WI-HR-002 การสัมภาษณ์งานเบื้องต้น

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของส่วนบุคคล-ธุรการ ในเรื่องของ “การสัมภาษณ์งานเบื้องต้น”  ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ PM-HR-001 การสรรหาคัดเลือกพนักงาน เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการสอบถามประวัติและข้อมูลต่างๆ ของผู้สมัครงาน.

2. ขอบข่าย

เอกสารฉบับนี้ใช้เป็นคู่มือในการสัมภาษณ์งานเบื้องต้น ในการรับสมัครพนักงานของ บริษัท นพดลพานิช จำกัด 

3. หน้าที่และความรับผิดชอบ

    3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารกลาง
        สัมภาษณ์ผู้สมัครงานในรอบที่ 2
    3.3 ผู้จัดการส่วนบุคคล
         สัมภาษณ์ผู้สมัครงานในรอบที่ 2
    3.4 พนักงานสรรหา
         ตรวจเช็คใบสมัครงานและหลักฐานต่างๆ ให้ครบถ้วนและ สัมภาษณ์ผู้สมัครงานเบื้องต้น

4. คำจำกัดความ

   4.1 ใบสมัครงาน  หมายถึง  ใบสมัครที่ใช้สำหรับสมัครงานในตำแหน่งของพนักงานรายเดือน  
   4.2 ใบสมัครงาน (ลูกจ้างชั่วคราว)  หมายถึง  ใบสมัครที่ใช้สำหรับสมัครงานในตำแหน่งของพนักงานรายวัน
   4.3 ผู้สัมภาษณ์  หมายถึง  พนักงานสรรหา
   4.4 ผู้สมัครงาน  หมายถึง  บุคคลที่มาสมัครงานกับทางบริษัทฯ
   4.5 หัวหน้างาน  หมายถึง  ผู้จัดการแผนกหรือหัวหน้างานของแผนกที่ต้องการรับพนักงานใหม่

5. วิธีปฏิบัติงาน

  5.1 รับสมัครงาน
     - ถามผู้สมัครงานว่าสมัครงานในตำแหน่งใด
     - ส่งใบสมัครงานให้ถูกประเภทกับผู้สมัคร
     - ตรวจเช็คใบสมัครงาน / หลักฐานต่างๆ
     - ตรวจเช็คใบสมัครงานว่าผู้สมัครกรอกข้อมูลครบหรือไม่ ถ้ากรอกไม่ครบให้นำไปกรอกใหม่
     - ตรวจเช็คหลักฐานที่ใช้ในการสมัครงาน ดังนี้

• • รูปถ่าย 1 นิ้ว หรือ 2 นิ้ว 1 ใบ
  • สำเนาบัตรประชาชน 1 ใบ
  • สำเนาทะเบียนบ้าน 1 ใบ
  • สำเนาวุฒิการศึกษา 1 ฉบับ
  • สำเนาใบประกาศต่างๆ (ถ้ามี)
  • หนังสือรับรองการทำงาน
  • สำเนาเอกสารรับรองการผ่านเกณฑ์ทหาร
    ถ้าขาดหลักฐานในส่วนใด ให้ถามผู้สมัครงานว่านำมาด้วยหรือไม่

 6. สัมภาษณ์ผู้สมัครงานเบื้องต้น มีหลักเกณฑ์ต่างๆ ดังนี้
    6.1 การพิจารณาการแต่งกายของผู้สมัคร ควรมีข้อพิจารณา ดังนี้ 
       - การแต่งกายของผู้สมัครงาน สุภาพ , สะอาด , เรียบร้อย , เหมาะสมหรือไม่
       - กรณีผู้สมัครชายควรจะโกนหนวดเคราให้เรียบร้อยไม่พับแขนเสื้อ , กรณีผู้สมัครหญิงไม่ควรใส่กระโปรงสั้นหรือยาวจนเกินไป,ทรงผมของผู้สมัครเหมาะสมหรือไม่
       - หากผู้สมัครที่ยังแต่งชุดนิสิตนักศึกษามาสัมภาษณ์ อาจแสดงถึงความไม่เตรียมพร้อมในการทำงาน

    6.2 รูปแบบการสัมภาษณ์
         1. การสัมภาษณ์โดยมีการกำหนดคำถามไว้ก่อนล่วงหน้า (Structured Interview) ซึ่งจะทำให้ผู้สมัครแต่ละรายได้รับคำถามในลักษณะเดียวกัน ทำให้สามารถสังเกตความแตกต่างในการตอบคำถาม การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ตลอดจนทราบรายละเอียดในเรื่องต่าง ๆ จากผู้สมัครได้เป็นแบบเดียวกัน
         2. การสัมภาษณ์โดยไม่มีการกำหนดคำถามไว้ก่อน (Unstructured Interview) ใช้เพื่อทดสอบไหวพริบ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าของผู้สมัคร
         3. การสัมภาษณ์แบบจำลองเหตุการณ์ (Situation Interview) ใช้เพื่อให้ผู้สมัครได้แก้ไขปัญหาต่าง ๆ หรืออาจมีกรณีศึกษาเพื่อให้ผู้สมัครได้ตัดสินใจ

7. ประเภทคำถามที่ใช้ในการสัมภาษณ์

1. คำถามแบบปิด (Close ended) คือคำถามที่ผู้สัมภาษณ์เจาะจงให้ผู้สมัครตอบเพียงว่า “ใช่” หรือ “ไม่ใช่” เช่น การถามว่า “ที่คุณต้องการจะเปลี่ยนงานเพราะคุณมีความขัดแย้งกับหัวหน้างานใช่หรือไม่?”
2. คำถามแบบเปิด (Open ended) เป็นคำถามที่ผู้สัมภาษณ์ต้องการทราบความคิดเห็น ตลอดจนต้องการทราบทัศนคติในด้านต่าง ๆ จากผู้สมัคร เช่น คุณมีวิธีการปรับตัวเพื่อให้เข้ากับเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานใหม่ได้อย่างไร??”
3. คำถามทวนให้ผู้สมัครแสดงความมั่นใจ เพื่อทดสอบว่าผู้สมัครพูดหรือมั่นใจเช่นนั้นจริง ๆ เช่น     “เมื่อสักครู่คุณบอกว่าคุณต้องการจะเปลี่ยนงาน โดยไม่ได้มีสาเหตุจากความขัดแย้งในที่ทำงานใช่หรือไม่??”
4. คำถามหยั่ง เป็นคำถามที่ต้องการหาเหตุผล ความเชื่อ และทัศนคติของผู้สมัคร เช่น “คุณลาออกจากงานทั้ง ๆ ที่ยังไม่ได้งานใหม่เลยหรือ?? ทำไมจึงทำเช่นนั้น??”
5. คำถามหลัก ๆ ที่ใช้ในการสัมภาษณ์

คำถามเกี่ยวกับชีวิต และครอบครัวของผู้สมัคร เช่น

• ขอให้คุณเล่าชีวิตในวัยเด็กให้ผู้สัมภาษณ์ทราบเบื้องต้น
• บุคคลใดในครอบครัวที่คุณรัก และคิดว่ามีอิทธิพลต่อการดำเนินชีวิตของคุณ
• คุณมีเป้าหมายในชีวิตอย่างไร

คำถามเกี่ยวกับการศึกษาและกิจกรรมขณะที่เรียน

• ขอให้คุณเล่าประวัติการศึกษาให้ผู้สัมภาษณ์ทราบ
• คุณคิดว่าจะสามารถนำความรู้ที่ได้รับจากการศึกษามาประยุกต์ใช้ในงานได้อย่างไร
• ขณะที่เรียนอยู่ คุณทำกิจกรรมอะไรหรือไม่ ตำแหน่งใด

คำถามเกี่ยวกับประสบการณ์ทำงานที่ผ่านมา

• ขอให้คุณเล่าประสบการณ์ทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปัจจุบัน
• ในบรรดาที่ทำงานที่ผ่านมาคุณชอบที่ไหนมากที่สุด เพราะอะไร
• เหตุใดคุณจึงต้องการเปลี่ยนงาน
• คุณมีจุดมุ่งหมายสูงสุดในชีวิตการทำงานอย่างไร
• คุณคิดว่าผลตอบแทนเช่น เงินเดือน หรือสวัสดิการเป็นสิ่งสำคัญที่สุดในการพิจารณาเปลี่ยนงานหรือไม่ เพราะอะไร

คำถามเกี่ยวกับทัศนคติ และการควบคุมอารมณ์

• คุณเคยมีความคิดที่ขัดแย้งกับนโยบายของบริษัทบ้างหรือไม่ ยกตัวอย่างให้เห็นชัด
• ถ้าคุณคิดว่าคุณไม่มีความก้าวหน้าในบริษัทแล้วคุณจะทำอย่างไรต่อไป

คำถามทั่วไป

• คุณคิดว่าคุณมีจุดเด่นในด้านใด
• คุณดื่มเหล้า หรือสูบบุหรี่บ้างหรือไม่ สุขภาพของคุณตอนนี้เป็นอย่างไร
• คุณมีงานอดิเรกอะไรบ้าง หรือคุณชอบเล่นกีฬาอะไร

8. ข้อควรตระหนักในการเป็นผู้สัมภาษณ์งาน

1. ควรเป็นฝ่าย “ฟัง” มากกว่าเป็นฝ่าย “พูด” เพื่อที่จะได้สามารถ “อ่าน” ผู้สมัคร หรือเก็บข้อมูลจากผู้สมัครให้ได้มากที่สุดเพื่อประกอบการตัดสินใจ
2. ควรหลีกเลี่ยงความลำเอียงในลักษณะ Stereo Type กล่าวคือ ความรู้สึกที่ท่านถูกชะตา หรือไม่ถูกชะตากับผู้สมัครในครั้งแรกที่พบกัน (First Impression) ให้มากที่สุด เพราะผู้สมัครอาจไม่ได้เป็นอย่างที่ท่านคิด ท่านควรใช้ข้อมูลและเหตุผลในการพิจารณามากกว่าการใช้ “ความรู้สึก”
3. ควรปิดท้ายการสัมภาษณ์ด้วยให้ผู้สมัครงานสอบถามสิ่งที่ยังสงสัยข้องใจ เพื่อความกระจ่างชัดในเรื่องต่าง ๆ
   

   เอกสารที่เกี่ยวข้อง

• FM-HR-004 แบบประเมินผลการสัมภาษณ์ผู้สมัคร