WI-HR-012 คู่มือปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาพนักงานทุจริตต่อหน้าที่

1. วัตถุประสงค์ 

              เพื่อกำหนดกระบวนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน เมื่อพบว่าพนักงานไม่ว่าตำแหน่งใดมีพฤติกรรมทุจริตหรือสร้างความเสียหายแก่บริษัทฯ โดยมุ่งเน้นให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีแนวทางปฏิบัติที่ ถูกต้อง รวดเร็ว โปร่งใส สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำในอนาคต              

 

 2. ขอบเขตการใช้งาน 

 คู่มือนี้ใช้กับ                2.1 พนักงานของบริษัทฯ ทุกตำแหน่ง                2.2 พนักงานจ้างเหมาบริการ                2.3 พนักงาน PC จาก Vender                2.4 พนักงานชั่วคราว / ฝึกงาน                2.5 บุคลากรที่เข้ามาปฏิบัติงานในพื้นที่บริษัทฯ ไม่ว่าต้นสังกัดใด 

 3. คำจำกัดความ 

               3.1 พนักงาน : บุคลากรทุกประเภทที่ปฏิบัติงานในบริษัทฯ รวมถึงพนักงาน PC และผู้รับเหมาช่วง               3.2 ทุจริตต่อหน้าที่ : การกระทำที่ผิดกฎหมาย ผิดวินัย หรือสร้างความเสียหายต่อบริษัท เช่น ขโมยสินค้า ปลอมเอกสาร ยักยอกข้อมูล หรือ                      จงใจกระทำผิดจริยธรรม จนทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย               3.3 เอกสารรับสภาพหนี้ : เอกสารที่ใช้ยืนยันว่าพนักงานยอมรับค่าเสียหายที่เกิดขึ้น 

 4. ขั้นตอนการปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาทุจริต 

 

 4.1 ขั้นตอนที่ 1: พบเหตุหรือหลักฐานเบื้องต้น 

                4.1.1 เมื่อพบเหตุจากกล้องวงจรปิด การตรวจนับสต๊อก หรือจากพยานบุคคล ให้หัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการสาขารายงานทันที                4.1.2 แจ้ง แผนกบุคคล และ ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ ภายในวันเดียวกัน                4.1.3 เก็บรักษาหลักฐาน เช่น ภาพกล้องวงจรปิด เอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลพยาน 

 4.2 ขั้นตอนที่ 2: การสอบสวนข้อเท็จจริง 

                4.2.1 แผนกบุคคลพร้อมหัวหน้างานดำเนินการสอบสวนภายใน บันทึกคำให้การและรวบรวมหลักฐานทั้งหมด แจ้งส่วนที่เกี่ยวข้องทราบรวมถึงผู้บริหารเพื่อหาแนวทางดำเนินการต่อไป                4.2.2 แผนกบุคคลพร้อมหัวหน้างานเจรจากับพนักงานเบื้องต้นเรื่องความเสียหาย หากสามารถตกลงกันได้และพนักงานยอมชดใช้ความเสียหายทั้งหมด  หลังจากการตรวจสอบเสร็จสิ้น ให้ดำเนินการแจ้งส่วนที่เกี่ยวข้องทราบพร้อมนัดหมายการชำระความเสียหายโดยระบุวัน เวลา นัดชำระให้ชัดเจน                4.2.3 หากพนักงานผิดนัดหมายให้ดำเนินคดีตามกฎหมาย พร้อมทำประกาศแจ้งลงสื่อออนไลน์ และแจ้งบริษัทฯ คู่ค้าวัสดุก่อสร้างในเชียงใหม่ ทั้งหมด                 4.2.43 ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพร่วมตรวจสอบเพื่อหาสาเหตุเชิงระบบ เพื่อพัฒนาและป้องกันต่อไป  

 4.3 ขั้นตอนที่ 3: การประสานงานกับ Vender ต้นสังกัด 

               4.3.1 หากผู้กระทำผิดเป็นพนักงานจากหน่วยงานภายนอก เช่น PC Vender หรือ Outsource ให้แผนกบุคคลประสานงานต้นสังกัดทันที หากมีความเสียหายให้แจ้งต้นสังกัดของพนักงานชะลอการจ่ายเงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น และเงินประกันพนักงานไว้ จนกว่าจะมีการสืบสวนหรือตรวจสอบความเสียหายแล้วเสร็จ                                                                                                                                                                                                                                         4.3.2 แผนกบุคคลแจ้งฝ่ายบริหารสินค้าทราบ 

 4.4 ขั้นตอนที่ 4: การแจ้งความและดำเนินคดี 

               4.4.1 แผนกบุคคลประสานงานกับทางแผนกสินเชื่อ เพื่อปรึกษาหารือข้อความทางกฎหมาย กับทนายความของบริษัท                                                          4.2.2 จัดทำเอกสารมอบอำนาจและประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการแจ้งความตามกฎหมาย                4.4.2 แผนกบุคคลติดตามจัดการนัดไกล่เกลี่ยหรือติดตามคดี               4.4.3 ทั้งกระบวนการตรวจสอบสรุปผลความเสียหาย สืบสวนพนักงาน และแจ้งความต้องแล้วเสร็จ ภายใน 7 วัน 

 4.5 ขั้นตอนที่ 5: การตรวจนับสต๊อกสินค้า 

               4.5.1แผนกบัญชีสินค้าคงคลังตรวจแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องตรวจนับสินค้าและสรุปผลความเสียหายภายใน 3 วัน                4.5.2 แผนกสินเชื่อตรวจสอบความเสียหายหรือหนี้สินคงค้างกับบริษัท                4.5.2 แผนกบัญชีสินค้าคงคลังรายงานผลเพื่อนำเสนอผู้บริหาร  และแจ้งไปยังแผนกบุคคลและส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ  

 4.6 ขั้นตอนที่ 6: การจัดทำเอกสารรับสภาพหนี้ 

               4.6.1 แผนกบุคคลแจ้งพนักงานถึงมูลค่าความเสียหายที่เกิดขึ้นและนัดหมายพนักงานเข้ามายังบริษัทฯ พบกับแผนกสินเชื่อ               4.6.2 แผนกสินเชื่อจัดทำเอกสารบันทึกยอมรับผิดพร้อมค่าเสียหาย / ให้พนักงานลงนาม                                                                                                            4.6.3 พนักงานต้องมาพบและยินยอมรับผิดค่าเสียหายที่เกิดขึ้น  ตามวันเวลาที่นัดหมายและเซ็นเอกสารบันทึกยอมรับความผิดพร้อมค่าเสียหาย 

 

 

              4.6.4 หากไม่มาตามนัดหมาย บริษัทฯ  จะดำเนินคดีตามกฎหมายจนถึงที่สุด  

 4.7 ขั้นตอนที่ 7: การสรุปผลและตั้งหนี้ 

               4.7.1 แผนกบัญชีสินค้าคงคลังส่งข้อมูลไปยังแผนกบัญชีเพื่อทำการตั้งหนี้ในระบบ               4.7.2 แผนกบัญชีตั้งหนี้ค่าเสียหายในระบบ  หลังจากได้้รับผลสรุปความเสียหายจากแผนกสินค้าคงคลัง  และบันทึกยอมรับผิดจากแผนกสินเชื่อ                  4.7.3 เก็บเอกสารทั้งหมดลงแฟ้มทะเบียนคดี 

 4.8 ขั้นตอนที่ 8: การจัดการสถานะพนักงาน 

               4.8.1 แผนกบุคคลออกประกาศพ้นสภาพตามกฎระเบียบบริษัท               4.8.2 แจ้งผลให้สื่อประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรทราบ               4.8.3 แจ้งต้นสังกัด (กรณีพนักงานภายนอก)               4.8.4 หากพนักงานไม่ยอมชดใช้ความเสียหาย  ให้ทำประกาศลงสื่อประชาสัมพันธ์ภายนอก ลง Social และส่งให้กับบริษัทฯ พันธมิตร ร่วมค้าวัสดุก่อสร้างในเชียงใหม่ทั้งหมด  

 

 **** ทุกขั้นตอนแผนกบุคคลจะต้องเป็นผู้ติดตามผลและรายงานความคืบหน้าให้กับผู้บริหาทราบท้ายการประชุมผู้บริหารในทุกวัน *** 

 5. ระยะเวลาดำเนินการ (Timeframe Summary) 

 

 

 

 ขั้นตอน 

 ผู้รับผิดชอบ 

 ระยะเวลา 

 

 

 แจ้งเหตุ 

 ผู้จัดการแผนก/ผู้จัดการสาขา 

 ทันที ที่ทราบเหตุ 

 

 

 สอบสวนข้อเท็จจริง 

 แผนกบุคคล 

 ภายใน 1 วัน 

 

 

 แจ้ง Vender 

 แผนกบุคคล 

 ภายใน  1 วัน  

 

 

 ตรวจนับสต๊อก 

 แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง 

 ภายใน 3 วัน  

 

 

 แจ้งความ-ไกล่เกลี่ย 

 แผนกบุคคล/ตำรวจ 

 ภายใน 7 วัน  

 

 

 ตั้งหนี้ในระบบ 

 แผนกบัญชี 

 ภายใน 1 วันหลังได้ผลสรุปข้อมูล 

 

 

 

 

 

 

 6. เอกสารที่ต้องจัดทำ 

            7.1 บันทึกการสอบสวนพนักงาน            7.2 รายงานตรวจนับสต๊อกสินค้า            7.3 รายงานสรุปมูลค่าความเสียหาย            7.4 เอกสารมอบอำนาจจาก Vender            7.5 หนังสือแจ้งความ            7.6 บันทึกยอมรับผิด            7.7 ประกาศพ้นสภาพพนักงาน            7.8 รายงานวินิจฉัยปัญหาและป้องกันการเกิดซ้ำ (โดยส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ) 

 7. การป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำ 

            8.1 เพิ่มความถี่ในการตรวจนับสต๊อกสินค้าพนักงาน PC            8.2 กำหนดผู้รับผิดชอบการประสานงานอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มพบเหตุ            8.3 ปรับปรุงกระบวนการรักษาความปลอดภัย เช่น กล้องวงจรปิด การตรวจประตูเข้าออก            8.4 อบรมจริยธรรมทางธุรกิจให้พนักงานทุกเดือนหรือทุกไตรมาส            8.5 ตรวจทานระบบการทำงานร่วมกับ Vender ให้มีช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วและชัดเจน