WI-LP-002 การป้องกันและการจัดการสินค้าหมดอายุ

1. วัตถุประสงค์

เอกสารฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการปฏิบัติงานการจัดการสินค้า DMG  ในส่วนของการป้องกันและจัดการสินค้าหมดอายุ เพื่อเป็นวิธีปฏิบัติงานให้กับพนักงานที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้ทราบและนำไปปฏิบัติให้เป็นแนวทางเดียวกัน

2. ขอบข่าย

เป็นมาตรฐานขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการในการป้องกันและจัดการสินค้าหมดอายุ เพื่อให้เข้าใจและปฏิบัติงานไปในแนวทางเดียวกัน

3. คำจำกัดความ

• สินค้า DMG คือ สินค้าที่เกิดจากการชำรุด เสียหาย เสื่อมสภาพ หมดอายุ

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

4.1. เจ้าหน้าที่รับสินค้า (GR)  มีหน้าที่

• ตรวจรับสินค้า พร้อมกับตรวจเช็ควันหมดอายุของสินค้าประเภทที่มีอายุบันทึกลงไปในแบบฟอร์มที่รับเข้าทุกครั้ง (สินค้าที่มีอายุและสินค้าที่มีอายุต่ำกว่า 6 เดือน)

ตาม W-GR-106 คู่มือปฏิบัติสินค้ามีอายุ

• ติดป้ายแยกสีระบุวันที่ผลิต และ วันที่หมดอายุ  ตาม Lot สินค้าที่เข้ามา ให้เป็นสีเดียวกัน  ตามระยะเพื่อให้สามารถรู้ได้ว่าสินค้ามีอายุการใช้งานโดยกำหนดสีคือ แดง=1เดือน,เหลือง=2 เดือน ชมพู = 3 เดือน , เชียว= 4 เดือน , ส้ม=5 เดือน , ฟ้า= 6 เดือน ตามลำดับ
• สินค้าประเภทซิลิโคน  ให้แผนกคอมฯ จัดทำโปรแกรมพิมพ์ระบุวันที่หมดอายุติดตรง Barcode หรือจุดที่สามารถมองเห็นได้ชัดเจน

    4.2. Section Manager ส่วนคลังสินค้า  มีหน้าที่

• ตรวจเช็คสินค้าก่อนรับสินค้าเข้าคลัง 
• ตรวจป้ายกำกับสินค้าที่พาเลท แยกสีตาม LOT นั้นๆ
• จัดเรียงสินค้าตามระบบ First In First Out (FIFO) ตามเอกสารคู่มือ : WI-WH-001  
• จ่ายสินค้าที่รับเข้าก่อนหรือสินค้าที่ใกล้จะหมดอายุก่อนทุกครั้ง
• ตรวจสอบป้ายควบคุมสินค้าหมดอายุทุกสิ้นเดือนพร้อมทั้งถ่ายภาพและรายงานให้ ICC รับทราบ 
• ตรวจเช็คสต๊อคสินค้า ตรวจนับ เป็นสินค้าเฝ้าระวัง สินค้าหมดอายุ ทุกสิ้นเดือน

    4.3. Section Manager ส่วนค้าปลีก มีหน้าที่

• ติดป้ายกำกับสินค้าที่ชั้นวาง(shelf) แสดงสัญญลักษณ์สินค้ามีอายุ 
• จัดเรียงสินค้าขายตามระบบการจัดเรียงสินค้า ตามเอกสารคู่มือ : SA1-WO3
• ให้พนง.หรือ พีซี สินค้านั้นๆจัดทำ Stock card ระบุวันที่รับเข้า วันหมดอายุ เป็นสินค้าเฝ้าระวัง
• จ่ายสินค้าที่รับเข้าก่อนหรือสินค้าที่ใกล้จะหมดอายุก่อนทุกครั้ง
• ตรวจสอบป้ายควบคุมสินค้าหมดอายุทุกสิ้นเดือนร่วมกับพนักงาน PC พร้อมทั้งถ่ายภาพและรายงานให้ IC รับทราบ 

4.4. เจ้าหน้าที่ตรวจนับสินค้า ( IC ) มีหน้าที่

• สุ่มตรวจสอบสินค้าที่มีวันหมดอายุในกระบวนการตรวจนับสินค้าทุกเดือน(ทุกวันที่ 20)ตาม
  เอกสารที่เกี่ยวข้อง : คู่มือการตรวจนับสต๊อก
• ตรวจสอบป้ายกำกับอายุของสินค้าว่าไม่มีสีของเดือนที่ตรวจนับคงค้างอยู่
• รายงานความเสียหายเกี่ยวกับสินค้าที่ตรวจแล้วมีอายุเหลือไม่ถึง 1 ปี

 4.5. เจ้าหน้าที่บริหารสินค้า (MC)  มีหน้าที่

• ตรวจสอบสินค้าว่าสามารถเคลมกับ Vendor ได้หรือไม่ได้
• แจ้งผลการเคลมให้กับเจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสียทราบเพื่อดำเนินการขั้นตอนต่อไป
• พิจารณาการจัดการสินค้าเสียหายในขั้นตอนสุดท้ายว่าจะ ทิ้ง,บริจาค,ขาย,โปรโมชั่น
• ก่อนทำการสั่งซื้อสินค้ามีอายุจะต้องตรวจสอบว่าสินค้าที่เหลือมีจำนวนเท่าไหร่และหมดอายุเมื่อใดตามกระบวนการจัดซื้อ เอกสารคู่มือที่เกี่ยวข้อง :  PM-BY-003

  4.6. เจ้าหน้าที่ป้องกันการสูญเสีย (LP)  มีหน้าที่

• รับแจ้งปัญหาสินค้าเสียหาย เสื่อมสภาพ หมดอายุ 
• ดำเนินการติดตามการแก้ไขปัญหา สินค้าเสียหายนั้นๆ กับแผนกที่เกี่ยวข้อง
• จัดทำรายงานผลการตรวจสอบที่มาที่ไปของสาเหตุ

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
   
   

หมายเหตุ : ป้ายกำหนดการรับสินค้ามีอายุเข้าคลัง

• สีแดง เดือน มกราคม กับเดือน กรกฎาคม 

• สีเหลือง  เดือน กุมภาพันธ์ กับเดือน สิงหาคม

• สีชมพู เดือน มีนาคม กับเดือน กันยายน

• สีเขียว เดือน เมษายน กับเดือน ตุลาคม

• สีส้ม เดือน พฤษภาคม กับเดือน พฤศจิกายน

• สีฟ้า   เดือน มิถุนายน กับเดือน ธันวาคม  
  

  รายละเอียดขั้นตอนกระบวนการ

  ขั้นตอนการปฏิบัติ	วิธีการปฏิบัติงาน	รายละเอียดการปฏิบัติงาน
  แผนกตรวจรับสินค้า(GR)
  1.รับสินค้าที่มีอายุหรือมีอายุต่ำกว่า 6 เดือน	ดู วัน เดือน ปี หมดอายุของสินค้าก่อนรับเข้าถ้าสินค้ามีอายุต่ำกว่า 6 เดือน ห้ามรับสินค้าเข้าเด็ดขาด	แผนก GR ตรวจสอบสินค้าที่รับเข้าว่าเป็นสินค้ามีอายุหรือไม่ หากพบว่าสินค้ามีอายุน้อยกว่า 1 ปี ให้แจ้งทาง MC เพื่อตรวจสอบว่าเป็นสินค้าประเภทใดหมุนเวียนเร็วหรือไม่ หากเป็นสินค้าที่มีอายุต่ำกว่า 6 เดือน ให้ประสานงาน MC เพื่อทำการส่งกลับ Vender ทันที
  2.ระบุวันที่หมดอายุท้ายรายการ	ระบุวันเดือนปีหมดอายุของสินค้า ท้ายรายการเอกสารแบบฟอร์มและติดสติ๊กเกอร์ที่ตัวสินค้าหรือพาเลท เพื่อเฝ้าระวังสินค้ามีอายุการใช้งาน	เมื่อตรวจสอบวัน เดือน ปี หมดอายุและทราบว่าเป็นสินค้าที่มีอายุการใช้งานให้ทางแผนก GR ระบุประเภทสินค้ามีอายุท้ายเอกสารและติดสติ๊กเกอร์ให้เห็นเด่นชัดว่าเป็นสินค้ามีอายุต้องเฝ้าระวัง
  3. กรณีสินค้าอายุไม่ถึง 1 ปี หรือต่ำกว่า 10 เดือน	แผนกตรวจรับสินค้าแจ้งบริหารสินค้าทราบและหากเป็นสินค้าเคลื่อนไหวเร็วจำเป็นต้องรับเข้าให้มีลายมือชื่อรับรองจากบริหารสินค้า	แผนกตรวจรับสินค้าแจ้งบริหารสินค้าทราบและหากเป็นสินค้าเคลื่อนไหวเร็วจำเป็นต้องรับเข้าให้มีลายเซ็นต์รับรองจากบริหารสินค้า
  4. การขอโอนสินค้าระหว่างคลังหรือระหว่างสาขาอายุสินค้าต่ำกว่า 6 เดือน	ให้แจ้งบริหารสินค้าพิจารณาเพื่อส่งกลับ Vender โดยไม่ต้องโอนเข้าคลังเพื่อรอจำหน่ายหากเป็นการโอนเพื่อให้ลูกค้าที่รอออกบิลก็สามารถโอนขายปกติ	ให้แจ้งบริหารสินค้าพิจารณาเพื่อส่งกลับ Vender โดยไม่ต้องโอนเข้าคลังเพื่อรอจำหน่ายหากเป็นการโอนเพื่อให้ลูกค้าที่รอออกบิลก็สามารถโอนขายปกติ
  คลังสินค้า/ค้าปลีก
  1.ตรวจสอบวัน เดือน ปี สินค้า ก่อนรับสินค้าเข้าคลัง	ตรวจดูวัน เดือน ปี หมดอายุของสินค้าและป้าย กำหนดอายุของสินค้าก่อนเซ็นต์รับเข้าคลังทุกครั้ง	ก่อนรับสินค้าเข้าคลังให้ Section Manager ตรวจสอบวัน เดือน ปี ที่หมดอายุของสินค้าก่อนรับสินค้าและตรวจดูว่ามีป้ายบ่งชี้สินค้ามีอายุต้องเฝ้าระวัง เพื่อสะดวกต่อการแยกประเภทในการจัดเก็บแบบ FIFO
  2.จัดเรียบสินค้าแบบ FIFO	จัดเรียงสินค้าที่มาก่อนไว้ด้านนอกหรือจัดโซนสินค้าที่มาก่อนให้เป็นสัดส่วนสามารถมองเห็นได้ชัด	กำหนดจุดจัดเก็บสินค้าที่มีอายุให้เป็นสัดส่วนและให้นำสินค้าที่มาก่อนไว้ด้านนอกสุด
  3. จ่ายสินค้าที่จะหมดอายุก่อนทุกครั้ง	ก่อนจ่ายสินค้าให้ดูวัน เดือน ปี ก่อนจ่ายทุกครั้งสินค้าที่มาก่อนให้จ่ายก่อน	คลังสินค้าจัดโซนประเภทสินค้าที่มีอายุและจัดเรียงสินค้าที่มาก่อนไว้ด้านหน้าเพื่อจ่ายสินค้าที่ใกล้หมดอายุก่อนเสมอ ตามมาตรฐาน FIFO
  4.ตรวจสอบควบคุมสินค้าหมดอายุทุกสิ้นเดือน	ทุกวันสิ้นเดือนให้ตรวจสอบและเฝ้าระวังสินค้าที่ใกล้หมดอายุ และทำการ Cleck List ป้ายสินค้าเฝ้าระวังพร้อมรูปถ่ายและรายงานให้ IC ทราบทุกเดือน	ทุกสิ้นเดือนให้ตรวจสอบสินค้าและเฝ้าระวังสินค้าหมดอายุ หากพบสินค้าใกล้หมดอายุ 3 เดือน ให้ทำรายงานแจ้ง IC  ให้มาตรวจสอบ
  แผนกควบคุมสินค้าคงคลัง IC (Inventory Control)
  1. ทำการสุ่มตรวจสอบสินค้าคงคลัง ประเภทที่มีอายุทุกสิ้นเดือน	ประสานงานเจ้าของพื้นที่ให้มาตรวจสอบสินค้าเผ้าระวังหรือสินค้าใกล้หมดอายุ โดยการสุ่มตรวจทุกเดือน	แผนก IC ทำการสุ่มตรวจสอบสินค้าที่มีอายุเพื่อเป็นการเฝ้าระวังร่วมกับ Section Manager และทำรายงานผลการดำเนินการตรวจสอบทุกเดือน
  2. รายงานสินค้าประเภทที่มีอายุเหลือไม่ถึง 3 เดือน	จัดทำรายงานสินค้าใกล้หมดอายุให้กับ MC รับทราบ เพื่อทาง MC จะได้ประสาน การตลาดเพื่อจัดทำโปร หรือ ประสาน Vender เพื่อเคลมหรือคืนสินค้า ต่อไป	เมื่อตรวจพบว่าสินค้าที่มีอายุน้อยกว่า 3 เดือนทำรายงานส่งให้ทางแผนกบริหารสินค้าเพื่อดำเนินการประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในการแก้ไขปัญหา
  แผนกบริหารสินค้า
  1.พิจารณาสินค้าก่อนรับเข้ากรณีสินค้ามีอายุการใช้งาน	- เมื่อสั่งซื้อสินค้าเข้ามาและได้รับแจ้งจากทาง GR ว่าสินค้ามีอายุน้อยกว่า 1 ปี ให้ทาง MC พิจารณาการรับสินค้าเข้า และหากสินค้ามีอายุน้อยกว่า 6 เดือน ให้แจ้ง Vender เพื่อขอคืนสินค้าทันที  -กรณีสินค้าที่ขายหมดก่อน 2 เดือนก็ให้จัดซื้อพิจารณาเซ็นต์รับทราบให้รับเข้าไปขายได้ - แจ้งส่วนที่เกี่ยวข้อง PC หรือ Section ให้ค่อยตรวจสอบสินค้าที่ดูแล ทุก ๆ วัน ให้จัดเรียงสินค้าแบบ FiFo เข้าก่อนออกก่อน	-เมื่อได้รับแจ้งปัญหาการรับเข้าสินค้าจากแผนก GR ว่าสินค้าหมดอายุก่อน 6 เดือน ให้ดำเนินการประสานงานกับ Vender เพื่อขอคืนสินค้าที่ใกล้หมด อายุนั้นๆ ทันที -GR ปริ้นกระดาษสีติดสินค้าทีรับเข้า พร้อมระบุวันผลิต และวันหมดอายุติดกับสินค้าที่รับเข้าวันนั้นๆ
  2.แจ้งผลการดำเนินงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง	แจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องว่าจะมีการตรวจนับสินค้าในกลุ่มที่มีอายุ ทุก ๆ วันที่ 20 ของเดือนทำเป็นประจำทุกเดือน เพื่อตรวจสอบและลดปัญหาสินค้าหมดอายุ หากตรวจสอบเจอ ก็ประสานงานกับทาง Vender	ประสาน Vender แจ้งสินค้าใกล้หมดอายุเพื่อติดต่อขอเคลม หรือ จัดทำโปรต่างๆ
  3. พิจารณาสินค้าใกล้หมดอายุ	พิจารณาสินค้าใกล้หมดอายุหรือหมดอายุและประสาน Vender เพื่อแจ้งเคลม หรือการตลาดเพื่อจัดโปรโมชั่น ต่างๆ	พิจารณาสินค้าใกล้หมดอายุประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อแก้ไขปัญหาเช่น Vender เคลม หรือ จัดโปรโมชั่นต่างๆ และเมื่อพบรายงานสินค้าหมดอายุไปแล้วเคลมไม่ได้หรือ Vender ไม่รับคืนสินค้าให้ประสานแจ้ง LP ดำเนินการจัดการสินค้า DMG (PM-LP-001)
  4. ตรวจรายงานสินค้าอายุน้อยกว่า 6 เดือน	รายงานสินค้าใกล้หมดอายุและผลักดันสินค้าออกจากพื้นที่ หากมีการขออนุมัติซื้อสินค้ากลุ่มมีอายุให้แจ้ง PC ตรวจสอบอายุสินค้าที่ยังคงเหลือว่ามีอายุสินค้าเหลือกี่เดือนและให้ผลักดันสินค้าที่จะหมดอายุก่อนทำการสั่งซื้อสินค้าเข้ามา	รายงานสินค้าใกล้หมดอายุและผลักดันสินค้าออกจากพื้นที่ หากมีการขออนุมัติซื้อสินค้ากลุ่มมีอายุให้แจ้ง PC ตรวจสอบอายุสินค้าที่ยังคงเหลือว่ามีอายุสินค้าเหลือกี่เดือน
  แผนกป้องกันการสูญเสีย (LP)
  1. จัดทำรายงานผลการสอบสวนและจัดการสินค้าหมดอายุ	หาสาเหตุของปัญหาสินค้าหมดอายุและจัดทำรายงานผลให้กับทาง MC ประสานผู้ที่เกี่ยวข้อง ให้มาดำเนินการแก้ไขปัญหา	ดำเนินการตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน การจัดการสินค้า DMG (PM-LP-001)

  
  6. กรณีสินค้าที่จัดวางขายในชั้นวางคลัง A และสินค้ามีระยะเวลาของการหมดอายุของสินค้าให้พนักงานติดป้ายกำกับสีแดงพร้อมเขียนวันที่ เดือน ปี ที่สินค้าหมดอายุนั้น ๆ ให้ชัดเจน