| งานด้าน (Key Responsibilities)
| กิจกรรมหลัก (Key Activities)
| ผลที่บริษัทคาดหวัง
|
| 1\. ตรวจสอบ แก้ไข ประสานงานกับฝ่ายจัดซื้อเพื่อทำการตั้งเจ้าหนี้ SCG เอกสารที่ไม่ตรงกับเงื่อนไขในการสั่งซื้อและตรวจสอบการส่งคืน/ติดตามใบลดหนี้รวมถึงการติดตาม Rebate ทุกชนิด
| ทางฝ่ายการเงินจะทำการตั้งเจ้าหนี้ได้ต่อเมื่อได้รับต้นฉบับใบกำกับภาษีเท่านั้น
1. ตรวจสอบความครบถ้วนของ PO ที่รับมาจากแผนกจัดซื้อโดยการบันทึกในระบบ Add-on และจัดเก็บเอกสารเรียงตามเลขที่เพื่อรอสินค้าเข้าสต๊อก
2. นำใบรับเข้าที่ได้รับการตรวจสอบจากแผนกบัญชีประกบ PO และใบกำกับภาษีที่ได้รับ(ที่ได้รับตามข้อ1)
3. ทำการตรวจสอบใบกำกับภาษีซื้อ ตามPOและใบรับเข้า และทำการตั้งเจ้าหนี้เมื่อพบว่ายอดจำนวนและเงินตรงกับ PO โดยการทำหมายเหตุในใบกำกับด้วยเลขที่ตั้งหนี้
4. หากพบว่าจำนวนสินค้า/จำนวนเงินใน invoice ไม่ตรงกับใบรับเข้าและPOจะทำใบบันทึกการติดตาม/แจ้งปัญหา vendor ให้กับแผนกจัดซื้อทำการแก้ไขต่อไป 4.1 กรณีราคาใน PO สูงกว่า Invoice บริษัทมีนโยบายให้ใช่ในราคา Invoice แต่ต้องแจ้งทางหัวหน้าจัดซื้อทราบถึงข้อผิดพลาด 4.2 กรณีราคาใน PO ต่ำกว่า Invoiceทำการ เแจ้งปัญหาไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและแก้ไขปัญหา ถ้ายืนยันตามราคา PO ให้ติดตามใบลดหนี้และตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice หากยืนยันราคาตาม Invoice ให้แก้ไขราคาในใบรับเข้าของแผนก GR 4.3 กรณีสินค้าชำรุด แตกหักเสียหายและขาดส่งให้ติดตามใบลดหนี้ก่อนจึงจะทำการตั้งเจ้าหนี้ตาม Invoice 4.4 กรณีสินค้าส่งเกิน PO ทำการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อประสานกับทางเจ้าหนี้ให้มารับสินค้าที่เกินคืนหรือออก PO เพิ่มเพื่อให้GRรับเข้าและทำการตั้งหนี้ต่อไป 4.5 กรณีชื่อเจ้าหนี้ไม่ตรงกับ Invoice ทำการเข้าโปรแกรมเปลี่ยนหัวเจ้าหนี้ให้ตรงกับใบกำกับภาษี 4.6 เครดิตที่เจ้าหนี้ให้ไม่ตรงกับ PO
- กรณีเครดิตการจ่ายเงินไม่ตรงตาม PO แจ้งแผนกจัดซื้อให้ตรวจสอบอีกครั้ง และแก้ตามเครดิตที่ถูกต้อง 4.7 ไม่มีของแถม/ส่วนลดไม่ตรงตามเงื่อนไขการสั่งซื้อแจ้งไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อตรวจสอบและติดตามของแถม/ส่วนลด 4.8 ตรวจสอบการออกบิลขายของสินค้าDrop Ship ,SPO ก่อนวางบิล
- [Invoice ไม่ตรงตาม Po](https://book.nopadol.com/books/ca/page/wi-ca-015-invoice-po)
- [การตั้งหนี้ลอย](https://book.nopadol.com/books/ca/page/wi-ca-016)
| เอกสารถูกต้องสามารถเสียภาษีได้ทันกำหนด
|
|
|
|
| 2\. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่มาจากช่องทาง ระบบE-Ordering ,E-mail,และไปรษณีย์
| -พิมพ์ใบวางบิลจาก ระบบE-Ordering ,E-mail ประจำวัน และบันทึกการวางบิลในระบบBC
- ปริ้นใบวางบิล
- บึนทึกใบวางบิลในระบบ BC
| ต้องมีความถูกต้องครบถ้วนในการจ่ายชำระ และป้องกันการจ่ายเงินล่าช้ากว่ากำหนด
|
|
|
|
| 3\. จัดทำใบจ่ายเงินล่วงหน้า หรือใบสำคัญจ่าย พร้อมสร้างรายการโอนเงินผ่าน Internet หรือพิมพ์เช็ค เพื่อส่งให้ผู้บริหารอนุมัติ
| จัดทำชุดจ่ายเงินล่วงหน้า (PDV) และใบสำคัญจ่ายเงิน(PM/PX) ในระบบBC และลงบัญชีจัดสรรผลประโยชน์แต่ละCAT เมื่อมี Rebate พร้อมกับออกภาษีหัก ณ ที่จ่ายเพื่อส่งให้แผนกบัญชีเสียภาษี และสร้างรายการโอนเงินผ่านระบบธนาคารต่างๆ
- ธนาคารกรุงเทพ
- ธนาคารกรุงไทย
- ธนาคารกสิกร
- ธนาคาร SCB
| เจ้าหนี้ได้รับเช็ค , เงินโอน ,เงินสด ถูกต้องตรงตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4\. เตรียมชุดจ่ายชำระหนี้ที่ทำการสร้างเรียบร้อยแล้วส่งให้ผู้บริหารอนุมัติในระบบธนาคาร
| นำชุดใบสำคัญจ่ายที่จัดทำแล้ว ส่งให้ผู้บริหารเพื่อทำการโอนเงินประจำทุกวัน หรือเซ็นต์เช็ค
\- กรณีโอนเงินผ่าน Internet ให้ส่งชุดใบสำคัญจ่ายให้ผู้บริหารโอนและเซ็นต์อนุมิติ
\- กรณีเซ็นต์เช็ค เขียนใบนำฝากพร้อมแนบเช็ค
ส่งให้ธนาคารเพื่อทำการโอนเงินให้เจ้าหนี้ และส่งเมล์ใบโอนเงินให้เจ้าหนี้
| เจ้าหนี้ได้รับเงินโอน/เช็คนำฝากเข้าบัญชีอย่างถูกต้องเพื่อทำการตัดยอดและรายการที่จ่ายชำระแล้วอย่างถูกต้องครบถ้วน
|
|
| 5\. ติดตามประสานงานกับผู้บริหารเพื่อทำการอนุมัติรายการโอนเงินหรือเซ็นต์เช็คสั่งจ่าย
| \- นำชุดใบสำคัญจ่าย SCG ที่ผู้บริหารทำการโอนผ่าน Internet หรือเซ็นต์อนุมิติเช็คเรียบร้อยแล้ว ส่งให้แผนกบัญชี - ออกใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายส่งให้ SCG (ต้นฉบับ)
| แผนกบัญชีได้รับเอกสารชุดจ่ายเงินครบถ้วน และส่งสำเนาใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้ทางบัญชีเสียภาษีอย่างถูกต้อง
|
| 6\. ทำการ Apply ชุดจ่ายเงินล่วงหน้าที่จ่ายเงินสด 1 วัน ให้กับ SCG
| \- เมื่อได้รับชุดจ่ายเงินล่วงหน้าจากแผนกบัญชีคืนกลับมาให้ทำการ Apply โดย แนบใบรับเข้าที่ได้จากแผนก GR และตรวจสอบบิลขาย ว่ามีขาดทุนหรือไม่
| ส่งคืนให้กับแผนกบัญชีโดย Apply เป็นชุดใบสำคัญจ่ายให้เรียบร้อย ถูกต้อง ครบถ้วน
|
| 7\. ควบคุมดูแลเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ SCG
| ทำการควบคุมดูแลเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเจ้าหนี้ SCG ทั้งหมดอย่างเป็นระเบียบ สามารถค้นหาได้ง่าย
| แยกเอกสารเครือ SCG เข้าแฟ้มแต่ละแฟ้ม เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย ครบถ้วน ถูกต้อง
|
| 8\. ประสานงานกับเจ้าหนี้เครือ SCG ที่พบปัญหา
| \- หากเจ้าหนี้เครือ SCG มีปัญหาต้องการความช่วยเหลือจะต้องประสานงานและแก้ไขปัญหาโดยเร็ว
| ทำให้การจ่ายเงินเป็นไปอย่างถูกต้อง และเรียบร้อย
|