การนับสต๊อคนับสินค้า

• การตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง
• การตรวจนับและเคลียร์สต๊อค

การตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง

 

วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐาน IC  ในเรื่องของ “ การตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง” เพื่อให้เกิดการตรวจนับทุกวัน ลดปัญหาสินค้าสูญหาย จ่ายสลับที่มักเกิดขึ้นซ้ำๆ กับสินค้าเฝ้าระวังคำจำกัดความ 

สินค้าขายดี	สินค้าที่มีการออกเอกสาร หรือสินค้าที่มีการขาย ความถึ่ในการขายสูง 100  อันดับ
สินค้าที่มีการจ่ายสลับ	สินค้าที่มีการปรับปรุง และเหตุผลในการปรับปรุงจากการจ่ายสลับ  จำนวน 50 อันดับ
สินค้าซอมบี้	สินค้าที่มีการสูญหายไม่ทราบสาเหตุ
สินค้าที่เคยหาย	สินค้าี่มีประวัติปรับปรุงจากการสูญหาย
สินค้าที่มีวันหมดอายุ	สินค้าที่มีอายุการใช้งาน และมีวันที่ระบุอยูข้างกล่อง
สีผสม	สีที่ต้องนำมาผสมกับ สีเบส  ในเครื่องผสมสี

หน้าที่และความรับผิดชอบ

หน่วยงาน	หน้าที่
แผนกฯ คอมพิวเตอร์	ตรวจสอบเงื่อนไขการออกรายงาน นำข้อมูล เงื่อนไข พิจารณาจัดทำเป็นรายงาน สร้างแบบฟอร์มสำหรับตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง
แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง IC	ออกแบบสร้าง เงื่อนไข ในการออกออกรายงาน ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง เผื่อ ทำการตรวจนับ ส่งเอกสารให้กับ Section เพื่อทำการตรวจนับสินค้า วิเคราะห์ ข้อมูล  เพื่อสรุปผล  ส่งผู้บริหาร
Section Manager	ติดป้ายสินค้าเฝ้าระวัง ก่อนการตรวจนับ ตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังตามเอกสารใบตรวจนับ ตรวจสอบยอดการตรวจนับเทียบกับยอดในระบบ
พนักงานตรวจนับสินค้า	ตรวจสอบเงื่อนไขการออกรายงาน นำข้อมูล เงื่อนไข พิจาณาจัดทำเป็นรายงาน สร้างแบบฟอร์มสำหรับตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง

กระบวนการทำงาน 

รายละเอียดการปฏิบัติ

1. ออกรายงานสินค้าเฝ้าระวัง เอกสารตรวจนับสินค้า

      หน่วยงาน  IC  BO   ออกรายงานสินค้าเฝ้าระวัง  (จัดทำรายงานโดยแผนกคอมพิวเตอร์)  โดยเป็นเอกสารแบบฟอร์ม F-IC-101 ใบตรวจนับสินค้า  ภายใต้เงื่อนไข สินค้าเฝ้าระวัง ดังนี้  

 1.1  สินค้าจ่ายสลับไม่เกิน  2 เดือน (เกรด A)     4 - 6  เดือน (เกรด B)  และ 7  เดือนขึ้นไป
(เกรด C ) ข้อมูลนี้จะถูกปรับเปลี่ยนในกรณีที่สินค้าดังกล่าว ไม่มีผลต่างจากการตรวจนับ ในช่วง 1เดือน แรก(เกรด  A)  ก็จะปรับเปลี่ยนเป็น  4-6 เดือน (เกรด  B)    และ 7 เดือนขึ้นไป (เกรด C)  รายงานจะถูกเปลียนแปลงไปตามระยะเวลา
1.2  สินค้าขายดี  มี Stock ย้อนหลัง 3 เดือน  จำนวน 100  อันดับแรก (ตามความถี่การออกบิลขาย)
1.3  สินค้าขายดีมูลค่าสูง  หายง่าย  มูลค่าเกิน 10,000 บาท
1.4  สินค้าขายดี ไม่เคยหายในรอบปี  

2. ส่งเอกสารตรวจนับให้ Section 

เมื่อออกเอกสารใบตรวจนับสินค้าแล้ว  ส่งแบบฟอร์มให้กับ Section เพื่อจัดเตรียมอุปกรณ์  ในการตรวจนับ  ป้ายสินค้าเฝ้าระวัง  เพื่อแจ้งสินค้าที่ตรวจนับ เป็นสินค้าเฝ้าระวัง ก่อนการตรวจนับ Section ต้องทำการติดป้ายสินค้าเฝ้าระวัง  เพื่อให้พนักงานรับทราบว่า เป็นการตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง และหากต้องการจะทำการขายสินค้าดังกล่าวต้องแจ้งให้กับพนักงานผู้รับผิดชอบ หรือ Section ก่อนการนำสินค้าไปขาย

3. ตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง   

ทำการตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังทุกวันตามเอกสารระบุ เป็นระยะเวลา 2 เดือน  ตรวจนับทุกสัปดาห์ 2 เดือน  และ ตรวจนับรายเดือน อีก 2 เดือน รวมระยะเวลาการตรวจนับ จำนวน 6 เดือน  และบันทึกข้อมูลการนับได้ในเอกสารใบตรวจนับสินค้า เพื่อตรวจสอบยอดที่นับได้และยอดในระบบ และหากผลการตรวจนับสินค้าสูญหาย ให้ติดต่อตรวจสอบกล้องวงจรปิดภานใน 24 ชม. รวมถึงรายละเอียดการตรวจนับประจำวัน และมีสต๊อการ์ดควบคุมผลต่างจากการตรวจนับ 

4. ส่งเอกสาร ให้ IC ตรวจสอบ

เมื่อมีรายการสินค้าเฝ้าระวัง ผลการตรวจนับสินค้าไม่ตรง เกิดข้อผิดพลาด ทาง ICC  ร่วมกับ  Section   ร่วมกันตรวจสอบ ในด้านต่าง ๆ เช่น  การจ่ายสลับ  การลดหนี้    การออกเอกสารผิดที่เก็บ  ผิดคลัง  การโอนย้ายสินค้า ISP   ฯลฯ  

5. IC  พิจารณาสินค้า เอกสาร  หาสาเหตุ     

      เมื่อได้ทำการตรวจสอบสินค้าที่มียอดตรวจนับผิดพลาด โดย มีการตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง และรู้สาเหตุการมียอดผลต่างแล้ว เข้าสู่กระบวนการต่อไป

นโยบายการตรวจนับสต๊อกและตรวจสอบสต๊อก

6. จัดทำเอกสารปรับปรุง

   ให้ Section จัดทำเอกสารแบบฟอร์มปรับปรุงสินค้า และให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นต์เอกสารให้เรียบร้อย

7.  IC ทำการปรับปรุงสินค้า

IC ดำเนินการปรับปรุงสินค้าให้ถูกต้อง พร้อมบันทึกข้อมูลการปรับปรุง เพื่อจัดทำประวัติการปรับปรุงสินค้าต่อไป

8. ในการจัดทำเอกสารรายงานการตรวจนับสินค้ามีเงื่อนไขดังนี้

8.1 การบันทึกผลการตรวจนับต้องบันทึกตามจริง ห้ามดัดแปลงข้อมูลผลการตรวจนับ ส่งบุคคลภายนอก เช่น SCG เด็ดขาด รวมไปถึงข้อมูลทางบัญชีทุกเรื่อง
8.2 การนับสต๊อกสินค้าเฝ้าระวังหากมีผลต่างจากการตรวจนับแล้วไม่ปรับปรุงสต๊อกให้ตรงภายใน 7 วันหลังจากการตรวจนับครั้งสุดท้าต้องออกรายงานให้การเงินออกบิลเก็บเงินกับผู้รับผิดชอบ เฉลี่ยจ่ายตั้งแต่ผู้จัดการร้านลงมาจนถึงพนักงานสโตร์  (ตามกระบวนการตั้งหนี้พนักงานของแผนกสินเชื่อ)

เอกสาร แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

1. F-IC-101 ใบตรวจนับสินค้า (Count Sheet)
2. AC6-F03 ใบปรับปรุงสินค้า

การตรวจนับและเคลียร์สต๊อค

1. วัตถุประสงค์

• เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของฝ่ายขายปลีกและคลังสินค้า รวมไปถึงแผนก ICC ในเรื่องของ “การตรวจนับและเคลียร์สต๊อก” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการให้บริการในพื้นที่ขาย

• เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านความถูกต้องของสินค้าที่มีขายในบริษัททั้งด้านจำนวนและมูลค่าสินค้า 

2. ขอบเขต

เพื่อเป็นแนวทางปฏิบติของพนักงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับสต๊อกสินค้า ทั้งพนักงานขายและพนักงานคลังสินค้าในการตรวจนับและเคลียร์สต๊อกสินค้าเพื่อให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดและสามารถตรวจสอบได้ว่าควรจะจัดซื้อสินค้าเพื่อ

สต็อกไว้ขายมากน้อยแค่ไหน

3. คำจำกัดความ

สินค้าติดลบ หมายถึง สินค้าที่มีตัวตนจริงแต่ในระบบไม่มียอดสินค้าทำให้เวลาขายออกไปจึงติดลบ

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

• Sale Division

1. ตรวจสอบผลการตรวจนับ

2. พิมพ์ใบบันทึกผลการตรวจนับ 

3. อนุมัติผลการตรวจนับ ผ่านระบบ Moble Application ให้ แผนกคอมพิวเตอร์

4. ดูรายงานสินค้าต่างๆที่ทางแผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานให้

5. แจ้งความเคลื่อนไหวโดยรวมของสินค้าให้ Section ทราบ

6. พิจารณาผลการขอปรับปรุงสินค้าและเซ็นต์ชื่อเพื่อให้อนุมัติปรับปรุง

• Section Manager

1. กำกับดูแลการตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า

2. กำกับดูแลการจัดเรียงสินค้าให้เป็นหมวดหมู่

3. กำกับดูแลการตรวจนับสินค้า

4. กำกับดูแลการบันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held

5. เซ็นต์รับผลการตรวจนับร่วมกับพนักงานขาย

6. ดูรายงานสินค้าต่างๆที่ทางแผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานให้

7. ตรวจสอบสินค้าที่เกิดปัญหาจากรายงานต่าง ๆ เช่นรายงานสินค้าติดลบ

8. ทำการตรวจนับสินค้าจริงในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบแล้วแก้ไขปัญหา

9. ควบคุมและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานั้นอีก

• พนักงานขาย

1. ดูแลสินค้าที่ตนเองรับผิดชอบ

2. ตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า

3. จัดเรียนสินค้าให้เป็นหมวดหมู่

4. ตรวจนับสินค้า

5. บันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held

6. เซ็นต์รับผลการตรวจนับ

• ICC

1. ทวนสอบผลการตรวจนับสินค้าของพนักงาน

2. ปรับปรุงสต๊อกสินค้าที่มีอยู่จริงให้ตรงกับในระบบตามคำขอปรับปรุงที่ Sale Division พิจารณาอนุมัติแล้ว

5. วิธีปฏิบัติงาน

   

รายละเอียดวิธีปฏิบัติงาน

การตรวจนับสินค้า

1. ตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า
2. จัดเรียนสินค้าให้เป็นหมวดหมู่
3. ตรวจนับสินค้า
4. บันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held 
5. Sale Division ตรวจสอบผลการตรวจนับ 
6. พิมพ์ใบบันทึกผลการตรวจนับ 
7. พนักงานขาย, Section Manager และ Sale Division เซ็นต์รับผลการตรวจนับ
8. Sale Division อนุมัติผลการตรวจนับ ผ่านระบบ Moble Application ให้ แผนกคอมพิวเตอร์
9. แผนกคอมพิวเตอร์จะประมวลผลการตรวจนับและส่งข้อมูลเข้าคลัง ISP

การเคลียร์สต๊อกสินค้า

1.กระบวนการรับข้อมูลสินค้าที่มีปัญหา 

• รับทาง Mail จากแผนกคอมพิวเตอร์

• หรือรับแจ้งจากลูกค้าหรือพนักงาน

2. กระบวนการตรวจสอบข้อมูล 

2.1 นำรหัสสินค้าที่มีปัญหามาหาข้อมูลที่ BC Account ดังภาพประกอบ

• เลือกบันทึกรายละเอียดสินค้า

• เลือกที่ภาพ จะได้การค้นหารายการสินค้า

• เลือกรายการสินค้าที่ต้องการแล้วดับเบิ้ลคลิ๊ก

• เลือกรายการอื่นๆแล้วเลือกยอดคงเหลือตามคลัง

3.กระบวนการแก้ไข แบ่งเป็น 2 กรณี 

• กรณีที่ 1 แก้ไขได้ทันทีสามารถทำได้โดยการโอนถ้าสินค้าอยู่ผิดชั้นเก็บหรือผิดคลังโดยการตรวจนับสินค้าจริงแล้วแจ้งให้แผนก GR โอนโดยบันทึกใน FM-GR-007 ใบบันทึกการโอนย้ายระหว่างคลัง

• กรณีที่ 2 ไม่สามารถแก้ไขได้ทันทีจะต้องเข้าสู่กระบวนตรวจนับสต๊อกให้ดำเนินการดังนี้

• NP_Menu เลือกโปรแกรม Moble Application

• ใสรหัสผ่านโดยใช้รหัสเดียวกับ BC Account

• เลือกโหมดการทำงานและเลือกการตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง

• ใส่ข้อมูลสินค้าที่เราต้องการตรวจนับแล้วกดภาพ                              ตามหลัง แล้วกด 

• จะได้เอกสารที่มีข้อมูลสินค้าเพื่อไว้ตรวจนับชื่อ รายงานตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง

• ใส่จำนวนที่นับได้จริงพร้อมลงชื่อให้ครบทุกช่อง

• ถ้ายังหาสาเหตุไม่ได้ให้โอนยอดเข้า ISP เพื่อให้แผนก ICC หาสาเหตุต่อไป*

4.กระบวนการขอปรับปรุง 

4.1 เมื่อตรวจนับสินค้าที่มีปัญหาและตรวจนับสินค้าใกล้เคียงหมดแล้ว

4.2 ส่งข้อมูลการตรวจนับที่มีลายเซ็นต์ครบถ้วนให้แผนก ICC เพื่อหาสาเหตุทางระบบต่อไป

4.3 เมื่อหาสาเหตุได้แล้วให้เขียน FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้าพร้อมเอกสารประกอบเพื่อให้ผู้บริหารต่อไป

5.กระบวนการพิจราณา 

เมื่อผู้บริหาร ( Sale Division หรือ ผู้จัดการส่วนค้าปลีก ) พิจารณาเห็นสมควรให้ปรับปรุงจะลงชื่อในช่องผู้อนุมัติแต่ถ้าไม่พิจารณาก็จะส่งเอกสารกลับเพื่อไปตรวจสอบหาสาเหตุเพิ่มเติมใหม่

6.กระบวนการปรับปรุงของแผนกบัญชี 

เมื่อแผนกบัญชีได้รับเอกสาร FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้าที่มีลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารแล้วก็ให้ดำเนินการปรับปรุงข้อมูลในระบบทันที

7.กระบวนการจัดเก็บเอกสาร 

7.1. เมื่อปรับปรุงข้อมูลในระบบแล้ว ทางแผนกบัญชีจะจัดเก็บเอกสารตามลำดับวันแล้วจัดเก็บเป็นสัปดาห์และเดือนต่อไป

7.2. กรณีสินค้ามีประวัติการจ่ายสลับ, สูญหาย หรืออื่นๆ ให้ถือว่าเป็น “สินค้าเฝ้าระวัง” ซึ่งจะถูกควบคุมโดยแผนก IC จะทำใบตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังให้พนักงานประจำสินค้าทำการตรวจนับสินค้าเดือนละครั้ง

**  หรือให้แผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานสินค้าที่เคยมีประวัติสูญหาย จ่ายสลับแต่ละเดือน ให้ Sale Division แจกจ่ายให้พนักงานทำการตรวจนับสต๊อกทุกเดือน

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

 

• FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้า

• FM-GR-007 ใบบันทึกการโอนย้ายระหว่างคลัง

• รายงานตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง