# JD-AM-001 หัวหน้าแผนกธุรการ
ชื่อตำแหน่ง(ไทย) หัวหน้าแผนกธุรการ ชื่ออังกฤษ Administration Manager
แผนก บุคคล-ธุรการ ฝ่าย บุคคล-ธุรการ
ผู้บังคับบัญชา ผู้จัดการแผนกบุคคล-ธุรการ ระดับตำแหน่งงาน G4
วัตถุประสงค์ (Job Purpose)
รับผิดชอบการกำหนดนโยบายในการบริหารงานธุรการ งานจัดซื้อ-จัดจ้าง งานอาคารสถานที่ งานความปลอดภัย งานยานพาหนะ และงานป้องการความสูญเสีย เพื่อสนับสนุนการทำงานของหน่วยงานต่างๆ
ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
งานจัดซื้อ-จัดจ้าง \- กำหนดแนวทางและวางแผนงานระบบงานจัดซื้อ-จัดจ้าง \- ควบคุมดูแลสต๊อกวัสดุครุภัณฑ์และสินค้าสมนาคุณ \- ควบคุมดูแลและตรวจสอบใบเบิกจ่ายสินค้า \- มีการวางแผนการจัดซื้อได้พอดีกับความต้องการ \- สต๊อกสินค้าถูกต้อง \- เอกสารการเบิกจ่ายสินค้าถูกต้อง \- ไม่มีสินค้าขาดสต๊อกและสินค้า Deadstock \- สต๊อกสินค้าถูกต้อง 100% \- เอกสารเบิกจ่ายสินค้าถูกต้อง 100%
งานธุรการ \- ตรวจสอบดูแลเรื่องการรับส่งเอกสารให้ถูกต้อง \- ดูแลเรื่องความสะอาดภายในพื้นที่บริษัท \- ดูแลและจัดการในส่วนงานหอพัก \- การรับส่งเอกสารมีความถูกต้องและรวดเร็ว \- ภายในพื้นที่บริษัทมีความสะอาด \- เพิ่มรายได้จากหอพักและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการในส่วนงานหอพัก \- ต้องไม่มีข้อผิดพลาดของการรับส่งเอกสาร \- ข้อร้องเรียนในเรื่องความไม่สะอาด ไม่เกิน 2 ครั้ง/เดือน \- ผู้เช่าห้องพักไม่น้อยกว่า 80%ของจำนวนห้องพัก
งานซ่อมบำรุงและอาคารสถานที่ \- กำหนดแนวทางการซ่อมบำรุงเครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่ \- ควบคุมดูแลค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุง \- เครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่อยู่ในสภาพพร้อมใช้งานและมีความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน \- การใช้อาคารสถานที่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด \- มีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมในการซ่อมบำรุง \- ดำเนินการซ่อมบำรุงทันที่ที่มีการแจ้งซ่อม \- ไม่มีการเกิดอุบัติเหตุเนื่องจากไม่ได้มีการซ่อมบำรุงเครื่องจักรอุปกรณ์และอาคารสถานที่
หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities) วัตถุประสงค์หลักของงาน (Key Objectives) ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน (Performance Indicators)
งานความปลอดภัย \- กำหนดแนวทางในการบริหารงานด้านความปลอดภัยในสถานที่ทำงาน \- ควบคุมและตรวจสอบการปฏิบัติงานในสถานที่ทำงานให้มีความปลอดภัย \- กำหนดระเบียบการปฏิบัติงานให้เกิดความปลอดภัย \- สถานที่ทำงานมีความปลอดภัยทั้งภายในและรอบบริเวณบริษัท \- ปฏิบัติตามกฏหมายเรื่องความปลอดภัยในการทำงาน \- ต้องไม่มีอุบัติเหตุร้ายอันเนื่องจากการปฏิบัติงานจนต้องหยุดงานเกิน 3 วัน
งานยานพาหนะ \- ควบคุมดูแลและตรวจสอบการซ่อมบำรุงยานพาหนะ \- ควบคุมเรื่องค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงยานพาหนะ \- ควบคุมไม่ให้เกิดอุบัติเหตุจากการใช้ยานพาหนะ \- มีการซ่อมบำรุงยานพาหนะตามแผนที่กำหนดไว้ \- ค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงยานพาหนะมีความเหมาะสม \- ผู้ขับขี่และทรัพย์สินมีความปลอดภัย \- ต้องดำเนินการตรวจสอบ/ซ่อมตามขั้นตอนภายในวันที่รับแจ้ง \- รถเสียระหว่างการใช้งานไม่เกิน 2 ครั้ง/คัน/เดือน \- ต้องไม่มีการต่อทะเบียนรถยนต์ล่าช้าภายในระยะเวลาที่กำหนด
งานตรวจสอบเพื่อป้องกันการสูญเสีย \- ควบคุมดูแลพื้นที่ภายในบริษัทไม่ให้เกิดความสูญเสียทั้งด้านทรัพย์สินและบุคลากร \- ตรวจสอบและสอดส่องพนักงานไม่ให้ส่อไปในทางทุจริต \- ติดตามและร่วมแก้ไขกรณีเกิดเหตุการณ์ทุจริตหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นภายในบริษัท \- เสนอแนะวิธีการแก้ไข หรือแนวทางที่เป็นประโยชน์เพื่อป้องกันการสูญเสีย \- สืบสวนข้อเท็จจริงและสรุปผลให้เสร็จสิ้นภายใน 5 วัน
การจัดการทั่วไป \- บริหารบุคลากรภายใต้บังคับบัญชา \- วางแผนและจัดทำงบประมาณประจำปี \- เข้าร่วมกิจกรรมบริษัทฯ ตามที่ได้รับมอบหมาย \- งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย \- พนักงานปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพ \- ความแม่นยำในการวางแผนงบประมาณ \- การเข้าร่วมกิจกรรม \- ผลสำเร็จของงานที่ได้รับมอบหมาย \- ความแตกต่างระหว่างค่าใช้จ่ายจริงเทียบกับงบประมาณที่กำหนดไม่เกิน 20 % \- อัตราการเข้าร่วมกิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชาไม่น้อยกว่า 90%
ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)
\- ต้องดูแลงานบริการที่หลากหลายให้กับทุกคนในบริษัทและบุคคลภายนอก โอกาสเกิดข้อร้องเรียนมีมากเพราะความต้องการแต่ละคน แต่ละหน่วยงานแตกต่างกัน ในขณะที่บริษัทมีทรัพยากรจำกัด \- ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอยู่ตลอดเวลา \- ยากต่อการควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา เพราะบางงานต้องออกไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ \- ต้องมีศิลปะในการสื่อสาร มอบหมายงานและติดตามงาน เพื่อลดความขัดแย้งในการปฏิบัติงาน \- การดึงความรู้ความสามารถของพนักงานออกมาใช้เพื่อประโยชน์ในงานของบริษัท
ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)
ตำแหน่ง (Position) ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)
พนักงานจัดซื้อจัดจ้าง จัดซื้อวัสดุสำนักงานให้เหมาะสมกับความต้องการ
พนักงานป้องกันการสูญเสีย แนวทางป้องกันการทุจริตหรือสูญหายของทรัพย์สินบริษัท
พนักงานซ่อมบำรุงอาคารสถานที่ อำนวยความสะดวกด้านการจัดอาคารสถานที่และการซ่อมแซมต่างๆ
พนักงานธุรการ รับผิดชอบด้านเอกสาร การรับส่ง และการอำนวยความสะดวกต่างๆ
พนักงานธุรการยานยนต์ รับผิดชอบด้านการดูแล บำรุงรักษา การจัดตารางการใช้งานยานยนต์
อำนาจดำเนินการ (Financial Responsibilities/Authorization)
เรื่อง (Item) ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)
อนุมัติได้เอง (Own Decision) ต้องขอคำแนะนำ (Consulted by Superior) นำเสนอผู้บังคับบัญชา (Superior Approval)
อนุมัติเบิกจ่าย ครุภัณฑ์ /
อนุมัติขอใช้รถยนต์บริการ /
อนุมัติค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมต่างๆ /
การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship)
หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ เรื่องที่ต้องติดต่อ ความถี่
ทุกหน่วยงาน ประสานงานแก้ไขปัญหาในงานธุรการ ไม่แน่นอน
ฝ่ายบัญชีและการเงิน เบิกจ่ายค่าใช้จ่าย ทุกสัปดาห์
ให้บริการบุคคลภายนอก เจรจาเงื่อนไขการให้บริการ ประสานงานแก้ไขปัญหา ไม่แน่นอน
คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications) วุฒิการศึกษา (Education Background)
ระดับปริญญาตรี ไม่จำกัดสาขา
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences
-ประสบการณ์ด้านการบริหารธุรการ ไม่น้อยกว่า 10 ปี
ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)
ความรู้ (Knowledge) ทักษะ (Skills) ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ (Mental Abilities/Personalities)
\- ลักษณะการดำเนินธุรกิจของบริษัท \- โครงสร้างการบริหารงาน \- แผนผังของอาคารสถานที่ \- ความรู้เกี่ยวกับการบริหารอาคาร ยานพาหนะ \- กฎหมายที่เกี่ยวข้อง \- ระเบียบการติดต่อราชการ \- คอมพิวเตอร์ \- ภาษาอังกฤษ \- สามารถขับรถยนต์ได้พร้อมมีใบอนุญาตขับขี่รถยนต์ \- การวางแผน \- การตัดสินใจแก้ไขปัญหา \- การประสานงาน \- ภาวะผู้นำ \- มนุษยสัมพันธ์ \- การควบคุมอารมณ์ \- มีทัศนะคติเชิงบวก
คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)
สามารถปฏิบัติงานนอกเวลาทำงานปกติได้ และสามารถปฏิบัติงานได้ทั้งในและนอกสถานที่