| No.
| รายละเอียด
| Vendor, จดหมาย, FAX
| บัญชีเจ้าหนี้
| ผู้รับผิดชอบ
| จุดควบคุม
| Work Indicator
| เกณฑ์
|
| 1
| รับเอกสารธุรกรรมต่างๆ
| ชุดวางบิลจาก Vendor (ใบวางบิล และอื่นๆ ถ้ามี เช่น ใบกำกับภาษี/สำเนา,ใบส่งสินค้า,สำเนา P/O,ใบเสร็จรับเงิน)
| | พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย
| ความครบถ้วนของเอกสารต่างๆ
| | |
| 2
| ตรวจสอบเอกสารใบวางบิลกับรายการเจ้าหนี้คงค้างในระบบ
| หากเอกสารจำนวนไม่ถูกต้อง, สินค้ามีปัญหามาไม่ครบ,ราคาไม่ถูกต้อง แจ้งจนท.วางบิลของ
VDทราบทันที กรณีได้รับ
จดหมายให้ติดต่อกับ VD โดยทำเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้ง
| หากมีใบรับสินค้าไม่ได้ตั้งเจ้าหนี้ในระบบ จะแจ้งให้บัญชีเจ้าหนี้ทราบเพื่อตั้งหนี้ในระบบให้ถูกต้อง
| พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย
| เอกสารตั้งเจ้าหนี้ในระบบ
ถูกต้องและครบถ้วนตรงกับรายการที่ Vendor แจ้ง
| | |
| 3
| ออกใบรับวางบิลให้กับ Vendor ที่มาวางบิลเองที่บริษัทฯ หรือลงทะเบียนคุมเอกสารวางบิลที่ได้รับทางจดหมายหรือ FAX
| | | พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย
| ความครบถ้วนของชุดรับ
วางบิลจาก vendor
| | |
| 4
| ตรวจสอบเอกสารตั้งเจ้าหนี้เพื่อจัดทำชุดวางบิล ดังนี้
1. Invoice/ใบส่งสินค้า
2.ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง
3. กรณีรับเข้าครั้งที่ 1-ชุดใบ P/O (P/O, ใบเสนอซื้อ, ใบBack order)
4.ใบเสร็จรับเงิน(ถ้ามี)
5.ใบลดหนี้, ใบส่งคืนสินค้า
6. ใบเพิ่มหนี้
7. อื่นๆ เช่น ใบแจ้ง rebate,ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย
| | | พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย
| ชุดวางบิลมีเอกสารครบถ้วน
| | |
| No.
| รายละเอียด
| Vendor, จดหมาย, FAX
| บัญชีเจ้าหนี้
| ผู้รับผิดชอบ
| จุดควบคุม
| Work Indicator
| เกณฑ์
|
| 5
| ตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารตั้ง
เจ้าหนี้
\- ใบตรวจรับมีลายเซ็นต์รับสินค้า
ครบถ้วน
\- ใบ PO มีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติ
\- สินค้า Passส่ง และ SPO ตรวจสอบการเปิดบิลขายครบถ้วนทั้งจำนวน และราคาไม่ขาดทุน
| | กรณีได้รับสินค้าขาดจำนวน หรือราคาไม่ถูกต้องและยังไม่ได้รับใบลดหนี้ ให้ทำจดหมายแจ้ง Vendor ให้ออกใบลดหนี้ให้กับบริษัทฯ
| พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย
|
|
|
|
| 6
| จัดทำชุดวางบิล (เอกสารในข้อ 4,จดหมายติดต่อ Vendorในข้อ 5) จัดเรียงตามวันที่ก่อนไปวันที่หลัง แยกชุดวางบิลตามเครดิตเทอม, และดีดกระดาษคำนวณตามจำนวนเงินที่จะ
ชำระ จากนั้นบันทึกใบวางบิลในระบบBC แล้วส่งให้ผู้จัดการตรวจสอบต่อไป
(พร้อมรายงานทำวางบิลประจำวัน)
| | | พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย
| จัดทำชุดวางบิลภายใน 5 วัน นับจากวันรับวางบิล ชุดที่มีปัญหาอยู่ระหว่างติดต่อกับ Vendor ให้จัดทำให้แล้วเสร็จภายใน 7 วัน
| ตรวจสอบจากรายงานการรับวางบิลประจำวัน
| ไม่เกิน 5 ราย/เดือน
|
| 7
| จัดทำรายงานสรุปการรับวางบิล, จัดทำใบวางบิล และใบจ่ายเงินล่วงหน้าคงค้างประจำสัปดาห์ แยกตาม aging ส่งผู้จัดการส่วน
|
|
| พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย
| สรุปสถานะการรับวางบิลทุกสัปดาห์
|
|
|
| 8
| ตรวจสอบรายงานใบจ่ายเงินล่วงหน้า และดำเนินการตามข้อ 4
| | | พนักงานบัญชีเจ้าหนี้-จ่าย
| จัดทำชุดวางบิลภายใน 1 สัปดาห์ นับจากวันจ่ายเงินล่วงหน้า
ยกเว้น ชุดที่มีปัญหายังไม่ได้รับสินค้า ให้รายงานผจก.ทุกสัปดาห์
| | ขอไปตรวจสอบ
กับแแผนกบัญชี
|