บัญชีสินค้าคงคลัง IC

Job Description

Job Description

JD-IC-001 ผู้จัดการส่วนคลังสินค้า

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

ผู้จัดการส่วนคลังสินค้า

ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)

Division Manager Warehouse

แผนก

คลังสินค้า Drive Thru

ฝ่าย

คลังสินค้า

ผู้บังคับบัญชา

Store Manager

ระดับตำแหน่งงาน

G5

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

      เพื่อบริหารจัดการพื้นที่ ที่จัดวางสินค้าให้เพียงพอกับกำลังซื้อ ควบคุมสินค้าคงคลังให้ตรงตามบัญชีสินค้าคงเหลือรวมถึงสินค้าเสียหาย วางแผนและวิเคราะห์ผลการดำเนินงานส่วนคลังสินค้าให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ของบริษัท

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก

(Key  Responsibilities and Activities)

วัตถุประสงค์หลักของงาน

(Key Objectives)

ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน

(Performance  Indicators)

ควบคุมการทำงานของพนักงานในแผนก



- ทำการควบคุมการทำงานของพนักงานในแผนกให้เป็นไปตามกฎระเบียบ และวินัยของบริษัท

- ทำการตรวจสอบผลการทำงานของพนักงานในแผนกตามแผนที่มอบหมายให้

- ทำการแก้ไขปัญหาให้กับพนักงานในแผนกตามสถานะการณ์

พนักงานปฎิบัติตามกฎระเบียบและ

มาตรฐานการทำงานที่กำหนด

การจัดสรรพื้นที่ในการจัดเก็บ

- สำรวจและจัดทำแผนผังพื้นที่จัดเก็บสินค้า

- จัดทำป้ายจุดบ่งชี้

- มีพื้นที่เพียงพอต่อการจัดเก็บสินค้า

- สามารถจัดสินค้าส่งมอบให้แก่ลูกค้า

จัดเก็บสินค้า

- จัดเก็บสินค้าให้ตรงตามป้ายจุดบ่งชี้  ให้เป็นระเบียบและอยู่ในสภาพสมบูรณ์พร้อมจำหน่าย

- ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

ตรวจสอบสินค้าคงเหลือให้ตรงตามบัญชีสินค้าคงเหลือ

- ตรวจนับและสินค้าคงเหลือจริงเปรียบเทียบกับบัญชีสินค้า

- ลดความผิดพลาดของสินค้าความถูกต้องของสินค้าไม่ต่ำกว่าร้อยละ 95 ของสินค้าคงเหลือ

ดูแลความสะอาด

- ทำความสะอาดชั้นวางสินค้าและบริเวณที่รับผิดชอบ

- พนักงานที่มีพลานามัยสุขภาพที่ดี


รักษาเครื่องจักร เครน รถโฟล์คลิฟท์หรืออุปกรณ์ในการทำงาน


- การใช้งานเครื่องจักร เครน รถโฟล์คลิฟท์ หรืออุปกรณ์อย่างทะนุถนอม มีความพร้อมในการทำงานอยู่ตลอดเวลาและจัดทำ Checklist ตรวจสอบทุกครั้ง


- เครื่องจักร เครน รถโฟล์คลิฟท์ หรืออุปกรณ์มีความพร้อมในการทำงาน

คู่มือปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง

ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)

- การจัดสรรพื้นที่วางสินค้าให้สอดคล้องกับการสั่งซื้อสินค้า

- การตรวจนับสินค้าคงคลังให้ตรงกับบัญชีสินค้าคงเหลือ

- การบริหารคนและการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นตลอดเวลา

- ป้ายราคาสินค้าต้องเป็นปัจจุบันเสมอ


ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)

ตำแหน่ง (Position)

ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)

Section Manager

- วางแผนการจัดเก็บสินค้าและดูแลหมวดหมู่สินค้ารวมถึงป้ายราคาสินค้าตามที่ได้รับหมอบหมาย

- วางแผนกำลังคนในการปฏิบัติงาน

- ดูแลความปลอดภัยของทรัพย์สินในแผนกและการเกิดอุบัติเหตุในการทำงานต้องเป็น 0 

หัวหน้าคลังสินค้า

- วางแผนการจัดเก็บสินค้าและดูแลหมวดหมู่สินค้ารวมถึงป้ายราคาสินค้าตามที่ได้รับหมอบหมาย

- วางแผนกำลังคนในการปฏิบัติงาน

- ดูแลความปลอดภัยของทรัพย์สินในแผนกและการเกิดอุบัติเหตุในการทำงานต้องเป็น 0 

พนักงานคลังสินค้า/Speedman

จัดเก็บสินค้า เตรียมและจ่ายสินค้า จัดทำสต๊อกการ์ด ดูแลความสะอาด

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted  by  Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)

ทำเอกสารปรับสต๊อกสินค้า



/

ทำเอกสารขออนุมัติซื้อ



/

ทำเอกสารขออนุมัติใช้งบกลาง



/

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

ฝ่ายพัฒนาธุรกิจ

คอมพิวเตอร์

ทุกวัน

ฝ่ายขาย

- ใบวางแผนการสั่งซื้อ

- ส่วนตรวจรับสินค้า การรับสินค้าเพื่อจำหน่าย และการส่งมอบให้ลูกค้า รหัสสินค้า

ทุกวัน

ส่วนอำนวยการ/บุคคล

- สินค้าเสียหาย

- การซ่อมบำรุง เครื่องจักร

ไม่แน่นอน

ตามรอบระยะเวลาตรวจเช็ค

ฝ่าย Logistic

ตรวจสอบสินค้า

จัดส่งสินค้าให้แก่ลูกค้า

ทุกวัน

ฝ่ายตรวจรับสินค้า

ตรวจรับสินค้าเข้าแผนก 

ทุกวัน

ฝ่ายบริหารสินค้า

เสนอซื้อสินค้า วางแผนร่วมในการจัดหาสินค้าใหม่

ทุกสัปดาห์


คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ปริญญาตรี ทุกสาขา


ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)



ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ประสบการณ์งานด้านคลังสินค้าไม่น้อยกว่า 3 ปี


ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

การคิดเชิงวิเคราะห์

คอมพิวเตอร์

การตัดสินใจ

ด้านการบริหารจัดการ

ขับรถยนต์

การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า

การจัดทำเอกสาร

ขับรถโฟร์คลิฟ

การสื่อสาร

ความรู้เกี่ยวกับตัวสินค้า


การให้บริการ

คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)


ผู้จัดทำ

(Prepare By)

ผู้อนุมัติ

(Approved  By)

ผู้ดำรงตำแหน่ง

(Acknowledged  By)


(…..........................................)

วันที่........../........./..........


(…..........................................)

วันที่........../........./..........


(…..........................................)

วันที่........../........./..........

Job Description

JD-IC-002 พนักงานบัญชีสินค้าคงคลัง

ชื่อตำแหน่ง(ไทย)

พนักงานบัญชีสินค้าคงคลัง

ชื่อตำแหน่ง(อังกฤษ)

Inventory Control Coordination

แผนก

บัญชีสินค้าคงคลัง

ฝ่าย

บัญชีสินค้าคงคลัง (IC)

ผู้บังคับบัญชา

หัวหน้างานบัญชีสินค้าคงคลัง

ระดับตำแหน่งงาน

G3

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

        ตรวจสอบการปฏิบัติตามมาตรฐาน และติดตามหาสาเหตุ สินค้าที่ผิดพลาด  เพื่อป้องกัน และการตรวจนับสินค้าลดการสูญเสียและความเสียหายของสินค้าภายในองค์กร

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก

(Key  Responsibilities and Activities)

วัตถุประสงค์หลักของงาน

(Key Objectives)

ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน

(Performance  Indicators)

งานตรวจสอบสินค้าที่ยอดขาด-เกินประจำวัน




1. พิจารณารายงานสินค้าติดลบ/Dropship

2. แจ้งพนักงานที่เกี่ยวข้องติดตาม

3. ทำการสรุปสาเหตุ  เหตุผล สินค้าติดลบ

4. ทำการปรับปรุงสินค้าให้ถูกต้อง

สต๊อคสินค้าถูกต้องแม่นยำ

ทราบสาเหตุและเสนอวิธีการแก้ไข

งานตรวจสอบข้อผิดพลาดของสินค้า



1. ทำการตรวจสอบสินค้าที่มีข้อผิดพลาดอันเนื่องมาจากระบบ ,การออกเอกสารผิด หรือการจัด/การจ่ายสินค้าผิด

2. ดำเนินการสอบสวนหาสาเหตุของเหตุการณ์และเก็บพยานหลักฐานเพื่อประกอบการพิจารณา

3. นำผลพิจารณาจากส่วนงานที่เกี่ยวข้องพร้อมแนวทางป้องกันการเกิดซ้ำขึ้นเสนอผู้บังคับบัญชาเพื่อรับทราบและอนุมัติให้ดำเนินงานตามผลสรุปดังกล่าว

ตรวจสอบสินค้าได้ตามแผนและสามารถหาสาเหตุความผิดพลาดได้พร้อมทั้งวิธีการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

งานตรวจนับสินค้า



1. ตรวจนับสินค้าประจำปี

2. ตรวจนับสินค้าจากการเข้า-ออกของพนักงาน/PC

3. สรุปผลการตรวจนับประจำปี

4. ปรับปรุงสินค้าจากการตรวจนับ

ความถูกต้องของสินค้า 100%

หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก

(Key  Responsibilities and Activities)

วัตถุประสงค์หลักของงาน

(Key Objectives)

ตัวชี้วัดผลงานของตำแหน่งงาน

(Performance  Indicators)

งานตรวจสอบสต๊อคสินค้า

1. ตรวจสอบความถูกต้องของสต๊อคสินค้าและสถานที่เก็บสินค้า

ความถูกต้องของสินค้า 100%

การจัดการทั่วไป


1. ดูแลระบบคุณภาพต่าง ๆ 

2. อื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมาย

เป็นไปตามระบบคุณภาพที่กำหนดไว้

คู่มือปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง

ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)

  • ต้องประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้รับความร่วมมือในการปฏิบัติงาน

  • มีความเป็นกลาง และมีเหตุผล

  • ต้องควบคุมอารมณ์เมื่อเจอกับสภาวะกดดัน

  • ต้องใช้ทักษะในการสังเกตุและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อหาสาเหตุข้อผิดพลาดของสินค้าที่เกิดขึ้น


ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)

ตำแหน่ง (Position)

ขอบเขตงานโดยย่อ (Job Scope)





อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

เรื่อง (Item)

ระดับอำนาจอนุมัติ (Amount/Authorized level)

อนุมัติได้เอง

(Own Decision)

ต้องขอคำแนะนำ

(Consulted  by  Superior)

นำเสนอผู้บังคับบัญชา

(Superior  Approval)









การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

หน่วยงาน/ตำแหน่งงานที่ติดต่อ

เรื่องที่ต้องติดต่อ

ความถี่

ทุกหน่วยงาน

- ด้านการหาสาเหตุ ความเสียหาย

ทุกวัน


- ด้านการตรวจนับสินค้า



- ด้านเอกสารในการตรวจสอบ


คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ปวส.ขึ้นไป สาขาบริหาร,การจัดการ


ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

*มีประสบการณ์การทำงานกับร้านค้าปลีกวัสดุก่อสร้าง อย่างน้อย 1 ปี


ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

ความรู้

(Knowledge)

ทักษะ

(Skills)

ความสามารถด้านความคิด/บุคลิกภาพ

(Mental Abilities/Personalities)

- มีความรู้พื้นฐานด้านสินค้า 


- ใช้โปรแกรม Microsoft Office ได้เป็นอย่างดี

- สามารถวิเคราะห์และสรุปผล เพื่อนำเสนอแนวทางป้องกันความสูญเสีย




- ชอบงานด้านสืบสวน,สอบสวนจากข้อเท็จจริงที่ได้รับมา

- ช่างสังเกตุและจดจำสภาพแวดล้อมได้ดี

- มีความกระตือรือร้นต่อการทำงาน

- ต้องเป็นผู้มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

- มีความรับผิดชอบสูง

- เป็นผู้มีความอดทนและตั้งใจในการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย 

ผู้จัดทำ

(Prepare By)

ผู้อนุมัติ

(Approved  By)

ผู้ดำรงตำแหน่ง

(Acknowledged  By)


(…..........................................)

วันที่........../........./..........


(…..........................................)

วันที่........../........./..........


(…..........................................)

วันที่........../........./..........

คู่มือปฏิบัติงาน (WI)

คู่มือปฏิบัติงาน (WI)

WI-IC-001 การตรวจนับแบบหมุนเวียน Cycle Count

image-1654936995732.png

        การตรวจนับแบบหมุนเวียน (Cycle Count) หมายถึง  เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมทางกายภาพ และทางด้านการเงิน กล่าวคือเมื่อได้รับสินค้าจาก Supplier และทำการจัดเก็บในตำแหน่งที่เหมาะสมกับสินค้าชนิดนั้นแล้ว มีการควบคุมการเข้าออก และการตรวจนับว่า มีสินค้าที่อยู่ในความดูแลจำนวนเท่าไร ซึ่งการตรวจสอบนั้นสามารถทำได้อย่างต่อเนื่อง หรืออาจทำได้ตามช่วงเวลา

โดยธุรกิจโดยส่วนใหญ่ในปัจุบันนั้นมักจะมีการควบคุมจำนวนสินค้าคงคลังตามโดยการตรวจนับสินค้าและนำมาเปรียบเทียบกับรายการที่บันทึกทางบัญชี ซึ่งการกระทบยอดกับรายการที่บันทึกทางบัญชี จะทำให้การควบคุมทางการเงินเกี่ยวกับสินค้าคงคลังนั้น ตรงกับการควบคุมทางกายภาพด้วย และเนื่องจากข้อบังคับทางกฏหมายเป็นผลให้ทุกบริษัทต้องทำการตรวจนับและควบคุมสินค้าคงคลังทั้งหมดอย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อปี

image-1654937087129.png       การตรวจนับตามรอบเวลานั้นเป็นเรื่องปกติสำหรับการควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการตรวจนับที่มีประสิทธิผลนั้นส่วนใหญ่จะต้องมีการตรวจนับจำนวนสินค้าคงคลังเป็นบางรายการในทุกวันทำงาน โดยรายการที่จะนับจะถูกกำหนดความถี่ (รอบเวลา) ในการนับไว้ล่วงหน้า

       ระบบการตรวจนับตามรอบส่วนใหญ่มักจะกำหนดความถี่ของการนับสินค้าตามมูลค่าของสินค้าซึ่งวิธีที่นิยมใช้นั้นคือ ABC ซึ่งระบบนี้จะทำการจัดประเภทรายการสินค้าออกเป็นกลุ่มๆ ตามมูลค่าของปริมาณทั้งปี (ซึ่งคำนวณได้จากราคาต่อหน่วย * ปริมาณทั้งปี) ซึ่งโดยปกติแล้วรายการสินค้านั้นจะถูกแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มด้วยกันคือ A B และ C (กระบวนการนี้เรียกว่าวิธีวิเคราะห์ของพาเรโต)

วัตถุประสงค์ 


ผู้รับผิดชอบ

image-1654937290959.png

Sale Operation

Support Division 

บัญชี และสินค้าคงคลัง

ระบบงาน IT/OD

จัดซื้อและบริหารสินค้า 

คู่มือปฏิบัติงาน (WI)

WI-IC-002 การตรวจนับสินค้าประจำวัน (Daily Count)

Screen Shot 2565-06-21 at 11.25.02.png

หลักการ

เพื่อให้มีการตรวจนับสินค้าขายดี และสินค้าเฝ้าระวังอย่างสม่ำเสมอเป็นงานประจำวันในทุกๆ วัน เพื่อให้เกิดการตรวจสอบและแก้ไขปัญหา หาสาเหตุการสูญหายหรือข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานได้ทันท่วงที โดยไม่ทำให้เพิ่มภาระงานมากจนเกินไป จะต้องมีการคัดสรรสินค้าเพื่อทำรายงานแจ้งให้แต่ละทีมขายในแต่ละพื้นที่ รับไปตรวจนับสินค้าประจำวัน 

แบ่งเป็นสินค้าสองกลุ่มดังนี้

1. สินค้าเฝ้าระวัง

สินค้าที่ทีถูกตรวจพบว่าสูญหาย สต๊อกไม่ตรง แผนก IC จะต้องแจ้งเพิ่มบัญชีสินค้าเฝ้าระวังทันที เพื่อให้เกิดการติดตามนับสต๊อก "อย่างเจาะจง" อย่างต่อเนื่องตามนโยบายดังนี้

ระดับ ชื่อ ความถี่ ระยะเวลาเฝ้าระวัง
1 เฝ้าระวังเข้มข้น นับทุกวัน 30
2 เฝ้าระวังปานกลาง ทุกสัปดาห์ 60
3 เฝ้าระวังทั่วไป เดือนละครั้ง 90
4 สินค้าทั่วไป Cycle Count ไตรมาสละครั้ง -

โดยลดระดับการเฝ้าระวังลงไปในแต่ละเดือน หากครบ 6 เดือนไม่มีการสูญหายอีกจึงตัดออกจากบัญชีสินค้าเฝ้าระวัง กลายเป็นสินค้าทั่วไป

2. สินค้า Rank A

สินค้าที่มีความถี่ในการขายสูง ที่ถูกจัดอันดับตามระบบคำนวณอัตโนมัติ ABC Analysis เราจะทำการนับเฉพาะ A และ B โดยกำหนดนโยบายดังนี้

  1. Rank A นับเดือนละครั้ง?

โดยสรุปต้องกำหนดปริมาณสินค้าที่จะนับประจำวันให้เหมาะสม ไม่ทำให้เกิดการนับไม่ทัน หรือเบียดเบียนเวลาขายสินค้าจนเกินไป

3. การทวนสอบstockเมื่อพนักงานลาออก

  1. ต้องได้รับการส่งstockภายใน14วันจาก ผู้จัดการร้าน และ support
  2. หากแผนกบัญชีเกิดข้อสงสัยหลังจาก ที่ได้รับใบลาออก  จะต้องทักท้วงและทวนสอบให้แล้วเสร็จภายใน7วันนับแต่วันที่ได้รับใบลาออก
  3. หากมีข้อสงสัยและยังไม่มีคำตอบที่ชัดเจนต้องนำเสนอต่อที่ประชุมผู้บริหาร

การปฏิบัติงาน

image-1655864298290.png

  1. แผนกคอมพิวเตอร์ จัดทำรายงานแจ้งตรวจนับประจำวัน ตามเงื่อนไขข้างต้น จัดส่งให้หน่วยงานขายแยกตาม Section
  2. แบ่งเนื้อหารายการตาม Zone, Row ให้สอดคล้องกับทะเบียนผู้รับผิดชอบ ที่กำหนดตาม Row ไว้ นำทางผู้ตรวจนับด้วยการจัดกลุ่มรายการตรวจนับเรียงตาม Location Code
  3. ผู้รับผิดชอบพื้นที่ เตรียมพื้นที่ จัดเรียงสินค้าให้นับง่ายในตลอดทั้งวัน
  4. เข้าตรวจนับในช่วงเย็นโดยใช้ Handheld ผ่านเมนู "ตรวจนับประจำวัน" โดยยิงป้าย Location และบาร์โค้ดของสินค้าทีจะนับ และระบุตัวเลขที่นับได้
  5. อนาคตจะพัฒนาให้สามารถเดินตรวจนับตามคิวจากโปรแกรมได้เลย ไม่ต้องถือรายงานเดินหา โดรโปรแกรมควรจะแจ้ง Location ที่ต้องเดินไปนับได้เลย

ผู้รับผิดชอบ

  1. แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง IC เป็นผู้แจ้งเพิ่มรายการสินค้าเข้าบัญชีฯ
  2. แผนก IT ปรับปรุงรายงานแจ้งตรวจนับเฝ้าระวัง ให้ถูกส่งมอบกับผู้ปฏิบัติงานคลังแยกตาม Zone ทุกวันตามนโยบายที่กำหนด
  3. คลังสินค้า รับผิดชอบส่งข้อมูลการตรวจนับเข้าระบบทุกวัน

มาตรการควบคุมที่แนะนำให้ใช้

การตรวจนับเฝ้าระวังแตกต่างจากการนับแบบหมุนเวียนคือ ไม่มีการปิดพื้นที่ตรวจนับ และต้องมีการ "หา" สินค้าว่าอยู่ตรงไหน ดังนั้นการจัดการเพื่อให้ "นับได้ง่าย" จึงเป็นสิ่งสำคัญ โดยมีคำแนะนำดังนี้

  1. กั้นสินค้า แบ่งให้ลูกค้าหยิบได้จำกัด
  2. การกั้นสินค้าไม่ให้ลูกค้าหยิบเอง และติดป้าย "ต้องการสินค้าโปรดแจ้งพนักงาน"

มาตรการตรวจนับสินค้าโดยบุคคลที่สาม

image.png

คู่มือปฏิบัติงาน (WI)

WI-IC-003 การตรวจนับสต๊อกสินค้าเฝ้าระวัง

วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐาน IC  ในเรื่องของ “ การตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง” เพื่อให้เกิดการตรวจนับทุกวัน ลดปัญหาสินค้าสูญหาย จ่ายสลับที่มักเกิดขึ้นซ้ำๆ กับสินค้าเฝ้าระวังคำจำกัดความ 

สินค้าขายดี

สินค้าที่มีการออกเอกสาร หรือสินค้าที่มีการขาย ความถึ่ในการขายสูง 100  อันดับ


สินค้าที่มีการจ่ายสลับ

สินค้าที่มีการปรับปรุง และเหตุผลในการปรับปรุงจากการจ่ายสลับ  จำนวน 50 อันดับ

สินค้าซอมบี้

สินค้าที่มีการสูญหายไม่ทราบสาเหตุ

สินค้าที่เคยหาย

สินค้าี่มีประวัติปรับปรุงจากการสูญหาย

สินค้าที่มีวันหมดอายุ

สินค้าที่มีอายุการใช้งาน และมีวันที่ระบุอยูข้างกล่อง

สีผสม

สีที่ต้องนำมาผสมกับ สีเบส  ในเครื่องผสมสี 

หน้าที่และความรับผิดชอบ

หน่วยงาน

หน้าที่

แผนกฯ คอมพิวเตอร์

  1. ตรวจสอบเงื่อนไขการออกรายงาน
  2. นำข้อมูล เงื่อนไข พิจารณาจัดทำเป็นรายงาน
  3. สร้างแบบฟอร์มสำหรับตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง 

แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง IC

  1. ออกแบบสร้าง เงื่อนไข ในการออกออกรายงาน
  2. ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง เผื่อ ทำการตรวจนับ
  3. ส่งเอกสารให้กับ Section เพื่อทำการตรวจนับสินค้า
  4. วิเคราะห์ ข้อมูล  เพื่อสรุปผล  ส่งผู้บริหาร

Section Manager

  1. ติดป้ายสินค้าเฝ้าระวัง ก่อนการตรวจนับ
  2. ตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังตามเอกสารใบตรวจนับ
  3. ตรวจสอบยอดการตรวจนับเทียบกับยอดในระบบ

พนักงานตรวจนับสินค้า

  1. ตรวจสอบเงื่อนไขการออกรายงาน
  2. นำข้อมูล เงื่อนไข พิจาณาจัดทำเป็นรายงาน
  3. สร้างแบบฟอร์มสำหรับตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง 

กระบวนการทำงาน 

image-1657609321683.png

รายละเอียดการปฏิบัติ

1. ออกรายงานสินค้าเฝ้าระวัง เอกสารตรวจนับสินค้า

      หน่วยงาน  IC  BO   ออกรายงานสินค้าเฝ้าระวัง  (จัดทำรายงานโดยแผนกคอมพิวเตอร์)  โดยเป็นเอกสารแบบฟอร์ม F-IC-101 ใบตรวจนับสินค้า  ภายใต้เงื่อนไข สินค้าเฝ้าระวัง ดังนี้  

 1.1  สินค้าจ่ายสลับไม่เกิน  2 เดือน (เกรด A)     4 - 6  เดือน (เกรด B)  และ 7  เดือนขึ้นไป
(เกรด C ) ข้อมูลนี้จะถูกปรับเปลี่ยนในกรณีที่สินค้าดังกล่าว ไม่มีผลต่างจากการตรวจนับ ในช่วง 1เดือน แรก(เกรด  A)  ก็จะปรับเปลี่ยนเป็น  4-6 เดือน (เกรด  B)    และ 7 เดือนขึ้นไป (เกรด C)  รายงานจะถูกเปลียนแปลงไปตามระยะเวลา
1.2  สินค้าขายดี  มี Stock ย้อนหลัง 3 เดือน  จำนวน 100  อันดับแรก (ตามความถี่การออกบิลขาย)
1.3  สินค้าขายดีมูลค่าสูง  หายง่าย  มูลค่าเกิน 10,000 บาท
1.4  สินค้าขายดี ไม่เคยหายในรอบปี  

2. ส่งเอกสารตรวจนับให้ Section 

เมื่อออกเอกสารใบตรวจนับสินค้าแล้ว  ส่งแบบฟอร์มให้กับ Section เพื่อจัดเตรียมอุปกรณ์  ในการตรวจนับ  ป้ายสินค้าเฝ้าระวัง  เพื่อแจ้งสินค้าที่ตรวจนับ เป็นสินค้าเฝ้าระวัง ก่อนการตรวจนับ Section ต้องทำการติดป้ายสินค้าเฝ้าระวัง  เพื่อให้พนักงานรับทราบว่า เป็นการตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง และหากต้องการจะทำการขายสินค้าดังกล่าวต้องแจ้งให้กับพนักงานผู้รับผิดชอบ หรือ Section ก่อนการนำสินค้าไปขาย

3. ตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง   

ทำการตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังทุกวันตามเอกสารระบุ เป็นระยะเวลา 2 เดือน  ตรวจนับทุกสัปดาห์ 2 เดือน  และ ตรวจนับรายเดือน อีก 2 เดือน รวมระยะเวลาการตรวจนับ จำนวน 6 เดือน  และบันทึกข้อมูลการนับได้ในเอกสารใบตรวจนับสินค้า เพื่อตรวจสอบยอดที่นับได้และยอดในระบบ และหากผลการตรวจนับสินค้าสูญหาย ให้ติดต่อตรวจสอบกล้องวงจรปิดภานใน 24 ชม. รวมถึงรายละเอียดการตรวจนับประจำวัน และมีสต๊อการ์ดควบคุมผลต่างจากการตรวจนับ 

4. ส่งเอกสาร ให้ IC ตรวจสอบ

เมื่อมีรายการสินค้าเฝ้าระวัง ผลการตรวจนับสินค้าไม่ตรง เกิดข้อผิดพลาด ทาง ICC  ร่วมกับ  Section   ร่วมกันตรวจสอบ ในด้านต่าง ๆ เช่น  การจ่ายสลับ  การลดหนี้    การออกเอกสารผิดที่เก็บ  ผิดคลัง  การโอนย้ายสินค้า ISP   ฯลฯ  

5. IC  พิจารณาสินค้า เอกสาร  หาสาเหตุ     

      เมื่อได้ทำการตรวจสอบสินค้าที่มียอดตรวจนับผิดพลาด โดย มีการตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง และรู้สาเหตุการมียอดผลต่างแล้ว เข้าสู่กระบวนการต่อไป

นโยบายการตรวจนับสต๊อกและตรวจสอบสต๊อก

6. จัดทำเอกสารปรับปรุง

   ให้ Section จัดทำเอกสารแบบฟอร์มปรับปรุงสินค้า และให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นต์เอกสารให้เรียบร้อย

7.  IC ทำการปรับปรุงสินค้า

IC ดำเนินการปรับปรุงสินค้าให้ถูกต้อง พร้อมบันทึกข้อมูลการปรับปรุง เพื่อจัดทำประวัติการปรับปรุงสินค้าต่อไป

  1. ในการจัดทำเอกสารรายงานการตรวจนับสินค้ามีเงื่อนไขดังนี้

8.1 การบันทึกผลการตรวจนับต้องบันทึกตามจริง ห้ามดัดแปลงข้อมูลผลการตรวจนับ ส่งบุคคลภายนอก เช่น SCG เด็ดขาด รวมไปถึงข้อมูลทางบัญชีทุกเรื่อง
8.2 การนับสต๊อกสินค้าเฝ้าระวังหากมีผลต่างจากการตรวจนับแล้วไม่ปรับปรุงสต๊อกให้ตรงภายใน 7 วันหลังจากการตรวจนับครั้งสุดท้าต้องออกรายงานให้การเงินออกบิลเก็บเงินกับผู้รับผิดชอบ เฉลี่ยจ่ายตั้งแต่ผู้จัดการร้านลงมาจนถึงพนักงานสโตร์  (ตามกระบวนการตั้งหนี้พนักงานของแผนกสินเชื่อ)

เอกสาร แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

  1. F-IC-101 ใบตรวจนับสินค้า (Count Sheet)
  2. AC6-F03 ใบปรับปรุงสินค้า