| งานด้าน (Key Responsibilities)
| กิจกรรมหลัก (Key Activities)
| ผลที่บริษัทคาดหวัง
|
| 1\. ทำการรับชำระหนี้ และออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้า
| 1.ได้รับใบวางบิลจากสินเชื่อที่นำมาฝากไว้กรณีลูกค้ามาชำระเงินเอง (ทางสินเชื่อจะบันทึกเงื่อนไขนี้ไว้ในระบบ BC แล้ว)
- ตรวจสอบใบวางบิลและดูรายละเอียดเลขที่ใบกำกับภาษีที่ค้างจ่ายในใบวางบิลนั้น สอบถามลูกค้าว่าจะชำระยอดใดบ้าง
- แจ้งยอดเงินและรับเงินจากลูกค้า
(บัตรเครดิต เงินสด เช็ค เงินโอน คูปอง เป็นต้น)
- ทำการออกใบเสร็จ ส่งให้ลูกค้า
2\. กรณีที่พนักงานเก็บเงินออกไปเก็บมานำส่งให้
- ตรวจสอบชุดรับเงินประกอบด้วย ใบเสร็จรับเงินชั่วคราว ใบวางบิลลูกค้าเงินที่รับจากลูกค้าทั้งหมด
- ตรวจนับเงิน/ความถูกต้องของเช็คตรงกับใบเสร็จชั่วคราว
- ทำการออกใบเสร็จจริงจากระบบ BCและเขียนเลขที่ใบเสร็จจริงลงในใบเสร็จชั่วคราว (เป็นการควบคุมภายในว่าแผนกการเงินได้รับเงินครบถ้วนจากพนักงานเก็บเงินแล้ว)นำมาคัดแยก กรณีเช็คจ่ายล่วงหน้ายังไม่ส่งให้ลูกค้า จนกว่าเช็คจะผ่าน กรณีชำระด้วยเงินสดให้ส่งใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าโดยผ่านพนักงานเก็บเงินหรือพนักงานขาย หรือจัดส่งทางไปรษณีย์ต่อไป
3.กรณีลูกค้าโอนเข้าบัญชี / ตัดบัญชีระหว่างกัน
- ทางแผนกสินเชื่อจะแจ้งยอดเงินโอนของลูกค้าพร้อมส่งใบวางบิล
- ปฏิบัติทำการตรวจสอบเหมือนเดิม
- ทำการออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าโดยผ่านพนักงานเก็บเงินหรือพนักงานขาย หรือจัดส่งทางไปรษณีย์ต่อไป
4.ใบเสร็จรับเงินที่คัดแยกไว้กรณีชำระด้วยเช็คล่วงหน้า เมื่อเช็คผ่านแล้วนำส่งให้ลูกค้าต่อไป
| รับเงินสด-เช็ค , เงินโอนได้ถูกต้องครบถ้วน
|
|
|
| 2\. ทำการรับของขวัญของรางวัล /เงินจากรายได้อื่นๆ /เงินรับมัดจำ ของบริษัทฯ
| 1.กรณีรับของรางวัล
- ได้รับการแจ้งจากฝ่ายจัดซื้อด้วยเอกสารของเจ้าหนี้เช่น ใบหัก ณ ที่จ่าย ใบรับของรางวัล (ขอดูของรางวัลก่อนทำ)
- บันทึกรับของรางวัลในระบบ BC และเซ็นผู้จัดทำส่งให้แผนกจัดซื้อเซ็นในช่องผู้ตรวจสอบ ผู้บริหารเซ็นรับในช่องผู้รับของรางวัล
- นำส่งเอกสารที่ครบถ้วนให้แผนกบัญชี ตรวจสอบต่อไป
2.รับเงินรายได้อื่นๆ
- ทำการนับเงินที่รับลงบัญชีรายได้ให้ถูกต้อง
- ออกใบเสร็จรับเงิน ตามหัวเอกสารของการรับเช่น ORT= บันทึกรับรายได้อื่นๆของบริษัท ORN = บันทึกรับรายได้ส่วนตัวผู้บริหาร เป็นต้น
3.การรับเงินมัดจำ/เงินค้ำประกันการซื้อสินค้า/เงินประกันพนักงาน
- นับเงินและตรวจสอบเงินที่รับ
- บันทึกการรับเงินโดยเลือกหัวเอกสารให้ถูกต้องเช่น IDV = เงินรับมัดจำ ADC = เงินค้ำประกัน ADI = เงินประกันพนักงาน เป็นต้น
- ออกใบเสร็จส่งให้ผู้จ่ายเงินต่อไป
| รับเงินสด-เช็ค , ได้ถูกต้องครบถ้วน
|
|
|
|
| 3\. จัดทำรายงานสรุปผลการรับเงินประจำวันทั้งหมดนำส่งผู้บริหาร
| 1\. รายงานการนำส่งเงินประจำวันจากการรับชำระหนี้
2.รายงานเช็คครบกำหนดประจำวัน
3.รายงานรับเช็คประจำวันแยกเช็คตามธนาคาร
| รับเงินสด ,เช็ค,เงินโอน ถูกต้องตรงตามเอกสารการรับชำระหนี้
|
|
| 4\. จัดทำใบนำฝากเงินสด, ใบนำฝากเช็คครบกำหนด เพื่อนำฝากเข้าบัญชีบริษัทฯ
| 1\. จัดทำใบนำฝากตามรายงานเช็คครบกำหนดประจำวันซึ่งระบุเลขที่บัญชีที่จะต้องนำฝากไว้แล้ว
2\. ส่งให้ผู้บริหารแนบต้นฉบับเช็คที่ผู้บริหารเก็บไว้
3\. จัดทำใบเพย์อินเงินสดแนบกับเงินที่นำส่งให้ผู้บริหารเข้าเซฟเพื่อนำฝากในวันทำการรุ่งขึ้น
| นำฝากเช็ค , เงินสดเข้าบัญชีบริษัทอย่างถูกต้อง
|
|
| 5\. ทำการผ่านเช็ครับ,บันทึกเช็คคืนในระบบให้ถูกต้อง
| 1\. ปริ้น Statement จากระบบออนไลน์และนำมาผ่านเช็ครับตามใบนำฝาก
2\. กรณีเช็คคืน บันทึกสถานะจากเช็คผ่านเป็นเช็คคืนในระบบและทำการลงบันทึกใบแจ้งเช็คคืนส่งให้แผนกสินเชื่อเพื่อติดตามกับลูกค้าและเรียกต้นฉบับเช็คคืนจากธนาคารพร้อมกับปริ้นรายงานเช็คคืนส่งให้ผู้บริหารได้รับทราบต่อไป
| ผ่านเช็ครับถูกต้องตาม Statement
|
|
| 6\. ทำการประสานงานติดต่อกับธนาคารที่เกี่ยวข้องกับการรับเงินผ่านธนาคาร - จ่ายเงินผ่านธนาคาร
| 1\. การนำฝากเงินสด เช็ค แลกเงินทอน และขอแบบฟอร์มใบเพย์อิน แบบฟอร์มใบถอนเงิน สลิปม้วนบัตรเครดิต การอัพเดทสมุดบัญชีทั้งของบริษัทและส่วนตัว
2\. ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ธนาคารกรณีเงินขาดเกินจากการนำฝากประจำวัน
3\. จ่ายเงินผ่านธนาคาร เช่น ชำระบัตรเครดิตผู้บริหาร ,ชำระเจ้าหนี้ผ่านBill Payment ,ชำระประะกันชีวิตของผู้บริการ และค่าใช้จ่ายอื่นๆของบริษัท ที่ชำระผ่านเช็ค
|
|
| 7\. ทำการรับวางบิลจากเจ้าหนี้ที่วางบิลเองที่บริษัท
| เจ้าหนี้ที่วางบิลเองที่บริษัท ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร และเซ็นรับวางบิล
|
|
| 8\. รักษาเงินสดย่อย
| 1\. รักษาเงินสดย่อยตามวงเงินที่ได้รับมอบหมาย
- วงเงินบริษัท 30000 บาท
2\. ทำการจ่ายเงินสดย่อยตามใบเบิกเงินสดย่อยและตรวจสอบใบเสร็จที่ประกอบการเบิกให้ครบถ้วน/ใบเบิกค่าแถบสี/ใบเบิกเงินทดรองจ่าย ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว
3\. ทุกวันเสาร์สรุปบัญชีเงินสดย่อยเพื่อตั้งเบิกเงินชดเชยวงเงินโดยการสรุปชุดตั้งเบิกส่งให้กับผู้อำนวยการการเงินตรวจสอบเพื่อสั่งจ่ายเงินต่อไป
| อำนวยความสะดวกให้กับพนักงานที่ต้องการรับ-จ่ายเงินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น |
| 9\. เช็คเงินโอนตามสลิปธนาคาร ที่ทางแผนกสินเชื่อ หรือลูกค้าส่งมาชำระค่าสินค้า และทำการรับชำระเงินในระบบ
| ทำการเช็คเงินโอนที่ลูกค้าแจ้ง หรือทางสินเชื่อส่งมาให้ ตรวจสอบสลิปเงินโอน และปริ้นสเตทเม้นท์แนบ ทำการตรวจสอบแนบกับชุดวางบิล เพื่อนำมารับชำระในระบบ
| เงินเข้าบัญชีครบถ้วน และรับชำระได้ถูกต้อง |
| 10\. ทำการรวบรวม PO ประจำวันของแผนกจัดซื้อ เพราะตรวจสอบและบันทึกความครบถ้วนในระบบ BC
| ทำการรวบรวบ PO ของแผนกจัดซื้อที่จะต้องส่งในวัดถัดไปเพื่อตรวจสอบและบันทึกความครบถ้วนในระบบ BC และส่งให้ แผนกการเงินแนบใบรับเข้าละตั้งหนี้ต่อไป
|
|