# WI-HR-004 ขั้นตอนเมื่อรับพนักงานใหม่เข้ามา
[](https://book.nopadol.com/uploads/images/gallery/2022-07/image-1656821477507.png)
1. วัตถุประสงค์
เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของส่วนบุคคล - ธุรการ ในเรื่องของ
“การรับพนักงานใหม่” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ การสรรหาคัดเลือกพนักงาน (PM-HR-001) เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการรับพนักงานใหม่
2. ขอบข่าย
เอกสารฉบับนี้เป็นวิธีการรับพนักงานใหม่ ของบริษัท นพดลพานิช จำกัด เพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของฝ่ายบุคคล
3. อุปกรณ์/เครื่องมือ
คอมพิวเตอร์
4. หน้าที่และความรับผิดชอบ
พนักงานสวัสดิการค่าจ้าง
- เปิดแฟ้มประวัติพนักงานใหม่
- ชี้แจงกฎระเบียบ และ สวัสดิการที่พนักงานได้รับ
- แจกคู่มือพนักงาน
- แนะนำพนักงานใหม่กับเพื่อนพนักงานทุกแผนก
- จัดทำเอกสารทะเบียนใช้งานระบบคอมพิวเตอร์
- บันทึกประวัติลงโปรแกรม Payroll
พนักงานสรรหา – ฝึกอบรม
- ถ่ายรูปพนักงาน
- จัดทำบัตรพนักงาน
พนักงานป้องกันการสูญเสีย
- แจกอุปกรณ์ป้องกันภัยในการทำงาน
พนักงานธุรการ
- แจกชุดฟอร์มบริษัท, กุญแจตู้ล็อคเกอร์
ผู้จัดการส่วนพัฒนาระบบ
- เพิ่มสิทธิ์การใช้งานระบบคอมพิวเตอร์
5. คำจำกัดความ
Job Description เป็นคำบรรยายลักษณะงาน บอกถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ และคุณสมบัติที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ รวมถึงการขึ้นตรงกับสายการบังคับบัญชา
6. เอกสารอ้่างอิง
PM-HR-001 การสรรหาคัดเลือกพนักงาน
7. วิธีปฏิบัติงาน
7.1 เปิดแฟ้มประวัติพนักงานใหม่
พนักงานสวัสดิการค่าจ้างต้องนำประวัติพนักงานที่รับเข้ามาทำงานใหม่ เขียนชื่อ – นามสกุล ลงสมุดแฟ้มประวัติพนักงาน เพื่อเรียงลำดับรหัสพนักงาน และให้เบิกแฟ้มแขวนเพื่อนำเอกสารเก็บใส่แฟ้ม พร้อมจัดทำหัวแฟ้มโดยใส่ชื่อ – นามสกุล พร้อมตั้งรหัสพนักงาน
การตั้งรหัสพนักงานใหม่มีทั้งหมด 5 หลัก xxxxx โดยให้ 2 ตัวหน้าเป็นรหัสปีพุทธศักราชของไทย แล้วต่อด้วยเลขท้ายอีก 3 หลัก เช่น นายสมนึก บุญคง เข้ามาเริ่มงานวันที่ 14/5/50 เป็นพนักงานใหม่คนที่ 11 ของปี จะมีรหัสพนักงานดังนี้ 50011
7.2 การจัดทำสัญญาจ้าง
สำหรับพนักงานรายเดือน ให้ใช้แบบฟอร์ม สัญญาจ้างทดลองงาน (FM-HR-017) โดยพนักงานสวัสดิการค่าจ้างเป็นผู้กรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มให้ครบถ้วนแล้วให้ผู้จัดการส่วนบุคคล-ธุรการลงลายมือชื่อในช่องแทนนายจ้าง และพนักงานใหม่ลงลายมือชื่อในช่องลูกจ้าง
สำหรับพนักงานรายวัน ให้ใช้แบบฟอร์ม หนังสือสัญญาจ้างพนักงานรายวัน (FM-HR-019) โดยพนักงานสวัสดิการค่าจ้างเป็นผู้กรอกรายละเอียดในแบบฟอร์มให้ครบถ้วนแล้วให้ผู้จัดการส่วนบุคคล-ธุรการลงลายมือชื่อในช่องบริษัท และพนักงานใหม่ลงลายมือชื่อในช่องพนักงาน
7.3 พนักงานสวัสดิการค่าจ้างเป็นผู้ชี้แจงกฎระเบียบ, สวัสดิการของบริษัทให้พนักงานใหม่ทราบ พร้อมทั้งบอกถึงหน้าที่ความรับผิดชอบโดยแนบเอกสาร Job Description และคู่มือพนักงาน.แจกให้พนักงานใหม่
- พนักงานธุรการดำเนินการแจกชุดฟอร์มให้กับทุกตำแหน่งงาน ส่วนกุญแจตู้ล็อกเกอร์สำหรับพนักงานในส่วนโฮมมาร์ทแม็กซ์ และบางตำแหน่งงานในส่วนสำนักงานที่จำเป็นต้องใช้
- เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสียเป็นผู้แจกอุปกรณ์ป้องกันภัย สำหรับพนักงานแผนกคลังสินค้า, จัดส่ง
- พนักงานสรรหา-ฝึกอบรมเป็นผู้ดำเนินการถ่ายรูปเพื่อทำบัตรประจำตัวพนักงาน
7.4 การแนะนำพนักงานใหม่กับเพื่อนพนักงานจะดำเนินการโดยพนักงานสวัสดิการค่าจ้าง โดยนำพนักงานใหม่เดินแนะนำที่ละแผนก ขั้นตอนต้องแนะนำกับตำแหน่งผู้จัดการ หัวหน้างานของแผนกนั้น ๆ ก่อนแล้วจึงไล่ลำดับไปที่พนักงานแต่ละคนจนครบทุกคนในแต่ละแผนก แล้วจึงส่งพนักงานใหม่ให้กับหัวหน้างาน
7.5 การจัดทำทะเบียนผู้ใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ จัดทำโดยพนักงานสวัสดิการค่าจ้าง เข้าระบบคอมพิวเตอร์ โดยมีขั้นตอนดังนี้ ไฟล์ Q:\\HR\\01 แบบฟอร์ม\\ แบบฟอร์มงานบุคคล\\ ทะเบียนผู้ใช้งานระบบคอมพิวเตอร์ เมื่อเลือกไฟล์ได้ถูกต้องแล้วให้กรอกรายละเอียด รหัสพนักงาน ชื่อ-นามสกุลภาษาไทย, ภาษาอังกฤษ ตำแหน่งงาน แผนกที่สังกัด เมื่อกรอกครบถ้วนให้ออกรายงานแล้วนำส่งผู้จัดการส่วนพัฒนาระบบ เพื่อเพิ่มสิทธิการใช้งานในระบบคอมพิวเตอร์ เอกสารตามรูปภาพข้างล่าง
5.1 แบบฟอร์มทะเบียนผู้ใช้งานระบบคอมพิวเตอร์
7.6 พนักงานสวัสดิการค่าจ้างทำการเปิดแบบฟอร์ม บันทึกสถิติการทำงาน (FM-HR-022) ให้กับพนักงานใหม่ โดยกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานใหม่ รหัสพนักงาน ชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ วันเดือนปีเริ่มงาน ตำแหน่งงาน แล้วนำแบบฟอร์ม บันทึกสถิติการทำงาน (FM-HR-022) เก็บใส่แฟ้มสถิติพนักงานรายเดือน – วัน เพื่อลงเวลามาทำงานของพนักงาน
7.7 การบันทึกประวัติพนักงานใหม่ในระบบคอมพิวเตอร์
7.7.1 คลิก Nopadol เพื่อใส่รหัสผ่าน
7.7.2 ให้เลือกไอคอนโปรแกรมเงินเดือนตามรูป
****
7.7.3 ใส่รหัสผ่านแล้วคลิก ถูกต้อง
7.7.4 เมื่อใส่รหัสผ่านถูกต้อง จะเข้ามาสู่หน้าจอแฟ้มพนักงานให้ชี้ลูกศรบนพื้นที่เปล่าด้านขวามือแล้วคลิกขวาจะมีแถบเมนูขึ้นให้คลิกเลือกเมนู เพิ่มพนักงาน ตามรูป
7.7.5 หน้าต่าง ชื่อ – สกุล ให้กรอกรายละเอียดให้ครบทุกช่องตามรูปภาพข้างล่าง
7.7.6 หน้าต่าง เงินเดือน ให้กรอกรายละเอียด และเลือกรายการให้ครบทุกช่องตามรูปภาพข้างล่าง
7.7.7 หน้าต่าง ภาษีเงินได้ ให้กรอกรายละเอียด และเลือกรายการให้ครบทุกช่องตามรูปภาพข้างล่าง
7.7.8 หน้าต่าง เงินค้ำประกัน-กู้-ผ่อน ให้กรอกรายละเอียด และเลือกรายการให้ครบทุกช่องตามรูปภาพข้างล่าง
7.7.9 หน้าต่าง คู่สมรส (ถ้ามี) ให้กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน
7.7.10 หน้าต่าง แฟ้มบุคคล ให้กรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน
7.7.11 หน้าต่าง การศึกษา ให้เพิ่มรายละเอียดตามรูปภาพข้างล่าง
7.7.12 หน้าต่าง ประวัติการทำงาน (ถ้าเคยทำงานมาก่อน) ให้เพิ่มรายละเอียดตามรูปภาพ
8. เอกสารที่เกี่ยวข้อง
- บันทึกสถิติการทำงาน (FM-HR-022)
- สัญญาจ้างทดลองงาน (FM-HR-017)
หนังสือสัญญาจ้างพนักงานรายวัน (FM-HR-019)