูกค้าชำระเงินส่วนต่าง จากนั้นให้ปฎิบัติเช่นเดียวกับขั้นตอนการรับเป็นเงินสดตามข้อ 5.4.1

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์ระบุช่องหมายเหตุ ใช้คูปอง......เลขที่..... เสร็จให้เลือกบันทึกรับเงิน ให้ระบุยอดเงินตามมูลค่าของคูปองในช่องค่าใช้จ่ายอื่นๆ  ส่วนเงินที่เหลือให้ระบุตามช่องทางที่ลูกค้าจะชำระ เสร็จให้กดปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์บิล จากนั้นให้ยื่นเอกสารให้ลูกค้า และพนักงานขายเซ็นต์ชื่่อ เมื่อเซ็นต์เสร็จให้ส่งเอกสารต้นฉบับให้ลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

     5.5.3 กรณีรับเป็นบัตรเครดิต  เมื่อแคชเชียร์รับบัตรเครดิตจากลูกค้า ให้ทำการรูดบัตรผ่านเครื่องรูดประเภท EDC กรณีรูดบัตรไม่ผ่าน หน้าจอเครื่องรูดบัตรจะปรากฏ ”ให้ติดต่อผู้ถือบัตร” หรือ “ไม่อนุมัติ วงเงินไม่เพียงพอ”  ให้พนักงานแจ้งลูกค้าอย่างสุภาพ  “ขอโทษนะคะ มีบัตรใบใหม่ไหมคะ"  ถ้าลูกค้าใช้เป็นเงินสดแทนก็ให้ปฎบัติตามข้อ 5.4.1 ข้างต้น แต่ถ้าลูกค้าใช้บัตรเครดิตใบใหม่

ขายผ่านเครื่องแฮนเทล  ให้แคชเชียร์ทำการรูดบัตรใหม่ เมื่อผ่านเรียบร้อยแล้วให้แคชเชียร์เลือกเมนู ADD CREDIT CARD ระบุเลข 4 ตัวท้ายบัตรเครดิต เลขอนุมัติ APPR CODE 6 ตัว เลือกประเภทบัตรเครดิต VISA , MASTER  เลือกธนาคารของเครื่องรูด EDC ส่วนของจำนวนเงินระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติแล้ว ให้กด ADD จะมาอยู่หน้า SUMMARY ให้กด CONFIRE สั่งพิมพ์  แล้วส่งสลิปที่ดึงจากเครื่องรูดบัตรให้ลูกค้าเซ็นต์  คืนบัตรเครดิตพร้อมสลิปบัตรและใบเสร็จให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์ทำการรูดบัตรใหม่ เมื่อผ่าเรียบร้อยแล้วให้เลือกบันทึกรับเงิน เลือกเมนูบัตรเครดิต ระบุประเภทบัตร VISA, MASTER ระบุยอดเงินที่จะรูด ระบุเลขที่บัตรเครดิต 4 ตัวท้าย  ระบุเลขที่อนุมัติ 6 ตัว ระบุธนาคารของเครื่อง EDC บันทึก ปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์  ส่งสลิปบัตรเครดิตให้ลูกค้าเซ็นต์  ยื่นเอกสารบิลขายให้ลูกค้าและพนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ส่งตันฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้าพร้อมกับสำเนาสลิปบัตรเครดิตให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

    5.5.4 กรณีรับชำระด้วยเงินโอน

        5.5.4.1. รับชำระจากการโอนเงินผ่านบัญชีบริษัทฯ พนักงานขายจะปริ้นส์สลิปการโอนเงินสำเร็จแล้วจากลูกค้า มาให้หัวหน้าแคชเชียร์ หรือ หัวหน้าการเงิน ทำการตรวจสอบว่ามีเงินเข้าบัญชีบริษัทฯ จริงหรือไม่ เมื่อได้รับการยืนยันจากหัวหน้าแคชเชียร์ หรือ หัวหน้าการเงินว่ามีเงินเข้าจริง พนักงานขายจะนำเอกสาร Statement ที่ได้รับจากหัวหน้ามาให้แคชเชียร์ เพื่อทำการบันทึกรับเงินในระบบ

ข้อสังเกตุ และข้อควรสังเกตุ ในการตรวจสอบเงินโอน

• วันที่โอนเป็นวันที่ปัจจุบันหรือไม่ 
• ชื่อและเลขที่บัญชีต้องเป็นของบจก. นพดลพานิช เท่านั้น
• ชื่อลูกค้า หรือ จำนวนเงิน กับ ใบรับมัดจำหรือบิลที่ให้ออกบิลตรงกันหรือไม่    ถ้าไม่ตรง ต้องตรวจสอบและแนบเอกสารเหตุผลให้หัวหน้าแคชเชียร์เซ็นต์อนุมัติทุกครั้ง
• เงินโอนต้องระบุเลขที่ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย/สั่งจอง ทุกครั้ง เพื่อป้องกันการนำไปรับซ้ำ และสามารถตรวจสอบได้
• ตรวจ สเตทเมนท์ว่ามีเงินเข้าบัญชี บริษัทฯจริงหรือไม่ ถ้าไม่มีห้ามออกใบรับเงินมัดจำ หรือบิล เด็ดขาด

ขายผ่านเครื่องแฮนเทล  ให้แคชเชียร์เลือกเมนู ADD BANK TRANSFER เลือกธนาคารที่ลูกค้าโอนเงินเข้าให้บริษัท  ระบุวันที่ที่เงินเข้าธนาคาร ยอดเงินระบบจะขึ้นอัตโนมัติ  กด ADD จะกลับมาหน้า SUMMARY กด CONFIRM  สั่งพิมพ์ ส่งใบเสร็จให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์บันทึกรับเงิน เลือกเงินโอน ระบุยอดเงินที่ได้รับโอน  ระบุวันที่ที่เงินเข้าธนาคาร ระบุสมุดธนาคาร ส่วนรหัสธนาคารระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติ กดบันทึก กดปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์ ยื่นเอกสารบิลขายให้ลูกค้าและพนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ส่งตันฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

        5.5.4.2. รับชำระจาก QR CODE

 ขายผ่านเครื่องแฮนเทล ให้แคชเชียร์เลือกเมนู ADD BANK TRANSFER  กดรูป QR ระบบจะขึ้นรูป QR อัตโนมัติให้ แคชเชียร์ยื่นรูป QR CORD ให้ลูกค้าสแกน ถ้าลูกค้าแสกนผ่านระบบจะบันทึกการชำระเงินให้อัตโนมัติ แคชเชียร์กด CONFIRM สั่งพิมพ์ ส่งใบเสร็จให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

ขายผ่านใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้แคชเชียร์แจ้งยอดเงินให้ลูกค้าทราบ แคชเชียร์กดสร้าง QR CORD จาก APPเป๋าตุงของธนาคารกรุงไทย  ระบุยอดเงินที่จะให้ลูกค้าชำระ APPเป๋าตุงจะสร้าง QR CORD ให้อัตโนมัติ  ให้แคชเชียร์ยื่นรูป QR จาก APPเป๋าตุงให้ลูกค้าแสกน หากแสกนผ่านจะมียอดเงินพร้อมกับชื่อลูกค้า เลขที่บัญชีลูกค้าและเวลาที่โอนเงิน จำนวนเงินที่โอนจ่ายแล้วใน APPเป๋าตุงทันที  ให้แคชเชียร์บันทึกรับเงิน เลือกโอนเงิน ระบุวันที่ที่เงินเข้าธนาคาร ระบุสมุดธนาคาร ส่วนรหัสธนาคารระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติ กดบันทึก กดปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์ ยื่นเอกสารบิลขายให้ลูกค้าและพนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ส่งตันฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

        5.5.4.3. รับชำระจาก QR COREใบเสนอราคา จะชำระได้เฉพาะการทำใบสั่งขาย/สั่งจองมาเท่านั้น ให้แคชเชียร์เข้าไปเช็คเงินได้จาก 2 ช่องทาง 1. จาก LINE การเงิน-แจ้งเตือนการโอนเงิน(nopadol) 2. จากโปรแกรม ERP เมนูการเงิน เลือก ประวัติการชำระเงิน ว่ามีเงินตามเลขที่ใบเสนอราคาดังกล่าวหรือชื่อลูกค้า หากมีการแจ้งเตือนมาแล้ว ให้แคชเชียร์บันทึกรับเงิน เลือกโอนเงิน ระบุวันที่ที่เงินเข้าธนาคาร ระบุสมุดธนาคาร ส่วนรหัสธนาคารระบบจะขึ้นให้อัตโนมัติ กดบันทึก กดปิดหน้าต่าง บันทึกบิลขาย สั่งพิมพ์ ยื่นเอกสารบิลขายให้ลูกค้าและพนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ส่งตันฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้า พร้อมกล่าว "ขอบคุณคะ"

5.6 ขั้นตอนการออกสลิปอย่างย่อให้ลูกค้า

 เมื่อได้รับเงินถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ให้แคชเชียร์ดึงสลิปอย่างย่อเพื่อเป็นหลักฐานแสดงการรับเงิน ให้ลูกค้า  จากนั้นให้สอบถามลูกค้าทุกครั้งว่า ”ต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูปเชิญที่แผนกประชาสัมพันธ์คะ” หรือ ถ้ามีลูกค้าที่มารอคิดเงินไม่มากให้แคชเชียร์ทำการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปใด้ จากนั้นให้กล่าวขอบคุณด้วยการยกมือไหว้และกล่าวคำว่า “ ขอบคุณคะ โอกาสหน้าเชิญใหม่นะคะ”

5.7 ขั้นตอนการออกใบกำกับภาษีเต็มรูป

 ให้พนักงานแผนกประชาสัมพันธ์ หรือ แคชเชียร์เป็นผู้ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้ลูกค้า โดยมีวิธีปฎิบัติในการออกดังนี้

ออกใบกำกับภาษีในโปรแกรม ERP เลือกเมนูแคชเชียร์ เลือกใบกำกับภาษี จะมีช่องให้กรอก เลขที่บิลขาย POS D......-..........กดค้นหา  จะขึ้นเลขที่บิลขาย ให้กดดูรายละเอียด จะขึ้นหน้าจอรายละเอียดเอกสาร ให้ประชาสัมพันธ์ หรือ แคชเชียร์ สอบถามชื่อที่ลูกค้าต้องการจะออกใบกำกับพร้อมทั้งคนหาช่องรหัสลูกค้า เมื่อได้เรียบร้อยแล้วให้ทวนสอบกับเอกสาร POS ในมือว่ายอดรายการสินค้ากับยอดเงินตรวกันหรือไม่ หากตรงกันให้กดบันทึกเอกสาร ระบบจะขึ้นหน้าให้สั่งพิมพ์อัตโนมัติ  เมื่อพิมพ์เสร็จให้นำเอกสารยื่นให้ลูกค้าเซ็นต์ชื่่อ แล้วให้ใบกำกันภาษีส่วนที่เป็นต้นฉบับให้ลูกค้า พร้อมกล่าวคำ "ขอบคุณคะ"

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-CH-019 บิลเงินสด/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
• CH1-R01 ใบรายงานการขาย-รับเงินจุด POS
• CH1-R02  ใบสรุปการนำส่งเงินประจำวัน 

WI-CA-002 การขายสินค้าผ่านแคชเชียร์ POS

วัตถุประสงค์

เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 

นโยบาย

แคชเชียร์ สนญ. และ สาขา ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน เพื่อลดความผิดพลาดและข้อทุจริต 

ขั้นตอนการปฎิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฎิบัติงาน

การขายสินค้าไม่มีส่วนลด  แคชเชียร์จะทำการขายโดยใช้โปรแกรม App DriveThru แคชเชียร์จะสร้าง Q ขึ้นมา เมื่อได้ QX จะเข้าไประบุบสมาชิกของลูกค้า และ ระบุรหัสพนักงานขายที่ดูแลลูกค้า  แคชเชียร์จะต้องยิงสินค้าทุกชิ้นจากบาร์โค๊ต(ห้ามคูณสินค้าโดยเด็ดขาด) หากพบปัญหาต่างๆ เช่น สินค้าไม่มีบาร์โค๊ตให้รีบแจ้ง หัวหน้าแคชเชียร์ หรือ Section ทันทีเพื่อให้รีบดำเนินการแก้ไขปัญหาโดยด่วน  เมื่อยิงสินค้าจนหมดตะกร้าแล้ว ให้แคชเชียร์ทวนสอบสินค้าและจำนวนสินค้าทุกครั้ง เมื่อตรงตามความต้องการของลูกค้าแล้วให้แจ้งยอดจำนวนเงินที่จะต้องชำระ

การขายสินค้ามีส่วนลด  แคชเชียร์จะทำการขายโดยใช้โปรแกรม ERP  โดยแคชเชียร์จะได้รับใบสั่งขาย/สั่งจองมาจากพนักงานขาย หรือ ลูกค้าถือมาพร้อมกับสินค้าในตะกร้า  แคชเชียร์จะค้นหาใบสั่งขาย/สังจอง เมื่อได้รายการสินค้าแล้วให้แคชเชียร์ยิงสินค้าจากบาร์โค๊ตทุกตัวในตะกร้าจนหมดตะกร้า กรณีสินค้าครบตรงกันจำนวนสินค้าจะขึ้นสีเขียวให้แคชเชียร์แจ้งยอดชำระเงินกับลูกค้า  กรณีสินค้าไม่ครบจำนวนสินค้าจะขึ้นสีแดง ให้แคชเชียร์สอบถามความต้องการของลูกค้า ว่าต้องการจะ เพิ่ม/ลด สินค้าหรือไม่ เมื่อได้คำตอบแล้วให้แคชเชียร์แจ้งยอดจำนวนเงินที่ลูกค้าจะต้องชำระ

การขายสินค้าเงินเชื่อ  แคชเชียร์จะทำการขายโดยใช้โปรแกรม ERP โดยแคชเชียร์จะได้รับใบสั่งขาย/สั่งจองมาจากพนักงานขาย หรือ ลูกค้าถือมาพร้อมกับสินค้าในตะกร้า  แคชเชียร์จะค้นหาใบสั่งขาย/สังจอง เมื่อได้รายการสินค้าแล้วให้แคชเชียร์ยิงสินค้าจากบาร์โค๊ตทุกตัวในตะกร้าจนหมดตะกร้า กรณีสินค้าครบตรงกันจำนวนสินค้าจะขึ้นสีเขียวให้แคชเชียร์บันทึกรายการ  กรณีสินค้าไม่ครบจำนวนสินค้าจะขึ้นสีแดง ให้แคชเชียร์แจ้งให้พนักงานขายทราบ เพื่อให้รีบดำเนินการแก้ไขเอกสารใหม่ (เมื่อพนักงานขายแก้ไขเอกสารเสร็จแล้วให้เริ่มการขายใหม่)

มาตรฐานงานบริการลูกค้าของแคชเชียร์

1. เมื่อลูกค้าเข้ามาใช้บริการ กล่าวคำสวัสดีและยกมือไหว้อย่างสุภาพ/อ่อนโยน/ยิ้มแย้มแจ่มใส
2. พนักงานชายให้ไว้ผมสั้นสุภาพพนักงานหญิงที่ไว้ผมยาวต้องรวบตึง
3. พนักงานต้องเข้าออกประตูที่กำหนดเฉพาะพนักงานเท่านั้น
4. พนักงานที่นำทรัพย์สินส่วนตัว/กระเป๋าให้นำใส่ Locker ที่กำหนดห้ามนำเข้าพื้นที่ขาย
5. พนักงานแคชเชียร์ต้องเตรียมเครื่องเขียน/แบบพิมพ์/ถุงสำหรับใส่สินค้าเพื่อบริการลูกค้าให้ครบทุกขนาด
6. ในกรณีที่มีลูกค้ามาใช้บริการที่เคาน์เตอร์แคชเชียร์อื่นมีการซื้อสินค้าเยอะพนักงานแคชเชียร์ที่ว่างต้องเข้าไปช่วยบริการด้วย
7. พนักงานแคชเชียร์ต้องตรวจสอบเงินและขานจำนวนเงินที่รับตามด้วยทวนรายการสินค้าที่ลูกค้าซื้อรวมถึงขานจำนวนเงินทอนทุกครั้ง
8. พนักงานแคชเชียร์ต้องเซ็นต์ชื่อการรับ/ส่งเงินให้แผนกการเงินส่วนกลางทุกครั้งเพื่อกันความผิดพลาดภายหลัง
9. พนักงานแคชเชียร์ต้องเต็มใจให้บริการรับชำระค่าสินค้าตามมาตรฐานการบริการได้อย่างถูกต้อง รวด เร็ว และ จริงใจ
10. เมื่อบริการลูกค้าเสร็จเรียบร้อยแล้วให้กล่าวขอบคุณพร้อมยกมือไหว้อย่างสุภาพอ่อนโยน

พนักงานแคชเชียร์โปรดงดเว้นการกระทำดังต่อไปนี้

1. การใช้คำหยาบ
2. ดูหมิ่นหรือกล่าวหาให้ร้ายผู้อื่น
3.  การพาดพิงถึงลูกค้า หรือพนักงานอื่นโดยไม่มีข้อมูล
4. โฆษณาประกาศสินค้าและบริการที่ตัวเองไม่ได้เกี่ยวข้องหรือเกี่ยวกับกิจการ
5. ห้ามบันทึกข้อความหรือพูดที่มีผลกระทบถึงบริษัท, ลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน ลงบนเว็ปไซต์หรือ โซเชียลต่างๆ 

การผลัดเปลี่ยนระหว่างวัน

• เข้าห้องน้ำ        - แคชเชียร์อื่นมาเปลี่ยน/แจ้งหัวหน้ากรณีพนักงานอื่นไม่ว่าง
• ไปรับประทานอาหาร      - ทำตารางเปลี่ยนเวณประจำ
• ธุระส่วนตัวชั่วคราว       - เขียนใบลา/ออกนอกพื้นที่ให้หัวหน้าจัดคนเข้าแทน
• ไปเคลียร์งานกับฝ่ายอื่นๆ   - เรียกแคชเชียร์อื่นมาเปลี่ยน

ข้อควรระวังสำหรับพนักงานแคชเชียร์

1. การตรวจสอบธนบัตรอย่างรอบคอบ
2. ตรวจสอบจำนวนเงินให้ถูกต้อง 
3. ปฏิบัติตามขั้นตอนของระบบ POS 
4. ระวังการใช้บัตรเครดิต / เดบิต
5. การชำระแบบเงินโอนให้ลูกค้าแสดงหลักฐานการโอนทุกครั้งและตรวจสอบ SMS
6. การรักษาความโปร่งใส ไม่ทุริตต่อหน้าที่
7. รักษาทัศนคติที่ดีในการให้บริการ

WI-CA-003 การรับชำระเงินผ่านจุดแคชเชียร์กลาง

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อติดตามผลสัมฤทธิ์/เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ “รับเงินค่าสินค้าผ่านจุด POS.”ของแคชเชียร์ เพื่อสนับสนุนงานด้านการขาย ของหน่วยงานขายปลีก ภายใต้ตัวชี้วัดของแผนกขายปลีกหน้าร้าน เพื่อให้บรรลุการวัดความพึงพอใจของลูกค้า

2. ขอบข่าย

เป็นการรับเงินค่าสินค้าจากการรับมัดจำ,ขายเงินสดเต็มรูปและอย่างย่อ,ขายเงินสดด้วยการส่งให้,และขายสินค้าด้วยการสั่งพิเศษ และ จองสินค้าไว้ ไม่รวมถึงการขายเงินเชื่อ และขายโดยการยิงผ่านบาร์โค๊ด

3. คำจำกัดความ

- แคชเชียร์กลาง หมายถึง จุดรับเงินที่แบ่งประเภทการขายเป็นการรับเงินมัดจำ,ขายเงินสดด้วยการส่งให้ และขายสินค้าที่มีการสั่งพิเศษ รวมถึงการขายสินค้าที่ต้องสั่งจอง อีกทั้งยังเป็นการขายสินค้าสำหรับลูกค้าประเภทที่  ได้รับอนุมัติให้มีส่วนลดเพิ่มเป็นการพิเศษจากราคาปกติหน้าร้าน

- ใบ Back Order หมายถึง ใบรับคำสั่งซื้อของลูกค้าที่พนักงานขายจัดทำขึ้น เพื่อเป็นหลักฐานการขอให้แผนกจัดซื้อทำการสั่งของประเภทที่ต้องสั่งพิเศษ หรือไม่มีของในสต๊อค

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

      พนักงานขาย

1. ทำการแนะนำสินค้า,อธิบายตอบข้อซักถามให้กับลูกค้า

2. ทำการปิดการขายโดยการจัดเอกสารรับคำสั่งซื้อ

-จัดทำใบสั่งขาย

-จัดทำใบสั่งจองสินค้า

-จัดทำใบ Back Order

พนักงานแคชเชียร์

1. จัดทำใบกำกับภาษี/บิลเงินสด กรณี รับเงินมัดจำ

2. จัดทำใบกำกับภาษี/บิลเงินสด กรณี ขายสดเต็มรูป

3. จัดทำใบกำกับภาษีอย่างย่อ/บิลเงินสด กรณี ขายสดอย่างย่อรับเอง

4. รับเงินตามบิลเงินสดที่จัดทำ

5. บันทึกการรับเงินค่าสินค้า

6. จัดพิมพ์ใบจ่ายสินค้า(สีเหลือง)

หัวหน้าแผนกแคชเชียร์

1. ตรวจสอบสำเนาใบกำกับภาษี/บิลเงินสด,หรือหลักฐานการรับเงินอื่น ๆ

2. ตรวจสอบเงินสด,บัตรเครดิต,เอกสารทางการเงินอื่นๆ เช่นหลักฐานการโอนเงิน ,ตั๋วเงินรับ และคูปอง กับรายงานการขาย-รับเงินแผนกแคชเชียร์กลาง ทุกสิ้นวัน ว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่

3. ให้คำแนะนำ , แก้ไขปัญหา , ตลอดจนจัดสรรกำลังคนในแผนกให้เป็นไปอย่างเรียบร้อย

4. ทำการนำฝากเงินระหว่างวันโดยส่งให้แผนกการเงิน-ออฟฟิตเป็นผู้จัดทำใบนำฝาก

5. นำเงินจากการขาย และตรวจสอบเงินทอนให้ถูกต้อง พร้อมนำเข้าตู้เซฟ

ผู้จัดการร้าน

1. ตรวจรับเงิน และรายงานการขายทุกจุดขายจากหัวหน้าแคชเชียร์ ทุกสิ้นวัน

2. ร่วมกับหัวหน้าแคชเชียร์ ในการนำเงินเข้าเซฟของแผนกขายปลีกทั้งหมด

5. เอกสารอ้างอิง

• PM-CH-001 : การชำระเงินผ่านจุด POS

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

                                 กระบวนการชำระเงินผ่านจุดแคชเชียร์กลาง

กระบวนการปิดงานเมื่อสิ้นวันของแคชเชียร์กลาง

ระหว่างวันหากมีเงินในเก๊ะเกิน20,000.-บาทให้หัวหน้าแคชเชียร์ทำการนำส่งแผนกการเงินเพื่อทำการนำฝาก

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

6.1. ขั้นตอนการรับเอกสารการขายจากพนักงานขาย

เมื่อพนักงานขายแผนกลูกค้าสัมพันธ์ทำการแนะนำสินค้า,อธิบายตอบข้อซักถามให้กับลูกค้า และทำการปิดการขายพร้อมจัดทำเอกสารรับคำสั่งซื้อ โดยการจัดทำใบสั่งขาย,หรือจัดทำใบสั่งจองสินค้า, หรือจัดทำใบ Back Order แล้วแต่กรณี เช่นถ้าลูกค้าตกลงซื้อ ไม่ว่าจะขอรับของเองไป หรือส่งให้ พนักงานขายจะจัดทำเอกสารเป็นประเภทใบสั่งขาย, หรือถ้าลูกค้าจองสินค้าไว้ก่อนยังไม่รับของพนักงานก็จะต้องทำเป็นใบสั่งจองไว้ พร้อมขอรับเงินมัดจำ, หรือถ้าลูกค้าต้องการสั่งสินค้าพิเศษ ที่ต้องรอทำการสั่งซื้อ(ไม่มีสินค้าในสต๊อค) ในการนี้จะต้องมีการจ่ายมัดจำไว้ก่อนอย่างน้อย 30% กรณีนี้พนักงานขายจะต้องทำใบ Back Order ส่งให้แคชเชียร์กลางเป็นผู้จัดทำใบกำกับภาษี/บิลเงินสดต่อไป

6.2. ขั้นตอนการบันทึกรับเงินจากการขาย หรือขั้นตอนการรับเงินมัดจำ 

                  เมื่อรับเอกสารหรือคำสั่งจากพนักงานขาย และทำการบันทึกรายการแล้ว ให้ทำการแจ้งเก็บเงินจากลูกค้าตามจำนวนเงินที่บันทึก โดยใช้คำสุภาพ และยิ้มแย้มแจ่มใส ในการแจ้ง เช่น “ยอดเงินที่ต้องชำระทั้งสิ้น....บาทคะ/ครับ สะดวกที่จะชำระเป็นเงินสด หรือบัตรเครดิตคะ /ครับ 

6.3. ขั้นตอนการรับเงิน

    ในกรณีขายสดลูกค้าสามารถชำระด้วย เงินสด,บัตรเครดิต หรือแคชเชียร์เช็ค ก็ได้ สำหรับวิธีปฎิบัติ ให้ใช้วิธีเดียวกับ PM-CH-001 การชำระค่าสินค้าผ่านจุดPOS เช่นกัน  

ส่วนกรณีรับเงินมัดจำให้เพิ่มช่องทางการชำระเงินด้วยเช็คได้ แต่ให้แจ้งเงื่อนใขในการชำระด้วยเช็คเพิ่มเติมให้ลูกค้าได้รับทราบดังนี้.-

6.3.1. กรณีลูกค้าชำระด้วยเช็คเงินสดไม่ขีดคร่อมเข้าบัญชี ไม่ขีดฆ่าหรือผู้ถือ และเป็นเช็คของธนาคารที่มีสาขาใกล้เคียงสามารถออกไปแลกเงินได้ทันที และลูกค้าต้องการใช้ของด่วน ก็สามารถให้ Messenger  นำไปขึ้นเงินที่ธนาคารเป็นเงินสดได้เลย

6.3.2. กรณีลูกค้าชำระด้วยเช็คขีดเข้าบัญชี หรืออยู่สาขาที่ไกลจากตัวเมืองของเรามากไม่สามารถวิ่งไปขึ้นเงินได้ ให้แจ้งลูกค้าว่าทางบริษัทฯ จะส่งของให้ทันทีที่เช็คผ่าน โดยมีระยะเวลาการเคลียริ่งเช็คเข้าบัญชี หรือเช็คต่าง Bank ต่างสาขาดังนี้

- เช็คธนาคารใดก็ตามภายในอำเภอเมือง จ.เชียงใหม่ ใช้เวลาเข้าบัญชีได้ทันทีโดยการทำใบ Pay-inไปนำฝากธนาคารสาขาที่ระบุในเช็คใบนั้นได้เลย หรือ นำเข้าบัญชีประจำของบริษัทฯ แต่ต้องใช้เวลาในการเคลียริ่งอีก 1 วันทำการจะทราบผลประมาณ หลังเทียงวันของวันถัดไป

-เช็คธนาคารใดก็ตามที่ออกโดยสาขาต่างอำเภอ ต้องใช้เวลาในการนำฝากวันรุ่งขึ้น 1 วัน และใช้เวลาเคลียริ่งอีก 1 วัน จึงจะทราบผลในวันที่สามหลังเที่ยงวัน

-เช็คธนาคารใดก็ตามที่เป็นสาขาที่สั่งจ่ายเป็นต่างจังหวัด กรณีจะต้องใช้เวลาเคลียริ่งนานประมาณ 3-7 วัน กรณีนี้ต้องแจ้งลูกค้าว่าแน่นอนไม่ได้ต้องรอให้เงินเข้าบัญชีก่อนจึงจะส่งของให้ได้ ดังนั้นถ้าลูกค้ารีบ และต้องการใช้ของด่วน ก็ให้แนะนำโดยการจ่ายด้วยบัตรเครดิต หรือโอนเงินสดเข้าบัญชีให้บริษัทฯ  หรือนำเช็คต่างจังหวัดไปทำแคชเชียร์ก็ได้ (แคชเชียร์เช็คคือเช็คที่ทำมาจากธนาคารทำการรับรองแล้วสามารถขึ้นเงินได้แน่นอนไม่ว่าจะเคลียริ่งหรือไม่) จะสะดวกกว่า แต่ถ้าลูกค้าไม่รีบใช้ของก็ไม่เป็นไร สามารถรับเป็นเช็คต่างจังหวัดได้

6.3.3. กรณีที่ลูกค้าชำระด้วยการโอนเงินเข้าบัญชีไม่ว่าจะด้วยวิธีโอนผ่าน ATM. หรือโอนโดยวิธีอื่นๆ ทางแผนกการเงินของบริษัทฯ ได้เพิ่มความสะดวกในการตรวจเช็คยอดเงินทาง Internet ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ทุกเวลาไม่ว่ากรณีที่แผนกการเงิน-ส่วนออฟฟิตปิดทำการ หรือเป็นวันหยุดก็ตาม ก็สามารถตรวจสอบได้ดังนี้

ธนาคาร	เว็บไซด์เลขที่บัญชี	User ID , รหัสผ่าน
ธนาคารกรุงไทยจำกัด	www.ktb.co.th 520-6-05444-5	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารไทยพาณิชย์จำกัด	www.scb.co.th 549-3-02561-9	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารกสิกรไทยจำกัด	www.kasikornbank.com 159-1-04260-9	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารยูโอบี	www.uob.co.th 109-1-00190-7	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารกรุงศรีอยุธยาจำกัด	www.krungsrionline.com 025-0-04026-2	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารกรุงเทพจำกัด	กำลังทำการสมัครยังไม่แจ้ง	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว
ธนาคารทหารไทยจำกัด	www.tmb.co.th 322-1-05595-1	ให้ไว้กับหัวหน้าแผนกการเงิน และหัวหน้าแคชเชียร์แล้ว

     6.3.4. ขั้นตอนการออกใบเสร็จ หรือบิลเงินสด/ใบกำกับภาษี และใบจ่ายสินค้า

เมื่อได้รับเงินเรียบร้อยแล้วไม่ว่าจะรับด้วยประเภทใดให้แคชเชียร์กลางทำการบันทึกการรับเงินตามประเภทที่รับ และสั่งพิมพ์บิลเงินสด/ใบกำกับโดยนำต้นฉบ้บบิลเงินสด พร้อม เงินทอนส่งให้ลูกค้าได้เลยไม่ว่าจะเป็นการรับมัดจำหรือลูกค้าซื้อสินค้า ซึ่งกรณีหลังนี้ให้ทำการสั่งพิมพ์ใบจ่ายสินค้า(สีเหลือง)เพื่อใช้ในการรับสินค้า ของลูกค้าด้วย  ขณะส่งบิลเงินสด/เงินทอนและใบจ่ายสีเหลืองด้วยความสุภาพ ให้ลูกค้าอย่าลืมกล่าว “ขอบคุณคะ..โอกาสหน้าเชิญใหม่นะคะ” 

ข้อควรระวัง 

1. การสั่งพิมพ์บิลขายด้วยการตัดเงินรับมัดจำให้ตรวจสอบประเภทของเงินที่รับทุกครั้งเสมอ หากเป็นการรับเงินด้วยเช็ค ให้ทำการติดต่อกับแผนกการเงินทันทีก่อนว่าได้รับเงินตามเช็คหรือไม่(เช็คผ่านหรือไม่) ถ้าเช็คยังไม่ผ่าน หรือเช็คคืน ให้ระงับการพิมพ์บิล หรือไม่อนุมัติการพิมพ์ใบจ่ายของโดยเด็ดขาด ต้องให้ลูกค้าชำระเป็นเงินสดทันทีเท่านั้น และครั้งต่อไปก่อนการรับเช็คให้ตรวจสอบประวัติของลูกค้าว่ามีประวัติเช็คคืนหรือไม่ด้วย

2. ให้ตรวจสอบสำเนาใบรับมัดจำว่าลูกค้าจองสินค้า ด้วยใบสั่งจองสินค้าเลขที่อะไร สินค้าที่จองเป็นสินค้าสั่งพิเศษหรือไม่ เมื่อพนักงานขายให้จัดพิมพ์บิลขายให้ตรวจสอบโดยละเอียดว่าเป็นรายการเดียวกับใบสั่งจอง หรือใบรับเงินมัดจำหรือไม่ ถ้าไม่ใช่ห้ามพิมพ์เอกสารเด็ดขาด เนื่องจากสินค้าสั่งพิเศษจะทำการเปลี่ยนเป็นอย่างอื่นหรือยกเลิกไม่ได้ หากจะทำการเปลี่ยนแปลงต้องติดต่อ หรือทำการขออนุมัติจากผู้จัดการส่วน และแผนกจัดซื้อก่อนเสมอ

3. การรับมัดจำค่าสินค้าถ้าเป็นสินค้าสั่งพิเศษให้ตรวจสอบว่าลูกค้าชำระเงินอย่างน้อย 30% ของราคาสินค้าที่ลูกค้าต้องการทั้งสิ้นหรือไม่ หากคำนวณแล้วค่ามัดจำไม่ถึง 30% ให้ติดต่อหัวหน้าแผนกขายปลีก เพื่อดำเนินการขอเก็บค่ามัดจำเพิ่ม หากลูกค้าไม่ยอมจ่ายค่ามัดจำเพิ่มให้ดำเนินการขออนุมัติจากผู้จัดการส่วน และแผนกจัดซื้ออีกที ข้อสังเกตว่าเป็นสินค้าสั่งพิเศษหรือไม่ ให้ดูจากถ้ามีใบ Black Order แปลว่าสินค้านั้นคือการสั่งพิเศษนั่นเอง

6.4. ขั้นตอนหัวหน้าแคชเชียร์ตรวจสอบความถูกต้องเงินที่รับกับรายงานการขาย-รับเงิน

            ในระหว่างวันหากมีเงินในเก๊ะเกิน20,000.-บาทให้หัวหน้าแคชเชียร์ทำการนำส่งแผนกการเงินเพื่อทำการนำฝาก   และสิ้นวันทำการหัวหน้าแผนกแคชเชียร์จะทำการออกรายงานการขาย-รับเงินจุดแคชเชียร์กลางตรวจสอบกับเงินรับทั้งสิ้น และเงินทอน เมื่อพบปัญหาเงินขาด-เกิน ก็ให้ปฎิบัติเช่นเดียวกับ PM-CH-001 

6.5. ขั้นตอนนำส่งเงินให้ผู้จัดการร้านทุกสิ้นวัน 

           ขั้นตอนนี้ให้ปฎิบัติเช่นเดียวกับ PM-CH-001  เนื่องจากต้องนำส่งผู้จัดการร้านพร้อมกันกับจุดแคชเชียร์ POS ทั้งนี้ในการตรวจสอบ หรือปิดกะแต่ละจุดหัวหน้าแคชเชียร์จะเป็นผู้พิจารณาว่าจะปิด หรือนำส่งจุดไหนก่อนก็ได้

7. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-WS-002  ใบสั่งขายจากพนักงานขาย หรือแผนกลูกค้าสัมพันธ์

• FM-WS-003 ใบBack Order จากพนักงานขาย

• FM-GR-001  ใบจ่ายสินค้า(สีเหลือง) ของแผนก GR.

• FM-CH-012 บิลเงินสด/ใบกำกับภาษี

• FM-CH-019  บิลเงินสด/ใบกำกับภาษีอย่างย่อ

• CH1-R01 ใบรายงานการขาย-รับเงินจุดแคชเชียร์กลาง

• CH1-R02  ใบสรุปการนำส่งเงินประจำวัน

WI-CA-004 การรับชำระหนี้-ออกใบเสร็จรับเงิน

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อติดตามผลสัมฤทธิ์/ เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการรับชำระหนี้  และการออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกหนี้ เพื่อสนับสนุนผลจากการติดตามหนี้สินของแผนกสินเชื่อภายใต้ตัวชี้วัด   “จำนวนหนี้ครบกำหนดที่ค้างชำระ      (ไม่เคลื่อนไหว) เกิน 3 เดือนต้องไม่เกิน 5% ของลูกหนี้ทั้งหมดที่ได้ขายเชื่อไปในเดือนนั้น” และเพื่อสนับสนุนงานของแผนกขายโครงการภายใต้ตัวชี้วัดความพึงพอใจต่อทีมขาย ,ความพึงพอใจในการดูแลลูกค้า และความพึงพอใจต่อการบริการหลังการขาย

2. ขอบข่าย

          เป็นการรับเงินจากการเป็นหนี้ของลูกค้า และรับเงินจากรายได้อื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นผลพวงจากการผิดนัดของลูกหนี้ หรือรายได้อื่น ๆ ทุกประเภทและยังรวมถึงการรับเงินมัดจำค่าสินค้าของลูกค้าที่อยู่ในความดูแลรับผิดชอบของแผนกขายโครงการ  ยกเว้นการรับเงินจากการขายสินค้าเป็นเงินสด และการรับเงินมัดจำของลูกค้าแผนก HMX. หรือแผนกลูกค้าสัมพันธ์ซึ่งไม่รวมอยู่ในขอบข่ายนี้

3. คำจำกัดความ

• ใบนำฝากเงิน (Pay-in)  หมายถึง สลิปการนำฝากเช็ค หรือ เงินสด เพื่อแสดงว่าบริษัทฯ ได้นำเงินเข้าบัญชี ของบริษัทฯ ตามแบบฟอร์มของธนาคารแต่ละธนาคาร ซึ่งไม่เหมือนกัน และจะใช้แบบฟอร์มPay-in ผิดธนาคารไม่ได้ 

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ 

พนักงานสินเชื่อ,พนักงานเก็บเงิน,พนักงานขาย

1. ทำการติดตามหนี้สิน,วางบิล,ติดต่อทวงถาม ,แจ้งยอดเงินที่ต้องชำระกรณีลูกค้าโอนเงิน

2. ทำการตรวจสอบยอดเงินที่ลูกค้าชำระว่าตรงตามใบวางบิลหรือใบกำกับภาษีที่แจ้งหรือไม่

3. ออกใบเสร็จรับเงินชั่วคราวกรณีที่ลูกค้าให้ออกไปเก็บนอกพื้นที่

พนักงานการเงินรับ

1. ทำการตรวจนับเงิน,ตรวจสอบเงินโอน,ตรวจสอบความถูกต้องของตั๋วเงินที่รับว่าตรงตามใบวางบิลหรือไม่

2. ทำการรูดบัตรเครดิตกรณีลูกค้าชำระหนี้ด้วยบัตรเครดิต

3. ทำการตั้งลูกหนี้อื่น ๆ (ถ้ามี) ทำการบันทึกการรับเงิน และออกใบเสร็จรับเงิน

4. ทำการออกรายงานการรับชำระหนี้,รายงานรายได้อื่น ๆ และรายงานการรับเงินมัดจำทุกสิ้นวัน

หัวหน้าแผนกการเงิน

1. ตรวจสอบรายงานการรับชำระหนี้ประจำวัน,รายงานการรับรายได้อื่น ๆ ,รายงานการรับเงินมัดจำ

2. ทำการออกใบสรุปประมาณการรับเงิน-การจ่ายเงินของวันรุ่งขึ้นเพื่อวางแผนเงินเข้าออกประจำวัน

3. ตรวจสอบใบนำฝากเช็ค(Pay-in) ที่จะนำฝากในวันรุ่งขึ้น

5. เอกสารอ้างอิง

FM-CD-006   ใบแจ้งหนี้(ใบวางบิล)เป็นเอกสารสรุปยอดหนี้ในแต่ละงวดเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบและกำหนดการชำระเงิน ซึ่งเป็นเอกสารที่ออกโดยแผนกสินเชื่อ

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

กระบวนการ

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

6.1.ขั้นตอนการรับเอกสารใบวางบิลพร้อมเงินสด/เช็คหรือเงินโอน

กรณีที่ 1. การรับชำระหนี้ โดย หัวหน้าแผนก,พนักงานสินเชื่อ, หรือพนักงานขาย(พนักงานขายรับรอง/รับผิดชอบกรณีขายเชื่อเก็บเงินปลายทาง) ได้ทำการติดตามหนี้สินตามใบกำกับภาษี/ใบส่งของ หรือตามใบวางบิล และได้รับเงินตามนัดแล้ว แผนกสินเชื่อก็จะทำการส่งเอกสารชุดวางบิลทั้งสิ้น อันประกอบด้วย ใบแจ้งหนี้(ใบวางบิล),ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ,เอกสารคำสั่งซื้อของลูกค้า พร้อมตัวเงินที่รับ

กรณีที่ 2. การรับชำระหนี้ โดย การไปเก็บเงินของพนักงานเก็บเงิน กรณีนี้เอกสารในการส่งให้พนักงานการเงินรับมีเช่นเดียวกับกรณีที่ 1. แต่จะมีสำเนาใบเสร็จรับเงินชั่วคราวที่พนักงานเก็บเงินออกให้ลูกค้าเนื่องจากออกไปเก็บนอกสถานที่เพิ่มเติมอีก 1 ใบ

กรณีที่ 3. การรับเงินจากการรับมัดจำของลูกค้าโครงการ  ซึ่งการรับเงินมัดจำจากลูกค้าประเภทนี้อาจจะแตกต่างจากลูกค้าหน้าร้านบ้าง เช่นเป็นการมัดจำสินค้าที่ยังไม่ทราบจำนวน หรือขนาดที่แน่นอน อาทิ จ่ายมัดจำค่าคอนกรีตที่ยังไม่ทราบ ST. หรือจำนวนคิวที่แน่นอน,การมัดจำค่าพื้น POST ซึ่งต้องรอให้งานเสร็จก่อนจึงจะทราบจำนวนเงิน  หรือเป็นการจ่ายเงินล่วงหน้าสำหรับลูกค้าที่วงเงินเครดิตเต็ม แต่ต้องการสินค้าอื่น ๆเพิ่ม จึงทำการจ่ายเงินล่วงหน้ามาให้ก่อนทั้งที่หนี้เดิมยังไม่จ่าย ส่วนการรับเงินมัดจำบางรายการก็จะมีเอกสารประกอบเช่นเดียวกับแผนกขายปลีก 

 

6.2. ขั้นตอนการตรวจนับความถูกต้องของเงิน

6.2.1. กรณีรับด้วยเงินสด

-ให้ตรวจสอบและนับเงินที่รับ จากนั้นหนีบเงินไว้กับชุดจ่าย

-ทำการบันทึกรับเงินตามที่รับ ทำการคำนวณเงินทอนโดยเครื่องคิดเลข หรือบันทึกเงินเกินในระบบBC ก็ได้เครื่องจะบอกว่าเกินเท่าไร ซึ่งหมายถึงเงินที่ต้องทอนนั่นเองเมื่อได้จำนวนเงินทอนแล้วต้องแก้ไขยอดเงินรับใหม่ให้ถูกต้องอีกครั้ง

-เมื่อไม่พบปัญหาให้เก็บเงินที่รับทั้งหมดเข้าเก๊ะทันที แต่หากมีปัญหาลูกค้าแจ้งเงินที่รับไม่ตรงกัน ก็สามารถนำมาตรวจนับใหม่ว่ารับเท่าไรได้ทันทีเช่นกัน

-ในระหว่างวันหากจุดรับชำระมีเงินสดในเก๊ะเกิน 20,000. บาทให้ทำการนำฝากธนาคาร หรือเก็บเข้าตู้เซฟไว้ทั้งนี้เพื่อความปลอดภัยในการรักษาเงินสดมากเกินจำเป็น อีกทั้งยังเป็นการลดภาระในการตรวจรับเงินทุกสิ้นวันอีกด้วย

6.2.2. กรณีรับด้วยตั๋วเงิน,ธนาณัติ,หนังสือค้ำประกัน 

• ตั๋วเงิน หมายถึง หนังสือตราสารหรือเอกสารแสดงสิทธิเพื่อการชำระหนี้ สามารถเปลี่ยนมือได้ด้วยการส่งมอบ ตั๋วเงินแบ่งเป็น 3 ประเภท คือ

 - ตั๋วแลกเงิน  หรือ ดร๊าฟ เป็นหนังสือตราสารที่ผู้สั่งจ่ายสั่งให้ผู้จ่ายจ่ายเงินจำนวนหนึ่งแก่ผู้รับเงิน บริษัทฯ จะรับตั๋วเงินประเภทนี้เฉพาะที่ออกจากธนาคารเท่านั้น   เพราะได้รับเงินแน่นอนเนื่องจากธนาคารรับรองการจ่ายเงินให้
          - ตั๋วสัญญาใช้เงิน คือ หนังสือตราสารที่ผู้ออกตั๋วให้คำมั่นสัญญาว่าจะใช้เงินจำนวนหนึ่งแก่ผู้รับเงิน โดยระบุสถานที่ และวันที่จ่ายเงิน และรับรองหรืออาวัลการจ่ายเงินโดยธนาคาร ตราสารนี้ถือว่าเราได้รับเงินแน่นอนเมื่อธนาคารรับรองหรืออาวัลให้ ถ้ารับเงินประเภทนี้ให้ตรวจสอบวันที่ครบกำหนดให้ละเอียดว่าสั่งจ่ายนานเท่าไรต้องคิดดอกเบี้ยหรือไม่

          - เช็ค (Cheque) หรือแคชเชียร์เช็ค 

เช็ค คือ ตราสารที่ผู้สั่งจ่าย สั่งจ่ายให้กับผู้รับ โดยระบุวันที่ใดก็ได้  สาระสำคัญที่ต้องตรวจสอบในการรับเช็คคือ  วัน เดือน ปีที่จ่ายถูกต้องหรือไม่ ชื่อผู้รับถูกต้องหรือไม่ บริษัทฯที่สั่งจ่ายต้องประทับตราหรือไม่ จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวหนังสือถูกต้องตรงกันหรือไม่   

แคชเชียร์เช็ค คือ หนังสือตราสารซึ่งผู้สั่งจ่าย สั่งธนาคารให้ใช้เงินจำนวน หนึ่งเมื่อทวงถามให้แก่บุคคลอีกคนหนึ่ง ตราสารประเภทนี้จะไม่มีการออกวันที่ล่วงหน้า หากเป็นแคชเชียร์เช็คต่างจังหวัดเมื่อนำเข้าบัญชีก็ยังต้องใช้เวลา และค่าใช้จ่ายในการเคลียริ่งตามปกติ เพียงแต่เราได้รับเงินแน่นอนเนื่องจากธนาคารเป็นผู้สั่งจ่ายให้ 

• ธนาณัติ (Money Order) เป็นเอกสารทางการเงินที่ได้รับความนิยม ซึ่งเป็นบริการที่ที่ทำการไปรษณีย์ทั่วประเทศให้บริการแก่ประชาชนทั่วไป โดยสั่งจ่าย ณ ที่ทำการไปรษณีย์ใด ไปรษณีย์หนึ่งที่ผู้ใช้บริการเลือก

• หนังสือค้ำประกัน (Letter of Guarantee) เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อค้ำประกันโดยธนาคารจะเป็นผู้รับรอง ซึ่งการกำหนดระยะเวลาค้ำประกันอยู่ที่ข้อตกลงของแต่ละฝ่าย

 6.3. กรณีรับเป็นบัตรเครดิต  ให้ปฎิบัติดังนี้

6.3.1. พักหน้าจอรอไว้

6.3.2. รับบัตรเครดิตจากลูกค้า และตรวจสอบทันทีว่ามี ลายเซ็นหลังบัตรหรือไม่ ถ้าไม่มีห้ามรับโดยเด็ดขาด หากตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหาให้ทำการรูดบัตรผ่านเครื่องรูดประเภท EDC 

6.3.3. กรณีรูดบัตรไม่ผ่าน หน้าจอเครื่องรูดบัตรจะปรากฏ ”ให้ติดต่อผู้ถือบัตร” หรือ “ไม่อนุมัติ วงเงินไม่เพียงพอ”  หรือ “ ไม่อนุมัติ DECLINED” ให้พนักงานแจ้งลูกค้าอย่างสุภาพ “ขอโทษนะคะ รูดบัตรไม่ผ่านคะ สะดวกที่จะใช้เงินสด หรือบัตรใบใหม่คะ” ถ้าลูกค้าใช้เป็นเงินสดแทนก็ให้ปฎบัติตามข้อ 4.1 ข้างต้น แต่ถ้าลูกค้าใช้บัตรเครดิตใบใหม่ ให้ทำการรูดบัตรใหม่ เมื่อผ่านเรียบร้อยแล้ว ให้ถือบัตรเครดิตไว้ในมือ แล้วส่งสลิปที่ดึงจากเครื่องรูดบัตรให้ลูกค้าเซ็นต์  จากนั้นให้ทำการตรวจสอบลายมือชื่อหลังบัตร กับสลิปว่าตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่มีปัญหาก็ให้ทำการโอนยอดเงินที่รูดนั้นทันที  แต่หากพบว่าลายเซ็นหลังบัตรไม่ตรงกับลายเซ็นต์ในสลิปให้แจ้งลูกค้าทันทีว่าจะดำเนินการอย่างไร หากแก้ไขไม่ได้ให้คืนบัตรให้ลูกค้า และขอรับเป็นเงินสดแทน เพราะสาเหตุนี้อาจเกิดจากลูกค้านำบัตรเครดิตของผู้อื่น ที่ไม่ใช่ของตัวเองมาใช้ กรณีนี้เจ้าของบัตรสามารถยกเลิกการชำระได้ ซึ่งจะทำให้พนักงานต้องรับผิดชอบค่าเสียหายนี้

กรณีที่เครื่องรูดบัตร EDC ขัดข้อง ลูกค้ายังยืนยันจะชำระด้วยบัตรเครดิต ให้ตรวจสอบก่อนว่าเป็นบัตรชนิดมีตัวนูนหรือไม่ ถ้าไม่ใช่ตัวนูนจะใช้ไม่ได้ต้องให้ลูกค้าชำระด้วยเงินสดเท่านั้น แต่ถ้าบัตรเป็นแบบชนิดตัวนูน ให้ใช้เครื่องรูดบัตรแบบ ซิฟแซฟ ( เครื่องรูดบัตรแบบใช้มือ) โดยให้พนักงานทำการขออนุมัติวงเงินที่ต้องการชำระไปที่ศูนย์บัตรเครดิตถ้าเป็นธนาคารกรุงเทพจำกัดให้โทร. ไปที่หมายเลข 02-6384455.จากนั้นให้จดรหัสอนุมัติไว้ การรูดบัตรซิฟแซฟ มีวิธีปฎิบัติดังนี้.-

• นำเครื่องรูดบัตรซิฟแซฟ วางบนโต๊ะ

• นำบัตรเครดิตวางบนแทนตามตำแหน่งที่แสดงไว้

• นำสลิปบัตรที่ใช้กับเครื่องรูดชนิดนี้ วางทับกับบัตรเครดิต ตามตำแหน่งที่ล๊อคไว้

• ใช้มือซ้ายจับแท่นให้แน่น ทำการรูดจากซ้าย ไป ขวา และรูดกลับมา จากขวาไปซ้ายอีกครั้ง

• จะเห็นตัวนูนจากการรูดขึ้นที่สลิปบัตรอย่างชัดเจน (ถ้าไม่ชัดให้ยกเลิก และทำใบใหม่อีกครั้ง)

• ให้กรอกรายละเอียด วัน/เดือน/ปีที่ทำ ,รหัสอนุมัติ...,รายการสินค้า, จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น....,จำนวนเงินตัวหนังสือ....

• ให้ลูกค้าลงลายเซ็นต์ให้ตรงกับด้านหลังบัตรเครดิตเช่นเดิม

• นำส่งใบแรกให้ฝ่ายการเงินส่วนออฟฟิตเพื่อทำ Pay-in นำฝาก ใบที่สองดึงให้ลูกค้าเป็นหลักฐาน ใบที่สาม           (ใบสุดท้าย) เก็บไว้เป็นสำเนาสำหรับแคชเชียร์นำส่งเงินสิ้นวัน

6.3.4. เมื่อดำเนินการรูดบัตรไม่ว่า EDC หรือ ซิฟแซป แล้วให้ทำการบันทึกการรับเงินในหน้าจอเป็นประเภทบัตรเครดิตให้ถูกต้อง เนื่องจากอาจมีปัญหาในการสรุปนำส่งเงินตอนสิ้นวัน สำหรับค่าธรรมเนียมในการรูดบัตรเครดิตนั้นธนาคารคิดค่าใช้จ่ายบริษัทฯ คือ 1.50% +ภาษี 7% รวมประมาณ 1.61% แต่ขณะนี้บริษัทฯ มีนโยบายยกเว้นค่าธรรมเนียมในสินค้าทุกชนิด ไม่เรียกเก็บจากลูกค้าเพื่อเป็นการกระตุ้นยอดขาย และส่งเสริมการขายอีกด้วย

6.4. ขั้นตอนการออกใบเสร็จรับเงิน/ใบรับมัดจำ/รายได้อื่นๆ

เมื่อตรวจสอบความถูกต้องของตัวเงินที่รับแล้ว ให้ทำการบันทึกข้อมูลรายละเอียดของเงินที่รับ และทำการพิมพ์ใบเสร็จรับเงิน โดยต้นฉบับใบเสร็จรับเงินส่งให้ลูกค้า สำเนาใบที่ 2.เป็นหลักฐานแนบกับชุดนำส่งเงินตอนสิ้นวัน ส่วนสำเนาใบสุดท้ายให้เรียงตาม Running Number ส่งให้แผนกบัญชีทุกสิ้นวันเช่นกัน

6.5. ขั้นตอนนำส่งเงินให้หัวหน้าแผนกการเงินตรวจสอบ

เมื่อสิ้นสุดการปิดทำการพนักงานการเงินรับก็จะทำการสรุปรายละเอียดการรับชำระเงินแต่ละประเภทตามที่รับ เช่น รายงานการรับชำระหนี้,รายงานการรับเงินมัดจำ,รายงานการรับเงินจากรายได้อื่น ๆ เพื่อแนบกับรายละเอียดของเอกสารแต่ละประเภทที่รับเงิน และทำการพิมพ์รายงานสรุปการรับเงินทั้งหมดทุกประเภท(R-CH-304) ปะหน้า เพื่อแสดงยอดรวมของเงินที่รับทั้งสิ้นในวันนั้น

จากนั้นพนักงานการเงินรับจะทำการพิมพ์รายงานเช็ครับครบกำหนดประจำวันทำการรุ่งขึ้นและจัดพิมพ์ใบ Pay-in ให้ครบทุกใบตามรายงานโดยพนักงานสามารถที่จะเลือกทำ Pay-in 1 ใบต่อ เช็คที่ครบกำหนดหลายใบได้ แต่ทั้งนี้จะขอแนะนำให้ทำใบPay-in 1 ใบต่อเช็ค 1 รายการ เนื่องจากจะไม่มีปัญหาตามมาภายหลังกรณีที่เช็คคืน หรือ แก้ไข แลกเปลี่ยนเช็ค หากมั่นใจว่าเช็คที่ต้องการรวมทำ Pay-in 1 ใบต่อเช็คหลายรายการก็สามารถทำได้ 

ส่วนการเลือกว่าจะนำเช็คที่ครบกำหนดไปเข้าธนาคารใด ให้ตรวจสอบและปฎิบัติดังนี้.-

• ให้ตรวจสอบว่าเป็นการรับเงินส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับ Vat หรือ Tax  กรณีนี้ให้นำเข้าบัญชี BBL 4147-7

• ให้ตรวจสอบว่าเป็นเช็คที่ต้องส่งเครียริ่งต่างแบ็งค์ต่างอำเภอหรือไม่  กรณีนี้ให้นำเข้าUOB 0190-7

• นอกเหนือจากข้อกำหนดข้างต้นให้นำเข้าบัญชี BBL 9888-1

ซึ่งการจะเลือกเข้าบัญชีใดนั้นอาจจะกลับไปดูที่หมายเหตุของรายงานซึ่งจะทำการพิมพ์บัญชีที่ ต้องนำเข้าไว้ล่วงหน้าแล้วก็ได้

จากนั้นให้ทำการรวมเอกสารทั้งสิ้นส่งให้หัวหน้าแผนกเพื่อตรวจทาน และนำส่งให้ผู้บริหารเข้าตู้เซฟเพื่อรอนำฝากวันทำการต่อไป

7. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-CH-009  (ไม่ใช่ใบกำกับภาษี) ใบส่งสินค้า

• FM-CH-014  ใบรับเงินชั่วคราว

• FM-CH-020  ใบเสร็จรับเงิน (เขียนมือ)

• FM-CH-011  ใบเสร็จรับเงิน (ต่อเนื่อง)

• FM-CH-013  ใบเสร็จรับเงินรายได้อื่นๆ

• CH3-R01 ใบรายงานการรับชำระหนี้ประจำวัน

• CH3-R02 ใบรายงานการรับชำระหนี้-รายได้อื่น ๆ

• CH3-R03 ใบรายงานการรับเงิน-มัดจำ

• CH3-R04 ใบสรุปการรับเงินประจำวัน-ส่วนออฟฟิต

• CH3-R05 ใบสรุปการรับเงินทั้งสิ้นและประมาณการเงินเข้า-ออกประจำวัน

• CH3-R06 ใบรายงานเช็ครับครบกำหนดประจำวัน

WI-CA-005 การขายสินค้าผ่านแคชเชียร์ DriveThru

การออกบิลขายแคชเชียร์ DriveThru

วัตถุประสงค์

เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 

นโยบาย

แคชเชียร์ สนญ. และ สาขา ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน เพื่อลดความผิดพลาดและข้อทุจริต 

ผังขั้นตอนการปฎิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฎิบัติงาน

การขายสินค้า Q ที่ลูกค้ามาสั่งซื้อเองที่คลัง  แคชเชียร์จะใช้ APP Drivethru เมื่อแคชเชียร์ได้รับ Q ทะเบียนรถ/ยี่ห้อรถของลูกคัา แคชเชียร์จะกด Q เข้าไปเช็คดูว่าสินค้าหรือจำนวนสินค้าตรงกันทั้งของ PICKUP และ CHECKOUT หรือไม่ ถ้าตรวกันแล้วให้สอบถามลูกค้าว่าเป็นสมาชิกหรือไม่ ถ้าไม่ตรงกันให้แคชเชียร์สอบถวนสินค้าและจำนวนสินค้ากับลูกค้าทันทีพร้อมสอบถามว่าเป็นสมาชิกหรือไม่  ถ้าเป็นให้ใส่รหัสสมาชิให้ด้วยหลังจากนั้นให้แจ้งยอดที่จะต้องชำระเงินกับลูกค้า กรณีชำระเงินด้วยบัตรเครดิตให้แคชเชียร์แจ้งลูกค้าทราบว่ามีคิดค่าธรรมเนียมรูดบัตร 2% แคชเชียร์เพิ่มรายการค่าธรรมเนียมรูดบัตร เมื่อได้รับเงินแล้วให้ทำการชำระเงิน ให้แคชเชียร์สอบถามกับลูกค้าว่าต้องการออกใบกำกับภาษีหรือไม่ หากไม่ต้องการให้ออกบิลใบกำกับภาษีอย่างย่อให้ลูกค้า แต่ถ้าลูกค้าต้องการใบกำกับภาษีให้สอบถามชื่อบริษัทฯ เสร็จแล้วออกใบกำกับภาษีเต็มรูป ยื่นเอกสารบิลขายกำกับภาษีให้เช็คเกอร์เซ็นต์ตรวจสอบ/ประทับตราเช็คเกอร์ ยื่นให้ลูกค้าเซ็นต์ชื่อรับสินค้า ส่งต้นฉบับใบกำกับภาษีให้ลูกค้า แคชเชียร์เปิดประตูให้รถลูกค้าออกได้

การขายสินค้า Q ที่ลูกค้าสั่งซื้อจากพนักงานขาย  แคชเชียร์จะใช้ APP Drivethru และสั่งพิมพ์บิลในโปรแกรม ERP

     ขายสินค้าเงินสด เมื่อแคชเเชียร์ได้รับ Q จากการCheckout และได้ใบขอเบิกสินค้าจากเช็คเกอร์ แคชเชียร์จะต้องตรวจสอบข้อมูลจากใน App กับใบขอเบิกสินค้าว่าตรงกันหรือไม่  หากไม่ตรงต้องสอบถามกับลูกค้า และแจ้งให้พนักงานขายทราบและทำการแก้ไขเอกสารใหม่ หากตรงกันให้ชำระเงินตามที่พนักงานขายระบุในท้ายใบขอเบิกสินค้า   ออกบิลใบเสร็จรับเงิน/กำกับภาษีให้เช็คเกอร์เซ็นต์ตรวจสอบยื่นให้ลูกค้าเซ็นต์รับสินค้า ให้ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/กำกับภาษีให้ลูกค้า พร้อมเปิดประตูให้รถลูกค้าออกได้

     ขายสินค้าเงินเชื่อ  แคชเชียร์ได้รับ Q จากการCheckout และได้ใบขอเบิกสินค้าจากเช็คเกอร์ แคชเชียร์จะต้องตรวจสอบข้อมูลจากใน App กับใบขอเบิกสินค้าว่าตรงกันหรือไม่  หากไม่ตรงต้องสอบถามกับลูกค้า และแจ้งให้พนักงานขายทราบและทำการแก้ไขเอกสารใหม่เริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมด  หากตรงกันให้ออกบิลใบส่งสินค้า/กำกับภาษี ให้เช็คเกอร์เซ็นต์ตรวจสอบยื่นให้ลูกค้าเซ็นต์รับสินค้า ให้เอกสารด้านที่ระบุว่าส่วนของลูกค้าให้กับลูกค้า พร้อมเปิดประตูให้รถลูกค้าออกได้

     กรณีพนักงานขายแจ้งในใบขอเบิกสินค้าว่าปิดราคา ให้แคชเชียร์พิมพ์ใบเบิกสินค้าไม่โชร์ราคา และใบส่งสินค้า/กำกับภาษี ให้เช็คเกอร์เฉพาะใบปิดราคาเซ็นต์ชื่อผู้ตรวจสอบ และให้ลูกค้าเซ็นต์ชื่อผู้รับสินค้า ให้ใบขอเบิกสินค้ากับลูกค้าไป 1 ฉบับ พร้อมกับเปิดประตูให้รถลูกค้าออก แคชเชียร์นำใบเบิกสินค้าปิดราคาเย็บติดกับใบส่งสินค้า/กำกับภาษี

มาตรฐานงานบริการลูกค้าของแคชเชียร์

1. พนักงานชายให้ไว้ผมสั้นสุภาพพนักงานหญิงที่ไว้ผมยาวต้องรวบตึง
2. พนักงานต้องเข้าออกประตูที่กำหนดเฉพาะพนักงานเท่านั้น
3. พนักงานที่นำทรัพย์สินส่วนตัว/กระเป๋าให้นำใส่ Locker ที่กำหนดห้ามนำเข้าพื้นที่ขาย
4. พนักงานแคชเชียร์ต้องเตรียมเครื่องเขียน/แบบพิมพ์/ถุงสำหรับใส่สินค้าเพื่อบริการลูกค้าให้ครบทุกขนาด
   
5. พนักงานแคชเชียร์ต้องตรวจสอบเงินและขานจำนวนเงินที่รับตามด้วยทวนรายการสินค้าที่ลูกค้าซื้อรวมถึงขานจำนวนเงินทอนทุกครั้ง
6. พนักงานแคชเชียร์ต้องเซ็นต์ชื่อการรับ/ส่งเงินให้แผนกการเงินส่วนกลางทุกครั้งเพื่อกันความผิดพลาดภายหลัง
7. พนักงานแคชเชียร์ต้องเต็มใจให้บริการรับชำระค่าสินค้าตามมาตรฐานการบริการได้อย่างถูกต้อง รวด เร็ว และ จริงใจ
8. เมื่อบริการลูกค้าเสร็จเรียบร้อยแล้วให้กล่าวขอบคุณพร้อมยกมือไหว้อย่างสุภาพอ่อนโยน

พนักงานแคชเชียร์โปรดงดเว้นการกระทำดังต่อไปนี้

1. การใช้คำหยาบ
2. ดูหมิ่นหรือกล่าวหาให้ร้ายผู้อื่น
3.  การพาดพิงถึงลูกค้า หรือพนักงานอื่นโดยไม่มีข้อมูล
4. โฆษณาประกาศสินค้าและบริการที่ตัวเองไม่ได้เกี่ยวข้องหรือเกี่ยวกับกิจการ
5. ห้ามบันทึกข้อความหรือพูดที่มีผลกระทบถึงบริษัท, ลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน ลงบนเว็ปไซต์หรือ โซเชียลต่างๆ 

การผลัดเปลี่ยนระหว่างวัน

• เข้าห้องน้ำ        - แคชเชียร์อื่นมาเปลี่ยน/แจ้งหัวหน้ากรณีพนักงานอื่นไม่ว่าง
• ไปรับประทานอาหาร      - ทำตารางเปลี่ยนเวณประจำ
• ธุระส่วนตัวชั่วคราว       - เขียนใบลา/ออกนอกพื้นที่ให้หัวหน้าจัดคนเข้าแทน
• ไปเคลียร์งานกับฝ่ายอื่นๆ   - เรียกแคชเชียร์อื่นมาเปลี่ยน

WI-CA-006 งานแคชเชียร์ที่ต้องปรับปรุงแก้ไข ดังนี้

ช่องโหว่รั่วไหลที่เราพบ

1. การเปิดให้พนักงานขายเรียกรับเงินโอนจากลูกค้า เข้าบัญชีส่วนตัว (ยักยอกไป) หรือนำไปอ้างชำระบิลลูกค้ารายอื่น (ที่ยักยอกไปก่อนหน้า)
2. พนักงานเปิดบัญชี K-Plus Shop สร้าง QR ส่งให้ลูกค้าโอนเงิน ดูคล้ายกับเป็นการเรียกเก็บจากร้าน เพราะไม่จำเป็นส่งสลิปกลับด้วยซ้ำ
3. การเปิดให้พนักงานขายรับเงินสดโดยตรงจากลูกค้าที่หน้าเคาท์เตอร์ แล้วไม่นำส่งแคชเชียร์
4. แคชเชียร์รับเงินมัดจำลูกค้าลอยได้ (เช่นอ้างว่าเจ้าของบ้านจ่ายเงินค่าสินค้าให้ผู้รับเหมา) ไม่ได้ผูกใบจอง (ฝากเงินเดบิต) ทั้งที่ลูกค้าต้องการจองสินค้า จึงเป็นช่องให้นำเงินนี้ไปตัดชำระเงินชื่อลูกค้าอื่น 
5. แคชเชียร์ขาดวินัยและมาตรฐานในการตรวจสอบตัวตนลูกค้าที่โอนเงิน กับชื่อบัญชีที่ออกบิลขาย
6. การนำเอกสารภายในไปอ้างเป็นใบเสร็จรับเงิน 
7. การส่งของเก็บเงินปลายทาง ยังไม่มีระบบ COD เรายังใช้ระบบเปิดเครดิตค้ำประกันโดยพนักงาน และติดตามเงินวันต่อวันอยู่

จุดควบคุมใหม่

• การโอนเงิน 

1. จัดทำเอกสารแจ้งให้ลูกค้ารับทราบ บริษัทฯ ไม่มีนโยบายให้ลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัวพนักงานและบริษัทฯ จะไม่รับผิดชอบต่อความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้น ลูกค้าชำระเงินทุกครั้งให้ขอใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสดทันที 
1. จัดทำแล้วทั้ง 2 สาขา แคชเชียร์ทุกจุด  ประชาสัมพันธ์   แคชเชียร์ไดร์ทรู
2. พนักงานขายต้องแนะนำลูกค้าให้ไปชำระเงินที่เคาว์เตอร์แคชเชียร์เท่านั้นห้ามพนักงานขายถือเงินไปชำระที่แคชเชียร์แทนลูกค้า
1. เริ่มทำแล้ว ทั้ง 2 สาขา
3. เพิ่ม QR Code ในเอกสารใบเสนอราคา และใบสั่งขาย   เน้นใช้ QR Code ในใบเสนอราคาเป็นหลัก 
4.  ให้แผนกการเงินทำการทวนสอบการรับเงินมัดจำตามสคริปต์ดังนี้ 

เปิดหน้าจอใบมัดจำรับตามรหัสลูกค้า….

สวัสดีคะดิฉัน…………..โทรจากแผนกการเงิน บริษัท นพดลพานิช จำกัดค่ะ  

คุณ…………ได้สั่งซื้อสินค้ากลุ่ม …… และชำระเงินมัดจำไว้แล้วจำนวน…………บาท  ถูกต้องไหมคะ ลูกค้าได้รับใบเสร็จรับเงินค่ามัดจำนี้หรือยังคะ 

ถ้าไม่ได้รับ ทางแผนกการเงินจะทำการจัดส่งไปให้นะคะ

ถ้าได้รับแล้ว ขอบคุณนะคะสำหรับข้อมูล

• กรณีที่ลูกค้าโอนเงินมาเพื่อให้จัดส่งส่งสินค้าข้ามสาขา ให้พนักงานขายส่ง สลิปพร้อมใบสั่งขาย/สั่งจอง ให้กับหัวหน้าแคชเชียร์เช็คสเตทเมนท์ว่ามีเงินเข้าบัญชีเรียบร้อยแล้วถึงจะวางคิวส่งของได้

• ไม่อนุญาติให้พนักงานขายไปเก็บเงินสดหน้างาน ให้แจ้งลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีเท่านั้น  ยกเว้นพนักงานขายมาขอใบเสร็จรับเงินชั่วคราวที่แผนกการเงิน แผนกการเงินต้องติดตามเงินเพื่อออกใบเสร็จรับเงินจริงผ่านระบบทุกสิ้นวัน
• กำลังทำ  ตัวอย่างจุดสังเกตุ  สลิปโอนเงินแต่ละธนาคาร 

• การตรวจสอบใบจองของแผนกการเงิน

ให้แผนก IT จัดทำรายงานใบจองสินค้า(ROVW)ที่มีการรับมัดจำค้างรับเกิน 30 วัน  แผนกการเงินต้องติดตามตรวจสอบโทรสุ่มสอบถามลูกค้า เพื่อขอข้อมูลความคืบหน้าของการได้รับสินค้าและให้มี Pattern ในการสอบถาม

Pattern ในการสอบถามการค้างรับสินค้าเกิน 30 วัน (จากลูกค้าที่รับมัดจำแล้ว) 

1. 2.1เปิดหน้าจอใบจองสินค้า (ROVW)เลือกรหัสลูกค้าและเลขที่เอกสารที่จะโทรสอบถาม 
2. 2.2สอบถามจัดซื้อว่า Supplier ได้ส่งสินค้าไปให้ลูกค้าหรือยัง (กรณี PASS ส่ง) หรือสอบถามไปที่ GR กรณีของมาลงที่ร้านถ้ายังไม่ไปส่งให้แจ้งพนักงานขายทันทีและรายงานแจ้งที่ประชุมตอนเช้า
3. 2.3โทรหาลูกค้า
   สวัสดีคะดิฉัน…………..โทรจากแผนกการเงิน บริษัท นพดลพานิช จำกัดคะ 
1. คุณ…………ได้สั่งซื้อสินค้ากลุ่ม……และชำระเงินมัดจำไว้แล้วจำนวน……บาท  
2. ตอนนี้ลูกค้าได้รับของตามที่สั่งหรือยังคะ พอดีเห็นมีรายงานค้างรับอยู่คะ……บลา……..…… ขอบคุณนะคะยังไงทางแผนกการเงินจะประสานงานเรื่องสินค้าที่สั่งให้นะคะ
3. 
   
4. 2.4  กรณีสั่งพิเศษให้มีการเรียกเก็บเงินมัดจำ 100% และหากไม่เรียกเก็บมัดจำ หรือเรียกเก็บขั้นต่ำที่ 30% จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการของศูนย์กำไรเท่านั้นๆ พร้อมระบุเหตุผลให้ชัดเจนของการไม่เรียกเก็บมัดจำหรือมัดจำบางส่วน  

มีในนโยบายการรับมัดจำสินค้าสั่งพิเศษอยู่แล้ว รหัส…….

 

• การสื่อสาร

แผนกบุคคลจะทำนโยบายประกาศห้ามพนักงานใช้ไลน์ส่วนตัว หรือแชทเฟสส่วนตัว ในการติดต่อลูกค้าให้ใช้ไลน์กลุ่มที่มีผู้จัดการส่วนอยู่ด้วย เท่านั้น 

1. 3.1 แผนกบุคคลร่วมกับแผนกIT จะทำการเปลี่ยนชื่อกลุ่มและโลโก้ใน Line Official ให้กับทุกศูนย์กำไรเพื่อให้ลูกค้าทำการส่งหลักฐานการโอนเงิน เพื่อให้ผู้จัดการแต่ละศูนย์กำไรทำการตรวจสอบการออกใบเสร็จรับเงินให้ครบถ้วนถูกต้องทั้งชื่อลูกค้า และจำนวนเงินที่รับ
2. 3.2 แผนกบุคคลจะเข้ากลุ่มไลน์ของทุกศูนย์กำไรที่มีอยู่แล้ว WS, PJ, S02, S01…..เพื่อส่งจดหมายแจ้งลูกค้าที่อยู่ในกลุ่มของแต่ละศูนย์ เรื่อง บริษัทฯ ไม่มีนโยบายให้พนักงานสื่อสารกับลูกค้าเรื่องการสั่งซื้อสินค้า หรือ ชำระเงินในไลน์ส่วนตัว

• การรับเงินมัดจำของแคชเชียร์

การรับเงินมัดจำ

1. แคชเชียร์ต้องดึงใบจองสินค้ามาทำใบมัดจำทุกครั้ง  และใบจองทุกใบต้องมีการมัดจำ  100% หรืออย่างน้อย 30% ของมูลค่าสินค้าที่สั่ง หากไม่เก็บเงินมัดจำให้อำนาจระดับผู้จัดการขึ้นไปลงลายมือชื่อพร้อมระบุเหตุผลที่ไม่เรียกเก็บเงินมัดจำหรือเก็บเงินมัดจำแค่บางส่วนเพราะอะไร และออกเอกสารใบสั่งจอง (RWV) เพื่อระบุสินค้าที่สั่งจอง โดยนำเอกสารนี้ไปประกอบกับการออกใบรับเงินมัดจำ กรณีนี้แผนก IT  จะพิมพ์ข้อความอัตโนมัติในใบรับมัดจำข้อความ “เงินมัดจำนี้่ไม่สามารถเรียกคืนได้เมื่อท่านยกเลิกการรับสินค้าที่จอง”
2. สำหรับจ่ายเงินล่วงหน้าเพื่อซื้อสินค้าปกติ(ยังไม่ระบุสินค้า) แคชเชียร์จะต้องพิมพ์หมายเหตุในใบรับมัดจำ “จ่ายเงินล่วงหน้าเพื่อซื้อสินค้าปกติ” กรณีนี้จะไม่มีใบจองประกอบ
3. ใบจองสินค้าที่มี การรับมัดจำและค้างรับสินค้าเกิน 30 วัน  แผนกการเงินต้องติดตามตรวจสอบโทรสุ่มสอบถามลูกค้า เพื่อขอข้อมูลความคืบหน้าของการรับสินค้า

•  ห้ามแคชเชียร์ออกใบรับมัดจำในชื่อที่ไม่ตรงกับสลิปที่โอนเงินมา ยกเว้นพิสูจน์ได้ว่าเป็นเจ้าของกิจการเดียวกัน โดยจะต้องโทรยืนยันการโอนเงินจากหัวหน้าแคชเชียร์ทุกครั้ง

Script หัวหน้าแคชเชียร์โทรสอบถามยืนยันการโอนเงินของลูกค้าหัวหน้าแคชเชียร์  หัวหน้าแคชเชียร์: สวัสดีค่ะ ดิฉัน................โทรจากแผนกการเงินบริษัท นพดลพานิช จำกัด เรียนสายคุณ (ชื่อลูกค้า) ใช่ไหมคะ  จะขออนุญาติตรวจสอบยืนยันการโอนเงินของลูกค้าค่ะ  หัวหน้าแคชเชียร์: คุณ....(ชื่อลูกค้า)......ได้โอนเงินเข้ามาเพื่อชำระค่า (รายละเอียดสินค้า) เป็นจำนวนเงิน xxxxx บาท ผ่านช่องทางการโอนเงินของ (ชื่อผู้โอนเงิน) เมื่อวันที่...........ใช่ไหมครับ/คะ? หัวหน้าแคชเชียร์ ; เนื่องจากพนักงานขายแจ้งแคชเชียร์ให้ออกบิลเป็นชื่อ……นี้ ซึ่งเป็นคนละชื่อกับผู้โอนเงินถูกต้องไหมคะ ลูกค้าตอบว่าใช่ ขอบคุณคะ   ถ้าตอบว่าไม่ใช่ สอบถามลูกค้าว่าให้ออกเป็นชื่ออะไร……บลา….. (ให้แคชเชียร์แจ้งปัญหานี้กับฝ่ายการเงินเพื่อแจ้งในที่ประชุมผู้จัดการทุกเช้า)

•  ห้ามแคชเชียร์ออกใบเสร็จหลายชื่อในใบโอนเงินใบเดียวกัน โดยจะต้องโทรยืนยันการโอนเงินจากหัวหน้าแคชเชียร์ทุกครั้ง

4.4 Check List/จุดควบคุมก่อนการทำใบรับมัดจำของแคชเชียร์

• วันที่โอนเป็นวันที่ปัจจุบันหรือไม่
• ชื่อและเลขที่บัญชีเป็นของบจก. นพดลพานิช เท่านั้น
• ชื่อลูกค้า หรือ จำนวนเงิน กับ ใบรับมัดจำที่ให้ออกบิลตรงกันหรือไม่

ถ้าไม่ตรง ต้องตรวจสอบและแนบเอกสารเหตุผลให้หัวหน้าแคชเชียร์เซ็นต์อนุมัติทุกครั้ง

• ตรวจ สเตทเมนท์ว่ามีเงินเข้าบัญชี บริษัทฯจริงหรือไม่ ถ้าไม่มีห้ามออกใบรับเงินมัดจำเด็ดขาด

• แผนก IT และ MIS ร่วมตรวจสอบออกรายงานใบสั่งขาย / ใบสั่งจองที่ค้างในระบบ
  17 ล้านบาท  ในการตรวจสอบความผิดปกติและกำหนดวันหมดอายุใบจอง หากไม่มีการต่ออายุใบจองระบบจะริบเงินมัดจำทันทีและหลังจากเรื่องเคสศิตา (ต้า) เสร็จแล้วให้ Action ตรวจสอบย้อนหลังทั้งหมด
• 
  
• แผนกการตลาดและแผนกบุคคลจะจัดทำป้ายประชาสัมพันธ์ใหม่ตรงจุดแคชเชียร์ เช่น กรุณาชำระเงินที่จุดแคชเชียร์เท่านั้นและตรวจสอบความถูกต้องของใบเสร็จรับเงินก่อนออกจากร้าน

• 
  

• ไม่อนุญาติให้พนักงานขายไปเก็บเงินสดหน้างาน ให้แจ้งลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีเท่านั้น  ยกเว้นพนักงานขายมาขอใบเสร็จรับเงินชั่วคราวที่แผนกการเงิน แผนกการเงินต้องติดตามเงินเพื่อออกใบเสร็จรับเงินจริงผ่านระบบทุกสิ้นวัน
• 
  
• 
  
• OD จัดให้มีการจัดอบรมทบทวนกระบวนการทำงานแคชเชียร์ทั้งสองสาขาเดือนละ 1 ครั้ง เพื่ออัฟเดทและรวบรวมปัญหา
• 
  
• ส่วนพัฒนาระบบและการเงินร่วมกันทำกระบวนการเป็นคลิปวีดีโอเพื่อถ่ายทอดให้กับพนักงานและพนักงานใหม่ที่จะเข้ามา

WI-CA-007 การขายสินค้าที่มีค่าบริการติดตั้ง

เพื่อให้การขายสินค้าประเภทที่มีบริการติดตั้ง ได้มีข้อตกลงชัดเจนในการเก็บค่าบริการติดตั้งจากลูกค้า และการจ่ายเงินค่าบริการติดตั้งให้กับเจ้าหนี้บริษัท จึงได้กำหนดนโยบายการขายสินค้าที่มีค่าบริการติดตั้ง หรือ ค่าบริการสั่งจ้างไว้ดังนี้

1. ให้พนักงานขายเสนอราคาโดยใช้ฟอร์ม แบบฟอร์มใบตกลงราคาและเงื่อนไขค่าบริการติดตั้ง (ซึ่งมีเงื่อนไขการติดตั้งอยู่ในฟอร์มนี้แล้ว) เพื่อให้
   ลูกค้าเซ็นต์รับเงื่อนไข
2. เปิด Back Order และเรียกเก็บเงินมัดจำค่าสินค้า และบริการติดตั้ง ตามอัตราที่กำหนดไว้ โดยจะรับชำระเป็นเงินสด หรือเงินเชื่อก็ได้
3. บริหารสินค้าต้องตรวจสอบว่ามีการรับมัดจำตรงตามเงื่อนไขแล้ว จึงจะเปิด POได้

หมายเหตุ
   - กรณีที่ vender ตกลงกับลูกค้าเอง ทางบริษัทฯ จะจ่ายเงินเมื่อลูกค้าชำระเงินแล้วเท่านั้น
   - พนักงานขายไม่เรียกเก็บเงินมัดจำ หรือผู้มีอำนาจเซ็นต์ยกเว้นไม่เก็บเงินมัดจำพนักงานขายหรือผู้บริหารจะเป็นผู้รับผิดชอบ และทางบริษัทฯ จะจ่ายเงินเมื่อพนักงานขายจ่ายเงินแทน(กรณีที่ลูกค้าไม่ชำระ) เรียบร้อยแล้ว

อนุมัตินโยบายการขายสินค้าที่มีค่าบริการติดตั้ง

WI-CA-008 การปิดการขายสินค้าของแคชเชียร์

วัตถุประสงค์

เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 

นโยบาย

แคชเชียร์ สนญ. และ สาขา ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน เพื่อลดความผิดพลาดและข้อทุจริต 

ผังการปิดงานเมื่อสิ้นวันของแคชเชียร์ 

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

1. ขั้นตอนปิดกะ/ตรวจสอบความถูกต้อง 

• หัวหน้าแคชเชียร์ทำการออกรายงานการขาย-รับเงินจุด POS  เลือกรหัสแคชเชียร์ประจำจุด
  
• หัวหน้าแคชเชียร์ตรวจสอบเงินสด,บัตรเครดิต,คูปอง,เงินโอนจาก Statementธนาคาร  ให้ตรงกับยอดในรายงาน 
• กรณีที่นับได้น้อยกว่ารายงานให้พนักงานแคชเชียร์ และหัวหน้าร่วมกันตรวจสอบว่าผิดพลาดในเรื่องใด และให้ทำการแก้ไขให้ถูกต้อง หากไม่พบสาเหตุพนักงานแคชเชียร์จะต้องรับผิดชอบเงินที่ขาดไป แต่หากมีเงินคงเหลือและเกินจากรายงาน  ให้ทำการตรวจสอบใหม่ หากไม่พบสาเหตุ ให้หัวหน้าแคชเชียร์หมายเหตุในรายงานว่ามีเงินนำส่งเกินกี่บาท และให้นำเงินที่เกินนี้ทำใบนำฝากแยก ส่งให้ฝ่ายการเงินเพื่อบันทึกบัญชีเป็นเงินนำส่งเกินของแคชเชียร์  กรณีที่พบเงินขาดหายไม่ตรงกับรายงาน ให้ผู้จัดการร้าน และหัวหน้าแคชเชียร์ร่วมกันพิจารณาว่าจะนำยอดเงินที่เคยส่งเกินมาหักล้างกันได้หรือไม่   
• กรณีบันทึกการตรวจนับเงินถูกต้องตรงกัน ให้หัวหน้าแคชเชียร์ ทำการบรรจุเงินถุงซิบใสแยกตามจุด POS 
• บันทึกใบนำฝากเงินสดเย็บติดกันถุงเงินแต่ละจุด
• ปิดกะ

2. ขั้นตอนการสรุปยอดขายและนำส่งเงิน

เมื่อตรวจนับเงินทอน เงินรับประจำวันถูกต้องแล้ว ให้หัวหน้าแคชเชียร์นำเงิน และรายงานที่ตรวจสอบแล้วนำส่งให้ผู้จัดการร้านทำการตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารที่เกี่ยวข้อง  เพื่อทำการเซ็นต์ตรวจสอบการขาย และการรับเงินประจำวัน จากนั้นให้หัวหน้าแคชเชียร์นำซองเงินที่รับประจำวัน, เงินทอนของแคชเชียร์ทุกจุด พร้อมรายงานนำเข้าเซฟให้เรียบร้อยถือว่าสิ้นสุดการปิดทำการในวันนั้น

WI-CA-009 การออกใบลดหนี้

วัตถุประสงค์

เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 

นโยบาย

แคชเชียร์ สนญ. และ สาขา ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน เพื่อลดความผิดพลาดของสต๊อกสินค้า

ผังขั้นตอนการปฎิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

การลดหนี้ แคชเชียร์จะใช้งานในโปรแกรม BC

ลดหนี้ราคา  แคชเชียร์จะได้รับสำเนาบิลขายจากพนักงานขาย ในสำเนาเอกสารจะเขียนขอลดหนี้ราคาสินค้าเนื่องจากขายสินค้าสูงกว่าที่ตรวลง จะมีเอกสารใบเสนอราคาแนบมา  พนักงานขายจะเขียนรายละเอียดของราคาสินค้าที่ต้องการลดให้เท่ากับใบเสนอราคา จะมีลายเซ็นต์หัวหน้าทีมขายเป็นผู้อนุมัติให้ลดหนี้ราคาได้  แคชเชียร์ตรวจสอบความถูกต้อง ออกเอกสารใบลดหนี้/กำกับภาษี (RHV, RCV) ระบุรหัสลูกค้า  เลื่อกประเภทการรับคืนเป็น ราคาผิด เพื่อไม่ให้กระทบต่อสต๊อกสินค้าของคลัง เลื่อกเลขที่เอกสารการขายที่ได้รับจากพนักงานขาย กด F9 ระบบจะดึงข้อมูลรายการสินค้าทั้งหมดในบิลขายนั้น แคชเชียร์แก้ไขราคาสินค้าที่ต้องการลด กด F5 ใส่หมายเหตุ ลดราคา - ราคาสูงกว่าที่ตกลง บันทึกเอกสาร พิมพ์        กรณีเงินสด ลูกค้าต้องการซื้อสินค้าให้นำยอดลดหนี้ไปชำระเงินแทนเงินสด หากไม่ต้องการซื้อสินค้าให้แคชเชียร์นำเข้าใบรับเงินมัดจำแทน(ไว้ซื้อสินค้าครั้งต่อไป)   กรณีเงินเชื่อ นำเอกสารส่งแผนกบัญชีเพื่อตัดบัญชีชำระ

ลดหนี้สินค้า  ลูกค้าจะนำหลักฐานการซื้อสินค้าและสินค้าที่ต้องการมาเปลี่ยนคืน  ติดต่อตรวจุดประชาสัมพันธ์ หรือจุดแคชเชียร์ หรือพนักงานขายที่ดูแลลูกค้า  ให้ประชาสัมพันธ์หรือแคชเชียร์หรือพนักงานขาย ตรวจสอบสินค้าและเอกสารเบื่องต้น เชิญลูกค้าเข้าไปเลือกซื้อสินค้าตัวใหม่ ให้ประชาสัมพันธ์โทรเรียกเจ้าของสินค้ามาตรวจสอบสินค้าที่รับผิดชอบ หากรับคืนไม่ได้ให้แจ้งกับทางลูกค้าทราบพร้อมทั้งอธิบายสาเหตุของการไม่รับคืน  หากรับคืนสินค้าได้ให้ทำการถ่ายรูปสินค้าทุกชิ้นที่นำมาคืน  ถ่ายรูปบาร์โค๊ตสินค้า ถ่ายรูปบิลขาย  ถ่ายรูปผู้รับสินค้าเข้าคลัง/ผู้รับผิดชอบสินค้า/ผู้อนุมัติรับคืนสินค้า  แคชเชียร์/ประชาสัมพันธ์/พนักงานขาย กรอกข้อมูลการรับคืนใน Google From ส่ง จะมีการแจ้งเตือนให้แคชเชียร์ทราบใน LINE - แจ้งรับคืนสินค้า  ให้แคชเชียร์ทำการออกเอกสารลดหนี้ RXT, RHV, RCV  ระบุรหัสลูกค้า  เลือกประเภทรับคืน รับคืน/ลดหนี้  เลือกบิลขายตามที่ลูกค้านำมาเป็นหลักฐาน  กด F9 ระบบจะดึงข้อมูลรายการขายสินค้าใบดังกล่าวขึ้นมาให้แคชเชียร์เลือกเฉพาะรายการที่ลูกค้านำมาคืน  กด F5 ใส่หมายเหตุ รับคืนสินค้า-ลูกค้าสั่งสินค้าผิด ฯลฯ  บันทึกเอกสาร พิมพ์  กรณีเงินสด ลูกค้าต้องการซื้อสินค้าให้นำยอดลดหนี้ไปชำระเงินแทนเงินสด หากไม่ต้องการซื้อสินค้าให้แคชเชียร์นำเข้าใบรับเงินมัดจำแทน(ไว้ซื้อสินค้าครั้งต่อไป)  ในการลดหนี้แล้วนำเข้ามัดจำ ชื่อลูกค้าในใบลดหนี้จะต้องเป็นรายเดียวกับที่นำเข้ามัดจำทุกครั้ง  ไม่สามารถลดหนี้แล้วนำไปเข้ามัดจำให้ลูกค้ารายอื่น  กรณีเงินเชื่อ นำเอกสารส่งแผนกบัญชีเพื่อตัดบัญชีชำระ/คืนวงเงินให้ลูกค้า

ลดหนี้คืนเงิน  เนื่องจากลูกค้าไม่ต้องการซื้อสินค้าต่อแล้ว หรือโอนเงินมาผิด หรือสินค้าที่ต้องการถูกยกเลิกการผลิต ลูกค้าจะแจ้งความประสงค์ของคืนเงินมาทางพนักงานขาย  แคชเชียร์จะให้พนักงานขายกรอกเอกสาร ใบขอคืนเงินสดให้ลูกค้า  ซึ่งพนักงานขายจะต้องระบุรายละเอียดและสาเหตุของการขอคืนเงิน และจำนวนเงินที่จะต้องคืน  พร้อมให้ผู้บริหารเซ็นต์อนุมัติในใบขอคืนเงินให้เรียบร้อย เมื่อแคชเชียร์ได้รับเอกสารการขอคืนเงินแล้วให้ตรวจเช็คข้อมูล ว่ามีการเซ็นต์อนุมัติครบทุกช่องหรือไม่ โดยเฉพาะช่องผู้อนุมัติการคืนเงินจะต้องมีทุกครั้งก่อนออกใบลดหนี้ ผู้อนุมัติการคืนเงิน หากคืนเงินจำนวนเงินไม่เกิน 2,000 บาทให้ Division เป็นผู้อนุมัติ  จำนวนเงินตั้งแต่ 2,000 บาทขึ้นไปให้ GM Store เป็นผู้อนุมัติ  จำนวนเงินตั้งแต่ 10,000 บาทขึ้นไปต้องเป็นผู้บริหารเป็นผู้อนุมัติเท่านั้น รวมถึงสินค้าสั่งพิเศษคลัง SPO และ PASS ถ้าเป็นผู้บริหารอนุมัติจะโอนเงินคืนลูกค้าผ่านระบบ โดยส่งให้แผนกการเงินเป็นผู้ทำรายการโอนให้ผู้บริหารอนุมัติเท่านั้น โดยแคชเชียร์ขอเลขที่บัญชีของลูกค้าแนบเอกสารไว้ด้วยทุกครั้ง เมื่อแคชเชียร์ตรวจเอกสารครบเสร็จให้ออกใบลดหนี้ RDM ระบุรหัสลูกค้า กดเครื่องหมายถูกช่องลดหนี้เงินมัดจำ ค้นหาเลขที่เอกสารตามที่ระบุในใบขอคืนเงิน ตรวจสอบจำนวนเงินที่ต้องการจะคืน กด F5 ใส่หมายเหตุ ลดหนี้คืนเงินมัดจำ - ลูกค้าขอยกเลิก ฯลฯ  บันทึกเอกสาร พิมพ์  กรณีอนุมัติโดย Division หรือ GM Store ให้แคชเชียรจ่ายเงินสดคืนให้ลูกค้าพร้อมขอลายเซ็นต์ผู้รับเงิน ส่งเอกสารต้นฉบับใบลดหนี้/กำกับภาษีให้ลูกค้าไว้เป็นหลักฐาน

ข้อควรระวัง

     ให้พนักงานที่เกี่ยวข้องตรวจสอบสภาพสินค้าให้อยุ่ในสภาพสมบูรณ์ เช่น การบรรจุของสินค้าคงอยู่ในสภาพเดิมหรือไม่  มีการแกะสินค้าหรือไม่  หรือมีการทดลองสินค้าหรือไม่   สินค้าที่รับคืนจะต้องอยู่ในสภาพที่สามารถพร้อมขายต่อได้ ไม่เสียหาย เมื่อสินค้าที่จะแลกเปลี่ยน/รับคืน อยู่ในเงื่อนไขถูกต้องทุกประการ ให้พนักงานจัดทำเอกสารการรับคืนสินค้า

วิธีการดึงเอกสารลดหนี้สินค้าผิด

วิธีการตรวจสอบเอกสารเพื่อทำลดหนี้ที่ถูกต้อง

กระบวนการรับเปลี่ยน -คืนสินค้า

นโยบายการรับเปลี่ยน/คืนสินค้า และการคิดค่าธรรมเนียมรับเปลี่ยนคืนสินค้าที่เกินดำหนดเวลา

1. ลูกค้าต้องตรวจรับสินค้า และปฎิเสธการรับสินค้านั้นทันที หากพบปัญหาแนะนำให้ถ่ายวีดีโอ เป็นหลักฐานตั้งแต่เปิดกล่องสินค้า
2. เปลี่ยนสินค้าไม่เกิน 14 วัน นับจากวันที่ได้รับสินค้าหรือบริการ โดยออกเป็นคูปองส่วนลดหรือนำไปซื้อสินค้าใหม่ภายใน 30 วัน
3. คืนเป็นเงินสดเฉพาะกรณีเกิดข้อร้องเรียน และเป็นข้อผิดพลาดของทางร้านเท่านั้น
4. สินค้าที่มีปัญหาจากตัวผลิตภัณพ์หรือการติดตั้งโดยบริษัท ต้องได้รับการตรวจพิสูจน์ก่อนทุกกรณี
5. ไม่รับเปลี่ยน-คืน กรณีสินค้าที่ใช้งานแล้ว หรือกรณีที่ลูกค้าต้องการเปลี่ยนโดยไม่ใช่สาเหตุจากปัญหาผลิตภัณฑ์
6. สภาพสินค้าต้องสมบูรณ์ไม่ผ่านการใช้งาน ป้ายตราสินค้า บาร์โค้ตอยู่ในสภาพสมบูรณ์ พร้องใบรับประกัน, คู่มือและอุปกรณ์ต่อพ่วง
7. สินค้าที่ได้รับภายใต้เงื่อนไขจัดรายการ เช่นมีของแถม แลกซื้อต้องส่งคืนพร้อมสินค้าที่แถม
8. ในกรณีที่ท่านรับสินค้าจากการส่งโดยรถร่วมบริการ ท่านต้องตรวจสอบสินค้าก่อนเซ็นต์รับสินค้าเท่านั้น หากไม่ดำเนินการตาม บริษัท สามารถปฎิเสธการเปลี่ยน - เคลมได้
9. ขอสงวดสิทธิ์ในการไม่คืนค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าขนส่ง  ค่าหีบห่อพิเศษ  ค่าติดตั้ง และค่าธรรมเนียมบริการอื่นๆ

ค่าธรรมเนียมการรับสินค้าคืนสต๊อค ดังนี้

ระยะเวลานับจากวันที่ขายสินค้า	Discount Rate
>15 วัน	25%
>30 วัน	50%
>60 วัน	ไม่รับเปลี่ยนคืนทุกกรณี

สินค้าดังต่อไปนี้ไม่รับคืนทุกกรณี

1. สินค้าที่เก็บเงินมัดจำ หรือ สั่ง Back Order ให้กับลูกค้า
2. สินค้าวางขายในชั้นเก็บแบบบรรจุในกล่อง แพ็ค ลัง มีสภาพไม่สมบูรณ์
3. สินค้าที่บริษัทไม่มีนโยบายจัดเก็บสต๊อค
4. สินค้าขายยาก/สั่งพิเศษ (Special Order)
5. สีผสมจากเครื่องผสมสีทุกยี่ห้อ
6. สินค้าเคมีภัณฑ์ที่จะหมดอายุภายในสามเดือน
7. สินค้าจัดรายการพิเศษ/สินค้าโปรโมชั่น Clearance
8. สินค้ามีระยะเวลาจำกัด หรือไวต่อความชื้น เช่น ปูนซิเมนต์  และปูนกาว ทุกชนิด
9. มีเหตุจากสินค้าที่สั่งซื้อไม่เข้ากับรสนิยมส่วนตัวของลูกค้า

WI-CA-010 การออกใบเพิ่มหนี้

วัตถุประสงค์

เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 

นโยบาย

แคชเชียร์ สนญ. และ สาขา ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน เพื่อลดความผิดพลาด

ผังขั้นตอนการปฎิบัติงาน

ขั้นตอนการออกใบเพิ่มหนี้

แคชเชียร์จะได้รับเอกสารสำเนาบิลขายจากพนักงานขาย เขียนรายละเอียดขอเพิ่มราคา เนื่องจากขายสินค้าต่ำกว่าทุน จะต้องมีลายเซ็นต์หัวหน้าทีมขายเซ็นต์อนุมัติ แคชเชียร์เมื่อได้รับเอกสารตรวจสอบความครบถ้วน และสอบถามการชำระเงิน

กรณีเพิ่มหนี้เงินสด  แคชเชียร์จะจัดทำใบเพิ่มหนี้ในโปรแกรม BC ต้องสอบถามกับพนักงานขายจะชำระเงินแบบไหน เนื่องจากว่าใบเพิ่มหนี้ไม่มีหน้าชำระเงิน ต้องไปใส่ตรงช่องหมายเหตุ 0 = ชำระเงินสด , 1 = บัตรเครดิต , 2 = เช็ค , 3 = เงินโอน  แคชเชียร์ระบุรสหัสลูกค้า เลื่อกประเภทราคาผิด ค้นห้าเลขที่เอกสารบิลขาย กด F9 ระบบจะดึงข้อมูลรายการสินค้าในใบขายใบดังกล่าว แคชเชียร์แก้ไขจำนวนเงินที่ต้องการเพิ่มหนี้   กด F5 เลือกสาเหตุการเพิ่มหนี้-เนื่องจากขาดสินค้าต่ำกว่าที่ตกลง  บันทึกรับชำระตรวช่องหมายเหตุ ใส่รหัสชำระตามที่กล่าวข้างต้น  บันทึกเอกสารออกใบเพิ่มหนี้ DHV

กรณีเพิ่มหนี้เงินเชื่อ  แคชเชียร์จะจัดทำใบเพิ่มหนี้ในโปรแกรม BC แคชเชียร์ระบุรสหัสลูกค้า เลื่อกประเภทราคาผิด ค้นห้าเลขที่เอกสารบิลขาย กด F9 ระบบจะดึงข้อมูลรายการสินค้าในใบขายใบดังกล่าว แคชเชียร์แก้ไขจำนวนเงินที่ต้องการเพิ่มหนี้ กด F5 เลือกสาเหตุการเพิ่มหนี้ -เนื่องจากขายสินค้าต่ำกว่าที่ตกลง  บันทึกเอกสารออกใบเพิ่มหนี้ DCV

WI-CA-011 การรับและตัดเงินรับมัดจำ

เงินรับมัดจำหมายถึง เงินขั้นต้นจำนวนหนึ่งที่ผู้ซื้อชำระแก่ผู้ขาย เพื่อเป็นหลักประกันยืนยันว่าผู้ซื้อจะซื้อสินค้า นั้นจริง ซึ่งพนักงานผู้รับเงินมัดจำจะต้องออกใบจองควบคู่กับใบรับมัดจำ และเงินรับมัดจำนี้ถือเป็นส่วนหนึ่งของค่าสินค้า  หากลูกค้ายกเลิกการรับสินค้าหลังจากที่ได้มีการสั่งซื้อไปแล้ว จะถูกริบเงินมัดจำทันที

ขั้นตอนการปฎิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฎิบัติงาน

     พนักงานขายทำใบสั่งจองมายื่นให้แคชเชียร์ แคชเชียร์ทำเอกสารผ่านโปรแกรม ERP เข้าเมนูใบมัดจำ สร้างเอกสาร ระบุรหัสลูกค้า ค้นหาเลขที่ใบจองตามที่ได้รับจากพนักงานขาย เลือกประเภทเอกสาร (VAT-แผนกค้าปลีก) ระบบจะดึงขอมูลจากใบจองมาให้แคชเชียร์ แคชเชียร์ตรวจสอบยอดเงินที่ระบุไว้ตรงช่องมูลค่ารับเงิน ว่ามีจำนวนเท่าไรแล้วแจ้งกับลูกค้า (จำนวนเงินที่แคชเชียร์จะแจ้งให้ลูกค้าทราบจะต้องทราบจากพนักงานขายก่อนแล้วว่าได้ตกลงจะชำระไว้ 50% หรือ รับ 100% เพื่อให้แคชเชียร์แจ้งจำนวนเงินให้ลูกค้าได้ถูกต้อง) เมื่อได้รับเงินแล้วให้บันทึกรับเงิน พิมพ์เอกสาร ใบเสร็จรับเงิน/ใบรับเงินมัดจำ/ใบกำกับภาษี ยื่นให้พนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ให้ลูกค้าเซ็นต์ผู้มัดจำสินค้า นำต้นฉบับให้ลูกค้าเก็บไว้เป็นหลักฐาน

      พนักงานขายทำไม่ทำใบสั่งจองมายื่นให้แคชเชียร์ แคชเชียร์ทำเอกสารผ่านโปรแกรม ERP เข้าเมนูใบมัดจำ สร้างเอกสาร ระบุรหัสลูกค้า เลือกประเภทเอกสาร (VAT-แผนกค้าปลีก) บันทึกในหมายเหตุ รับเงินมัดจำล่วงหน้าเพื่่อซื้อสินค้าปกติ  บันทึกยอดเงินในช่องมูลค่ารวมภาษี ตามจำนวนเงินที่ได้รับมาจริง ทำรับชำระ บันทึกเอกสาร พิมพ์เอกสาร ใบเสร็จรับเงิน/ใบรับเงินมัดจำ/ใบกำกับภาษี ยื่นให้พนักงานขายเซ็นต์ชื่อ ให้ลูกค้าเซ็นต์ผู้มัดจำสินค้า นำต้นฉบับให้ลูกค้าเก็บไว้เป็นหลักฐาน

ประเภทการรับเงินมัดจำ

1. สำหรับสั่งซื้อสินค้าพิเศษ Spacial order ที่ไม่มีใน Stock หรือ เพื่อสั่งซื้อสินค้าที่มีสต๊อกขายปกติแต่ต้องการในปริมาณที่มากเกินกว่าปริมาณ Maximum order ถ้าต้องการให้สินค้านี้เข้ามาพักที่ร้านต้องระบุคลัง SPO แต่ถ้าส่งตรงไปยังลูกค้าให้ระบุในใบจองหรือใบ Back เป็นคลัง Pass (Drop-Ship) ทั้งนี้พนักงานขายต้องเรียกเก็บเงินรับมัดจำอย่างน้อย 50% ของมูลค่าสินค้าที่สั่ง และออกเอกสารใบสั่งจอง (RWVW) เพื่อระบุสินค้าที่สั่งจอง โดยนำเอกสารนี้ไปประกอบกับการออกใบรับเงินมัดจำ กรณีนี้แผนก IT  จะพิมพ์ข้อความอัตโนมัติในใบรับมัดจำข้อความ  “ เงินมัดจำนี้่ไม่สามารถเรียกคืนได้เมื่อท่านยกเลิกการรับสินค้าที่จอง”
2. สำหรับจ่ายเงินล่วงหน้าเพื่อซื้อสินค้าปกติ(ยังไม่ระบุสินค้า) แคชเชียร์จะต้องพิมพ์หมายเหตุในใบรับมัดจำ “จ่ายเงินล่วงหน้าเพื่อซื้อสินค้าปกติ” กรณีนี้จะไม่มีใบจองประกอบ

การตัดเงินรับมัดจำ

1. แคชเชียร์จะตัดรับมัดจำได้ ก็ต่อเมื่อสินค้านั้นตรงกับรายการที่ระบุในใบจอง/ใบรับมัดจำเท่านั้น
2. กรณีที่ลูกค้ารับสินค้าไม่หมด (ทยอยรับ) แคชเชียร์จะต้องเก็บเงินมัดจำไว้ตัดงวดสุดท้าย (ป้องกันลูกค้ายกเลิกการรับสินค้างวดสุดท้ายและไม่มีเงินมัดจำให้หักค่าเสียหาย)  ดังนั้นพนักงานขาย ต้องแจ้งให้ลูกค้าชำระเงินที่เหลือ ในงวดแรกที่เบิกสินค้าทันที
3. พนักงานขายจะต้องตรวจสอบใบจองที่ดึงมาทำใบสั่งขายต้องระบุคลัง SPO หรือคลัง Pass เท่านั้น
4. การตัดเงินรับมัดจำข้ามสาขา(กรณีสินค้าส่งลงผิดที่)ให้แคชเชียร์ตรวจสอบความถูกต้องก่อนเสมอ
5. ในการรับเงินมัดจำ ต้องมีการตรวจสอบสลิปเงินโอนของลูกค้าทุกครั้ง ว่าเงินเข้าบัญชีหรือไม่ ก่อนที่จะนำไปรับเงินมัดจำ และให้ตรวจสอบสลิปเงินโอนว่าได้นำไปรับชำระบิลอื่นหรือไม่ เพื่อป้องกันการรับเงินโอนซ้ำ

กรณีสินค้า SPO รับมัดจำสาขาไหน ให้รับสินค้าที่สาขานั้น (ไม่ตัดมัดจำสินค้า SPO ข้ามสาขา) และกรณีสินค้าไปส่งผิดสาขา ห้าม GR สาขานั้นรับเข้า  

การริบเงินรับมัดจำ

• กรณีลูกค้าแจ้งยกเลิกการรับสินค้าเมื่อได้ทำการสั่งซื้อไปแล้ว โดยสินค้าอาจอยู่ระหว่างการขนส่ง หรือ ได้รับเข้าคลังแล้ว  และ Suplier ไม่รับคืน ให้พนักงานขายจัดทำใบยกเลิกสินค้าSPO/ยกเลิกเงินมัดจำ (ฟอร์ม RT2-F06)แล้วส่งให้แผนกการเงินทำการริบมัดจำเป็นรายได้ทันที
• กรณีลูกค้าเงินเชื่อ ที่ผิดนัดชำระหนี้เกิน 60 วัน ให้แผนกสินเชื่อส่งยอดลูกหนี้ค้างชำระ ให้แผนกการเงินตรวจสอบใบมัดจำคงค้างในระบบ และทำการริบเงินมัดจำ เพื่อตัดชำระยอดหนี้ที่คงค้างได้ทันที

การยกเลิกและคืนเงินรับมัดจำ

1. การยกเลิกใบรับมัดจำจะทำได้ต่อเมื่อ

• สินค้าที่สั่งซื้อตามใบ Back Order ได้ถูกยกเลิกการสังซื้อจากเจ้าหนี้ก่อนจะถูกส่งมอบ หรือสามารถเจรจาส่งคืนได้  (จัดซื้อเซ็นรับรอง และหักค่าขนส่งจากเงินมัดจำแล้วถ้ามี)
• สินค้าที่สั่งซื้อนั้นมีลูกค้ารายอื่นต้องการซื้อ (แสดงใบโอนย้ายคลัง,บิลขายสินค้า หรือ หลักฐานการตัดสต๊อคว่าสินค้านั้นถูกขายไปแล้ว โดยจัดซื้อ และ ผู้จัดการร้านเซ็นรับรอง)
• เมื่่อพบว่าราคาที่ตกลงกับลูกค้าไปแล้วมีการปรับขึ้นโดยฝ่ายจัดซื้อเป็นผู้ัรับผิดชอบ
• มีข้อตกลงระหว่างลูกค้าให้หักเงินค่าเสียหายจากการยกเลิกการรับสินค้านั้น 30 % ของมูลค่าสินค้ากรณีลูกค้าจ่ายเต็ม  (ผู้จัดการร้านเซ็นอนุมัติข้อตกลง)

• พนักงานขายรับผิดชอบซื้อสินค้านั้นแทนลูกค้า

   2. วิธีการยกเลิกเงินรับมัดจำให้ทำใบลดหนี้คืนเงินออกมา แล้วนำเงินไปออกใบรับมัดจำใหม่และเป็นสินค้าที่จะซื้อใหม่

บทกำหนดโทษ

หากตรวจพบสินค้าในบิลขายที่ไม่ตรงกับรายการที่รับมัดจำ พนักงานขายจะต้องรับผิดชอบดังนี้

• ดำเนินการขายสินค้าที่สั่งพิเศษนั้นภายในกำหนด 15 วันนับจากวันที่ตรวจพบ หรือ  
• ดำเนินการติดต่อกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อส่งคืนสินค้านั้นภายใน 15 วัน และต้องรับผิดชอบค่าขนส่งในการคืนด้วย หรือ
• พนักงานจะต้องรับผิดชอบเงินมัดจำของลูกค้าคืนเข้าบริษัท โดยฝ่ายการเงินจะทำการตั้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินทันท

เงินมัดจำคงค้าง

• ทำการตรวจสอบใบมัดจำคงค้างในระบบที่เกิน 5 ปี
  • ใบมัดจำที่ไม่ได้ผูกใบจอง/ใบสั่งขาย 
  • ใบมัดจำที่ผูกใบจอง/ใบสั่งขาย แต่ยังไม่ได้ออกบิล
  • ใบมัดจำที่มาจากใบลดหนี้ (ลูกค้านำสินค้ามาคืน ไม่ได้คืนเป็นเงินแต่นำเข้ามัดจำไว้)   
  • ทำจดหมายแจ้งให้ลูกค้าทราบ และกำหนดวันหมดอายุ ถ้าลูกค้าไม่มาติดต่อภายในวันที่กำหนด ให้ทำการริบเงินมัดจำเป็นรายได้ โดยการออกบิลขายและตัดใบมัดจำดังกล่าว 
    กรณีศึกษา เรื่อง การตัดมัดจำผิด
    Link เอกสาร CAR ที่เกี่ยวข้อง
    

WI-CA-012 กระบวนการตรวจสอบการขายขาดทุน

วัตถุประสงค์ 

    เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงจัดทำเอกสารนี้เพื่อตรวจสอบและติดตามผลการขายขาดทุนประจำวัน รวมถึงการติดตามการแก้ไขปัญหาการขายขาดทุนและสามารถค้นหาประวัติการขายขาดทุนได้ว่าขาดทุนจริงหรือการซื้อสินค้ามาทดแทน

หน้าที่ความรับผิดชอบ

แผนกการเงิน   ตรวจสอบการขายขาดทุนประจำวัน เก็บข้อมูล และ ผลการตรวจสอบ
บริหารสินค้า    ติดตามผลและหาสาเหตุของการขายขาดทุนและควบคุมป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดการขายขาดทุน

กระบวนการ

รายละเอียด

1. แผนกการเงินทำการตรวจสอบการขายขาดทุนในระบบทุกสิ้น
2. แจ้งบริหารสินค้าและรายงานผลในที่ประชุมเช้า ทุกเช้า
3. แผนกบริหารสินค้าแจ้งผลการตรวจสอบและบันทึกผลการตรวจสอบ เช่น เพิ่มหนี้ จัดซื้อทดแทน หรือ ออกบิลพนักงานขาย
4. แผนกการเงินสรุปผลและปิดปัญหาและจัดเก็บข้อมูล
5. เมื่อมีพนักงานลาออกสามารถตรวจสอบผลการขายขาดทุนย้อนหลังได้และตรวจสอบเฉพาะการขายขาดทุนที่ยังไม่ถูกเคลีย

WI-CA-013 การขายสินค้าผ่านแคชเชียร์ POS (Version 2)

วัตถุประสงค์

เพื่อให้พนักงานทุกคนปฏิบัติเป็นแนวทางเดียวกัน 

นโยบาย

แคชเชียร์ สนญ. และ สาขา ให้ปฏิบัติตามขั้นตอน เพื่อลดความผิดพลาดและข้อทุจริต 

ขั้นตอนการปฎิบัติงาน

รายละเอียดขั้นตอนการปฎิบัติงาน

1. ขั้นตอนการขายสินค้าไม่มีส่วนลด  

แคชเชียร์จะทำการขายโดยใช้โปรแกรม App DriveThru ให้ศึกษาขั้นตอนการปฎิบัติงานจากคลิปวีดีโอนี้

**  ข้อควรปฎิบัติ และพึ่งระวังขณะปฎิบัติงาน  **

1. ทวนรายการสินค้ากับลูกค้าทุกครั้งก่อนการรับชำระเงิน
2. สินค้าที่ยิงขายบาร์โค้ตไม่ได้ อนุญาติให้ค้นหารหัสสินค้าเองได้ ให้ปฎิบัติตามขั้นตอนใน คลิปวีดีโอ
   
   
3. อนุญาติให้บันทึกจำนวนสินค้าโดยไม่ต้องยิงบาร์โค้ตทุกตัวสินค้าได้ เฉพาะ ปูนกาวซีเมนต์,  ถังเก็บน้ำ, ตะแกรงเหล็ก, แผงรั้วสำเร็จ , ถังขยะฝังกำแพง , เครื่องผสมปูนฉาบ , รางน้ำฝนและอุปกรณ์สีน้ำตาล, แม่สี, สินค้าที่บรรจุหีบห่อมาเรียบร้อยแล้วมีบาร์โค้ตติดข้างกล่อง

2. ขั้นตอนการขายสินค้ามีส่วนลด

  

แคชเชียร์จะทำการขายโดยใช้โปรแกรม ERP  ให้ศึกษาขั้นตอนการปฎิบัติงานจากคลิปวีดีโอนี้

** ข้อควรปฎิบัติ และพึ่งระวังขณะปฎิบัติงาน** 

1. อนุญาติให้บันทึกรหัสสินค้าโดยไม่ต้องยิงบาร์โค้ตสินค้าได้ เฉพาะสินค้า รางน้ำฝนและอุปกรณ์สีน้ำตาล
2. อนุญาติให้ยิงขายสินค้าโดย แคชเชียร์ไม่ต้องเห็นสินค้า แต่ต้องให้เช็คเกอร์เป็นผู้เห็นสินค้าตามบิลขายได้ เฉพาะสินค้า ปูนกาวซิเมนต์, ถังเก็บน้ำ , ตะแกรงเหล็ก
3.  กรณีสินค้ามีจำนวนไม่ตรงตามใบสั่งขาย ให้แคชเชียร์สอบถามความต้องการ เพิ่ม/ลด จำนวนสินค้าจากลูกค้า โดยไม่ต้องให้พนักงานขายแก้ไขใบสั่งขายใหม่ แคชเชียร์บันทึกบิลขายรับชำระเงินได้
4. แคชเชียร์จะมองไม่เห็นสินค้า กรณีพนักงานขายทำผิดคลัง

3. ขั้นตอนการขายสินค้าเงินเชื่อ  

แคชเชียร์จะทำการขายโดยใช้โปรแกรม ERP ให้ศึกษาขั้นตอนการปฎิบัติงานจากคลิปวีดีโอนี้

**ข้อควรปฎิบัติ และพึ่งระวังขณะปฎิบัติงาน**

1. แคชเชียร์ไม่สามารถบันทึกบิลขายได้ถ้าจำนวนสินค้าไม่ตรงกับใบสั่งขาย
2. แคชเชียร์จะมองไม่เห็นสินค้า กรณีพนักงานขายทำผิดคลัง
3. อนุญาติให้บันทึกรหัสสินค้าโดยไม่ต้องยิงบาร์โค้ตสินค้าได้ เฉพาะสินค้า รางน้ำฝนและอุปกรณ์สีน้ำตาล, ถังเก็บน้ำ, ถังขยะ DOS
4. แคชเชียร์จะต้องได้ใบสลิป PAY9 บันทึกเลขที่อนุมัติ ID ทุกครั้งก่อนออกบิลขาย

4. มาตรฐานงานบริการลูกค้าของแคชเชียร์

1. เมื่อลูกค้าเข้ามาใช้บริการ กล่าวคำสวัสดีและยกมือไหว้อย่างสุภาพ/อ่อนโยน/ยิ้มแย้มแจ่มใส
2. พนักงานชายให้ไว้ผมสั้นสุภาพพนักงานหญิงที่ไว้ผมยาวต้องรวบตึง
3. พนักงานต้องเข้าออกประตูที่กำหนดเฉพาะพนักงานเท่านั้น
4. พนักงานที่นำทรัพย์สินส่วนตัว/กระเป๋าให้นำใส่ Locker ที่กำหนดห้ามนำเข้าพื้นที่ขาย
5. พนักงานแคชเชียร์ต้องเตรียมเครื่องเขียน/แบบพิมพ์/ถุงสำหรับใส่สินค้าเพื่อบริการลูกค้าให้ครบทุกขนาด
6. ในกรณีที่มีลูกค้ามาใช้บริการที่เคาน์เตอร์แคชเชียร์อื่นมีการซื้อสินค้าเยอะพนักงานแคชเชียร์ที่ว่างต้องเข้าไปช่วยบริการด้วย
7. พนักงานแคชเชียร์ต้องตรวจสอบเงินและขานจำนวนเงินที่รับตามด้วยทวนรายการสินค้าที่ลูกค้าซื้อรวมถึงขานจำนวนเงินทอนทุกครั้ง
8. พนักงานแคชเชียร์ต้องเซ็นต์ชื่อการรับ/ส่งเงินให้แผนกการเงินส่วนกลางทุกครั้งเพื่อกันความผิดพลาดภายหลัง
9. พนักงานแคชเชียร์ต้องเต็มใจให้บริการรับชำระค่าสินค้าตามมาตรฐานการบริการได้อย่างถูกต้อง รวด เร็ว และ จริงใจ
10. เมื่อบริการลูกค้าเสร็จเรียบร้อยแล้วให้กล่าวขอบคุณพร้อมยกมือไหว้อย่างสุภาพอ่อนโยน

5. พนักงานแคชเชียร์โปรดงดเว้นการกระทำดังต่อไปนี้

1. การใช้คำหยาบ
2. ดูหมิ่นหรือกล่าวหาให้ร้ายผู้อื่น
3.  การพาดพิงถึงลูกค้า หรือพนักงานอื่นโดยไม่มีข้อมูล
4. โฆษณาประกาศสินค้าและบริการที่ตัวเองไม่ได้เกี่ยวข้องหรือเกี่ยวกับกิจการ
5. ห้ามบันทึกข้อความหรือพูดที่มีผลกระทบถึงบริษัท, ลูกค้า และเพื่อนร่วมงาน ลงบนเว็ปไซต์หรือ โซเชียลต่างๆ 

6. การผลัดเปลี่ยนระหว่างวัน

• เข้าห้องน้ำ        - แคชเชียร์อื่นมาเปลี่ยน/แจ้งหัวหน้ากรณีพนักงานอื่นไม่ว่าง
• ไปรับประทานอาหาร      - ทำตารางเปลี่ยนเวณประจำ
• ธุระส่วนตัวชั่วคราว       - เขียนใบลา/ออกนอกพื้นที่ให้หัวหน้าจัดคนเข้าแทน
• ไปเคลียร์งานกับฝ่ายอื่นๆ   - เรียกแคชเชียร์อื่นมาเปลี่ยน

Collective Action Case

WI-CA-013 หลอกลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัวพนักงาน

เป็นกรณีศึกษาที่ถูกตรวจพบ เมื่อลูกค้าแจ้งร้องเรียนว่าไม่ได้รับสินค้าหลังคาที่ "สั่งพิเศษ" ไปโดยได้โอนเงินมัดจำไปแล้ว 50% และพนักงานขายแจ้งให้โอนยอดที่เหลือ แต่ไม่ส่งสินค้าให้เขา ซึ่งได้แคปหน้าจอไลน์ หลักฐานสลิปโอนเงินดังกล่าวมาให้ฝ่ายพัฒนาระบบ ปรากฏว่าเป็นการโอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัวพนักงาน ซึ่งขัดกับกฏบริษัทที่ห้ามแจ้งลูกค้าโอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัว ต้องโอนเข้าบัญชีบริษัทเท่านั้น

เมื่อขยายผลเพิ่มเติม พบว่ามีการรับเอาเงินมัดจำลูกค้าอีกรายมาตัดจ่ายสินค้าให้กับลูกค้าอีกคน ซึ่งเป็นลักษณะ หมุนเงินจากลูกค้า A ไปจ่ายสินค้าให้ลูกค้า B โดยอาศัยว่าสินค้าสั่งพิเศษดังกล่าวต้องใช้เวลารอนาน เมื่อต้องส่งของก็จะหลอกลูกค้ารายใหม่ให้ โอนเงินมาเข้าบัญชีส่วนตัว เพื่อเอาเงินก้อนใหม่ไปชำระเพื่อออกบิลจ่ายสินค้าให้ลูกค้าเก่าเป็นทอดๆ ไป

ทั้งนี้เราสามารถตรวจสอบได้จากไลน์ที่ลูกค้าส่งให้ หรือตรวจจากไลน์ของตัวพนักงานเอง ซึ่งมักใช้ไลน์สื่อสาร และลูกค้าจะส่งหลักฐานการโอนเงินให้ (จึงเป็นจุดที่ควรห้ามให้พนักงานใช้ไลน์ส่วนตัวรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าด้วย)

กรณีนี้ได้ข้อสรุปจากการสอบสวน การทุจริตมีกระบวนการในรูปแบบตัวอย่างดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 พนักงานขาย X รับเงินมัดจำจากลูกค้า A อย่างถูกต้องในส่วนแรก แต่ลูกค้าต้องรอสินค้าจึงจะจ่ายส่วนที่เหลือ

ขั้นตอนที่ 2 วันหนึ่งพนักงานขาย X หลอกให้ลูกค้า B โอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัว​ และเอาเงินมัดจำของ A ไปจ่ายสินค้าให้ B

2. พนักงานขาย X หลอกลูกค้า B โอนเงินเข้าบัญชีส่วนตัว และ

WI-CA-014 ออกบิลเงินเชื่อทั้งที่ลูกค้าไม่มีวงเงินเพียงพอ

เคสตัวอย่างมีหลายแบบ ตั้งแต่ผู้จัดการสาขา หรือพนักงานอาวุโส แจ้งให้แคชเชียร์ออกบิลเงินเชื่อ ทั้งๆ ที่ไม่มีการเปิดบัญชี หรือเอาบัญชีลูกหนี้คนอื่นมาออกบิลให้ลูกค้าตัวเอง

กระบวนวางบิลการจ่ายเงินเจ้าหนี้

WI-CA-015 ตั้งหนี้กรณี Invoice ไม่ตรงตามPO

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น

1. กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

2. กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR 

3. กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice 

4. กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป

5. กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้เพื่อทำการแก้ไขและเขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทราบ

6. เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO

• กรณีเครดิตน้อยกว่า PO ให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขเครดิต

• กรณีเครดิตสูงกว่า PO บริษัทมีนโยบายให้ใช่เครดิตตาม Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด

7. ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อให้ทำการ เขียนใบแจ้งปัญหา ใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา Vendor ส่งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด

8. กรณีสินค้า Pass ส่งพนักงานขายคอนเฟิร์มหน้างานเพื่อทำการรับเข้าตามจริงเพื่อทำการตั้งหนี้

WI-CA-016 กรณีการตั้งหนี้ลอย

ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น 

    การตั้งหนี้ลอยเป็นการตั้งหนี้ให้ยอดมูลค่าสินค้า และภาษีมูลค่าเพิ่มตรงตาม Invoice  เพื่่อให้การเสียภาษีถูกต้อง จะต้องดำเนินการแก้ไขให่ถูกต้องดังนี้

1. หากตรวจสอบพบว่า Invoive ไม่ถูกต้อง ต้องส่งInvoice ที่ผิดให้เจ้าหนี้แก้ไขให้ถูกต้อง หรือให้เจ้าหนี้ออกใบลดหนี้ตามมาล้างให้ตรงตามที่รับเข้าจริง

2. กรณีเจ้าหนี้ ที่ไม่มีระบบที่รองรับการออกใบลดหนี้

• แจ้งให้เจ้าหนี้เปลี่ยน Invoice ใหม่มาให้ทันที

3. กรณีที่เจ้าหนี้ไม่ยอมเปลี่ยน Invoice และยังไม่มีการออกใบลดหนี้ส่งมาให้

• อนุญาตให้ตั้งหนี้ลอย และทำ Black Listเจ้าหนี้รายนั้นไว้เพื่อที่ติดตามใบลดหนี้ และเสียภาษีมูลค่าเพิ่มอย่างครบถ้วน 
• การจ่ายเงินจะจ่ายขาดตามที่รับของจริง และต้องติดตามใบลดหนี้มาให้ได้

การลงบัญชี

ตัวอย่าง    รายการ Q-CON  สินค้ามูลค่า    14,862.78  =  7%(VAT)=1,040.39  =  15,903.17            
                       รับจริง    สินค้ามูลค่า    12,857.80  =  7%(VAT)=900.05   =  13,757.85            
                        ลดหนี้    สินค้ามูลค่า    2,004.98   =  7%(VAT)=140.35    =   2,145.33            

กรณีที่1 รับเข้าตามของที่ได้รับจริง (ไม่รับของเสียหาย)	กรณีที่2 กรณีเจ้าหนี้ไม่เอาซากคืน (แยกคลังรับเข้าคลังสินค้าดีและ คลังDMG)
ตอนรับเข้าสินค้า    Dr. ซื้อสินค้า                 12,857.80                        Cr. ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า          12,857.80	ตอนรับเข้าสินค้า    Dr. ซื้อสินค้า    14,862.78                        Cr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า        14,862.78
ตอนตั้งหนี้          Dr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า      12,857.80                         ส่งคืน                     2,004.98                          ภาษีซื้อ                    1,040.39                           Cr. เจ้าหนี้การค้า                 15,903.17	ตอนตั้งหนี้          Dr.ตั้งพักเจ้าหนี้การค้า    14,862.78                          ภาษีซื้อ                  1,040.39                               Cr.เจ้าหนี้การค้า              13,757.84                              ส่งคืน                       2,145.33
ตอนลดหนี้          Dr.เจ้าหนี้การค้า              2,145.33                        Cr. ส่งคืน                         2,004.98                             ภาษีซื้อ                           140.35	ตอนลดหนี้          Dr.ส่งคืน                    2,145.33                         Cr.ภาษีซื้อ                       140.35                            ซื้อสินค้า                   2,004.98
ตอนจ่ายเงิน        Dr.เจ้าหนี้การค้า             13,757.85                          Cr.ธนาคาร                       13,757.85	ตอนจ่ายเงิน       Dr.เจ้าหนี้การค้า            13,757.85                          Cr.ธนาคาร                   13,757.85

                                

                                
                                
   
                                
                                

                                

WI-CA-017 การรับวางบิลจ่ายชำระเงินและเงื่อนไขการวางบิล

รับวางบิล

การชำระเงินให้เจ้าหนี้

    บริษัทจะทำการจ่ายเงินให้กับเจ้าหนี้จากการรับวางบิลเท่านั้น  และการรับวางบิล จะมีรอบการจ่ายเงินตามกำหนด  หาก Supplier รายใดวางบิลไม่ตรงตามวันที่กำหนด หรือ รายละเอียดการวางบิลไม่ตรงกับเงื่อนไขที่ตกลง  ทางบริษัทขอสงวนสิทธ์เลื่อนการจ่ายเงินไปเป็นงวดถัดไป 

กลุ่มเจ้าหนี้ เครดิต และเอกสารประกอบการจ่ายเงิน

                                                         เอกสารประกอบการจ่ายเงิน

เงื่อนไขการรับวางบิล-จ่ายเงิน

การแก้ไขเอกสารที่ไม่ตรงตามข้อตกลง

    เมื่อ Vendor ได้ส่งสินค้าให้ และพบว่ามีข้อผิดพลาดในการออกใบสั่งซื้อ การรับเข้า และการตั้งเจ้าหนี้จาก Invioce ไม่ถูกต้องตรงกันเช่น ชื่อเจ้าหนี้, จำนวน, ราคา, ภาษี, ส่วนลด, ของแถม  แผนกการเงินจะส่งกลับ แผนกจัดซื้อเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องโดยกำหนดกา

กำหนดเวลาการแก้ไขตามความเร่งด่วนของเครดิตเพื่อให้สามารถเบิกจ่ายเงินได้ทันตามกำหนดดังนี้

WI-CA-018 การโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash

                                                                               

                                                                                    วันที 4 พฤศจิกายน 2559

เรื่อง  แจ้งการรับวางบิลและการโอนเงินชำระค่าสินค้าผ่านระบบ I-Cash

เรียน  ผู้จัดการบริษัท…………….……………………………………………….………..

ด้วยปัจจุบันบริษัทนพดลพานิช จำกัด ได้ปรับปรุงการชำระเงินเป็นแบบโอนเงินเข้าบัญชีผ่านระบบ I-Cash โดยมีรายละเอียดการโอนเงิน และค่าธรรมเนียมในการโอนดังนี้

• ระบบโอนเงินI-Cash ไม่สามารถสั่งจ่ายเงินในวันหยุดทำการของธนาคารได้

• กรณีสั่งโอนข้ามธนาคารจะมีช่วงระยะเวลาการรอเคลียริ่งระหว่างกันประมาณ  2 วันทำการ

• ธนาคารจะหักค่าธรรมเนียมการโอนจากยอดเงินที่ Vendorจะได้รับถูกลงกว่าปกติที่เคยโอนด้วยเช็คดังนี้

• ธนาคารเดียวกัน (ธนาคารกรุงเทพจำกัด) ในจังหวัดเชียงใหม่ 10 บาท/ครั้ง

• ธนาคารเดียวกัน (ธนาคารกรุงเทพจำกัด) ต่างจังหวัด 30 บาท/ครั้ง

• ต่างธนาคาร(ไม่ใช่ธนาคารกรุงเทพจำกัด) โอนทันทีก่อน 11 โมงของวันที่โอน 

*ไม่เกิน 100,000         คิดค่าธรรมเนียนโอน  20 บาท

*100,001-500,000      คิดค่าธรรมเนียมโอน 75 บาท

*500,001-2,000,000   คิดค่าธรรมเนียมโอน 200 บาท

• ต่างธนาคาร(ไม่ใช่ธนาคารกรุงเทพจำกัด) โอนล่วงหน้าคิดค่าธรรมเนียม 12 บาท/ครั้ง

เงื่อนไขการรับวางบิล-จ่ายเงิน

1. บริษัทไม่รับวางบิลหากยังไม่ได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษี 

2. สินค้าPass ส่งห้ามให้ลูกค้าเห็นราคาในใบกำกับภาษี(ห้ามส่งใบกำกับภาษีไปกับสินค้าPassส่ง)ให้ทำการส่งทางไปรษณีย์เท่านั้น

3. ต้องวางบิลก่อนถึงกำหนดจ่ายเงินทุกครั้ง(ไม่จ่ายเงินหากไม่ผ่านการวางบิลก่อน) โดยมีเงื่อนไขการรับวางบิลมีดังนี

สาเหตุที่ Supplier จะไม่ได้รับเงินตามกำหนด (แม้จะวางบิลตามรอบที่แจ้งข้างต้น)

• ไม่ส่งต้นฉบับใบกำกับภาษี หรือ ใบกำกับภาษีไม่ตรงกับใบสั่งซื้อเช่น ชื่อเจ้าหนี้,จำนวน,ราคา,ภาษี,ส่วนลด,ของแถมขาด/เกิน  โดยแผนกการเงินจะส่งกลับไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้องก่อน

• มีเหตุทำให้ระงับจ่ายจากฝ่ายจัดซื้อ และ ผู้บริหาร 

• มีบัญชีระหว่างกัน(ตัดชำระบัญชีซื้อ/ขายระหว่างกัน)

• สามารถวางบิลตามรอบได้  กรณียังไม่ครบกำหนดจ่ายต้องรอรับเงินโอนตามกำหนดของเครดิตเท่านั้น

จึงเรียนมาเพื่อทราบ หากมีข้อสงสัยกรุณาติดต่อแผนกการเงิน โทร.053-240377 ต่อ 500 ,515

ขอแสดงความนับถือ

(นางวิไลวรรณ บุญมาก)

ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน

WI-CA-024 กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้

กรณีที่การเงินจะพิจารณาชะลอการจ่ายเงินเจ้าหนี้ด้วยเหตุผลดังนี้

1.สินค้าสั่งเข้าสต๊อกเกินจุดสั่งซื้อโดยไม่มีเหตุผล

2.กรณีสั่งเข้าสต้อคแต่ไม่มีการเซ็นใบเสนอซื้อ(ใบPR)ที่มีลายเซ็นของSGM 

2.ประวัติการขาย(สินค้าเคลื่อนไหว)จำนวนสินค้าที่สั่งซื้อต้องเฉลี่ยแล้วเพียงพอต่อการขายไม่เกิน3เดือน

3.สินค้าที่สั่งพิเศษให้ลูกค้ากรณีทยอยรับต้องมี Backorder เข้าคลังSPO และมีกำหนดรับของที่แน่นอนภายในกี่เดือน

4.สินค้าที่สั่งซื้อใหม่ lotใหญ่ เหตุผลของจะขึ้นราคาต้องได้ราคาเดิม หรือแพงกว่าในอัตราที่เหมาะสม

5.การสั่งซื้อเพื่อปิดเป้าต้องมี ใบบันทึกข้อตกลงในการสั่งซื้อ (Vendor agreement)ให้การเงินทราบก่อนออกใบสั่งซื้อ (PO) ล่วงหน้า

6.กรณีซื้อสินค้าเครดิตระยะสั้น (1,3,5,7วัน)ยอดเกิน 1,000,000 บาท ให้แจ้งการเงินก่อนออกใบสั่งซื้อ (PO) ยกเว้นสินค้าที่มีมูลค่าสูง เช่น เหล็กรูป ,เหล็กเส้น ,คอนกรีตSolution เป็นต้น

ระเบียบปฏิบัติด้านการเงิน

WI-CA-019 ระเบียบการเบิกเงินทดลองจ่าย

นโยบาย Commission

WI-CA-020 Incentive และ Commission

ฟอร์มใบขอคืนเงินสดให้ลูกค้า

WI-CA-021 แบบฟอร์มใบขอส่วนลดหรือยกเว้นค่าธรรมเนียมบัตร

แบบฟอร์มใบขอส่วนลดหรือยกเว้นค่าธรรมเนียมบัตร

WI-CA-022 แบบฟอร์มใบขอเงินสดให้ลูกค้า

นโยบายการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิต

WI-CA-023 การชำระเงินด้วยบัตรเครดิต และการคิดค่าธรรมเนียมรับบัตรเครดิต

Q&A ปัญหาแคชเชียร์ที่พบบ่อย

ถาม : ลูกค้าซื้อสินค้าโดยตัดใบมัดจำ แต่เงินมัดจำไม่พอ ทำยังไง?

ตอบ:  ให้ลูกค้าชำระส่วนเกิน โดยไม่สามารถนำใบมัดจำอื่นมาตัดได้

.........................................................................................................................................................

ถาม : พนักงานขายทำใบสั่งขายมาให้ 2 คลังจะออกบิลขายอย่างไรดี

ตอบ:  ออกบิลขายเฉพาะคลังที่แคชเชียร์มองเห็นสินค้าที่อยู่ในตะกร้า ถ้าเห็นสินค้าแต่ไม่           เห็นรายการในใบสั่งขายก็ให้พนักงานขายไปแก้ไขคลังมาให้

...........................................................................................................................................................

ถาม : แคชเชียร์บันทึกเงินโอนผิดบ่อยมาก ทั้ง จำนวนเงิน , ธนาคาร, วันที่โอนเงิน

ตอบ:  ต่อไปไม่ต้องกังวลเรื่องนี้แล้ว IT จะนำระบบ OCR เข้ามาใช้ ภายในเดือน ตุลาคม         2567 นี้แล้ว

.................................................................................................................................................................

ถาม : บิลขายเงินเชื่อ ตัดมัดจำได้หรือไม่?

ตอบ: ได้ แต่ต้องได้รับแจ้งจากพนักงานขายก่อน

.....................................................................................................................................................................