# WI-DS-AM-005 การวางแผนงานการจัดส่งสินค้า
- **วัตถุประสงค์**
ระเบียบปฏิบัติฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ส่วนงานการจัดส่ง ถือเป็นแนวปฏิบัติ ในการวางแผนการจัดส่ง เพื่อให้กระบวนการจัดส่งมีเป้าหมายในการจัดส่งที่ชัดเจน การส่งมอบสินค้าตรงต่อเวลา และให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจมากที่สุด และเป็นแนวทางในการติดตามให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ได้วางแผนไว้
- **ขอบข่าย**
รับข้อมูลที่เป็น Order ของลูกค้ามาทำการวางแผนแล้วกระจายแผนประจำวันรวมถึงการประเมินผลแผนการจัดส่ง
- **คำจำกัดความ**
- Order คือ ใบสั่งขาย / ใบสั่งจอง สินค้าของลูกค้า
- การกระจายแผน คือ การแจ้งแผนที่วางไว้ว่าจะต้องนำสินค้าของลูกค้าท่านใดและจัดส่งไปกับรถขนาดไหนและช่วงเวลาใดให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- ธุรการจัดส่ง หมายถึง ผู้ที่ทำหน้าที่ด้านเอกสารทั้งหมดของการจัดส่ง
- **หน้าที่และความรับผิดชอบ**
พนักงานขาย**
1. นำใบสั่งจองสินค้าและใบสั่งขาย มาส่งมอบให้ Admin DS
2. นำใบสั่งจองแก้ไขในกรณีที่สินค้าไม่ครบ แต่ส่งสินค้าที่จัดได้
3. นำใบสั่งจอง ยกเลิก Order ในกรณีที่ลูกค้ายกเลิกการสั่งสินค้าทั้งหมด
**Admin DS**
1. นำใบสั่งขายที่พนักงานขายมาวางแผนทำการจัดคิวที่จะส่งสินค้า
2. ตรวจสอบใบสั่งขายจากระบบ Delivery พร้อมทั้งยืนยันกำหนดการจัดส่งในระบบ Delivery
3. โทรศัพท์แจ้งกำหนดส่งสินค้าแก่ลูกค้าในกรณีที่สินค้าครบ หรือโทรศัพท์แจ้งเลื่อนกำหนดส่งสินค้าแก่ลูกค้าในกรณีที่สินค้าไม่ครบ
4. สรุปผลการจัดส่ง
5. สรุปผลประเมินการวางแผนจัดส่ง
**พนักงานขับรถ**
1. รับแผนที่ทาง Admin DS กระจายให้เพื่อดำเนินการปฏิบัติงานต่อไป
- **ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน**
[](https://book.nopadol.com/uploads/images/gallery/2022-07/image-1656829210097.png)
5.1 พนักงานขายนำใบสั่งขาย FM-WS-002 มาส่งมอบให้ Admin DS
5.2 ธุรการจัดส่งนำใบสั่งขาย FM-WS-002 ที่พนักงานขายมาวางแผนการจัดส่ง FM-DS-002 เพื่อส่งสินค้าโดยพิจารณาจากวันที่ เวลานัดหมายกับลูกค้า สถานที่ส่งเป็นสำคัญ โดยยืนยันกำหนดส่งในระบบ Delivery ภายใน 3 ชั่วโมง หลังจากได้รับใบสั่งขาย พร้อมทั้งทำใบแจ้งเที่ยวจัดส่ง
5.3 ธุรการจัดส่ง วางแผนการจัดส่ง FM-DS-002 โดยแบ่งแยกประเภทสินค้าตามขนาดของรถจัดส่งและช่วงเวลาตามที่ขนส่งกำหนด
รถจัดส่ง จำนวน 10 คัน มี 4 ขนาด คือ
1. รถขนาดเล็ก 2 คัน
2. รถขนาดกลาง 3 คัน
3. รถขนาดใหญ่ 2 คัน
4. รถขนาดใหญ่พิเศษ 3 คัน
5.4 นำแผนการจัดส่ง FM-DS-002 ที่ทำไว้มากระจายแผนให้พนักงานขับรถรับทราบโดยใช้ ใบแจ้งเที่ยวจัดส่ง (DO)
5.5 ธุรการจัดส่งทำการออกใบหยิบสินค้าไปยังคลังสินค้าต่าง ๆ เพื่อให้ทางคลังสินค้าจัดสินค้าไว้รอเตรียมให้ทางจัดส่งนำไปส่งให้ลูกค้าในกรณีที่สินค้าครบให้ทำการ ดังนี้
5.6 ธุรการจัดส่งโทรศัพท์นัดเวลาส่งกับลูกค้าเพื่อยืนยันการส่งสินค้าและนัดหมายเวลาในการรับสินค้า
ก่อนที่จะทำการส่งสินค้า 1 ชั่วโมง การโทรศัพท์เลื่อนนัดลูกค้าเนื่องจากสินค้าไม่ครบแบ่งออกเป็น 3 กรณี
5.6.1 แก้ไขรายการในใบสั่งขายกรณีจัดของได้ไม่ครบลูกค้าให้ส่งสินค้าเท่าที่จัดได้ ธุรการจัดส่งนำ
ใบสั่งขาย FM-WS-002 ให้พนักงานขายแก้ไขจำนวนสินค้าในใบสั่งขายให้ตรงกับจำนวนที่จัดได้
5.6.2 กรณีรอของครบ ทางธุรการจัดส่งได้แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าของไม่ครบ ถ้าทางลูกค้าแจ้งกลับ
ว่ารอของครบให้ส่ง ทางธุรการจัดส่งต้องนำใบสั่งขายไปเข้าคิววางแผนการจัดส่งใหม่อีกรอบ โดยคิวที่จะส่งให้อีกครั้งต้องรอสินค้าให้ครบทุกอย่างก่อน
5.6.3 กรณียกเลิก Order ทางธุรการจัดส่งแจ้งลูกค้าให้ทราบว่าของไม่ครบถ้าลูกค้าแจ้งกลับว่าขอ
ยกเลิก Order ธุรการจัดส่งต้องนำใบสั่งขาย FM-WS-002 ให้ทางพนักงานขายทำการยกเลิก Order
5.7 การออก Invoice ทางธุรการจัดส่งได้ทำการนัดหมายส่งมอบสินค้ากับลูกค้าแล้วและทางลูกค้าพร้อมตกลงรับของทางธุรการจัดส่งนำใบสั่งขาย FM-WS-002 ไปออก Invoice/ใบกำกับภาษี FM-CH-009 พร้อมทั้งทำใบแจ้งที่ยวจัดส่ง (DO) เตรียมส่งให้แผนกบัญชี เมื่อพนักงานจัดส่ง ส่งของมาครบเรียบร้อยแล้ว
5.8 การส่งมอบ |พนักงานขับรถนำ Invoice/ใบกำกับภาษี พร้อมทั้งใบเบิกสินค้าไปรับสินจากเช็คเกอร์ เพื่อนำสินค้าไปส่งมอบให้ลูกค้า
5.9 สรุปการประเมินผลการวางแผนการจัดส่ง ทางธุรการจัดส่งทำการสรุปประเมินผลการวางแผนการจัดส่งโดยใช้รายงาน R-DS-101 ว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ส่งให้ผู้อำนวยการแผนก
6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง
- ใบสั่งขาย FM-WS-002
- แผนการส่งสินค้า FM-DS-002
- ใบ Invoice/ใบกำกับภาษี FM-CH-012
- ใบส่งสินค้า FM-CH-009