# 6. ธุรการบุคคล
**ชื่อตำแหน่ง(ไทย)** พนักงานธุรการบุคคล **ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)** Human Resource Admin
**แผนก** บุคคล-ธุรการ **ฝ่าย** บุคคล-ธุรการ
**ผู้บังคับบัญชา** หน.แผนกธุรการ **ระดับตำแหน่งงาน** G3
**วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job Purpose)**
\- เพื่อให้ระบบการสื่อสารภายใน และภายนอกมีประสิทธิภาพตรงตามวัตถุประสงค์ของงานนั้น \- รับผิดชอบในการรับ-ต่อโทรศัพท์ ต้อนรับแขกของบริษัท และรับส่งโทรสาร เพื่อให้เกิดความสะดวกในการติดต่องานของหน่วยงานต่างๆ \- รับผิดชอบการรับส่งเอกสารระหว่างบริษัทกับหน่วยงานภายนอก เพื่อให้ได้รับเอกสารที่ถูกต้อง ครบถ้วนและทันเวลา \- ดูแลและควบคุมการทำความสะอาดและความเรียบร้อยของส่วนงานแม่บ้าน \- ดูแลความเรียบร้อยของสำนักงานและห้องประชุม
**ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)**
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
รับส่งเอกสาร / จดหมาย \- รับงานจากพนักงานเดินเอกสารหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง \- ทำการแยกประเภทเอกสารหรือจดหมาย \- คัดแยกจดหมายหรือพัสดุที่รับมาจากไปรษณีย์ \- ประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องรับเอกสาร \- จัดทำรายงานผลการรับส่งเอกสารประจำวันลงทะเบียน รับ-ส่ง \- วางแผนการเดินทาง \- รับส่งเอกสารได้ถูกต้อง ครบถ้วน \- รับส่งเอกสารได้ทันตามเวลา \- ผู้รับ-ส่ง เอกสารเกิดความพึงพอใจ \- เอกสารสมบูรณ์ \- เอกสารไม่สูญหาย/เสียหาย \- ส่งเอกสารได้ทันเวลา 100% \- เอกสารไม่สูญหาย 100%
ดูแลแม่บ้าน \- ตรวจสอบการทำงานของแม่บ้าน \- ควบคุมการทำงานของแม่บ้าน \- การจัดเตรียมห้องประชุมให้พร้อมใช้งาน \- ตรวจสอบความสะอาดและความเรียบร้อย \- การจัดห้องประชุมให้พร้อมใช้งานและทันเวลา \- จำนวนครั้งที่พบเจอการทำความสะอาดของแม่บ้านไม่เรียบร้อย ไม่เกิน 2 ครั้ง/เดือน \- จำนวนครั้งที่จัดห้องประชุมไม่เสร็จทันตามเวลาที่กำหนดไม่เกิน 1 ครั้ง/เดือน
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
งานดูแลหอพัก \- ประชาสัมพันธ์ในการจัดหาผู้เช่าห้องพัก \- จัดทำสัญญาเช่า รายได้และค่าใช้จ่ายหอพักเพื่อนำส่งบัญชี \- ประสานงานตรวจสอบความเรียบร้อยและซ่อมแซมหอพัก \- จัดทำทะเบียนการแจ้งซ่อมหอพักแต่ละห้อง \- จัดหาผู้เช่าให้ครบตามจำนวนห้องพัก \- การจัดทำสัญญาเช่า การเก็บเงินค้ำประกันเป็นไปตามเงื่อนไขที่ระเบียบกำหนด \- การตรวจสอบและซ่อมแซมส่วนต่างๆ ภายในหอพัก \- ลงทะเบียนการแจ้งซ่อมและจัดเก็บข้อมูล \- ผู้เช่าห้องพักไม่น้อยกว่า 80%ของจำนวนห้องพัก \- หอพักมีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย \- ลดจำนวนข้อร้องเรียนเรื่องการบริการหอพัก
ตู้ล๊อกเกอร์ \- จัดทำทะเบียนตู้ล๊อกเกอร์ \- จัดทำทะเบียนตู้ล็อคเกอร์ให้เป็นปัจจุบัน \- การรับ-จ่าย กุญแจตู้ล๊อกเกอร์ \- การตรวจสอบสภาพตู้ล็อกเกอร์ ว่างให้พร้อมใช้งาน \- ทะเบียนตู้ล็อคเกอร์ต้องถูกต้อง 100% \- จัดตู้ล็อกเกอร์ได้เพียงพอกับความต้องการ
**ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)**
\- ต้องรับ-ส่ง เอกสารจำนวนมากและหลายประเภท อาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดได้ \- มักมีงานด่วนแทรกเสมอ ทำให้การทำงานไม่เป็นไปตามแผน \- ต้องมีความคล่องตัวและรวดเร็วในการปฏิบัติงาน
**ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)**
ตำแหน่ง (Position) ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)
พนักงานทำความสะอาด (คู่สัญญา) ดูแลตรวจสอบการทำความสะอาดของพนักงานทำความสะอาด
**อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)**
เรื่อง (Item) ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)
อนุมัติได้เอง (Own Decision) ต้องขอคำแนะนำ (Consulted by Superior) นำเสนอผู้บังคับบัญชา (Superior Approval)
**การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)**
หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ เรื่องที่ต้องติดต่อ ความถี่
ไปรษณีย์ รับ-ส่งเอกสาร ทุกวัน
ฝ่ายสินเชื่อ การเงิน บัญชี รับ-ส่งเอกสารทางบัญชี และเอกสารทางการเงิน ทุกวัน
หน่วยงานภายนอก/ลูกค้า รับ-ส่งเอกสาร งานบริการทำความสะอาด เอกสารสัญญาเช่าหอพัก ทุกวัน
แผนกพัฒนาระบบ รวบรวมและนำส่งข้อมูล KPI ของแผนกบุคคล-ธุรการ เดือนละครั้ง
ทุกแผนก รับ-ส่งเอกสาร และประสานงาน ทุกวัน
**คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)** \- มีความคล่องตัวในการทำงาน \- มีความสามารถในการประสานงานที่ดี \- สามารถขับรถยนต์ได้และมีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ **วุฒิการศึกษา (Education Background)**
ระดับ ปวส.- ปริญญาตรี สาขา การจัดการ , การบริหารธุรกิจ , สาขาการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)
\- ต้องมีประสบการณ์ในการทำงานด้านธุรการอย่างน้อย 2 ปี
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- ขั้นตอนการรับ-ส่งเอกสาร \- ประเภทและลักษณะของเอกสาร \- ขั้นตอนการติดต่อประสานงาน \- ชื่อหน่วยงานและชื่อพนักงานในแต่ละหน่วยงาน \- ระเบียบขั้นตอนการรับโทรศัพท์ \- ขับรถยนต์ได้ \- ทักษะด้านภาษาอังกฤษในการสื่อสารเบื้องต้น \- การวางแผนการเดินทาง \- การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า \- การให้บริการ \- ความละเอียดรอบคอบ \- การจัดลำดับความสำคัญของงาน \- มีมนุษยสัมพันธ์ดี
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- ข้อมูลเบอร์โทรศัพท์ \- สัญญาเช่าและระเบียบการเช่าหอพัก \- สามารถปฏิบัติงานภายใต้สภาวะกดดันได้ดี
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
ผู้จัดทำ (Prepare By) ผู้อนุมัติ (Approved By) ผู้ดำรงตำแหน่ง (Acknowledged By)
(…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./.......... (…..........................................) วันที่........../........./..........