บัญชีสินค้าคงคลัง IC

• Job Description IC
• หัวหน้าแผนก IC
• พนักงานแผนก IC
• กระบวนการสินค้าติดลบ
• การจัดการสินค้าติดลบ
• ตัวอย่างใบตรวจนับ Count Sheet
• ตัวอย่างใบขอปรับปรุงสินค้า (Stock Adjustment Request)
• การนับสต๊อคนับสินค้า
• การตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง
• การตรวจนับและเคลียร์สต๊อค
• กระบวนการแบ่งแพ็ค/เปลี่ยนหน่วยนับ
• ตัวอย่างใบขอแบ่งแพ็ค/เปลี่ยนหน่วยนับ
• สินค้า SPO
• นโยบายสินค้า SPO
• ตัวอย่างใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า SPO

Job Description IC

หัวหน้าแผนก IC

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)

ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)

ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

คุณสมบัติอื่น ๆ (Others)

พนักงานแผนก IC

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน (Job  Purpose)

ความรับผิดชอบหลัก (Key  Responsibilities)

ความยากของงาน/ความเสี่ยง/ข้อควรระวัง (Major Challenges)

เคสปัญหาที่เคยเกิดขึ้น

• จับเซี้ยมที่จ่ายผิด

ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate's Responsibilities)

อำนาจดำเนินการ (Financial  Responsibilities/Authorization)

การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working  Relationship)

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)

วุฒิการศึกษา (Education Background)

ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)

ความสามารถประจำตำแหน่ง (Competencies)

กระบวนการสินค้าติดลบ

การจัดการสินค้าติดลบ

กระบวนการสินค้าติดลบ เป็นแนวทางในการควบคุมกระบวนการและขั้นตอนการดำเนินการ การตรวจสอบสินค้าติดลบและการส่งเอกสารปรับปรุง ให้กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อใช้เป็นช่องทางในการดำเนินการได้อย่างถูกต้องตามกระบวน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

ขั้นตอนการดำเนินงาน

1. ออกรายงานสินค้าติดลบ

รายงานสินค้าติดลบ แยกตาม Section เพื่อทำการตรวจสอบเอกสาร และตรวจสอบสินค้าติดลบในส่วนงานต่าง ๆ ของ Section Manager และ Division

2. วิเคราะห์ปัญหา 

ทำการวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงานฯ ในข้อที่ 1 ดังต่อไปนี้

    * ยอดสินค้าในระบบ BC โดยกระทบยอดสินค้าระหว่างคลังกับชั้นเก็บ
    * ตรวจสอบรายงานความเคลื่อนไหวสินค้าในระบบ BC
    * ตรวจสอบจากรายงาน Wh202 รายงานเคลื่อนไหวสินค้าใน Intranet
    * ตรวจสอบเอกสารการรับสินค้าเข้าคลัง
    * ตรวจสอบข้อมูลในระบบ BC รายละเอียดสินค้า การกำหนดคลังเริ่มต้น คลังซ้อ คลังขาย ที่เก็บ อัตราส่วน หน่วยนับ

สามารถแบ่งออกได้เป็นลักษณะต่าง ๆ ดังนี้

1. ขายสินค้าผิดที่เก็บ
2. การออกเอกสารซื้อสินค้าเป็น Back Order นำสินค้าขายให้ลูกค้าผ่านจุด Pos
   
3. การระบุคลังขายเริ่มต้นผิด
   
4. การกำหนดอัตราส่วนสินค้าผิด
   
5. การขายสินค้ากรรมสิทธิ์ Vender / Show
6. การปรับเปลี่ยนที่เก็บสินค้า ไม่ทำการเปลี่ยนคลังขายเริ่มต้น
   
7. สินค้า ISP
8. เปลี่ยนรหัสสินค้าฝากขาย เป็นสินค้าซื้อขาด ทำเอกสารขายเป็นสินค้าฝากขาย
   
9. ไม่สามารถตรวจสอบหาสาเหตุได้

3. หาสาเหตุ

ขายสินค้าผิดที่เก็บ:

แจ้งพนักงานผู้รับผิดชอบจัดทำเอกสารใบขอโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง

1. การออกเอกสารเป็น Back order (SPO) นำสินค้าขาย จุด Pos:

ตรวจสอบพนักงานผู้ทำการสั่งซื้อสินค้า ตรวจสอบลูกค้าที่ซื้อสินค้าเป็นคนเดียวกันหรือไม่ ในกรณีที่เป็นคนเดียวกันทำการยกเลิก Back Order ในกรณีที่เป็นคนละคนกัน ต้องดำเนินการแจ้งแผนกจัดซื้อเพื่อทำการจัดหาสินค้าให้ลูกค้าทดแทนที่ขายออกไปทันที

2. การระบุคลังขายเริ่มต้นผิด:

แจ้งหน่วยงานจัดซื้อเพื่อดำเนินการแก้ไขข้อมูลคลังขายสินค้า ให้ถูกต้องตามสินค้า

3. การกำหนดอัตราส่วนสินค้าผิด:

ดำเนินการตรวจสอบหากพบว่าอัตราส่วนผิด ให้แจ้งแผนกจัดซื้อ เพื่อทำการเปลี่ยนอัตราส่วนใหม่ให้ถูกต้อง

4. การขายสินค้ากรรมสิทธิ์ VND/SHW:

แจ้งพนักงานผู้รับผิดชอบจัดทำเอกสารใบขอโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง

5. การปรับเปลี่ยนที่เก็บสินค้าไม่เปลี่ยนคลังขายเริ่มต้น:

พนักงานผู้ทำการเคลื่อนย้ายสินค้าหรือปรับเปลี่ยนที่อยู่สินค้าจากคลังหรือที่เก็บหนึ่งไปยังที่เก็บหนึ่ง จัดทำบันทึกการเปลี่ยนคลัง /ชั้นวาง

6. การปรับปรุงสินค้าจากการนับสต๊อค: 

ทำการตรวจนับสินค้าที่มีอยู่จริงในสต๊อค ตรวจสอบรายงานเคลื่อนไหวสินค้า หากพบว่าเป็นการปรับปรุงจากการตรวจนับ ให้ระบุเลขที่เอกสารดังกล่าว จัดทำเอกสาร FM-IC-103 ใบขอปรับปรุงสินค้า ระบุรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วนพร้อมแนบเอกสารการตรวจนับสินค้า เซ็นเอกสารให้ครบทุกช่อง นำส่งเอกสารทั้งหมดให้กับหน่วยงาน ICC เพื่อดำเนินการปรับปรุงสินค้า

7. สินค้า ISP:

ICC จัดพิมพ์เอกสารตรวจนับสินค้าส่งให้พนักงานประจำสินค้าตรวจนับ พนักงานประจำสินค้าตรวจนับสินค้าตามเอกสารและสินค้าใกล้เคียง ส่งเอกสารการตรวจนับให้กับพนักงาน ICC ตรวจสอบ พนักงาน ICC ระบุเหตุผล สาเหตุ เพื่อขออนุมัติปรับปรุงต่อไป

8. เปลี่ยนรหัสสินค้าฝากขาย เป็นซื้อขาดแต่ออกเอกสารบิลขายเป็นสินค้าฝากขาย:

พนักงานประจำสินค้าต้องดำเนินการตามกรณีที่ 2.1

9. ไม่สามารถตรวจสอบหาสาเหตุได้:

ให้พนักงานประจำสินค้า จัดพิมพ์ใบเอกสารตรวจนับสินค้าและ ใบตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง เมื่อดำเนินการตรวจนับเรียบร้อยแล้ว ส่งให้ ICC เป็นผู้ตรวจสอบเอกสารดังกล่าว

สรุปใจความสำคัญ

• หน่วยงานที่เกี่ยวข้องจะต้องดำเนินการตรวจสอบสินค้าติดลบอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ทราบสาเหตุและดำเนินการแก้ไขได้อย่างถูกต้อง
• สาเหตุของสินค้าติดลบสามารถแบ่งออกได้เป็นหลายลักษณะ ขึ้นอยู่กับการดำเนินการของพนักงานในแต่ละหน่วยงาน
• การดำเนินการแก้ไขสินค้าติดลบจะต้องเป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด เพื่อไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นซ้ำอีก

ตัวอย่างใบตรวจนับ Count Sheet

ตัวอย่างใบขอปรับปรุงสินค้า (Stock Adjustment Request)

การนับสต๊อคนับสินค้า

การตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง

 

วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐาน IC  ในเรื่องของ “ การตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง” เพื่อให้เกิดการตรวจนับทุกวัน ลดปัญหาสินค้าสูญหาย จ่ายสลับที่มักเกิดขึ้นซ้ำๆ กับสินค้าเฝ้าระวังคำจำกัดความ 

สินค้าขายดี	สินค้าที่มีการออกเอกสาร หรือสินค้าที่มีการขาย ความถึ่ในการขายสูง 100  อันดับ
สินค้าที่มีการจ่ายสลับ	สินค้าที่มีการปรับปรุง และเหตุผลในการปรับปรุงจากการจ่ายสลับ  จำนวน 50 อันดับ
สินค้าซอมบี้	สินค้าที่มีการสูญหายไม่ทราบสาเหตุ
สินค้าที่เคยหาย	สินค้าี่มีประวัติปรับปรุงจากการสูญหาย
สินค้าที่มีวันหมดอายุ	สินค้าที่มีอายุการใช้งาน และมีวันที่ระบุอยูข้างกล่อง
สีผสม	สีที่ต้องนำมาผสมกับ สีเบส  ในเครื่องผสมสี

หน้าที่และความรับผิดชอบ

หน่วยงาน	หน้าที่
แผนกฯ คอมพิวเตอร์	ตรวจสอบเงื่อนไขการออกรายงาน นำข้อมูล เงื่อนไข พิจารณาจัดทำเป็นรายงาน สร้างแบบฟอร์มสำหรับตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง
แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง IC	ออกแบบสร้าง เงื่อนไข ในการออกออกรายงาน ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้อง เผื่อ ทำการตรวจนับ ส่งเอกสารให้กับ Section เพื่อทำการตรวจนับสินค้า วิเคราะห์ ข้อมูล  เพื่อสรุปผล  ส่งผู้บริหาร
Section Manager	ติดป้ายสินค้าเฝ้าระวัง ก่อนการตรวจนับ ตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังตามเอกสารใบตรวจนับ ตรวจสอบยอดการตรวจนับเทียบกับยอดในระบบ
พนักงานตรวจนับสินค้า	ตรวจสอบเงื่อนไขการออกรายงาน นำข้อมูล เงื่อนไข พิจาณาจัดทำเป็นรายงาน สร้างแบบฟอร์มสำหรับตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง

กระบวนการทำงาน 

รายละเอียดการปฏิบัติ

1. ออกรายงานสินค้าเฝ้าระวัง เอกสารตรวจนับสินค้า

      หน่วยงาน  IC  BO   ออกรายงานสินค้าเฝ้าระวัง  (จัดทำรายงานโดยแผนกคอมพิวเตอร์)  โดยเป็นเอกสารแบบฟอร์ม F-IC-101 ใบตรวจนับสินค้า  ภายใต้เงื่อนไข สินค้าเฝ้าระวัง ดังนี้  

 1.1  สินค้าจ่ายสลับไม่เกิน  2 เดือน (เกรด A)     4 - 6  เดือน (เกรด B)  และ 7  เดือนขึ้นไป
(เกรด C ) ข้อมูลนี้จะถูกปรับเปลี่ยนในกรณีที่สินค้าดังกล่าว ไม่มีผลต่างจากการตรวจนับ ในช่วง 1เดือน แรก(เกรด  A)  ก็จะปรับเปลี่ยนเป็น  4-6 เดือน (เกรด  B)    และ 7 เดือนขึ้นไป (เกรด C)  รายงานจะถูกเปลียนแปลงไปตามระยะเวลา
1.2  สินค้าขายดี  มี Stock ย้อนหลัง 3 เดือน  จำนวน 100  อันดับแรก (ตามความถี่การออกบิลขาย)
1.3  สินค้าขายดีมูลค่าสูง  หายง่าย  มูลค่าเกิน 10,000 บาท
1.4  สินค้าขายดี ไม่เคยหายในรอบปี  

2. ส่งเอกสารตรวจนับให้ Section 

เมื่อออกเอกสารใบตรวจนับสินค้าแล้ว  ส่งแบบฟอร์มให้กับ Section เพื่อจัดเตรียมอุปกรณ์  ในการตรวจนับ  ป้ายสินค้าเฝ้าระวัง  เพื่อแจ้งสินค้าที่ตรวจนับ เป็นสินค้าเฝ้าระวัง ก่อนการตรวจนับ Section ต้องทำการติดป้ายสินค้าเฝ้าระวัง  เพื่อให้พนักงานรับทราบว่า เป็นการตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง และหากต้องการจะทำการขายสินค้าดังกล่าวต้องแจ้งให้กับพนักงานผู้รับผิดชอบ หรือ Section ก่อนการนำสินค้าไปขาย

3. ตรวจนับสินค้าเฝ้าระวัง   

ทำการตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังทุกวันตามเอกสารระบุ เป็นระยะเวลา 2 เดือน  ตรวจนับทุกสัปดาห์ 2 เดือน  และ ตรวจนับรายเดือน อีก 2 เดือน รวมระยะเวลาการตรวจนับ จำนวน 6 เดือน  และบันทึกข้อมูลการนับได้ในเอกสารใบตรวจนับสินค้า เพื่อตรวจสอบยอดที่นับได้และยอดในระบบ และหากผลการตรวจนับสินค้าสูญหาย ให้ติดต่อตรวจสอบกล้องวงจรปิดภานใน 24 ชม. รวมถึงรายละเอียดการตรวจนับประจำวัน และมีสต๊อการ์ดควบคุมผลต่างจากการตรวจนับ 

4. ส่งเอกสาร ให้ IC ตรวจสอบ

เมื่อมีรายการสินค้าเฝ้าระวัง ผลการตรวจนับสินค้าไม่ตรง เกิดข้อผิดพลาด ทาง ICC  ร่วมกับ  Section   ร่วมกันตรวจสอบ ในด้านต่าง ๆ เช่น  การจ่ายสลับ  การลดหนี้    การออกเอกสารผิดที่เก็บ  ผิดคลัง  การโอนย้ายสินค้า ISP   ฯลฯ  

5. IC  พิจารณาสินค้า เอกสาร  หาสาเหตุ     

      เมื่อได้ทำการตรวจสอบสินค้าที่มียอดตรวจนับผิดพลาด โดย มีการตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง และรู้สาเหตุการมียอดผลต่างแล้ว เข้าสู่กระบวนการต่อไป

นโยบายการตรวจนับสต๊อกและตรวจสอบสต๊อก

6. จัดทำเอกสารปรับปรุง

   ให้ Section จัดทำเอกสารแบบฟอร์มปรับปรุงสินค้า และให้ผู้เกี่ยวข้องเซ็นต์เอกสารให้เรียบร้อย

7.  IC ทำการปรับปรุงสินค้า

IC ดำเนินการปรับปรุงสินค้าให้ถูกต้อง พร้อมบันทึกข้อมูลการปรับปรุง เพื่อจัดทำประวัติการปรับปรุงสินค้าต่อไป

8. ในการจัดทำเอกสารรายงานการตรวจนับสินค้ามีเงื่อนไขดังนี้

8.1 การบันทึกผลการตรวจนับต้องบันทึกตามจริง ห้ามดัดแปลงข้อมูลผลการตรวจนับ ส่งบุคคลภายนอก เช่น SCG เด็ดขาด รวมไปถึงข้อมูลทางบัญชีทุกเรื่อง
8.2 การนับสต๊อกสินค้าเฝ้าระวังหากมีผลต่างจากการตรวจนับแล้วไม่ปรับปรุงสต๊อกให้ตรงภายใน 7 วันหลังจากการตรวจนับครั้งสุดท้าต้องออกรายงานให้การเงินออกบิลเก็บเงินกับผู้รับผิดชอบ เฉลี่ยจ่ายตั้งแต่ผู้จัดการร้านลงมาจนถึงพนักงานสโตร์  (ตามกระบวนการตั้งหนี้พนักงานของแผนกสินเชื่อ)

เอกสาร แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

1. F-IC-101 ใบตรวจนับสินค้า (Count Sheet)
2. AC6-F03 ใบปรับปรุงสินค้า

การตรวจนับและเคลียร์สต๊อค

1. วัตถุประสงค์

• เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของฝ่ายขายปลีกและคลังสินค้า รวมไปถึงแผนก ICC ในเรื่องของ “การตรวจนับและเคลียร์สต๊อก” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการให้บริการในพื้นที่ขาย

• เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านความถูกต้องของสินค้าที่มีขายในบริษัททั้งด้านจำนวนและมูลค่าสินค้า 

2. ขอบเขต

เพื่อเป็นแนวทางปฏิบติของพนักงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับสต๊อกสินค้า ทั้งพนักงานขายและพนักงานคลังสินค้าในการตรวจนับและเคลียร์สต๊อกสินค้าเพื่อให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดและสามารถตรวจสอบได้ว่าควรจะจัดซื้อสินค้าเพื่อ

สต็อกไว้ขายมากน้อยแค่ไหน

3. คำจำกัดความ

สินค้าติดลบ หมายถึง สินค้าที่มีตัวตนจริงแต่ในระบบไม่มียอดสินค้าทำให้เวลาขายออกไปจึงติดลบ

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

• Sale Division

1. ตรวจสอบผลการตรวจนับ

2. พิมพ์ใบบันทึกผลการตรวจนับ 

3. อนุมัติผลการตรวจนับ ผ่านระบบ Moble Application ให้ แผนกคอมพิวเตอร์

4. ดูรายงานสินค้าต่างๆที่ทางแผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานให้

5. แจ้งความเคลื่อนไหวโดยรวมของสินค้าให้ Section ทราบ

6. พิจารณาผลการขอปรับปรุงสินค้าและเซ็นต์ชื่อเพื่อให้อนุมัติปรับปรุง

• Section Manager

1. กำกับดูแลการตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า

2. กำกับดูแลการจัดเรียงสินค้าให้เป็นหมวดหมู่

3. กำกับดูแลการตรวจนับสินค้า

4. กำกับดูแลการบันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held

5. เซ็นต์รับผลการตรวจนับร่วมกับพนักงานขาย

6. ดูรายงานสินค้าต่างๆที่ทางแผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานให้

7. ตรวจสอบสินค้าที่เกิดปัญหาจากรายงานต่าง ๆ เช่นรายงานสินค้าติดลบ

8. ทำการตรวจนับสินค้าจริงในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบแล้วแก้ไขปัญหา

9. ควบคุมและป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานั้นอีก

• พนักงานขาย

1. ดูแลสินค้าที่ตนเองรับผิดชอบ

2. ตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า

3. จัดเรียนสินค้าให้เป็นหมวดหมู่

4. ตรวจนับสินค้า

5. บันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held

6. เซ็นต์รับผลการตรวจนับ

• ICC

1. ทวนสอบผลการตรวจนับสินค้าของพนักงาน

2. ปรับปรุงสต๊อกสินค้าที่มีอยู่จริงให้ตรงกับในระบบตามคำขอปรับปรุงที่ Sale Division พิจารณาอนุมัติแล้ว

5. วิธีปฏิบัติงาน

   

รายละเอียดวิธีปฏิบัติงาน

การตรวจนับสินค้า

1. ตรวจสอบพื้นที่ขายและอัพเดทป้ายทะเบียนชั้นเก็บสินค้า
2. จัดเรียนสินค้าให้เป็นหมวดหมู่
3. ตรวจนับสินค้า
4. บันทึกผลการตรวจนับโดยใช้ Hand held 
5. Sale Division ตรวจสอบผลการตรวจนับ 
6. พิมพ์ใบบันทึกผลการตรวจนับ 
7. พนักงานขาย, Section Manager และ Sale Division เซ็นต์รับผลการตรวจนับ
8. Sale Division อนุมัติผลการตรวจนับ ผ่านระบบ Moble Application ให้ แผนกคอมพิวเตอร์
9. แผนกคอมพิวเตอร์จะประมวลผลการตรวจนับและส่งข้อมูลเข้าคลัง ISP

การเคลียร์สต๊อกสินค้า

1.กระบวนการรับข้อมูลสินค้าที่มีปัญหา 

• รับทาง Mail จากแผนกคอมพิวเตอร์

• หรือรับแจ้งจากลูกค้าหรือพนักงาน

2. กระบวนการตรวจสอบข้อมูล 

2.1 นำรหัสสินค้าที่มีปัญหามาหาข้อมูลที่ BC Account ดังภาพประกอบ

• เลือกบันทึกรายละเอียดสินค้า

• เลือกที่ภาพ จะได้การค้นหารายการสินค้า

• เลือกรายการสินค้าที่ต้องการแล้วดับเบิ้ลคลิ๊ก

• เลือกรายการอื่นๆแล้วเลือกยอดคงเหลือตามคลัง

3.กระบวนการแก้ไข แบ่งเป็น 2 กรณี 

• กรณีที่ 1 แก้ไขได้ทันทีสามารถทำได้โดยการโอนถ้าสินค้าอยู่ผิดชั้นเก็บหรือผิดคลังโดยการตรวจนับสินค้าจริงแล้วแจ้งให้แผนก GR โอนโดยบันทึกใน FM-GR-007 ใบบันทึกการโอนย้ายระหว่างคลัง

• กรณีที่ 2 ไม่สามารถแก้ไขได้ทันทีจะต้องเข้าสู่กระบวนตรวจนับสต๊อกให้ดำเนินการดังนี้

• NP_Menu เลือกโปรแกรม Moble Application

• ใสรหัสผ่านโดยใช้รหัสเดียวกับ BC Account

• เลือกโหมดการทำงานและเลือกการตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง

• ใส่ข้อมูลสินค้าที่เราต้องการตรวจนับแล้วกดภาพ                              ตามหลัง แล้วกด 

• จะได้เอกสารที่มีข้อมูลสินค้าเพื่อไว้ตรวจนับชื่อ รายงานตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง

• ใส่จำนวนที่นับได้จริงพร้อมลงชื่อให้ครบทุกช่อง

• ถ้ายังหาสาเหตุไม่ได้ให้โอนยอดเข้า ISP เพื่อให้แผนก ICC หาสาเหตุต่อไป*

4.กระบวนการขอปรับปรุง 

4.1 เมื่อตรวจนับสินค้าที่มีปัญหาและตรวจนับสินค้าใกล้เคียงหมดแล้ว

4.2 ส่งข้อมูลการตรวจนับที่มีลายเซ็นต์ครบถ้วนให้แผนก ICC เพื่อหาสาเหตุทางระบบต่อไป

4.3 เมื่อหาสาเหตุได้แล้วให้เขียน FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้าพร้อมเอกสารประกอบเพื่อให้ผู้บริหารต่อไป

5.กระบวนการพิจราณา 

เมื่อผู้บริหาร ( Sale Division หรือ ผู้จัดการส่วนค้าปลีก ) พิจารณาเห็นสมควรให้ปรับปรุงจะลงชื่อในช่องผู้อนุมัติแต่ถ้าไม่พิจารณาก็จะส่งเอกสารกลับเพื่อไปตรวจสอบหาสาเหตุเพิ่มเติมใหม่

6.กระบวนการปรับปรุงของแผนกบัญชี 

เมื่อแผนกบัญชีได้รับเอกสาร FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้าที่มีลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารแล้วก็ให้ดำเนินการปรับปรุงข้อมูลในระบบทันที

7.กระบวนการจัดเก็บเอกสาร 

7.1. เมื่อปรับปรุงข้อมูลในระบบแล้ว ทางแผนกบัญชีจะจัดเก็บเอกสารตามลำดับวันแล้วจัดเก็บเป็นสัปดาห์และเดือนต่อไป

7.2. กรณีสินค้ามีประวัติการจ่ายสลับ, สูญหาย หรืออื่นๆ ให้ถือว่าเป็น “สินค้าเฝ้าระวัง” ซึ่งจะถูกควบคุมโดยแผนก IC จะทำใบตรวจนับสินค้าเฝ้าระวังให้พนักงานประจำสินค้าทำการตรวจนับสินค้าเดือนละครั้ง

**  หรือให้แผนกคอมพิวเตอร์ออกรายงานสินค้าที่เคยมีประวัติสูญหาย จ่ายสลับแต่ละเดือน ให้ Sale Division แจกจ่ายให้พนักงานทำการตรวจนับสต๊อกทุกเดือน

6. เอกสารที่เกี่ยวข้อง

 

• FM-AC-004 ใบขอปรับปรุงสินค้า

• FM-GR-007 ใบบันทึกการโอนย้ายระหว่างคลัง

• รายงานตรวจสอบสินค้าใกล้เคียง

กระบวนการแบ่งแพ็ค/เปลี่ยนหน่วยนับ

ตัวอย่างใบขอแบ่งแพ็ค/เปลี่ยนหน่วยนับ

สินค้า SPO

นโยบายสินค้า SPO

นิยาม สินค้าสั่งพิเศษ (SPO) คือสินค้าที่มีในสต๊อคไม่เพียงพอต่อการสั่งซื้อของลูกค้า จึงต้องมีการสั่งเข้ามาเพื่อขายให้กับลูกค้ารายนั้น ๆ โดยเฉพาะ หรือ สินค้าที่ไม่มีขาย/ไม่มีโชว์/เป็นสินค้าสั่งผลิตพิเศษตามขนาดหรือความต้องการของลูกค้าต้องการเช่นบานประตู/ผนังห้องน้ำวิลลี/หลังคาสั่งตัด/ถังดักไขมัน/กระเบื้องหลังคา เป็นต้น 

วัตถุประสงค์ เพื่อให้การจัดสินค้าสินค้าสั่งพิเศษ SPO ที่พนักงานขายขอสั่งมาเพื่อให้กับลูกค้า ได้ผลักดันให้ส่งถึงมือลูกค้าตามกำหนดเวลาที่ได้มีการตกลงตั้งแต่ก่อนการขอสั่งซื้อ จนถึงการสั่งซื้อ เพราะสินค้าค้างส่งในคลัง SPO ทำให้มีภาระทั้งต้นทุนสินค้าเช่นการเก็บรักษา และต้องมีค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการเพื่อเก็บสินค้าไว้ในคลัง อีกทั้งปัจจุบันแนวโน้มทั้งจำนวนและมูลค่าสินค้าคงค้างในคลัง SPO มีเพิ่มสูงขึ้น และเป็นการป้องกันการสั่งซื้อสินค้า SPO เข้ามาใหม่โดยไม่มีการผลักดัน หริือ บทกำหนดโทษ ยิ่งจะทำให้ยอดสินค้าคงค้างในคลัง SPO มีมากขึ้น หรือสูญหายในบางกรณี ดังนั้นทาง
บริษัทฯจึงได้กำหนดให้พนักงานที่เกี่ยวข้องได้รับทราบถึงบทบาทหน้าที่ และเงื่อนไขการคิดค่าฝากสินค้า SPO เพื่อให้ได้นำไปปฏิบัติตามหน้าที่ของแต่ละส่วนงานให้ถูกต้องและสอดคบ้องกับความเป็นจริงดังต่อไปนี้

หน่วยงานและผู้เกี่ยวข้อง

1. พนักงานขาย มีหน้าที่ 

• รับคำสั่งซื้อจากลูกค้าพร้อมกับอธิบายรายละเอียดในการสั่งสินค้าพิเศษให้กับลูกค้าทราบ รวมถึงเงื่อนไขการคิดค่าบริการรับฝากสินค้าSPOไว้ โดยระบุเป็นลายลักษณ์อักษรในใบเสนอราคา(QCV,QCN)เพื่อให้ลูกค้ารับทราบก่อนเกิดการสั่งซื้อ มิใช่แจ้งลูกค้าให้ทราบภายหลัง และติดตามสินค้าจนกว่าลูกค้าจะได้รับสินค้าเรียบร้อยตามกำหนดเวลาที่ลูกค้าต้องการ

• พนักงานขายมีหน้าที่ติตตามการยืนยันสั่งซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งช่องทาง E-mail,ลงนามด้วยปากกา,ลงนามผ่านlineใน , ข้อความโต้-ตอบFacebook (ตามกฎหมายe-signature) ลงในใบเสนอราคา(QCV,QCN)และ/หรือให้ลูกค้าออกใบสั่งซื้อจากภายนอก(บริษัทฯของลูกค้า)เพื่อเป็นการยืนยันรับคำสั่งซื้อ

• ต้องรับเงินมัดจำจากลูกค้าอย่างน้อย 30% สำหรับสินค้า Back order และ 100% สำหรับสินค้า
  PASS ส่ง 

• กรณียกเว้นไม่เรียกเก็บเงินมัดจำให้อยู่ในการรับรองของผู้อำนวยการฝ่ายขาย ผู้จัดการขาย หรือ Store manager เซ็นอนุมัติในใบ Back order พร้อมประทับตรา “ไม่เก็บเงินมัดจำ”รวมถึงพนักงานขายต้อง
  คิดค่าขนส่งออก/ขนสินค้าลงหน้างานด้วย (ถ้ามี)

• สำหรับลูกค้าเงินเชื่อ(ทำสัญญาการเปิดบัญชีถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์) ไม่ได้เรียกเก็บมัดจำไว้ พนักงานขายมีหน้าที่เจรจากับลูกค้าเพื่อทำใบตั้งหนี้เรียกเก็บค่ามัดจำสินค้า โดยแผนกสินเชื่อส่งใบตั้งหนี้เรียกเก็บเงินลูกค้าตามรอบบัญชีของลูกค้าต่อไป

• หากเป็นสินค้าที่มีอยู่ในสต๊อกบางส่วนแต่ลูกค้าต้องการมากกว่าและต้องการนำสินค้าในสต๊อกที่มีบางส่วนนี้ไปใช้ก่อน พนักงานขายจะต้องทำใบ Back order เฉพาะจำนวนที่ค้างส่ง ส่วนบริหารสินค้าจะดำเนินการสั่งซื้อเพิ่มเติมจากนี้เพื่อนำมาเข้าคลังขายปกติ (คลังA,B,C) ก็ได้อยู่ในดุลย์พินิจของฝ่ายบริหารสินค้า

• พนักงานขายสามารถขอสั่งซื้อสินค้าก่อนล่วงหน้าได้ โดยระบุวันนัดรับสินค้าเข้าคลังก่อนวันที่ลูกค้านัดรับ ภายใน 30 วัน นับจากวันที่รับสินค้าเข้าคลังจึงจะไม่มีค่าใช้จ่ายในการฝากสินค้า

• เซ็นรับทราบการรับสินค้า SPO เข้าคลังในใบรับเข้าที่ GR ส่งให้ทุกสิ้นวัน

• ตรวจสอบรายงานสินค้าค้างส่งในคลัง SPO (GR114) ทุกสิ้นวันเพื่อแจ้งICกรณีมีการเลื่อนนัดรับสินค้า

• กรณีสั่งสินค้ามาผิดให้ดำเนินการทำเรื่องขอส่งสินค้าคืนเจ้าหนี้ให้เสร็จสิ้นภายใน 30 วันนับตั้งแต่รับสินค้าเข้าคลัง(RTV)โดยพนักงานหรือลูกค้าที่สั่งผิดเป็นผู้รับผิดชอบค่าขนส่งเข้า-ออกทั้งหมด

บทกำหนดโทษจากข้อผิดพลาดจากนโยบาย แบ่งตามกรณีดังต่อไปนี้

กรณีพนักงานสั่งผิด

• กรณีที่พนักงานสั่งสินค้ามาผิด ลูกค้าไม่ต้องการและไม่สามารถคืนได้ ให้พนักงานแจ้งขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้ากับทางแผนก IC โดยกรอกใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า FM-IC-004 ระบุเหตุผลและวิธีการจัดการสินค้าที่สั่งผิดนั้น ซึ่งมีระยะเวลาผ่อนผันได้ 3 ครั้ง ครั้งละไม่เกิน 30 วัน 

• หากครบกำหนดระยะเวลาผ่อนผัน ทาง IC ดำเนินการออกบิลขาย(ตั้งหนี้พนักงานพร้อมเขียนหนังสือยินยอมให้หักเงินเดือน FM-HR-027 โดยกำหนดระยะเวลาชำระหนี้ไม่เกิน 90 วัน) หากพนักงานประสงค์ที่จะฝากขายสินค้านี้ให้ส่งเรื่องไปที่แผนกบริหารสินค้าเพื่อทำการสั่งซื้อแบบฝากขายในนามพนักงาน จนกว่าจะมีขายได้จึงจะนำไปหักกับหนี้พนักงาน

กรณีลูกค้าสั่งผิดหรือไม่ต้องการสินค้าแล้ว

• กรณีที่ลูกค้าสั่งสินค้ามาผิดหรือลูกค้าไม่ต้องการสินค้าแล้ว และไม่สามารถคืนได้ ให้พนักงานขายดำเนินการออกบิลขายและเรียกเก็บเงินลูกค้า ให้ครบ 100% หากลูกค้าประสงค์ที่จะฝากขายสินค้านี้ให้ส่งเรื่องไปที่แผนกบริหารสินค้าเพื่อทำการสั่งซื้อแบบฝากขายในนามลูกค้า จนกว่าจะขายสินค้าได้จึงจะนำไปหักกับหนี้ของลูกค้า

กรณีที่ถึงกำหนดรับสินค้าแต่ทางลูกค้ายังไม่พร้อมรับสินค้า

• ให้พนักงานแจ้งขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้ากับทางแผนก IC โดยกรอกใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า FM-IC-004 ระบุเหตุผลและวิธีการจัดการสินค้าที่สั่งผิดนั้น ซึ่งมีระยะเวลาผ่อนผันได้ 3 ครั้ง
  ครั้งละไม่เกิน 30 วัน

• ให้พนักงานขาย โทรยืนยันกับทางลูกค้าและแจ้งค่าบริการฝากสินค้าสั่งเศษ (ตามข้อ1)

กรณีที่ถึงกำหนดรับสินค้าแต่ทางลูกค้าไม่มารับสินค้า

• ให้พนักงานขายโทรแจ้งลูกค้าให้มารับสินค้าพร้อมแจ้งเงื่อนไขการคิดค่าฝากสินค้าหากลูกค้าไม่มารับสินค้าตามกำหนดรับสินค้า (ตามข้อ1)

• เมื่อทางพนักงานขายโทรแจ้งลูกค้าแล้วแต่ลูกค้าเพิกเฉยไม่มารับสินค้า ให้ทางแผนกสินเชื่อขึ้น Backlist ลูกค้าไว้ และสรุปให้ฝ่ายข่ายทราบ

• ให้พนักงานแจ้งขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้ากับทางแผนก IC โดยกรอกใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า FM-IC-004 ระบุเหตุผลและวิธีการจัดการสินค้าที่สั่งผิดนั้น ซึ่งมีระยะเวลาผ่อนผันได้ 3 ครั้ง ครั้งละไม่เกิน 30 วัน

2. พนักงานบริหารสิน้คา มีหน้าที่ 

• ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของใบ Back order ตลอดจนเงื่อนไขการรับเงินมัดจำและค่าขนส่ง/
  ขนสินค้าลง

• กรณีสินค้าที่มีอยู่ในสต๊อกบางส่วนและลูกค้าต้องการเอาไปก่อน โดยมีใบ Back order เฉพาะยอดค้างส่งให้ลูกค้าและจัดซื้อมีหน้าที่ตรวจสอบสต๊อกและสั่งซื้อสินค้าเพิ่มในคลัง (A,B,C)ตามดุลยพินิจของฝ่ายบริหารสินค้านั้นๆ

• กรณีที่Supplier/PC/ผู้แทนขาย ส่งสินค้ามาก่อนกำหนดพนักงานจัดซื้อมีหน้าที่ประสานงานเจรจากับ Supplier ว่าจะรับหรือไม่รับสินค้ารวมถึงค่าใช้จ่ายในการฝากสินค้าว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ

• หากพนักงาน/ลูกค้า ประสงค์ที่จะฝากขายสินค้าที่สั่งสินค้ามาผิด ลูกค้าไม่ต้องการและไม่สามารถคืนได้ ให้จัดทำการสั่งซื้อแบบฝากขาย (POC) ในนามพนักงาน/ลูกค้าตามขั้นตอนต่อไป

3. พนักงานตรวจรับสินค้า มีหน้าที่ 

• ตรวจสอบความถูกต้อง/ครบถ้วนสินค้าก่อนรับเข้า ตามรายละเอียดในใบ PO 

• กรณีเป็นสินค้า SPO เมื่อทำการรับเข้าแล้วให้แจ้งพนักงานขายเพื่อติดต่อกับลูกค้าให้มารับ หรือ ส่งให้ลูกค้าภายใน 30 วันนับจากวันที่รับเข้าสินค้า

• กรณีที่สินค้า SPO เข้ามาแต่พนักงานขายลาออกไปให้แจ้งที่ Store manager ให้ประสานงานกับลูกค้าเพื่อมารับหรือส่งให้ลูกค้าภายใน 30 วันนับจากวันที่รับเข้าสินค้า

• ส่งใบรับเข้าที่เป็นสินค้า SPO ให้พนักงานขายรับทราบทุกสิ้นวัน

• คัดแยกสินค้า SPO ที่รับเข้าโดยพิมพ์ใบ Back order ที่พนักงานขายขอสั่งซื้อไปติดที่สินค้าเพื่อรอการ
  จัดส่งต่อไป

4. พนักงาน IC  มีหน้าที่

• กรณีที่ลูกค้าแจ้งขอเลื่อนการรับสินค้าให้พนักงานขายกรอกใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า FM-IC-004 จากนั้นให้ฝ่ายขายโทรยืนยันกับทางลูกค้าเพื่อขอเก็บค่าบริการรับฝากสินค้าตามเงื่อนไขในการคิดค่าฝากสินค้า (ข้อ1)

• ดำเนินการออกบิลขาย(ตั้งหนี้พนักงานพร้อมแจ้งพนักงานเขียนหนังสือยินยอมให้หักเงินเดือน FM-HR-027 ที่แผนกบุคคลโดยกำหนดระยะเวลาชำระหนี้ไม่เกิน 90 วัน) กรณีที่พนักงาน/ลูกค้าสั่งสินค้ามาผิด ลูกค้าไม่ต้องการและไม่สามารถคืนได้ หรือกรณีครบกำหนดระยะเวลาผ่อนผัน

เงื่อนไขการคิดค่าฝากสินค้า SPO

• ค่าฝากสินค้าคิดที่ 1% ของมูลค่าสินค้าที่สั่งซื้อนับจากวันที่รับเข้าเกิน 30 วัน(กรณีไม่มีการขอผ่อนผัน)

                     หรือ นับจากวันที่ขอผ่อนผันครบ3ครั้งแล้ว

• การขอผ่อนผันสามารถผ่อนผันได้ 3 ครั้งต่อ 1ใบ Back order ครั้งละไม่เกิน 30 วัน

• พนักงานสามารถขอผ่อนผันกับทางแผนก IC โดยจะไม่มีการคิดค่าฝากสินค้าภายในระยะเวลาี่กำหนดไว้

• สำหรับสินค้า SPO ของพนักงานที่ลาออกไปแล้วให้หัวหน้าเป็นผู้รับผิดชอบ เนื่องจากได้มีการให้หัวหน้างานตรวจสอบSPO ตั้งแต่พนักงานขอลาออกแล้ว

• การคิดค่าฝากสินค้า1% แผนก IC จะส่งเรื่องให้แผนกสินเชื่อตั้งหนี้และเรียกเก็บเงินค่าฝากสินค้าจากค่่าคอมมิสชั่นรายสัปดาห์ ถ้ายังไม่พอ ให้หักในสัปดาห์ถัดไปจนกว่าจะครบ และหากภายในเดือนนั้นยังไม่พอหักจากค่า Commission ให้แผนกการเงินส่งยอดที่คงค้างไปหักใน Incentive หากยังมีค้างอีกให้ตั้งหนี้หักค่าCOM และ incentive ต่อไปจนกว่าจะมีการจัดการนำสินค้านั้นออกจากคลัง SPO

• หากลูกค้ามีการยกเลิกการรับสินค้า SPO ที่สั่งมาแล้ว ให้อยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานขายและหัวหน้าฝ่ายขายในการติดตามและดำเนินการจัดการกับสินค้านั้นภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้

จึงแจ้งมาเพื่อทราบและปฏิบัติโดยพร้อมเพียงกัน  

                                                                                           ประกาศ  ณ  วันที่ 16 กันยายน พ.ศ. 2564

                                                                                                     ……………………………………………...                                            

                                                                                                          เกษม  อานนทวิลาศ

                                                                                                           กรรมการผู้จัดการ

  

ตัวอย่างใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า SPO