# บุคคล - ธุรการ HR-job # 1. ผู้จัดการส่วนบุคคลธุรการ HRM
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** ผู้จัดการส่วนบุคคล-ธุรการ **ชื่ออังกฤษ** Human Resource & Administration Manager
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** อำนวยการ
**ผู้บังคับบัญชา** ผู้อำนวยการบริหาร **ระดับตำแหน่งงาน** G5
**วัตถุประสงค์ (Job Purpose)**
นำเสนอแผนงานนโยบาย การพัฒนากระบวนการเพื่อสนับสนุนความสำเร็จของเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กร และควบคุมตรวจสอบให้ปฏิบัติตามแผนงาน กำกับดูแลวางแผนอัตรากำลังคน,ตรวจสอบงานสรรหาว่าจ้าง,บริหารค่าตอบแทน ,ฝึกอบรม,พัฒนาบุคคลากร,ประเมินผล,แรงงานสัมพันธ์,งานด้านธุรการ,ซ่อมบำรุงและอาคารสถานที่่ , จัดซื้อจัดจ้าง และป้องกันการสูญเสีย
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
วางแผนกำลังคนและสรรหาว่าจ้าง \- กำหนดนโยบายในการบริหารงานบุคคล \- วางแผนกำลังคนทั้งระยะสั้นและระยะยาว \- วางแผนกสรรหาบุคลากร \- วางแผนการคัดเลือกบุคลากร \- ให้คำปรึกษาแนะนำเกี่ยวกับการสรรหา \- อนุมัติสัญญาว่าจ้าง \- มีกำลังคนที่เหมาะสม \- หาบุคลากรได้ตรงตาม Spec. \- ต้นทุนด้านบุคลากรเหมาะสม \- หาบุคลากรได้ทันเวลา \- สามารถหาบุคลากรภายในทดแทนตำแหน่งที่ออกได้ \- จำนวนครั้งที่บุคลากรขาด/เกิน \- จำนวนครั้งที่ต้องมีการเลิกจ้าง เนื่องจากบุคลากรเกิน \- % การสรรหาได้ตรง Spec. \- % การสรรหาได้ทันเวลา \- % การทดแทนจากบุคคลภายใน
งานพัฒนาและฝึกอบรม \- วางแผนกลยุทธ์ในการพัฒนาและฝึกอบรม \- ประสิทธิภาพในการฝึกอบรม \- ประสิทธิผล (การพัฒนาบุคลากร) \- % การจัดฝึกอบรมได้ตามแผน \- % บุคลากรผ่านการทดสอบ \- % บุคลากรที่มีทักษะเพิ่มขึ้น
\- วางแผนการพัฒนาฝึกอบรมทั้งระยะสั้นและระยะยาว \- ติดตามผลการดำเนินการฝึกอบรม \- ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการพัฒนาและฝึกอบรม \- พัฒนาทักษะการขายให้กับพนักงานขาย \- เดือนละไม่น้อยกว่า 4 ครั้ง \- จัดฝึกอบรมได้ตามกฏหมายกำหนด คือ ร้อยละ 50 /ปี ของจำนวนพนักงานทั้งหมด
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
งานบริหารผลตอบแทน \- กำหนดนโยบายด้านผลตอบแทน \- พัฒนา/ทบทวนระบบการจ่ายผลตอบแทน \- สำรวจเปรียบเทียบผลตอบแทนกับองค์การอื่น \- ให้คำปรึกษาและแนะนำผู้บริหารเกี่ยวกับการจ่ายผลตอบแทน \- ออกแบบและกำหนดรูปแบบการจ่ายผลตอบแทน \- แข่งขันได้ \- ดึงดูดบุคลากรภายนอกได้ \- เป็นธรรมกับบุคลากร \- ความพึงพอใจของบุคลากร \- ต้นทุนบุคลากรที่เหมาะสม \- ความถูกต้อง \- % ของผลตอบแทนเมื่อเทียบกับตลาดท้องถิ่น \- จำนวนครั้งที่เกิดผลกระทบต่อการจ้างบุคลากรภายใน \- % ความพึงพอใจของบุคลากรต่อผลตอบแทน \- จำนวนครั้งที่ผิดพลาดต่อการจ่ายผลตอบแทน เดือนละไม่เกิน 5 ราย \- จำนวนครั้งที่มีข้อร้องเรียนเรื่องจ่ายค่าตอบแทน เดือนละไม่เกิน 2 ราย
งานสวัสดิการ \- กำหนดนโยบายด้านสวัสดิการให้แก่พนักงาน \- ควบคุมดูแลการเบิกจ่ายสวัสดิการประกันสังคม กองทุน และสวัสดิการอื่นๆ \- ความถูกต้อง \- ทันเวลา \- ความพึงพอใจของบุคลากร \- จำนวนข้อร้องเรียนของพนักงานเกี่ยวกับการเบิกจ่ายสวัสดิการ \- จำนวนครั้งที่จัดทำรายงานประกันสังคม ผิดพลาด เดือนละไม่เกิน 2 ราย
การจัดการทั่วไป \- ดูแลระบบคุณภาพต่างๆ \- บริหารงานบุคลากร \- วางแผนและจัดทำงบประมาณ ประจำปี \- เข้าร่วมกิจกรรมบริษัทตามที่ได้รับมอบหมาย \- งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย \- ปฏิบัติงานสอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบคุณภาพ \- ความพึงพอใจของพนักงาน \- ความแม่นยำในการวางแผนงบประมาณ \- การเข้าร่วมกิจกรรม \- ผลสำเร็จของงานที่ได้รับมอบหมาย \- จำนวนข้อบกพร่อง \- อัตราการลาออกไม่เกิน 5 %ของพนักงานทั้งหมด \- อัตราการป่วย สาย ขาด ลา \- อัตราการเข้าร่วมกิจกรรม \- % ความสำเร็จของงานโครงการเทียบกับแผนงาน
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- เป็นงานที่ต้องประสานผลประโยชน์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างซึ่งมักจะขัดกัน \- ต้องรับผิดชอบต่อความเป็นอยู่ของบุคลากรทั้งในและนอกเวลางาน ทั้งเรื่องส่วนตัวและเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน \- ต้องบริหารคนทุกคนในองค์การ แต่ไม่มีอำนาจในการสั่งการหรือบังคับบัญชาทุกคนได้ \- เป็นงานที่รู้ข้อมูลที่เป็นความลับทั้งขององค์การและบุคลากร
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
**ตำแหน่ง (Position)** **ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)**
พนักงานสวัสดิการ-ค่าจ้าง รับผิดชอบในการจ่ายค่าจ้าง ผลตอบแทนและสวัสดิการ
พนักงานสรรหา-ฝึกอบรม รับผิดชอบงานด้านการสรรหาและพัฒนาบุคลากรฝึกอบรมพนักงาน
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
**เรื่อง (Item)** **ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)**
**อนุมัติได้เอง** **(Own Decision)** **ต้องขอคำแนะนำ** **(Consulted by Superior)** **นำเสนอผู้บังคับบัญชา** **(Superior Approval)**
อนุมัติว่าจ้างบุคลากรต่ำกว่าผู้จัดการ /
อนุมัติว่าจ้างบุคลากรระดับผู้จัดการ /
อนุมัติการว่าจ้างบุคลากรระดับผู้บริหาร /
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
**หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ** **เรื่องที่ต้องติดต่อ** **ความถี่**
ทุกหน่วยงาน ประสานเพื่อวางแผน ตัดสินใจแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับบุคลากร ทุกสัปดาห์
หน่วยงานราชการ เช่น ประกันสังคม สวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน ดำเนินการในฐานะผู้รับมอบอำนาจจากองค์การ ไม่แน่นอน
ผู้ให้บริการภายนอก เช่น บริษัทประกันภัย ฯลฯ เจรจาต่อรองเรื่องเงื่อนไขในการให้บริการ ไม่แน่นอน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** 1. มีความรู้เรื่องกฎหมายแรงงาน ประกันสังคม 2. มีความสามารถในการใช้โสตทัศนูปกรณ์ 3. มีความสามารถในการพูด ฟัง เขียน ภาษาอังกฤษได้ 7. มีบุคลิกภาพดี 4. พิมพ์ดีดไทย อังกฤษ สัมผัสได้ 5. โปรแกรม MS Office ,Internet 6. ขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่ **วุฒิการศึกษา (Education Background)**
ระดับปริญญาตรี การบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือ บริหารธุรกิจ หรือ รัฐศาสตร์ นิติศาสตร์
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences
ประสบการณ์งานด้านบุคคลอย่างน้อย 10 ปี
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- นโยบายองค์การ \- กฎหมายแรงงาน \- กฎระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง \- ลักษณะธุรกิจขององค์การ \- โครงสร้างการบริหารจัดการ \- คอมพิวเตอร์ \- ภาษาอังกฤษ \- การวางแผนกลยุทธ์ \- การโน้มน้าว \- การเจรจาต่อรอง \- ภาวะผู้นำ \- การตัดสินใจ \- การควบคุมอารมณ์
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
สามารถปฏิบัติงานนอกเวลาทำงานปกติได้ และสามารถปฏิบัติงานได้ทั้งในและนอกสถานที่
# 2. หัวหน้าแผนกพัฒนาบุคลากร
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** หัวหน้าแผนกพัฒนาบุคลากร **ชื่ออังกฤษ** Human Resource Manager
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** อำนวยการ
**ผู้บังคับบัญชา** ผู้จัดการส่วนบุคคล-ธุรการ **ระดับตำแหน่งงาน** G4
**วัตถุประสงค์ (Job Purpose)**
รับผิดชอบการเสนอนโยบายในการบริหารงานบุคลากร บริหารงานด้านสรรหาว่าจ้าง วางแผนอัตรากำลังคน พัฒนาและฝึกอบรม บริหารค่าตอบแทน การประเมินผลงาน และแรงงานสัมพันธ์ เพื่อให้บุคลากรมีศักยภาพที่เหมาะสมและมีความพึงพอใจในการทำงานกับองค์กร
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
อัตรากำลังคน/งานสรรหา/งานคัดเลือก \- เสนอนโยบายในการบริหารงานบุคคล \- วางแผนอัตรากำลังคนตามโครงสร้าง \- วางแผนการสรรหาบุคลากรแรงงานไทย แรงงานต่างด้าว และการจ้างงานคนพิการ \- ควบคุมการคัดเลือกสัมภาษณ์บุคลากร \- ให้คำปรึกษาแนะนำเกี่ยวกับการสรรหาบุคลากร \- ควบคุมการสรรหาผู้สมัครงานตามช่องทางต่างๆ \- ดำเนินการสัมภาษณ์และคัดเลือกร่วมกับหน่วยงานต้นสังกัด -ติดต่อเจรจากับบริษัทจัดหางานภายนอก \- มีอัตรากำลังคนที่เหมาะสมตามโครงสร้างขององค์กร \- หาบุคลากรได้ตรงตามคุณสมบัติที่หน่วยงานต้องการและได้ทันเวลา \- สามารถหาบุคลากรภายในทดแทนตำแหน่งที่ออกได้ \- การสรรหาได้ตรง ตามคุณสมบัติที่หน่วยงานต้องการและเป็นไปตามโครงสร้างของบริษัท \- % การจ้างงานคนพิการ (100 คน ต่อ คนพิการ 1 คน) -อัตราพนักงานลาออกไม่เกิน 5%
งานว่าจ้าง \- ควบคุม ตรวจสอบการทำสัญญาจ้างงาน \- นำเสนอขออนุมัติค่าใช้จ่ายในการลงโฆษณาประกาศรับสมัครงาน \- ดำเนินการและควบคุมการปฐมนิเทศ/พนักงานใหม่พบผู้บริหาร \- นำเสนอขออนุมัติรับพนักงาน/การทำสัญญาจ้าง \- ควบคุมการติดตามการประเมินผลการทดลองงานพนักงานใหม่ \- ความถูกต้้องในการว่าจ้างตามระเบียบของบริษัท \- ความถูกต้องของสัญญาจ้าง \- ดำเนินการภายในเวลาที่กำหนด \- ไม่มีความผิดพลาดในการทำสัญญาจ้าง
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
งานพัฒนาและฝึกอบรม \- เสนอแผนในการพัฒนาคนให้ตรงกับแผนกลยุทธ์ขององค์กร เพื่อจะได้พัฒนาคนให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท \- วางแผนการพัฒนาฝึกอบรมทั้งระยะสั้นและระยะยาว \- ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการพัฒนาและฝึกอบรม \- วิเคราะห์ความต้องการในการฝึกอบรม \- จัดทำแผนการฝึกอบรมประจำปี \- นำเสนอแผนการฝึกอบรมประจำปี \- ควบคุมดำเนินการจัดฝึกอบรม \- สรุปผลการประเมินผลและติดตามผลการฝึกอบรมต่อผู้บริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง \- จัดทำแผนฝึกอบรมได้ตรงกับความต้องการ \- พัฒนาบุคลากรให้มีทักษะความสามารถเพิ่มขึ้นและตรงกับความต้องการของหน่วยงาน - ทักษะด้านเทคนิคการขาย - ทักษะด้านความรู้สินค้า - ทักษะด้านงานบริการ - ทักษะด้านการสื่อสาร - ทักษะด้านการทำงานเป็นทีม \- จัดฝึกอบรมได้ตามแผนไม่น้อยกว่า 80% \- อบรมความรู้สินค้าหรืองานบริการ อย่างน้อย 4 ครั้ง/เดือน \- จัดฝึกอบรมได้ตามกฏหมายกำหนด คือ ร้อยละ 50 ของจำนวนพนักงานทั้งหมดและยื่นเอกสารฝึกอบรมต่อศูนย์พัฒนาฝีมือแรงงานจังหวัดเชียงใหม่
งานบริหารค่าจ้าง/เงินเดือน/ผลตอบแทน \- เสนอนโยบายด้านค่าจ้างเงินเดือนและค่าตอบแทน ตามอัตราค่าแรงขั้นต่ำที่กฏหมายกำหนด \- จัดเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างค่าจ้าง \- นำเสนอข้อมูลในการปรับอัตราค่าจ้างเริ่มต้น \- นำเสนอการปรับขึ้นค่าจ้างเงินเดือนตามผลงานของพนักงาน \- พัฒนา/ทบทวนระบบการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนผลตอบแทน \- สำรวจเปรียบเทียบค่าจ้างเงินเดือนผลตอบแทนกับตลาดแรงงาน \- ให้คำปรึกษาและแนะนำผู้บริหารเกี่ยวกับการจ่ายค่าตอบแทน \- ติดตามข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับค่าจ้างในตลาดแรงงาน \- ควบคุม ตรวจสอบการจัดทำเอกสารการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนประจำเดือน (รายวัน-รายเดือน) \- ควบคุม ตรวจสอบการจัดทำเอกสารนำส่งข้อมูลประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน \- ควบคุม ตรวจสอบการจัดทำเอกสารการนำส่ง \- ค่าจ้างเงินเดือนแข่งขันได้กับตลาดแรงงานที่ใกล้เคียงได้ \- ดึงดูดบุคลากรภายนอกได้ \- ความพึงพอใจของบุคลากร \- จ่ายค่าจ้างได้ถูกต้อง ตรงเวลา \- ไม่ขัดต่อกฎหมาย \- ค่าจ้างเงินเดือนค่าตอบแทนของบริษัทสามารถดึงดูดและรักษาพนักงานไว้ได้ \- นำส่งภาษีได้ถูกต้องและตรงเวลา \- จำนวนครั้งที่จ่ายค่าจ้างผิดพลาด เดือนละไม่เกิน 5 ราย \- ไม่มีการทำรายงานประกันสังคม ผิดพลาด
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา \- ควบคุม ตรวจสอบ เงินประกันพนักงาน
งานประเมินผล \- ควบคุม ตรวจสอบการประเมินผลพนักงานทดลองงาน,การประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีของพนักงานโดยยึดหลักผลงานที่มีความเป็นธรรม ยุติธรรม \- นำเสนอพิจารณาเลื่อนตำแหน่ง โยกย้ายตำแหน่งให้เหมาะสมตามผลการปฏิบัติงาน \- นำเสนอผลการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานต่อผู้บริหาร \- ประเมินผลงานประจำปีตามผลการปฏิบัติงาน \- การประเมินผลงานของพนักงานเสร็จทันภายในเดือน พฤศจิกายนของทุกปี
งานบริหารแรงงานสัมพันธ์ \- วางแผนการจัดกิจกรรมแรงงานสัมพันธ์ \- ควบคุม ดูแล ดำเนินการจัดกิจกรรมแรงงานสัมพันธ์ \- สร้างให้พนักงานมีทัศนคติเชิงบวกต่อบริษัท ผู้บริหารและหัวหน้างาน \- ติดตามการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายแรงงาน \- ปรับปรุง/ทบทวนกฎระเบียบข้อบังคับในการทำงาน \- ชี้แจง ให้ความรู้กับพนักงานปฏิบัติตามนโยบายของบริษัท เช่น กฎระเบียบวินัย ขั้นตอนการทำงาน การตรงต่อเวลา ความซื่อสัตย์ ฯลฯ \- ประชุมร่วมกับตัวแทนพนักงาน \- วางแผนสื่อสารระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง \- ให้คำปรึกษาแก่หัวหน้างานเกี่ยวกับการบริหารคน บริหารงาน การลงโทษทางวินัย \- แก้ไขปัญหาข้อพิพาทภายในองค์กร \- วางตัวเป็นกลาง ยุติธรรม เชื่อถือได้ และเป็นที่ไว้วางใจในการรักษาความลับส่วนตัวของพนักงานและบริษัท \- เกิดความสัมพันธ์อันดีภายในองค์กร \- กฎระเบียบข้อบังคับในการทำงานถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน \- พนักงานเกิดความจงรักภักดีต่อองค์กร \- พนักงานเห็นว่างานบุคคลเป็นผู้ให้คำปรึกษาที่ดีช่วยหาวิธีแก้ไขปัญหาอย่างเหมาะสม \- พนักงานเข้าใจในกฎระเบียบของบริษัท \- ลงโทษทางวินัยได้ถูกต้องตามลำดับขั้น -ไม่มีปัญหาข้อพิพาทแรงงาน -ไม่มีการประท้วง/หยุดงาน -จำนวนใบเตือนการลงโทษทางวินัยไม่เกิน 1% ของพนักงานทั้งหมด
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
งานสวัสดิการ \- เสนอข้อมูลเกี่ยวกับการจัดสวัสดิการให้แก่พนักงาน อย่างเหมาะสมตามกฎหมาย \- ดำเนินการเลือกตั้งคณะกรรมการสวัสดิการในสถานประกอบการและนำส่งข้อมูลให้สำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานจังหวัด \- ควบคุมดูแลการเบิกจ่ายสวัสดิการพนักงาน,กองทุนประกันสังคม กองทุนเงินทดแทน และสวัสดิการอื่นๆ \- สำรวจสภาพแวดล้อมในการทำงาองค์กรนและจัดสวัสดิการให้กับพนักงานอย่างเหมาะสม \- พนักงานได้รับสวัสดิการที่เหมาะสม - น้ำดื่ม - อาหารกลางวัน - ห้องน้ำเพียงพอกับจำนวนพนักงาน - ชุดปฐมพยาบาลและยารักษาโรค - ชุดฟอร์มพนักงาน และสวัสดิการอื่นๆ \- ไม่มีข้อร้องเรียนของพนักงานเกี่ยวกับการจัดสวัสดิการ
การจัดการทั่วไป \- ดูแลระบบคุณภาพต่างๆ \- บริหารบุคลากร \- วางแผนและจัดทำงบประมาณ ประจำปี \- เข้าร่วมกิจกรรมบริษัทตามที่ได้รับมอบหมาย \- งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย \- ปฏิบัติงานสอดคล้องกับข้อกำหนดของระบบคุณภาพ \- การเข้าร่วมกิจกรรมของบริษัท \- ผลสำเร็จของงานที่ได้รับมอบหมาย \- จำนวนข้อบกพร่อง (CAR) ไม่เกิน 1 ใบ/เดือน \- อัตราการลาออกไม่เกิน 5 %ของพนักงานทั้งหมด
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- เป็นงานที่ต้องประสานผลประโยชน์ระหว่างนายจ้างกับลูกจ้างซึ่งมักจะขัดแย้งกันและต้องทำให้ทุกฝ่ายพอใจ \- เป็นงานที่พนักงานมองว่าอยู่ฝ่ายบริษัท คอยจ้องจับผิดพนักงาน \- ต้องรับผิดชอบต่อความเป็นอยู่ของบุคลากรทั้งในและนอกเวลางาน ทั้งเรื่องส่วนตัวและเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงาน \- ต้องบริหารคนทุกคนในบริษัท แต่ไม่มีอำนาจในการสั่งการหรือบังคับบัญชาทุกคนได้ \- เป็นงานที่รู้ข้อมูลที่เป็นความลับทั้งของบริษัทและพนักงาน \- เป็นงานที่ต้องทำงานภายในเวลาที่กำหนด ในขณะเดียวกันก็ต้องทำงานภายใต้ข้อจำกัดของปัจจัยภายนอก \- ถ้าคัดเลือกคนผิดพลาดจะก่อให้เกิดปัญหาต่อองค์กรทั้งระยะสั้นและระยะยาว \- ต้องหาคนที่มีคุณภาพ ภายใต้เงื่อนไขการจ้างงานของบริษัท \- ต้องตรวจสอบเอกสารการจ้างงานอย่างละเอียด เพราะมีผลทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน \- เป็นงานที่ต้องบริการให้พนักงานทุกคนพึงพอใจ ภายใต้ระเบียบข้อบังคับของบริษัท \- ความผิดพลาดเกี่ยวกับกฎหมายแรงงานมีผลกระทบต่อชื่อเสียงของบริษัทฯ
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
**ตำแหน่ง (Position)** **ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)**
พนักงานสวัสดิการ-ค่าจ้าง รับผิดชอบในการจ่ายค่าจ้าง เงินเดือน นำส่งภาษี ผลตอบแทนและสวัสดิการของพนักงาน
พนักงานสรรหา-ฝึกอบรม รับผิดชอบงานด้านการสรรหา คัดเลือกใบสมัครเบื้องต้นและพัฒนาบุคลากรฝึกอบรมพนักงาน
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
**เรื่อง (Item)** **ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)**
**อนุมัติได้เอง** **(Own Decision)** **ต้องขอคำแนะนำ** **(Consulted by Superior)** **นำเสนอผู้บังคับบัญชา** **(Superior Approval)**
ขอออนุมัติงบประมาณในการลงโฆษณารับสมัครงาน /
ขออนุมัติว่าจ้างบุคลากรต่ำกว่าผู้จัดการ /
ขออนุมัติว่าจ้างบุคลากรระดับผู้จัดการ /
ขออนุมัติการว่าจ้างบุคลากรระดับผู้บริหาร /
ขออนุมติการจ่ายค่าจ้าง/เงินเดือน/ผลตอบแทน/สวัสดิการประจำเดือน /
ขออนุมัติงบประมาณการจัดฝึกอบรมประจำปี /
ขออนุมัติแก้ไขกฎระเบียบข้อบังคับบริษัท /
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
**หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ** **เรื่องที่ต้องติดต่อ** **ความถี่**
ทุกหน่วยงาน \- ให้คำปรึกษา ตัดสินใจแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวกับพนักงาน \- ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับกฎระเบียบข้อบังคับของบริษัท \- ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับการลงโทษทางวินัย \- ประสานงานเกี่ยวกับปัญหาค่าจ้าง เงินเดือน ผลตอบแทน \- ประสานงานการจัดฝึกอบรมประจำปี \- ประสานงานการจัดกิจกรรมแรงงานสัมพันธ์ \- ประสานงานเกี่ยวกับสวัสดิการพนักงาน ไม่แน่นอน
หน่วยงานราชการ.- \- สำนักงานประกันสังคม \- สำนักงานสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานจังหวัดเชียงใหม่ \- ศูนย์พัฒนาฝีมือแรงงานจังหวัดเชียงใหม่ \- สำนักงานจัดหางานจังหวัดเชียงใหม่ \- สํานักงานพัฒนาสังคมและความมั่นคงของมนุษย์จังหวัด \- ดำเนินการในฐานะผู้รับมอบอำนาจจากบริษัท ไม่แน่นอน
ผู้ให้บริการภายนอก เช่น บริษัทประกันภัย โรงพยาบาล ฯลฯ เจรจาต่อรองเรื่องเงื่อนไขในการให้บริการ ไม่แน่นอน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** 1. มีความรู้เรื่องกฎหมายแรงงาน ประกันสังคม แรงงานสัมพันธ์ 2. มีความสามารถในการใช้โสตทัศนูปกรณ์ เครื่องใช้สำนักงาน 3. พิมพ์ดีดไทย อังกฤษ สัมผัสได้ 4. ขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่ 5. มีความสามารถในการพูด ฟัง เขียน ภาษาอังกฤษได้ 6. มีบุคลิกภาพดี มีมนุษย์สัมพันธ์ **วุฒิการศึกษา (Education Background)**
ระดับปริญญาตรี การบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือ บริหารธุรกิจ หรือ รัฐศาสตร์ นิติศาสตร์
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences
1\. ประสบการณ์งานด้านบุคคลอย่างน้อย 5 ปี
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- นโยบายองค์กร \- กฎหมายแรงงาน \- กฎระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง \- ลักษณะธุรกิจขององค์กร \- โครงสร้างการบริหารจัดการ \- โครงสร้างเงินเดือน \- จิตวิทยาการบริหารงานบุคคล \- คอมพิวเตอร์ \- ภาษาอังกฤษ \- ศิลปะในการใช้ภาษา \- การวางแผนกลยุทธ์ \- การโน้มน้าว \- การเจรจาต่อรอง \- ภาวะผู้นำ \- การตัดสินใจ \- การควบคุมอารมณ์ \- การสื่อสาร \- การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า \- การประสานงาน \- ความละเอียดรอบคอบ \- การจัดลำดับความสำคัญของงาน \- การติดตามงาน \- ความคิดริ่เริ่มสร้างสรรค์ \- จิตบริการ (SERVICE MIND) \- การทำงานเป็นทีม \- ความอดทน
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
สามารถปฏิบัติงานนอกเวลาทำงานปกติได้ และสามารถปฏิบัติงานได้ทั้งในและนอกสถานที่
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........
# 3. สรรหา-ฝึกอบรม
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** พนักงานสรรหา-ฝึกอบรม **ชื่ออังกฤษ** Recruitment-Training Officer
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** อำนวยการ
**ผู้บังคับบัญชา** หัวหน้าแผนกพัฒนาบุคลากร **ระดับตำแหน่งงาน** G3
**วัตถุประสงค์ (Job Purpose)**
\- ดำเนินการสรรหาคัดเลือกพนักงานตามความต้องการของหน่วยงาน โดยการสรรหาตาม Job describtion \- รับผิดชอบประกาศรับสมัครพนักงานในสื่อต่าง ๆ เช่น เวปไซต์บริษัท Job North Thailand ป้ายประกาศ สถาบันการศึกษา ออกบู๊ทจัดหางาน ฯลฯ \- เก็บรวบรวมและคัดเลือกใบสมัครงาน ประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ในการดำเนินการคัดเลือกสัมภาษณ์ \- ดำเนินการจัดเตรียมการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ / พนักงานใหม่พบผู้บริหาร /กิจกรรมสัมพันธ์ \- สำรวจความต้องการในการฝึกอบรม ประสานงานในการดำเนินกิจกรรมฝึกอบรมและติดตามผล \- ดำเนินการจัดฝึกอบรมพนักงานทั้งภายในและภายนอกตามแผนพัฒนาบุคลากรประจำปี \- จัดเก็บสถิติการฝึกอบรมพนักงาน ทัศนศึกษาทั้งในและต่างประเทศ \- เพื่อให้ระบบการสื่อสารภายในและภายนอกมีประสิทธิภาพตรงตามวัตถุประสงค์ของงาน \- ดำเนินการเกี่ยวกับเอกสารการจ้างแรงงานต่างด้าว \- ดูแลการสรรหา/คัดเลือกพนักงาน PC เข้าพื้นที่ขาย
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
สรรหา/คัดเลือก \- สำรวจอัตราตำแหน่งงานว่าง / สรุปอัตรากำลังคน \- หาข้อมูลเกี่ยวกับสถาบันศึกษาและแหล่งงาน \- ประสานลงโฆษณากับสื่อหรืออินเตอร์เน็ต \- สัมภาษณ์เบื้องต้นและรวบรวมใบสมัคร \- คัดใบสมัครที่มีคุณภาพ/ตรงตามคุณสมบัติ \- นัดหมายสัมภาษณ์กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องสัมภาษณ์ \- การจัดทำทะเบียนการรับสมัครงานและการจัดเก็บสถิติข้อมูลการสมัครงาน \- สรุปสถิติผลการสรรหาพนักงานประจำเดือน \- ติดต่อเจรจากับบริษัทจัดหางานภายนอก \- ข้อมูลอัตรากำลังขาด/เกิน \- ได้ข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน \- ได้ใบสมัครเพียงพอ \- ได้ใบสมัครที่มีคุณภาพ \- ได้ใบสมัครทันเวลา \- ความถูกต้องครบถ้วนของเอกสารใบสมัครงาน \- ความถูกต้องของการนัดหมาย/ประสานงาน \- จำนวนครั้งที่ข้อมูลผิดพลาดเป็น 0 \- สรรหาตำแหน่งงานว่างแต่ละตำแหน่งให้ได้ภายใน 30 วัน
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
งานฝึกอบรม \- ดำเนินการจัดเตรียมการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ / พนักงานใหม่พบผู้บริหาร /กิจกรรมแรงงานสัมพันธ์ \- สำรวจความต้องการในการฝึกอบรม \- สรุปผลและนำผลการสำรวจเสนอผู้บังคับบัญชา \- ติดต่อประสานงานวิทยากรและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง \- จัดทำเอกสารเสนอขออนุมัติอบรมภายใน/ภายนอก \- ดำเนินการจัดอบรม \- สรุปผลการประเมิน/ติดตามผลการฝึกอบรมและนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชา \- จัดทำรายงานการฝึกอบรมประจำปีส่งศูนย์พัฒนาฝีมือแรงงาน \- พนักงานใหม่ได้รับการปฐมนิเทศก่อนเริ่มงาน \- ทำตารางการฝึกอบรมประจำเดือน \- จัดฝึกอบรมได้ตามแผน \- ความพึงพอใจของผู้เข้ารับการฝึกอบรม \- ความพร้อมของการจัดฝึกอบรม \- ติดตามผลการฝึกอบรมได้ครบถ้วน \- การฝึกอบรมให้บรรลุเป้าหมายและงบประมาณที่กำหนด \- จัดฝึกอบรมพนักงานได้ตามเกณฑ์ที่ศูนย์พัฒนาฝีมือแรงงานกำหนดไม่น้อยกว่า 50% ของพนักงานทั้งหมด \- จำนวนผู้เข้าฝึกอบรมไม่น้อยกว่า 80%
งานกิจกรรมแรงงานสัมพันธ์ \- ประสานงานจัดกิจกรรมแรงงานสัมพันธ์ \- ประเมินสภาพแวดล้อมในการทำงานและติดตามผลการรับสมัครพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน \- รับข้อร้้องเรียนของพนักงาน \- ประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการดำเนินการแก้ปัญหา \- ได้ข้อมูลปัญหาจากสภาพการทำงานเช่น เพื่อนร่วมงาน หัวหน้างาน สภาพงาน สภาพแวดล้อม และ อื่น ๆ \- ทราบถึงปัญหาของการลาออกของพนักงานใหม่ \- ปัญหาของพนักงานได้รับการดำเนินการแก้ไข \- ร้อยละของพนักงานลาออกไม่เกิน 5%
ผังองค์กร และ JD \- จัดทำผังโครงสร้างการบริหาร \- จัดทำใบกำหนดหน้าที่งาน Job Description \- อัฟเดทผังโครงสร้างการบริหารงานประจำเดือน \- อัฟเดท Job Description แต่ละแผนก \- ปรับผังโครงสร้างการบริหารให้เป็นปัจจุบัน เดือนละ 1 ครั้ง \- พนักงานรับทราบและเข้าใจหน้าที่งานแต่ละตำแหน่ง
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
งานต่างด้าว/บุคคลพื้นที่สูง \- การแจ้งแรงงานต่างด้าวเข้า-ออก \- การต่ออายุใบอนุญาตทำงาน \- การต่อ VISA , PASSPORT \- การรายงานตัว 90 วัน ต่อสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง \- การแจ้งเข้า-ออก พนักงานต่างด้าวตรงตามเงื่อนไขที่กฎหมายแรงงานกำหนด \- การต่ออายุใบอนุญาตทำงานให้ถูกต้อง \- การจัดทำเอกสารรายงานตัวของพนักงานต่างด้าวให้ทันรอบระยะเวลาที่สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองกำหนด \- การจ้างแรงงานต่างด้าวเป็นไปตามกฎหมายแรงงานที่กำหนด \- % ของการต่อใบอนุญาตทำงานต่างด้าวล่าช้าเป็น 0
พนักงาน PC \- ประสานแผนกบริหารสินค้า ผู้จัดการร้านและ Sale Vendor เรื่องการรับสมัครพนักงาน และการเข้า-ออก ของพนักงาน PC \- ประสานงานส่งพนักงาน PC สัมภาษณ์กับส่วนงานที่เกี่ยวข้อง \- ประสานงานเกี่ยวกับการส่งตัวพนักงาน PC เข้าพื้นที่ \- การจัดทำทะเบียนประวัติพนักงาน PC \- ดูแลการรับเข้า-ลาออกของพนักงาน PC \- จัดทำรายงานบันทึกเวลาการปฏิบัติงานของพนักงาน PC \- ดูแลให้พนักงาน PCปฏิบัติตามกฏระเบียบของบริษัท \- พนักงาน PC เข้าพื้นที่ขายตามกระบวนการ \- พนักงาน PC รับทราบและปฏิบัติตามกฏระเบียบของบริษัท \- การสรรหาพนักงาน PC เข้าพื้นที่ได้ทันเวลา
เอกสารเตือนพนักงาน \- จัดทำเอกสารเตือนการทำผิดกฎระเบียบของพนักงานตามลำดับขั้น \- เพื่อให้พนักงานปฏิบัติตามกฎระเบียบที่บริษัทกำหนด \- เพื่อให้การทำงานของพนักงานบรรลุเป้าหมาย \- พนักงานปฏิบัติตามกฎระเบียบบริษัท
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- ความสามารถในด้านการวิเคราะห์งาน \- เป็นงานที่ต้องทำภายในเวลาที่กำหนด \- ความสามารถในการประสานงานกับหน่วยงานภายใน – นอกองค์กร เพื่อให้สามารถดำเนินงานไปตามแผน \- การตรวจสอบเอกสารผู้สมัครงานอย่างละเอียด เพราะถ้าเกิดข้อผิดพลาดอาจส่งผลกระทบระยะยาว \- การแก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าที่เหมาะสม \- เป็นงานที่ต้องประสานงานระหว่างวิทยากร หน่วยงานต้นสังกัดและผู้เข้ารับการฝึกอบรม \- การจัดฝึกอบรมมีความหลากหลายทั้งเนื้อหา รูปแบบ วิทยากร และ ผู้เข้ารับการฝึกอบรม \- เป็นงานที่ต้องประสานผลประโยชน์ที่ขัดแย้งกันให้ทุกฝ่ายพอใจ \- เป็นงานที่พนักงานมองว่าอยู่ฝ่ายบริษัทคอยจ้องจับผิดพนักงาน
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
**ตำแหน่ง (Position)** **ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)**
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
**เรื่อง (Item)** **ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)**
**อนุมัติได้เอง** **(Own Decision)** **ต้องขอคำแนะนำ** **(Consulted by Superior)** **นำเสนอผู้บังคับบัญชา** **(Superior Approval)**
การเลือกสื่อในการประกาศตำแหน่งงาน /
เลือกใบสมัครที่จะเรียกสัมภาษณ์ /
ขออนุมัติรับพนักงาน /
เสนอโครงการฝึกอบรม /
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
**หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ** **เรื่องที่ต้องติดต่อ** **ความถี่**
ทุกหน่วยงาน/ภายใน \- สรรหาบุคลากรให้ตามใบขอเพิ่มกำลังคน \- ประสานเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ \- ประสานงานฝึกอบรมภายใน \- ประสานงานประเมินผล \- ตามระยะเวลาที่กำหนดของงาน \- ตามใบขอเพิ่มกำลังคน
**หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ** **เรื่องที่ต้องติดต่อ** **ความถี่**
บริษัทต่างๆ , หน่วยงานราชการ \- จัดอบรมภายนอกบริษัท \- ส่งเอกสารฝึกอบรมตามกฎหมายกำหนด \- แจ้งตำแหน่งงานว่าง / ประกาศ \- การต่ออายุเอกสารต่างๆ ของพนักงานต่างด้าว \- ตามแผนงาน \- ตามรอบระยะเวลา
สื่อ \- การลงโฆษณารับสมัครงาน ตามแผนการสรรหา
ทุกหน่วยงาน \- ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับปัญหาของพนักงาน ไม่แน่นอน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** 1.มีความรู้เรื่องกฎหมายแรงงาน ประกันสังคม การจัดฝึกอบรม แรงงานสัมพันธ์ 2\. มีความสามารถในการใช้โสตทัศนูปกรณ์ 3\. มีความสามารถในการพูด ฟัง เขียน ภาษาอังกฤษได้ 4\. พิมพ์ดีดไทย อังกฤษ สัมผัสได้ 5\. โปรแกรม MS Office ,Internet 6\. ขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่ 7\. มีบุคลิกภาพดี **วุฒิการศึกษา (Education Background)**
ระดับปริญญาตรี สาขา การบริหารทรัพยากรมนุษย์ , สาขาจิตวิทยา และสาขาอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
**ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)**
**ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences**
1\. ประสบการณ์งานด้านบุคคลอย่างน้อย 1-2 ปี
**ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)**
**ความรู้** **(Knowledge)** **ทักษะ** **(Skills)** **ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ** **(Mental Abilities/Personalities)**
สรรหา 1\. ขั้นตอนการสรรหาว่าจ้าง 2\. ความรู้เกี่ยวกับกฏหมายแรงงาน \- คอมพิวเตอร์ \- ภาษาอังกฤษ \- อุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ \- การเป็นผู้ดำเนินการจัดฝึกอบรม \- การประสานงาน \- การสื่อสาร \- มนุษยสัมพันธ์ \- ความละเอียดรอบคอบ \- การให้บริการ
ฝึกอบรม 1\. ขั้นตอนการบริหารงานฝึกอบรม ของบริษัทฯ 2\. การจัดทำรายงานฝึกอบรมตามที่กฏหมายกำหนด
งานต่างด้าว 1\. กฎหมายการจ้างแรงงานต่างด้าว 2\. ขั้นตอนการจัดทำเอกสารและการยื่นเอกสารแรงงานต่างด้าว
พนักงาน PC 1.ขั้นตอนกระบวนการรับพนักงาน PC เข้าทำงาน
เอกสารใบเตือนพนักงาน 1\. ลำดับขั้นการเตือนพนักงาน
**คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)**
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........
# 4. สวัสดิการ-ค่าจ้าง
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** สวัสดิการ-ค่าจ้าง **ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)** Welfare-Payroll Officer
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** อำนวยการ
**ผู้บังคับบัญชา** หัวหน้าแผนกพัฒนาบุคลากร **ระดับตำแหน่งงาน** G3
**วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Purpose)**
\- รับผิดชอบการเก็บรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลทะเบียนประวัติพนักงาน สถิติการมาปฏิบัติงานของพนักงาน \- ดำเนินการจัดทำรายงานที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายค่าจ้าง เพื่อให้การจ่ายค่าจ้างเงินเดือนถูกต้องและทันเวลา \- รับผิดชอบการเบิกจ่ายสวัสดิการพนักงาน การนำส่งรายงานเกี่ยวกับสวัสดิการ เพื่อให้พนักงานได้รับสวัสดิการที่ถูกต้องและทันเวลา \- รับผิดชอบในการประสานงาน เพื่อให้มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน \- จัดเก็บสถิติการปฏิบัติงานของพนักงาน
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
งานทะเบียนประวัติพนักงาน \- จัดทำทะเบียนประวัติพนักงานเข้าใหม่ \- จัดทำสัญญาจ้างงาน \- จัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน เช่น หนังสือรับรองเงินเดือน หนังสือรับรองการทำงาน \- ข้อมูลทะเบียนประวัติพนักงานครบถ้วนถูกต้อง \- ไม่มีข้อมูลผิดพลาด
งานบันทึกเวลาทำงาน \- ดึงข้อมูลบันทึกเวลาเข้างานของพนักงานจากเครื่องสแกนนิ้ว \- ตรวจสอบข้อมูลเวลาเข้า-ออกงาน \- ประสานงานเรื่องเอกสารกับหน่วยงานต้นสังกัด \- สรุปสถิติเวลาทำงานของพนักงาน \- สรุปสถิติเวลาทำงานให้ถูกต้อง ครบถ้วน เสร็จทันเวลา \- ไม่มีข้อมูลผิดพลาดในการตรวจสอบสถิติเวลาทำงานของพนักงาน
งานคำนวณและจ่ายค่าจ้าง(รายวัน/รายเดือน) \- คำนวณข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ \- ตรวจสอบผลการคำนวณ \- สรุปรายงานการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนและรายงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง เช่น เงินกองกลาง เงินประกัน ฯลฯ \- เสนอผู้บังคับบัญชาอนุมัติ \- นำส่งข้อมูลให้ทางธนาคาร \- การจ่ายค่าจ้างถูกต้องและครบถ้วน \- การจ่ายเงินเดือนผิดพลาดไม่เกิน 1 ราย/เดือน
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
\- สรุปยอดเงินประกันพนักงาน \- จัดทำสลิปเงินเดือนให้พนักงาน
งานรายงานและภาษี \- จัดทำข้อมูลรายงานการนำส่งประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน \- จัดทำและนำส่งข้อมูลประกันอุบัติเหตุ \- จัดทำรายงานภาษีเงินได้ของพนักงาน \- อำนวยความสะดวกในการกรอกแบบเพื่อยื่นภาษีบุคคลธรรมดาให้พนักงาน \- ความถูกต้องของรายงานครบถ้วนและนำส่งตามกำหนดเวลา \- ไม่มีรายงานผิดพลาดและส่งตรงตามกำหนดเวลา 100%
งานประเมินผล \- รวบรวมข้อมูลใบประเมินผลพนักงานทดลองงาน \- รวบรวมข้อมูลประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีเพื่อพิจารณาปรับค่าจ้าง \- คะแนนประเมินผลพนักงานที่บรรลุเป้าหมายตัวชี้วัดของแผนก \- สามารถส่งแบบประเมินผลพนักงานทดลองงานทุกเดือน \- ขออนุมัติบรรจุพนักงานภายในระยะเวลา 119 วัน \- สรุปและส่งรายงานประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปี ภายในเดือน พฤศจิกายนของทุกปี
งานเบิกจ่ายสวัสดิการ \- ประสานงานการเบิกจ่ายประกันสังคม และกองทุนเงินทดแทน \- ดูแลการเบิกจ่ายค่ารักษาพยาบาล \- ดูแลการเบิกจ่ายสวัสดิการอื่นๆ \- ความถูกต้อง \- ทันเวลา \- พนักงานได้รับสิทธิครบถ้วน \- เอกสารที่เบิกจ่ายครบถ้วน 100%
งานดูแลพนักงาน \- ดูแลเยี่ยมไข้พนักงานที่เจ็บป่วย/คลอดบุตร \- ประสานงานกรณีพนักงาน/ครอบครัวเสียชีวิต \- เอาใจใส่ดูแลได้ทั่วถึง \- พนักงานหรือ/ครอบครัวพนักงานเกิดความพึงพอใจ จากการดูแลของทางบริษัท
งานตรวจสอบข้อมูลพนักงานลาออก \- ประสานงานแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบเอกสารใบลาออก \- ตรวจสอบใบลาออกพนักงานและความเสียหายที่เกิดขึ้นระหว่างทำงาน \- ข้อมูลการตรวจสอบความเสียหาย หนี้สินพนักงาน เงินประกันพนักงาน มีความถูกต้องและครบถ้วนสมบูรณ์ \- ไม่มีข้อผิดพลาดในการตรวจสอบเอกสารใบลาออก
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
\- สรุปความเสียหาย หนี้สินพนักงาน เงินประกันพนักงาน \- ประสานแผนกกการเงินเพื่อตั้งเบิกเงินประกันคืนพนักงาน
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทนของพนักงาน ต้องเก็บรักษาความลับ \- เป็นงานประจำที่มีรายละเอียดมากและต้องทำในกำหนดวันที่แน่นอน \- เป็นงานที่ต้องบริการให้พนักงานทุกคนพึงพอใจ ภายใต้ระเบียบข้อบังคับของบริษัท \- เป็นงานที่มีเอกสารจำนวนมาก อาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย \- ต้องมีความรู้เกี่ยวกับกฏหมายแรงงานเพื่อลดข้อร้องเรียนทางกฏหมาย
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
ตำแหน่ง (Position) ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
**เรื่อง (Item)** **ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)**
**อนุมัติได้เอง** **(Own Decision)** **ต้องขอคำแนะนำ** **(Consulted by Superior)** **นำเสนอผู้บังคับบัญชา** **(Superior Approval)**
ขออนุมัติการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน /
การพิจารณาสิทธิในการเบิกสวัสดิการ /
การอนุมัติการเบิกจ่ายสวัสดิการ /
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
**หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ** **เรื่องที่ต้องติดต่อ** **ความถี่**
ทุกหน่วยงาน \- ประสานงานเกี่ยวกับข้อมูลเวลาทำงาน \- ดำเนินการเบิกสวัสดิการ การเขียนใบลา สิทธิประกันสังคมต่างๆ ทุกวัน
สรรพากร นำส่งภาษีประจำเดือน ทุกเดือน
ธนาคาร นำส่งข้อมูลการจ่ายเงินเดือน ทุกเดือน
สำนักงานประกันสังคม \- นำส่งรายงาน/ข้อมูลการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน \- ดำเนินการเบิกสวัสดิการและสิทธิต่างๆ ของพนักงาน \- ทุกเดือน \- ไม่แน่นอน
บริษัทประกันชีวิต นำส่งรายงาน / ข้อมูลการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน ทุกเดือน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** 1\. มีความรู้เรื่องกฎหมายแรงงาน ประกันสังคม และภาษี 2\. มีความสามารถในการใช้โสตทัศนูปกรณ์ 3\. มีความสามารถในการพูด ฟัง เขียน ภาษาอังกฤษได้ 4\. พิมพ์ดีดไทย อังกฤษ สัมผัสได้ 5\. โปรแกรม MS Office , Business plus , โปรแกรมบันทึกลายนิ้วมือ , Internet 6\. ขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่ 7\. มีบุคลิกภาพดี **วุฒิการศึกษา (Education Background)**
ปริญญาตรี สาขาการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)
\- ประสบการณ์ทำงานด้านค่าจ้าง/สวัสดิการ ไม่น้อยกว่า 1-2 ปี
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
-ระเบียบการบริหารค่าจ้างและสวัสดิการของบริษัท -ระเบียบข้อบังคับในการทำงาน -ข้อมูลการทำงานของพนักงาน \- สิทธิประโยชน์พนักงาน \- ระเบียบการเบิกสวัสดิการของบริษัท \- โครงสร้างของหน่วยงาน -กฎหมายแรงงาน \- กฎหมายเกี่ยวกับประกันสังคมและกองทุนเงินทดแทน \- กฏหมายเกี่ยวกับภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา \- การประกันชีวิตและอุบัติเหตุหมู่ \- คอมพิวเตอร์ \- ภาษาอังกฤษ \- โปรแกรม Payroll \- การใช้เครื่องบันทึกเวลาทำงาน \- การจัดการลำดับความสำคัญของงาน \- ความละเอียดรอบคอบ \- มนุษยสัมพันธ์ \- การให้บริการ \- การประสานงาน \- การเก็บรักษาความลับ \- การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า \- การควบคุมอารมณ์
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........
# 5. หัวหน้าแผนกธุรการ
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** หัวหน้าแผนกธุรการ **ชื่ออังกฤษ** Administration Manager
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** บุคคล-ธุรการ
**ผู้บังคับบัญชา** ผู้จัดการแผนกบุคคล-ธุรการ **ระดับตำแหน่งงาน** G4
**วัตถุประสงค์ (Job Purpose)**
รับผิดชอบการกำหนดนโยบายในการบริหารงานธุรการ งานจัดซื้อ-จัดจ้าง งานอาคารสถานที่ งานความปลอดภัย งานยานพาหนะ และงานป้องการความสูญเสีย เพื่อสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานต่างๆ
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
**หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก** **(Key Responsibilities and Activities)** **วัตถุประสงค์หลักของงาน** **(Key Objectives)** **ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน** **(Performance Indicators)**
งานจัดซื้อ-จัดจ้าง \- กำหนดแนวทางและวางแผนงานระบบงานจัดซื้อ-จัดจ้าง \- ควบคุมดูแลสต๊อกวัสดุครุภัณฑ์และสินค้าสมนาคุณ \- ควบคุมดูแลและตรวจสอบใบเบิกจ่ายสินค้า \- มีการวางแผนการจัดซื้อได้พอดีกับความต้องการ \- สต๊อกสินค้าถูกต้อง \- เอกสารการเบิกจ่ายสินค้าถูกต้อง \- ไม่มีสินค้าขาดสต๊อกและสินค้า Deadstock \- สต๊อกสินค้าถูกต้อง 100% \- เอกสารเบิกจ่ายสินค้าถูกต้อง 100%
งานธุรการ \- ตรวจสอบดูแลเรื่องการรับส่งเอกสารให้ถูกต้อง \- ดูแลเรื่องความสะอาดภายในพื้นที่บริษัท \- ดูแลและจัดการในส่วนงานหอพัก \- การรับส่งเอกสารมีความถูกต้องและรวดเร็ว \- ภายในพื้นที่บริษัทมีความสะอาด \- เพิ่มรายได้จากหอพักและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการในส่วนงานหอพัก \- ต้องไม่มีข้อผิดพลาดของการรับส่งเอกสาร \- ข้อร้องเรียนในเรื่องความไม่สะอาด ไม่เกิน 2 ครั้ง/เดือน \- ผู้เช่าห้องพักไม่น้อยกว่า 80%ของจำนวนห้องพัก
งานซ่อมบำรุงและอาคารสถานที่ \- กำหนดแนวทางการซ่อมบำรุงเครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่ \- ควบคุมดูแลค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง \- เครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานและมีความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน \- การใช้อาคารสถานที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด \- มีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมในการซ่อมบำรุง \- ดำเนินการซ่อมบำรุงทันที่ที่มีการแจ้งซ่อม \- ไม่มีการเกิดอุบัติเหตุเนื่องจากไม่ได้มีการซ่อมบำรุงเครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
งานความปลอดภัย \- กำหนดแนวทางในการบริหารงานด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน \- ควบคุมและตรวจสอบการปฏิบัติงานในสถานที่ทำงานให้มีความปลอดภัย \- กำหนดระเบียบการปฏิบัติงานให้เกิดความปลอดภัย \- สถานที่ทำงานมีความปลอดภัยทั้งภายในและรอบบริเวณบริษัท \- ปฏิบัติตามกฏหมายเรื่องความปลอดภัยในการทำงาน \- ต้องไม่มีอุบัติเหตุร้ายอันเนื่องจากการปฏิบัติงานจนต้องหยุดงานเกิน 3 วัน
งานยานพาหนะ \- ควบคุมดูแลและตรวจสอบการซ่อมบำรุงยานพาหนะ \- ควบคุมเรื่องค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงยานพาหนะ \- ควบคุมไม่ให้เกิดอุบัติเหตุจากการใช้ยานพาหนะ \- มีการซ่อมบำรุงยานพาหนะตามแผนที่กำหนดไว้ \- ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงยานพาหนะมีความเหมาะสม \- ผู้ขับขี่และทรัพย์สินมีความปลอดภัย \- ต้องดำเนินการตรวจสอบ/ซ่อมตามขั้นตอนภายในวันที่รับแจ้ง \- รถเสียระหว่างการใช้งานไม่เกิน 2 ครั้ง/คัน/เดือน \- ต้องไม่มีการต่อทะเบียนรถยนต์ล่าช้าภายในระยะเวลาที่กำหนด
งานตรวจสอบเพื่อป้องกันการสูญเสีย \- ควบคุมดูแลพื้นที่ภายในบริษัทไม่ให้เกิดความสูญเสียทั้งด้านทรัพย์สินและบุคลากร \- ตรวจสอบและสอดส่องพนักงานไม่ให้ส่อไปในทางทุจริต \- ติดตามและร่วมแก้ไขกรณีเกิดเหตุการณ์ทุจริตหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นภายในบริษัท \- เสนอแนะวิธีการแก้ไข หรือแนวทางที่เป็นประโยชน์เพื่อป้องกันการสูญเสีย \- สืบสวนข้อเท็จจริงและสรุปผลให้เสร็จสิ้นภายใน 5 วัน
การจัดการทั่วไป \- บริหารบุคลากรภายใต้บังคับบัญชา \- วางแผนและจัดทำงบประมาณประจำปี \- เข้าร่วมกิจกรรมบริษัทฯ ตามที่ได้รับมอบหมาย \- งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย \- พนักงานปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพ \- ความแม่นยำในการวางแผนงบประมาณ \- การเข้าร่วมกิจกรรม \- ผลสำเร็จของงานที่ได้รับมอบหมาย \- ความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายจริงเทียบกับงบประมาณที่กำหนดไม่เกิน 20 % \- อัตราการเข้าร่วมกิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาไม่น้อยกว่า 90%
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- ต้องดูแลงานบริการที่หลากหลายให้กับทุกคนในบริษัทและบุคคลภายนอก โอกาสเกิดข้อร้องเรียนมีมากเพราะความต้องการแต่ละคน แต่ละหน่วยงานแตกต่างกัน ในขณะที่บริษัทมีทรัพยากรจำกัด \- ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอยู่ตลอดเวลา \- ยากต่อการควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา เพราะบางงานต้องออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ \- ต้องมีศิลปะในการสื่อสาร มอบหมายงานและติดตามงาน เพื่อลดความขัดแย้งในการปฏิบัติงาน \- การดึงความรู้ความสามารถของพนักงานออกมาใช้เพื่อประโยชน์ในงานของบริษัท
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
**ตำแหน่ง (Position)** **ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)**
พนักงานจัดซื้อจัดจ้าง จัดซื้อวัสดุสำนักงานให้เหมาะสมกับความต้องการ
พนักงานป้องกันการสูญเสีย แนวทางป้องกันการทุจริตหรือสูญหายของทรัพย์สินบริษัท
พนักงานซ่อมบำรุงอาคารสถานที่ อำนวยความสะดวกด้านการจัดอาคารสถานที่และการซ่อมแซมต่างๆ
พนักงานธุรการ รับผิดชอบด้านเอกสาร การรับส่ง และการอำนวยความสะดวกต่างๆ
พนักงานธุรการยานยนต์ รับผิดชอบด้านการดูแล บำรุงรักษา การจัดตารางการใช้งานยานยนต์
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
**เรื่อง (Item)** **ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)**
**อนุมัติได้เอง** **(Own Decision)** **ต้องขอคำแนะนำ** **(Consulted by Superior)** **นำเสนอผู้บังคับบัญชา** **(Superior Approval**)
อนุมัติเบิกจ่าย ครุภัณฑ์ /
อนุมัติขอใช้รถยนต์บริการ /
อนุมัติค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมต่างๆ /
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
**หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ** **เรื่องที่ต้องติดต่อ** **ความถี่**
ทุกหน่วยงาน ประสานงานแก้ไขปัญหาในงานธุรการ ไม่แน่นอน
ฝ่ายบัญชีและการเงิน เบิกจ่ายค่าใช้จ่าย ทุกสัปดาห์
ให้บริการบุคคลภายนอก เจรจาเงื่อนไขการให้บริการ ประสานงานแก้ไขปัญหา ไม่แน่นอน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** วุฒิการศึกษา (Education Background)
ระดับปริญญาตรี ไม่จำกัดสาขา
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences
-ประสบการณ์ด้านการบริหารธุรการ ไม่น้อยกว่า 10 ปี
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- ลักษณะการดำเนินธุรกิจของบริษัท \- โครงสร้างการบริหารงาน \- แผนผังของอาคารสถานที่ \- ความรู้เกี่ยวกับการบริหารอาคาร ยานพาหนะ \- กฎหมายที่เกี่ยวข้อง \- ระเบียบการติดต่อราชการ \- คอมพิวเตอร์ \- ภาษาอังกฤษ \- สามารถขับรถยนต์ได้พร้อมมีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ \- การวางแผน \- การตัดสินใจแก้ไขปัญหา \- การประสานงาน \- ภาวะผู้นำ \- มนุษยสัมพันธ์ \- การควบคุมอารมณ์ \- มีทัศนะคติเชิงบวก
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
สามารถปฏิบัติงานนอกเวลาทำงานปกติได้ และสามารถปฏิบัติงานได้ทั้งในและนอกสถานที่
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........
# 6. ธุรการบุคคล
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** พนักงานธุรการบุคคล **ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)** Human Resource Admin
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** บุคคล-ธุรการ
**ผู้บังคับบัญชา** หน.แผนกธุรการ **ระดับตำแหน่งงาน** G3
**วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Purpose)**
\- เพื่อให้ระบบการสื่อสารภายใน และภายนอกมีประสิทธิภาพตรงตามวัตถุประสงค์ของงานนั้น \- รับผิดชอบในการรับ-ต่อโทรศัพท์ ต้อนรับแขกของบริษัท และรับส่งโทรสาร เพื่อให้เกิดความสะดวกในการติดต่องานของหน่วยงานต่างๆ \- รับผิดชอบการรับส่งเอกสารระหว่างบริษัทกับหน่วยงานภายนอก เพื่อให้ได้รับเอกสารที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลา \- ดูแลและควบคุมการทำความสะอาดและความเรียบร้อยของส่วนงานแม่บ้าน \- ดูแลความเรียบร้อยของสำนักงานและห้องประชุม
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
รับส่งเอกสาร / จดหมาย \- รับงานจากพนักงานเดินเอกสารหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง \- ทำการแยกประเภทเอกสารหรือจดหมาย \- คัดแยกจดหมายหรือพัสดุที่รับมาจากไปรษณีย์ \- ประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับเอกสาร \- จัดทำรายงานผลการรับส่งเอกสารประจำวันลงทะเบียน รับ-ส่ง \- วางแผนการเดินทาง \- รับส่งเอกสารได้ถูกต้อง ครบถ้วน \- รับส่งเอกสารได้ทันตามเวลา \- ผู้รับ-ส่ง เอกสารเกิดความพึงพอใจ \- เอกสารสมบูรณ์ \- เอกสารไม่สูญหาย/เสียหาย \- ส่งเอกสารได้ทันเวลา 100% \- เอกสารไม่สูญหาย 100%
ดูแลแม่บ้าน \- ตรวจสอบการทำงานของแม่บ้าน \- ควบคุมการทำงานของแม่บ้าน \- การจัดเตรียมห้องประชุมให้พร้อมใช้งาน \- ตรวจสอบความสะอาดและความเรียบร้อย \- การจัดห้องประชุมให้พร้อมใช้งานและทันเวลา \- จำนวนครั้งที่พบเจอการทำความสะอาดของแม่บ้านไม่เรียบร้อย ไม่เกิน 2 ครั้ง/เดือน \- จำนวนครั้งที่จัดห้องประชุมไม่เสร็จทันตามเวลาที่กำหนดไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
งานดูแลหอพัก \- ประชาสัมพันธ์ในการจัดหาผู้เช่าห้องพัก \- จัดทำสัญญาเช่า รายได้และค่าใช้จ่ายหอพักเพื่อนำส่งบัญชี \- ประสานงานตรวจสอบความเรียบร้อยและซ่อมแซมหอพัก \- จัดทำทะเบียนการแจ้งซ่อมหอพักแต่ละห้อง \- จัดหาผู้เช่าให้ครบตามจำนวนห้องพัก \- การจัดทำสัญญาเช่า การเก็บเงินค้ำประกันเป็นไปตามเงื่อนไขที่ระเบียบกำหนด \- การตรวจสอบและซ่อมแซมส่วนต่างๆ ภายในหอพัก \- ลงทะเบียนการแจ้งซ่อมและจัดเก็บข้อมูล \- ผู้เช่าห้องพักไม่น้อยกว่า 80%ของจำนวนห้องพัก \- หอพักมีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย \- ลดจำนวนข้อร้องเรียนเรื่องการบริการหอพัก
ตู้ล๊อกเกอร์ \- จัดทำทะเบียนตู้ล๊อกเกอร์ \- จัดทำทะเบียนตู้ล็อคเกอร์ให้เป็นปัจจุบัน \- การรับ-จ่าย กุญแจตู้ล๊อกเกอร์ \- การตรวจสอบสภาพตู้ล็อกเกอร์ ว่างให้พร้อมใช้งาน \- ทะเบียนตู้ล็อคเกอร์ต้องถูกต้อง 100% \- จัดตู้ล็อกเกอร์ได้เพียงพอกับความต้องการ
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- ต้องรับ-ส่ง เอกสารจำนวนมากและหลายประเภท อาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดได้ \- มักมีงานด่วนแทรกเสมอ ทำให้การทำงานไม่เป็นไปตามแผน \- ต้องมีความคล่องตัวและรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
ตำแหน่ง (Position) ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)
พนักงานทำความสะอาด (คู่สัญญา) ดูแลตรวจสอบการทำความสะอาดของพนักงานทำความสะอาด
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
เรื่อง (Item) ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)
อนุมัติได้เอง (Own Decision) ต้องขอคำแนะนำ (Consulted by Superior) นำเสนอผู้บังคับบัญชา (Superior Approval)
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ เรื่องที่ต้องติดต่อ ความถี่
ไปรษณีย์ รับ-ส่งเอกสาร ทุกวัน
ฝ่ายสินเชื่อ การเงิน บัญชี รับ-ส่งเอกสารทางบัญชี และเอกสารทางการเงิน ทุกวัน
หน่วยงานภายนอก/ลูกค้า รับ-ส่งเอกสาร งานบริการทำความสะอาด เอกสารสัญญาเช่าหอพัก ทุกวัน
แผนกพัฒนาระบบ รวบรวมและนำส่งข้อมูล KPI ของแผนกบุคคล-ธุรการ เดือนละครั้ง
ทุกแผนก รับ-ส่งเอกสาร และประสานงาน ทุกวัน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** \- มีความคล่องตัวในการทำงาน \- มีความสามารถในการประสานงานที่ดี \- สามารถขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ **วุฒิการศึกษา (Education Background)**
ระดับ ปวส.- ปริญญาตรี สาขา การจัดการ , การบริหารธุรกิจ , สาขาการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)
\- ต้องมีประสบการณ์ในการทำงานด้านธุรการอย่างน้อย 2 ปี
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- ขั้นตอนการรับ-ส่งเอกสาร \- ประเภทและลักษณะของเอกสาร \- ขั้นตอนการติดต่อประสานงาน \- ชื่อหน่วยงานและชื่อพนักงานในแต่ละหน่วยงาน \- ระเบียบขั้นตอนการรับโทรศัพท์ \- ขับรถยนต์ได้ \- ทักษะด้านภาษาอังกฤษในการสื่อสารเบื้องต้น \- การวางแผนการเดินทาง \- การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า \- การให้บริการ \- ความละเอียดรอบคอบ \- การจัดลำดับความสำคัญของงาน \- มีมนุษยสัมพันธ์ดี
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- ข้อมูลเบอร์โทรศัพท์ \- สัญญาเช่าและระเบียบการเช่าหอพัก \- สามารถปฏิบัติงานภายใต้สภาวะกดดันได้ดี
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........
# 7. จัดซื้อจัดจ้าง
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** พนักงานจัดซื้อจัดจ้าง **ชื่ออังกฤษ** Purchasing Officer
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** บุคคล-ธุรการ
**ผู้บังคับบัญชา** หน.แผนกบริหารงานธุรการกลาง **ระดับตำแหน่งงาน** G3
**วัตถุประสงค์ (Job Purpose)**
พัฒนาระบบการทำงานในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเพื่อบริหารงานจัดการครุภัณฑ์ให้เพียงพอต่อความต้องการขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ และบริหารจัดการสินค้าคงคลัง ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพื่อควบคุมดูแลสินค้าคงคลังให้เป็นระบบมาตรฐานเพื่อลดความสูญเสียของทรัพย์สิน รวมถึงการประสานงานด้านธุรการ
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
การจัดซื้อจัดจ้าง \- วางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง \- ติดต่อขอรายละเอียดจากผู้ขาย \- ติดต่อเจรจาต่อรองราคาและเงื่อนไข \- ประสานงานกับหน่วยงานขอซื้อ \- ดำเนินการจัดซื้อ \- ส่งเอกสารการจ่ายเงินให้ฝ่ายบัญชี \- ติดตามผลการส่งมอบ \- มีสินค้าในสต๊อกเพียงพอต่อความต้องการ \- ได้วัสดุ/สินค้าตรงตามคุณสมบัติที่ต้องการ \- ราคาเหมาะสม \- ความถูกต้องของเอกสารครบถ้วน \- ได้สินค้าทันเวลา \- ไม่มีสินค้าขาดสต๊อก \- จำนวนครั้งที่เอกสารการสั่งซื้อผิดพลาด ไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน \- จำนวนครั้งที่ทำการจัดซื้อล่าช้า ไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน \- จำนวนครั้งของข้อร้องเรียนของผู้เบิกสินค้าไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน
การจัดเก็บ/คลัง \- การจัดเก็บสินค้าตามหมวดหมู่และสถานที่ \- การตรวจสอบสภาพสินค้าที่จัดเก็บ \- จัดเก็บถูกต้อง รวดเร็ว \- มีสินค้าอยู่ครบถ้วน \- การจัดเก็บอย่างปลอดภัย \- พื้นที่จัดเก็บเพียงพอ \- สินค้าที่จัดเก็บไม่ชำรุดเสียหาย
\- การทำความสะอาดภายในคลัง \- การจัดทำสรุปรายงานผลสต๊อกสินค้าครุภัณฑ์และสินค้าสมนาคุณ \- มีสินค้าครบถ้วนไม่สูญหาย \- ตรวจนับสต๊อกและรายงานผลการตรวจนับสต๊อกทุกเดือน \- ปรับปรุงผลการตรวจนับกับหน่วยงาน IC ให้เสร็จสิ้นภายใน 7 วัน \- ไม่มีสินค้าสูญหาย \- สต๊อกสินค้าครุภัณฑ์ตรงตามระบบ 100%
งานเบิกจ่าย \- จ่ายวัสดุสำนักงานและสินค้าสมนาคุณ \- สรุปใบเบิกจ่ายวัสดุสำนักงานและสินค้าสมนาคุณประจำวัน \- เบิกจ่ายสินค้าตามระเบียบที่กำหนดไว้ \- เบิกจ่ายถูกต้อง \- รวบรวมใบเบิกจ่ายสินค้าประจำวันให้ทางแผนกบัญชีครบถ้วนและถูกต้อง \- เบิกจ่ายสินค้าได้ไม่เกินวันที่ขอเบิก \- ไม่มีการจ่ายของผิดพลาด \- รวบรวมใบเบิกจ่ายสินค้าให้ทางแผนกบัญชีภายในวัน
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- ต้องดูแลสินค้าหลายประเภท หลายชนิด ถ้าจัดเก็บไม่ดีอาจเกิดความผิดพลาดได้ \- ต้องทำหน้าที่ทั้งจัดซื้อ รับ เก็บ และจ่าย บางครั้งงานเข้าพร้อมๆ กัน อาจทำให้ปฏิบัติงานยาก และเสี่ยงต่อการสูญหาย \- ต้องใช้ความสามารถในการหาแหล่งจัดซื้อใหม่ๆ และเปรียบเทียบราคา รวมทั้งการเจรจาต่อรอง
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
ตำแหน่ง (Position) ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
เรื่อง (Item) ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)
อนุมัติได้เอง (Own Decision) ต้องขอคำแนะนำ (Consulted by Superior) นำเสนอผู้บังคับบัญชา (Superior Approval)
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ เรื่องที่ต้องติดต่อ ความถี่
ทุกหน่วยงาน \- กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ตามความต้องการ
ตรวจรับสินค้า \- รับสินค้าเข้าระบบ ตามการสั่งซื้อ
ฝ่ายบริหารสินค้า \- แจ้งโปรโมชั่นสินค้าต่างๆ ตามโปรโมชั่น
ฝ่ายขาย/ส่วนจัดส่ง \- การจ่ายสินค้าสมนาคุณ ตามโปรโมชั่น
บัญชี/การเงิน \- การเบิกเงินสดย่อย ตามความต้องการ
หน่วยงานภายนอก \- สั่งซื้อสินค้าและบริการ ไม่แน่นอน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** 1.ทักษะการใช้คอมพิวเตอร์ ทั้งภาษาไทยและ อังกฤษ 2\. ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป BC Account 3\. การร่างจดหมายและพิมพ์เอกสารต่างๆ 4\. ขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่ **วุฒิการศึกษา (Education Background)**
ระดับปริญญาตรี สาขา การจัดการ สาขาเศรษฐศาสตร์ สาขาสถิติ สาขาเลขานุการ หรือ สาขาที่เกี่ยวข้อง
**ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)**
**ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences**
1\. ประสบการณ์งานด้านการจัดซื้อ-จัดจ้างอย่างน้อย 1-2 ปี
**ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)**
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- รู้จักประเภทสินค้า \- ระบบการจัดเก็บ \- ผังการจัดเก็บสินค้า \- การวางแผนด้านการจัดซื้อและเอกสาร \- คอมพิวเตอร์ \- ภาษาอังกฤษ \- การเจรจาต่อรอง \- การใช้ภาษา \- การประสานงาน \- การสื่อสาร \- มนุษยสัมพันธ์ \- ความละเอียดรอบคอบ \- การให้บริการ
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........
# 8. เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสีย
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสีย **ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)** Loss Prevention
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** อำนวยการกลาง
**ผู้บังคับบัญชา** ผู้จัดการบุคคล-ธุรการ **ระดับตำแหน่งงาน** G3
**วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Purpose)**
\- ตรวจสอบการปฏิบัติตามมาตรฐาน และติดตามหาสาเหตุ แนวทางการแก้ไข รวมทั้งผลการดำเนินการแก้ไข เพื่อป้องกันการสูญเสีย และความเสียหายภายในบริษัท รวมทั้งงานที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยภายในบริษัท
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
งานตรวจสอบเพื่อป้องกันการสูญเสีย \- ตรวจสอบพื้นที่ทั่วบริษัททั้งภายในและภายนอกรอบบริเวณบริษัท ตามเอกสารตรวจสอบ \- ควบคุม ดูแล และจัดการ การปฏิบัติงานของรปภ. \- ตรวจสอบข้อมูล และการจัดการระบบกล้องวงจรปิด \- สอบสวนการเกิดเหตุความเสียหายในด้านต่างๆทั้งภายในและภายนอก \- ตรวจสอบและสอดส่องพนักงานไม่ให้ส่อไปในทางทุจริต \- ประสานงานกรณีการทุจริตได้ทันที \- เสนอแนะวิธีการแก้ไข หรือแนวทางที่เป็นประโยชน์เพื่อป้องกันการสูญเสีย \- เข้าตรวจพื้นที่จุดเสี่ยงตามข้อกำหนดครบ 100% \- รปภ.ต้องเข้าปฏิบัติงานประจำจุดตลอดเวลาตามข้อกำหนด \- ระบบกล้องวงจรปิดและระบบ GPS ต้องใช้งานได้ตลอดเวลา \- เมื่อมีการแจ้งความเสียหายต้องตรวจสอบและสอบสวนภายในวันที่แจ้ง
งานควบคุมสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด \- ตรวจสอบและรับแจ้งสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด \- ดำเนินการตรวจสอบหาสาเหตุและเก็บพยานหลักฐานเพื่อประกอบการพิจารณา \- นำผลพิจารณาจากส่วนงานที่เกี่ยวข้องพร้อมแนวทางป้องกันการเกิดซ้ำ เสนอผู้บริหารเพื่อรับทราบและอนุมัติให้ดำเนินงานตามผลสรุป งานตรวจสอบอุบัติเหตุภายในบริษัท \- รับแจ้งเหตุและรับมอบหมายงานจากหัวหน้างาน หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับอุบัติเหตุที่เกิดขึึ้นในบริษัท \- ตรวจสอบอุบัติเหตุตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่กำหนด สอบพยานในที่เกิดเหตุและพยานแวดล้อมต่าง ๆ อาทิ พยานบุคคล วัตถุพยาน พยานเอกสาร ฯลฯ รวมทั้งสรุปผลการตรวจสอบอุบัติเหตุ สรุปส่งเสนอหัวหน้างาน/ผู้บริหาร \- จัดทำและรวบรวมเอกสารที่ต้องใช้เป็นหลักฐานประกอบการพิจารณา และเป็นข้อมูลสำหรับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องใช้ในการปฏิบัติงาน อาทิ ประกันภัย บัญชี \- บันทึกข้อมูลการตรวจสอบอุบัติเหตุลงในเอกสารที่กำหนดตามขั้นตอนกระบวนงาน \- เจรจาตกลงกับคู่กรณีเพื่อดำเนินการ พิจารณาชดใช้ค่าเสียหาย หรือเรียกร้อง กับพนักงาน และบุคคลที่เกี่ยวข้อง ตามระเบียบของบริษัทฯ \- ตรวจสอบและหาสาเหตุของสิ่งที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดเพื่อหาแนวทางและการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- ความสามารถในการประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยข้องเพื่อให้ได้รับความร่วมมือในการปฏิบัติงาน \- มีความเป็นกลางและมีเหตุผล \- การควบคุมอารมณ์เมื่อเจอสถานการณ์กดดัน
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
ตำแหน่ง (Position) ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)
พนักงาน รปภ. (คู่สัญญา) \- ตรวจสอบดูแลงานรักษาความปลอดภัยภายในบริษัท \- อำนวยความสะดวกด้านการจราจรภายในบริษัท \- ดูแลความเรียบร้อยตามแนวรั้ว ปิด-เปิด และประตูของบริษัท \- ดูแลความเรียบร้อยบริเวณอาคารสำนักงาน และโดยรอบบริษัท \- ปฏิบัติหน้าที่อื่นๆ ตามหัวหน้างานกำหนด
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
เรื่อง (Item) ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)
อนุมัติได้เอง (Own Decision) ต้องขอคำแนะนำ (Consulted by Superior) นำเสนอผู้บังคับบัญชา (Superior Approval)
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ เรื่องที่ต้องติดต่อ ความถี่
ทุกหน่วยงาน \- ด้านการตรวจสอบพื้นที่โดยรอบของบริษัท \- ด้านรับแจ้งความสูญเสีย \- ด้านการรักษาความปลอดภัย \- ทุกวัน \- ตามการแจ้งของพนักงาน \- ทุกวัน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** วุฒิการศึกษา (Education Background)
\- ปริญญาตรี สาขาบริหาร , การจัดการ , นิติศาสตร์ , รัฐศาสตร์ , รัฐประศาสนศาสตร์
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประกาศนียบัตร เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน “ระดับหัวหน้างาน”
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)
\- มีประสบการณ์ในงานที่เกี่ยวข้องกับการดูแลพนักงาน การติดต่อประสานงาน หรือดูแลระเบียบวินัยไม่น้อยกว่า 1 ปี
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- ความสามารถในการสืบสวนสอบสวน \- มีศิลปะในการสื่อสาร \- ความสามารถในการวิเคราะห์และสรุปผล เพื่อเสนอแนวทางป้องกันความสูญเสีย \- ช่างสังเกตุและจดจำสภาพแวดล้อมได้ดี \- คอมพิวเตอร์ \- กล้องวงจรปิด \- ขับรถยนต์ได้ \- .ใช้เทคโนโลยีทำงานได้ \- มีมนุษยสัมพันธ์ \- ละเอียดรอบคอบ \- การจัดลำดับความสำคัญของงาน \- การมอบหมายและติดตามงาน \- การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า \- การติดต่อประสานงาน \- การสื่อสารอย่างมีศิลปะ \- บุคลิกมีความน่าเชื่อถือ
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........
# 9. เลขานุการ
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** เลขานุการ **ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)** Secretary
**แผนก** บุคคล **ฝ่าย** บุคคล
**ผู้บังคับบัญชา** กรรมการผู้จัดการ **ระดับตำแหน่งงาน** G3
**วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Purpose)**
เพื่อติดต่อประสานงานกับแผนกต่างๆ บุคคลภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมกับดูแลเอกสาร จัดเก็บเอกสารต่างๆ ของผู้บริหารอย่างถูกต้อง
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
การจัดประชุม \- นัดหน่วยงานที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก \- ติดตามประสานงานเรื่องสถานที่และเวลา \- บันทึกแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้อง \- จัดเตรียมรายละเอียดการประชุม \- บันทึกและจัดทำรายงานการประชุม \- ความถูกต้องของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุม \- ประชุมได้ตรงตามกำหนด \- ผู้เข้าร่วมประชุมครบ \- ไม่มีปัญหาติดขัดในการประชุม \- จำนวนครั้งที่มีการแก้ไขจากผู้บังคับบัญชา \- จำนวนครั้งที่มีการท้วงติงจากหน่วยงานที่ติดต่อ \- จำนวนครั้งที่เอกสารผิดพลาด \- %งานที่ติดต่อล่าช้า
จดหมายผู้บริหาร \- จัดทำทะเบียนจดหมายเข้าออกลงรับเพื่อนำเสนอผู้บริหาร \- นำจดหมายจัดเก็บเข้าแฟ้มเมื่อผู้บริหารรับทราบแล้ว \- การโต้ตอบจดหมายกับบุคคลและหน่วยงานภายในภายนอก \- การจัดทำบันทึกภายใน \- ผู้บริหารรับทราบข่าวสารครบถ้วน ถูกต้อง ตรงเวลา \- การจัดเก็บเอกสารผู้บริหารได้อย่างถูกต้อง \- จำนวนครั้งที่ส่งเอกสารล่าช้า \- จำนวนครั้งที่จัดเก็บเอกสารผิดพลาด \- จำนวนครั้งที่หาเอกสารไม่เจอ/สูญหาย
การนัดหมายของผู้บริหาร \- เช็คตารางนัดหมาย \- บันทึกหมายลงตารางนัดหมาย \- ส่งเมลล์แจ้งตารางนัดหมาย \- แจ้งผู้บริหารก่อนวันนัดหมาย \- ติดตามและจดจำตารางนัดหมายผู้บริหาร \- แจ้งเตือนวันนัดหมายให้ผู้บริหารรับทราบ \- จำวนครั้งที่แจ้งตารางนัดหมายผิดพลาด \- จำนวนครั้งที่ลืมแจ้งเตือนก่อนวันนัดหมาย
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
การเดินทางของผู้บริหาร \- ประสานเรื่องการเดินทาง \- ประสานเรื่องที่พัก \- จองตั๋วการเดินทางตามตารางนัดหมาย กรณีต้องเดินทางไปต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ \- การเดินทางอย่างราบรื่นและเป็นไปตามกำหนดการ \- จำวนครั้งที่จองตั๋วการเดินทางผิดพลาด
งานประสานงานและงานต้อนรับ \- รับงานจากผู้บังคับบัญชา \- ติดต่อประสานงานกับบุคคลที่เกี่ยวข้องทั้งภายในและภายนอก \- อำนวยความสะดวกระหว่างผู้บังคับบัญชากับบุคคลที่เกี่ยวข้อง \- ความถูกต้องของเอกสาร \- ความชัดเจนของการสื่อสาร \- ทันเวลา \- ความพึงพอใจของบุคคลที่เกี่ยวข้อง \- ประหยัดค่าใช้จ่าย \- จำนวนครั้งที่ประสานงานผิดพลาด \- จำนวนข้อร้องเรียนจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง \- จำนวนครั้งที่ประสานงานไม่ทันเวลา
งานเอกสาร \- รับโทรศัพท์ \- จัดแฟ้มเอกสาร \- พิมพ์งาน \- ค้นหาเอกสารทำลายเอกสาร \- รับส่งเอกสารกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง \- ความถูกต้องของเอกสาร \- ทันเวลา \- ความพึงพอใจของบุคคลที่เกี่ยวข้อง \- จำนวนครั้งเอกสารผิดพลาด \- จำนวนครั้งที่เอกสารสูญหาย \- จำนวนครั้งที่ส่งเอกสารผิด \- จำนวนครั้งที่ส่งเอกสารล่าช้า \- จำนวนครั้งที่มีการร้องเรียน
งานอื่น ๆ \- งานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายจากผู้บริหาร \- ดำเนินการเรียบร้อย ถูกต้อง ตรงเวลา \- ความพึงพอใจของผู้บริหาร
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- ต้องทำงานกับผู้บริหารระดับสูงทั้งภายในและภายนอก \- ต้องทำงานที่เป็นเรื่องสำคัญและเป็นความลับขององค์กร/ผู้บริหาร \- ความผิดพลาดอาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อองค์กรได้
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
ตำแหน่ง (Position) ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
เรื่อง (Item) ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)
อนุมัติได้เอง (Own Decision) ต้องขอคำแนะนำ (Consulted by Superior) นำเสนอผู้บังคับบัญชา (Superior Approval)
การขอตั้งเบิกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ /
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ เรื่องที่ต้องติดต่อ ความถี่
กรรมการผู้จัดการ การแจ้งตารางนัดหมาย ทุกวัน
หน่วยงานภายใน ประสานงาน ติดตามงาน/ข้อมูล ทุกวัน
บุคคลภายนอก ประสานงานนัดหมาย/เลี้ยงรับรอง ไม่แน่นอน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** วุฒิการศึกษา (Education Background)
ปริญญาตรีการบริหารธุรกิจ สาขาเลขานุการ / การจัดการ
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)
มีประสบการณ์ในการทำงานด้านเลขานุการไม่น้อยกว่า 3 ปี
**ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)**
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- กฎระเบียบบริษัท \- การดำเนินงานของบริษัท \- ผังการบริหารงาน \- การประชุมบอร์ดบริหาร \- คอมพิวเตอร์ \- ภาษาอังกฤษ \- การบันทึกรายงานการประชุม \- การประสานงาน \- ความละเอียดรอบคอบ \- มนุษยสัมพันธ์ \- การติดตามงาน \- การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า \- การเจรจาต่อรอง \- ความคิดสร้างสรรค์ \- บุคลิกภาพคล่องแคล่ว \- การสื่อสาร
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
\- มีความรับผิดชอบ \- มีความซื่อสัตย์ \- มีความตรงต่อเวลา \- สามารถทำงานภายใต้สภาวะกดดันได้
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........