WI-LP-007 คู่มือปฏิบัติงานพนักงานป้องกันการสูญเสีย (Loss Prevention)

1. วัตถุประสงค์

เพื่อกำหนดหน้าที่ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และแนวทางในการควบคุม ป้องกัน และลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือความเสียหายของสินค้าและทรัพย์สินของบริษัท

2. ขอบเขตหน้าที่

พนักงานป้องกันการสูญเสียรับผิดชอบดูแลพื้นที่ทั้งหมดภายในร้านค้า คลังสินค้า จุดตรวจ รปภ. และพื้นที่เสี่ยงต่อการทุจริตหรือการสูญหายของสินค้า

3. หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก

• ควบคุม ดูแล และกำกับการทำงานของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย (รปภ.)

• ตรวจสอบและควบคุมระบบกล้องวงจรปิด (CCTV) ให้ทำงานปกติทุกจุด

• ตรวจสอบความผิดปกติ เช่น สินค้าสูญหาย ขโมย เสียหาย หรือการทุจริตของพนักงานและบุคคลภายนอก

• จัดทำรายงานเหตุการณ์ ประสานงานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง และเสนอแนวทางแก้ไข

4. งานประจำวัน (Daily Routine)

• ตรวจสอบความพร้อมของระบบกล้องวงจรปิด (บันทึกภาพ, จุดบอด, สถานะเครื่องบันทึก)

• เดินตรวจพื้นที่เสี่ยง เช่น โกดังสินค้า, โซนสินค้าราคาแพง, ทางออกพนักงาน, ห้องเก็บของ

• ตรวจสอบการปฏิบัติงานของ รปภ. ให้ตรงตามคู่มือ เช่น ขั้นตอนตรวจสินค้าออก-เข้า

• ตรวจสอบการล็อกประตู, หน้าต่าง, พื้นที่เก็บสินค้าระดับสูง และจุดที่มีสินค้าราคาแพง

5. การควบคุมและตรวจสอบกล้องวงจรปิด (CCTV Monitoring)

• ตรวจสอบกล้องให้บันทึกตลอดเวลา และไม่มีจุดบอดหรือจอดับ

• ทบทวนภาพย้อนหลังในเหตุการณ์ต้องสงสัย เช่น การเคลื่อนย้ายสินค้าในเวลาผิดปกติ

• จัดเก็บไฟล์หลักฐานภาพเมื่อเกิดเหตุ พร้อมระบุวันที่ เวลา รายละเอียด

• รายงานฝ่ายบริหารทันทีหากพบภาพบ่งชี้การทุจริต

6. การป้องกันและตรวจสอบการสูญหายของสินค้า

• ตรวจนับสินค้าร่วมกับฝ่ายคลังสินค้าเป็นระยะ (รายวัน/รายสัปดาห์/รายเดือน)

• ติดตามสินค้าราคาแพงหรือสินค้าที่มีประวัติสูญหายบ่อย

• ตรวจสอบการโอนสินค้า (Transfer), คืนสินค้า (Return), หรือสินค้าชำรุด (Damage Report)

• ตรวจจุดทิ้งขยะ ถังขยะ หรือภาชนะที่อาจซ่อนสินค้าได้

7. การควบคุม รปภ.

• สอนและชี้แจง รปภ. เกี่ยวกับขั้นตอนการตรวจสินค้าและพนักงานเข้า-ออก

• ตรวจสอบความเคร่งครัดของ รปภ. ในการเปิดถุง/กล่อง/ถังสินค้า ตรวจรถพนักงาน และบันทึกข้อมูล

• ประเมินผลการทำงานของ รปภ. และรายงานหัวหน้าเมื่อพบการละเลยหน้าที่

8. กรณีเกิดเหตุสินค้าหายหรือทุจริต

1. รีบตรวจสอบพื้นที่เกิดเหตุทันที

2. ตรวจสอบภาพจากกล้องวงจรปิดในช่วงเวลาเกิดเหตุ

3. บันทึกรายละเอียดเหตุการณ์ (ชื่อผู้เกี่ยวข้อง เวลา พยาน หลักฐาน)

4. ประสานฝ่ายทรัพยากรบุคคล/ฝ่ายกฎหมายหากเป็นการกระทำผิดวินัยหรือผิดกฎหมาย

5. สรุปเหตุการณ์และเสนอแนวทางป้องกันการเกิดซ้ำ

9. เอกสารและรายงานที่ต้องจัดทำ

• รายงานเหตุการณ์ผิดปกติ (Incident Report)

• แบบฟอร์มตรวจสอบการทำงาน รปภ. รายวัน

• รายงานตรวจสอบกล้องวงจรปิดประจำวัน/สัปดาห์

• รายงานสินค้าสูญหายหรือเสียหาย

10. จริยธรรมและความลับของงาน

• ต้องรักษาความลับของข้อมูลจากกล้องวงจรปิดและรายงานเหตุการณ์

• ห้ามเปิดเผยข้อมูลกับบุคคลภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้อง

• ปฏิบัติงานด้วยความซื่อสัตย์ สุจริต และยุติธรรม

11. หน้าที่เชิงปฏิบัติรายวันของพนักงานป้องกันการสูญเสีย

• ตรวจเช็กกล้องวงจรปิดทุกต้นชั่วโมง / รายงานกล้องเสีย
  

• ตรวจพื้นที่เสี่ยง: คลังสินค้า / จุดทิ้งขยะ / ประตูทางพนักงาน / ห้องเก็บของราคาแพง
  

• ประสานงานกับ รปภ. ให้ตรวจสินค้าเข้า-ออกอย่างเข้มงวด
  

• ตรวจสอบสินค้าแตกหัก ชำรุดระหว่างจัดเก็บหรือขนย้าย
  

• ตรวจนับสินค้ากลุ่มเสี่ยง เช่น ปั๊มน้ำ เครื่องมือไฟฟ้า ของมีมูลค่าสูง

12. ขั้นตอนดูภาพกล้องวงจรปิด (CCTV Monitoring SOP)

• วิธีเฝ้าระวังแบบ Real-time

• วิธีดูย้อนหลังเมื่อมีเหตุผิดปกติ

• การบันทึกหลักฐานภาพและการจัดเก็บไฟล์

• รายงานเหตุการณ์ (Incident Report)

13. การควบคุม รปภ. และจุดตรวจสินค้า (Gate Control)

• ตรวจคุณภาพการปฏิบัติงานของ รปภ.
  
• ตรวจแบบฟอร์มบันทึกการตรวจสินค้า / ถังขยะ / รถพนักงาน
  
• กรณีพบ รปภ. ปล่อยผ่านโดยไม่ตรวจตามขั้นตอน → วิธีรายงาน/ดำเนินการ
  

14. วิธีจัดการเมื่อพบการทุจริตหรือสินค้าสูญหาย

• ขั้นตอนตั้งแต่พบเหตุ → ยืนยันกล้อง → เก็บพยาน → รายงานหัวหน้างาน
  
• บแจ้งฝ่ายบุคคล หรือดำเนินคดีตามกฎหมาย
  
• แบบฟอร์มรายงานเหตุการณ์ (Incident & Theft Report) 

15. มาตรการป้องกันเชิงระบบ

• จุดที่ควรมีป้ายเตือน / กล้องเพิ่มเติม
  

• การสุ่มตรวจรถพนักงาน / ถังขยะ / กล่องสินค้า
  

• การตั้งรหัสผ่านกล้อง / จำกัดคนเข้าห้องควบคุม CCTV