นโยบายสินค้า SPO

นิยาม สินค้าสั่งพิเศษ (SPO) คือสินค้าที่มีในสต๊อคไม่เพียงพอต่อการสั่งซื้อของลูกค้า จึงต้องมีการสั่งเข้ามาเพื่อขายให้กับลูกค้ารายนั้น ๆ โดยเฉพาะ หรือ สินค้าที่ไม่มีขาย/ไม่มีโชว์/เป็นสินค้าสั่งผลิตพิเศษตามขนาดหรือความต้องการของลูกค้าต้องการเช่นบานประตู/ผนังห้องน้ำวิลลี/หลังคาสั่งตัด/ถังดักไขมัน/กระเบื้องหลังคา เป็นต้น 

วัตถุประสงค์ เพื่อให้การจัดสินค้าสินค้าสั่งพิเศษ SPO ที่พนักงานขายขอสั่งมาเพื่อให้กับลูกค้า ได้ผลักดันให้ส่งถึงมือลูกค้าตามกำหนดเวลาที่ได้มีการตกลงตั้งแต่ก่อนการขอสั่งซื้อ จนถึงการสั่งซื้อ เพราะสินค้าค้างส่งในคลัง SPO ทำให้มีภาระทั้งต้นทุนสินค้าเช่นการเก็บรักษา และต้องมีค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการเพื่อเก็บสินค้าไว้ในคลัง อีกทั้งปัจจุบันแนวโน้มทั้งจำนวนและมูลค่าสินค้าคงค้างในคลัง SPO มีเพิ่มสูงขึ้น และเป็นการป้องกันการสั่งซื้อสินค้า SPO เข้ามาใหม่โดยไม่มีการผลักดัน หริือ บทกำหนดโทษ ยิ่งจะทำให้ยอดสินค้าคงค้างในคลัง SPO มีมากขึ้น หรือสูญหายในบางกรณี ดังนั้นทาง
บริษัทฯจึงได้กำหนดให้พนักงานที่เกี่ยวข้องได้รับทราบถึงบทบาทหน้าที่ และเงื่อนไขการคิดค่าฝากสินค้า SPO เพื่อให้ได้นำไปปฏิบัติตามหน้าที่ของแต่ละส่วนงานให้ถูกต้องและสอดคบ้องกับความเป็นจริงดังต่อไปนี้

หน่วยงานและผู้เกี่ยวข้อง

1. พนักงานขาย มีหน้าที่ 

• รับคำสั่งซื้อจากลูกค้าพร้อมกับอธิบายรายละเอียดในการสั่งสินค้าพิเศษให้กับลูกค้าทราบ รวมถึงเงื่อนไขการคิดค่าบริการรับฝากสินค้าSPOไว้ โดยระบุเป็นลายลักษณ์อักษรในใบเสนอราคา(QCV,QCN)เพื่อให้ลูกค้ารับทราบก่อนเกิดการสั่งซื้อ มิใช่แจ้งลูกค้าให้ทราบภายหลัง และติดตามสินค้าจนกว่าลูกค้าจะได้รับสินค้าเรียบร้อยตามกำหนดเวลาที่ลูกค้าต้องการ

• พนักงานขายมีหน้าที่ติตตามการยืนยันสั่งซื้อเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งช่องทาง E-mail,ลงนามด้วยปากกา,ลงนามผ่านlineใน , ข้อความโต้-ตอบFacebook (ตามกฎหมายe-signature) ลงในใบเสนอราคา(QCV,QCN)และ/หรือให้ลูกค้าออกใบสั่งซื้อจากภายนอก(บริษัทฯของลูกค้า)เพื่อเป็นการยืนยันรับคำสั่งซื้อ

• ต้องรับเงินมัดจำจากลูกค้าอย่างน้อย 30% สำหรับสินค้า Back order และ 100% สำหรับสินค้า
  PASS ส่ง 

• กรณียกเว้นไม่เรียกเก็บเงินมัดจำให้อยู่ในการรับรองของผู้อำนวยการฝ่ายขาย ผู้จัดการขาย หรือ Store manager เซ็นอนุมัติในใบ Back order พร้อมประทับตรา “ไม่เก็บเงินมัดจำ”รวมถึงพนักงานขายต้อง
  คิดค่าขนส่งออก/ขนสินค้าลงหน้างานด้วย (ถ้ามี)

• สำหรับลูกค้าเงินเชื่อ(ทำสัญญาการเปิดบัญชีถูกต้อง ครบถ้วน สมบูรณ์) ไม่ได้เรียกเก็บมัดจำไว้ พนักงานขายมีหน้าที่เจรจากับลูกค้าเพื่อทำใบตั้งหนี้เรียกเก็บค่ามัดจำสินค้า โดยแผนกสินเชื่อส่งใบตั้งหนี้เรียกเก็บเงินลูกค้าตามรอบบัญชีของลูกค้าต่อไป

• หากเป็นสินค้าที่มีอยู่ในสต๊อกบางส่วนแต่ลูกค้าต้องการมากกว่าและต้องการนำสินค้าในสต๊อกที่มีบางส่วนนี้ไปใช้ก่อน พนักงานขายจะต้องทำใบ Back order เฉพาะจำนวนที่ค้างส่ง ส่วนบริหารสินค้าจะดำเนินการสั่งซื้อเพิ่มเติมจากนี้เพื่อนำมาเข้าคลังขายปกติ (คลังA,B,C) ก็ได้อยู่ในดุลย์พินิจของฝ่ายบริหารสินค้า

• พนักงานขายสามารถขอสั่งซื้อสินค้าก่อนล่วงหน้าได้ โดยระบุวันนัดรับสินค้าเข้าคลังก่อนวันที่ลูกค้านัดรับ ภายใน 30 วัน นับจากวันที่รับสินค้าเข้าคลังจึงจะไม่มีค่าใช้จ่ายในการฝากสินค้า

• เซ็นรับทราบการรับสินค้า SPO เข้าคลังในใบรับเข้าที่ GR ส่งให้ทุกสิ้นวัน

• ตรวจสอบรายงานสินค้าค้างส่งในคลัง SPO (GR114) ทุกสิ้นวันเพื่อแจ้งICกรณีมีการเลื่อนนัดรับสินค้า

• กรณีสั่งสินค้ามาผิดให้ดำเนินการทำเรื่องขอส่งสินค้าคืนเจ้าหนี้ให้เสร็จสิ้นภายใน 30 วันนับตั้งแต่รับสินค้าเข้าคลัง(RTV)โดยพนักงานหรือลูกค้าที่สั่งผิดเป็นผู้รับผิดชอบค่าขนส่งเข้า-ออกทั้งหมด

บทกำหนดโทษจากข้อผิดพลาดจากนโยบาย แบ่งตามกรณีดังต่อไปนี้

กรณีพนักงานสั่งผิด

• กรณีที่พนักงานสั่งสินค้ามาผิด ลูกค้าไม่ต้องการและไม่สามารถคืนได้ ให้พนักงานแจ้งขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้ากับทางแผนก IC โดยกรอกใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า FM-IC-004 ระบุเหตุผลและวิธีการจัดการสินค้าที่สั่งผิดนั้น ซึ่งมีระยะเวลาผ่อนผันได้ 3 ครั้ง ครั้งละไม่เกิน 30 วัน 

• หากครบกำหนดระยะเวลาผ่อนผัน ทาง IC ดำเนินการออกบิลขาย(ตั้งหนี้พนักงานพร้อมเขียนหนังสือยินยอมให้หักเงินเดือน FM-HR-027 โดยกำหนดระยะเวลาชำระหนี้ไม่เกิน 90 วัน) หากพนักงานประสงค์ที่จะฝากขายสินค้านี้ให้ส่งเรื่องไปที่แผนกบริหารสินค้าเพื่อทำการสั่งซื้อแบบฝากขายในนามพนักงาน จนกว่าจะมีขายได้จึงจะนำไปหักกับหนี้พนักงาน

กรณีลูกค้าสั่งผิดหรือไม่ต้องการสินค้าแล้ว

• กรณีที่ลูกค้าสั่งสินค้ามาผิดหรือลูกค้าไม่ต้องการสินค้าแล้ว และไม่สามารถคืนได้ ให้พนักงานขายดำเนินการออกบิลขายและเรียกเก็บเงินลูกค้า ให้ครบ 100% หากลูกค้าประสงค์ที่จะฝากขายสินค้านี้ให้ส่งเรื่องไปที่แผนกบริหารสินค้าเพื่อทำการสั่งซื้อแบบฝากขายในนามลูกค้า จนกว่าจะขายสินค้าได้จึงจะนำไปหักกับหนี้ของลูกค้า

กรณีที่ถึงกำหนดรับสินค้าแต่ทางลูกค้ายังไม่พร้อมรับสินค้า

• ให้พนักงานแจ้งขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้ากับทางแผนก IC โดยกรอกใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า FM-IC-004 ระบุเหตุผลและวิธีการจัดการสินค้าที่สั่งผิดนั้น ซึ่งมีระยะเวลาผ่อนผันได้ 3 ครั้ง
  ครั้งละไม่เกิน 30 วัน

• ให้พนักงานขาย โทรยืนยันกับทางลูกค้าและแจ้งค่าบริการฝากสินค้าสั่งเศษ (ตามข้อ1)

กรณีที่ถึงกำหนดรับสินค้าแต่ทางลูกค้าไม่มารับสินค้า

• ให้พนักงานขายโทรแจ้งลูกค้าให้มารับสินค้าพร้อมแจ้งเงื่อนไขการคิดค่าฝากสินค้าหากลูกค้าไม่มารับสินค้าตามกำหนดรับสินค้า (ตามข้อ1)

• เมื่อทางพนักงานขายโทรแจ้งลูกค้าแล้วแต่ลูกค้าเพิกเฉยไม่มารับสินค้า ให้ทางแผนกสินเชื่อขึ้น Backlist ลูกค้าไว้ และสรุปให้ฝ่ายข่ายทราบ

• ให้พนักงานแจ้งขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้ากับทางแผนก IC โดยกรอกใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า FM-IC-004 ระบุเหตุผลและวิธีการจัดการสินค้าที่สั่งผิดนั้น ซึ่งมีระยะเวลาผ่อนผันได้ 3 ครั้ง ครั้งละไม่เกิน 30 วัน

2. พนักงานบริหารสิน้คา มีหน้าที่ 

• ตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของใบ Back order ตลอดจนเงื่อนไขการรับเงินมัดจำและค่าขนส่ง/
  ขนสินค้าลง

• กรณีสินค้าที่มีอยู่ในสต๊อกบางส่วนและลูกค้าต้องการเอาไปก่อน โดยมีใบ Back order เฉพาะยอดค้างส่งให้ลูกค้าและจัดซื้อมีหน้าที่ตรวจสอบสต๊อกและสั่งซื้อสินค้าเพิ่มในคลัง (A,B,C)ตามดุลยพินิจของฝ่ายบริหารสินค้านั้นๆ

• กรณีที่Supplier/PC/ผู้แทนขาย ส่งสินค้ามาก่อนกำหนดพนักงานจัดซื้อมีหน้าที่ประสานงานเจรจากับ Supplier ว่าจะรับหรือไม่รับสินค้ารวมถึงค่าใช้จ่ายในการฝากสินค้าว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ

• หากพนักงาน/ลูกค้า ประสงค์ที่จะฝากขายสินค้าที่สั่งสินค้ามาผิด ลูกค้าไม่ต้องการและไม่สามารถคืนได้ ให้จัดทำการสั่งซื้อแบบฝากขาย (POC) ในนามพนักงาน/ลูกค้าตามขั้นตอนต่อไป

3. พนักงานตรวจรับสินค้า มีหน้าที่ 

• ตรวจสอบความถูกต้อง/ครบถ้วนสินค้าก่อนรับเข้า ตามรายละเอียดในใบ PO 

• กรณีเป็นสินค้า SPO เมื่อทำการรับเข้าแล้วให้แจ้งพนักงานขายเพื่อติดต่อกับลูกค้าให้มารับ หรือ ส่งให้ลูกค้าภายใน 30 วันนับจากวันที่รับเข้าสินค้า

• กรณีที่สินค้า SPO เข้ามาแต่พนักงานขายลาออกไปให้แจ้งที่ Store manager ให้ประสานงานกับลูกค้าเพื่อมารับหรือส่งให้ลูกค้าภายใน 30 วันนับจากวันที่รับเข้าสินค้า

• ส่งใบรับเข้าที่เป็นสินค้า SPO ให้พนักงานขายรับทราบทุกสิ้นวัน

• คัดแยกสินค้า SPO ที่รับเข้าโดยพิมพ์ใบ Back order ที่พนักงานขายขอสั่งซื้อไปติดที่สินค้าเพื่อรอการ
  จัดส่งต่อไป

4. พนักงาน IC  มีหน้าที่

• กรณีที่ลูกค้าแจ้งขอเลื่อนการรับสินค้าให้พนักงานขายกรอกใบขอผ่อนผันการคิดค่าฝากสินค้า FM-IC-004 จากนั้นให้ฝ่ายขายโทรยืนยันกับทางลูกค้าเพื่อขอเก็บค่าบริการรับฝากสินค้าตามเงื่อนไขในการคิดค่าฝากสินค้า (ข้อ1)

• ดำเนินการออกบิลขาย(ตั้งหนี้พนักงานพร้อมแจ้งพนักงานเขียนหนังสือยินยอมให้หักเงินเดือน FM-HR-027 ที่แผนกบุคคลโดยกำหนดระยะเวลาชำระหนี้ไม่เกิน 90 วัน) กรณีที่พนักงาน/ลูกค้าสั่งสินค้ามาผิด ลูกค้าไม่ต้องการและไม่สามารถคืนได้ หรือกรณีครบกำหนดระยะเวลาผ่อนผัน

เงื่อนไขการคิดค่าฝากสินค้า SPO

• ค่าฝากสินค้าคิดที่ 1% ของมูลค่าสินค้าที่สั่งซื้อนับจากวันที่รับเข้าเกิน 30 วัน(กรณีไม่มีการขอผ่อนผัน)

                     หรือ นับจากวันที่ขอผ่อนผันครบ3ครั้งแล้ว

• การขอผ่อนผันสามารถผ่อนผันได้ 3 ครั้งต่อ 1ใบ Back order ครั้งละไม่เกิน 30 วัน

• พนักงานสามารถขอผ่อนผันกับทางแผนก IC โดยจะไม่มีการคิดค่าฝากสินค้าภายในระยะเวลาี่กำหนดไว้

• สำหรับสินค้า SPO ของพนักงานที่ลาออกไปแล้วให้หัวหน้าเป็นผู้รับผิดชอบ เนื่องจากได้มีการให้หัวหน้างานตรวจสอบSPO ตั้งแต่พนักงานขอลาออกแล้ว

• การคิดค่าฝากสินค้า1% แผนก IC จะส่งเรื่องให้แผนกสินเชื่อตั้งหนี้และเรียกเก็บเงินค่าฝากสินค้าจากค่่าคอมมิสชั่นรายสัปดาห์ ถ้ายังไม่พอ ให้หักในสัปดาห์ถัดไปจนกว่าจะครบ และหากภายในเดือนนั้นยังไม่พอหักจากค่า Commission ให้แผนกการเงินส่งยอดที่คงค้างไปหักใน Incentive หากยังมีค้างอีกให้ตั้งหนี้หักค่าCOM และ incentive ต่อไปจนกว่าจะมีการจัดการนำสินค้านั้นออกจากคลัง SPO

• หากลูกค้ามีการยกเลิกการรับสินค้า SPO ที่สั่งมาแล้ว ให้อยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานขายและหัวหน้าฝ่ายขายในการติดตามและดำเนินการจัดการกับสินค้านั้นภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้

จึงแจ้งมาเพื่อทราบและปฏิบัติโดยพร้อมเพียงกัน  

                                                                                           ประกาศ  ณ  วันที่ 16 กันยายน พ.ศ. 2564

                                                                                                     ……………………………………………...                                            

                                                                                                          เกษม  อานนทวิลาศ

                                                                                                           กรรมการผู้จัดการ