WI-MK-005 กระบวนการควบคุมของจัดกิจกรรมทางการตลาด

1. วัตถุประสงค์

เพื่อกำหนดขั้นตอนการรับ–ส่ง การใช้งาน และการจัดเก็บอุปกรณ์กิจกรรมให้เป็นระบบ สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ลดการสูญหาย และเพิ่มประสิทธิภาพการนำทรัพยากรกลับมาใช้ใหม่ในกิจกรรมของปีต่อ ๆ ไป

2. ขอบเขต

ครอบคลุมการดำเนินงานของทุกสาขา สำหรับกิจกรรม เช่น

• โปรโมชั่น

• บูธแสดงสินค้า

• เทียนพรรษา

• วันพ่อ วันแม่

• วันสงกรานต์

• เทศกาลโคมไฟ และกิจกรรมตามเทศกาลอื่น ๆ
  รวมถึงกิจกรรมพิเศษที่ฝ่ายการตลาดหรือผู้บริหารกำหนด

3. ผู้รับผิดชอบ

1. พนักงาน Service Divion ประจำสาขา

   • ผู้รับผิดชอบหลักด้านการประสานงาน การจัดเก็บอุปกรณ์หลังจบกิจกรรม

   • ตรวจสอบอุปกรณ์ก่อน–หลังใช้งาน

   • จัดเก็บและบันทึกรายการอุปกรณ์สำรองสำหรับปีต่อไป

2. ฝ่ายการตลาด / ผู้จัดกิจกรรม

   • วางแผนกิจกรรมและแจ้งความต้องการอุปกรณ์

3. ผู้จัดเก็บสต๊อกกลาง / แผนกที่รับผิดชอบอุปกรณ์กิจกรรม

4. ผู้อนุมัติรายการเบิก–คืน (หัวหน้างาน/ผู้จัดการสาขา)

4. เอกสารที่ใช้

• แบบฟอร์ม “เอกสารรับ–ส่ง ของจัดกิจกรรม” (ตัวอย่าง)
  

  

• ใบเบิกและส่งคืนอุปกรณ์ (ถ้ามี)

• รายการสรุปอุปกรณ์ประจำสาขา (Inventory List)

5. กระบวนการทำงาน

5.1 ขั้นตอนการขออุปกรณ์เพื่อจัดกิจกรรมประจำสาขา

1. ฝ่ายการตลาดแจ้งกิจกรรมที่ต้องจัด และระบุอุปกรณ์ที่ต้องใช้
   

2. Service Divion สาขาตรวจสอบรายการอุปกรณ์ที่มีอยู่ในสาขาจากปีที่ผ่านมา (อุปกรณ์ที่เก็บใช้ซ้ำได้)

3. หากมีอุปกรณ์ไม่พอ ให้ Service Divion สาขาแจ้งขอเบิกเพิ่มเติมจากคลังอุปกรณ์กลางหรือจัดซื้อเพิ่มเติมและลงทะเบียนสินทรัพย์ไว้ในระบบ
   
   

4. ผู้ดูแลอุปกรณ์เตรียมของและกรอกแบบฟอร์ม “เอกสารรับ–ส่ง ของจัดกิจกรรม”

5. ทั้งผู้ส่งและผู้รับ (Service Divion สาขา) ตรวจสอบรายการและลงชื่อในเอกสาร

6. ประชาสัมพันธ์จัดเก็บอุปกรณ์ในพื้นที่ ที่เหมาะสม ล็อกกุญแจและติดป้ายกำกับให้เรียบร้อย เมื่อทางการตลาดต้องการใช้อุปกรณ์ซื้ออีกให้มีการเซ็นต์รับอุปกรณ์เป็นหลักฐานและเมื่อเสร็จกิจกรรมให้มีการเซ็นต์คืน 

5.2 การใช้งานระหว่างจัดกิจกรรม

• Service Divion เป็นผู้รับผิดชอบดูแลอุปกรณ์และควบคุมการใช้งานในพื้นที่กิจกรรม

• ห้ามนำอุปกรณ์ไปใช้ผิดวัตถุประสงค์

• หากเกิดการชำรุด หรือมีความเสี่ยงต่อความเสียหาย ต้องแจ้งผู้จัดกิจกรรมหรือหัวหน้าแผนกทันที

5.3 การส่งคืนอุปกรณ์หลังจบกิจกรรม

1. Service Divion สาขาจัดรวบรวมอุปกรณ์ทั้งหมดทันทีหลังจบกิจกรรม

2. ตรวจสอบความครบถ้วนและสภาพของอุปกรณ์

3. กรอกข้อมูลในแบบฟอร์ม เอกสารรับ–ส่ง ของจัดกิจกรรม (ส่วนส่งกลับ)

4. ส่งคืนอุปกรณ์ให้ผู้ดูแลอุปกรณ์กลาง หรือจัดเก็บในพื้นที่จัดเก็บของสาขา 

5. ทั้งผู้ส่งและผู้รับลงชื่อยืนยัน

6. ขั้นตอนการเก็บรักษาอุปกรณ์หลังใช้งาน (สำคัญ – เพิ่มเติมใหม่)

บทบาทหลัก: พนักงานประชาสัมพันธ์ประจำสาขา 

6.1 การตรวจสภาพอุปกรณ์

• แยกอุปกรณ์ที่สภาพดี / ชำรุดเล็กน้อย / ชำรุดไม่สามารถใช้ได้

• อุปกรณ์ชำรุดเล็กน้อยให้แจ้งซ่อม

• อุปกรณ์ที่ใช้ไม่ได้ต้องบันทึกรายการตัดออกจากระบบ

6.2 การทำความสะอาดและเตรียมเก็บรักษา

• ทำความสะอาดตามลักษณะอุปกรณ์ เช่น

  • ผ้าดำ/พาน/อุปกรณ์ประดับ ตากให้แห้งก่อนเก็บ

  • โคมไฟ/ไฟประดับ ตรวจหลอดไฟและสายไฟ

  • อุปกรณ์บูธ เช็ดทำความสะอาดและแยกส่วนที่ต้องซ่อม

• บรรจุในถุง/กล่องกันฝุ่น พร้อมติดป้ายระบุ

  • ชื่ออุปกรณ์

  • จำนวน

  • สภาพ

  • วันที่เก็บ

6.3 การจัดเก็บในคลังสาขา

• Service Divion สาขาจัดเก็บอุปกรณ์ในพื้นที่ที่กำหนด เช่น “คลังอุปกรณ์กิจกรรมสาขา”

• ต้องจัดหมวดหมู่ชัดเจน เช่น

  • อุปกรณ์งานสงกรานต์

  • อุปกรณ์วันแม่

  • อุปกรณ์วันพ่อ

  • อุปกรณ์งานโคมไฟ

  • อุปกรณ์บูธ/โปรโมชั่น

• บันทึกลงใน “รายการสรุปอุปกรณ์ประจำสาขา” (Inventory List)

6.4 การรายงานสรุป

หลังเก็บอุปกรณ์เรียบร้อย

• Service Divion สาขาต้องทำ “รายงานสรุปอุปกรณ์หลังจบกิจกรรม” และส่งให้

  • ผู้จัดการสาขา

  • ฝ่ายการตลาด

  • ผู้ดูแลสต๊อกอุปกรณ์กลาง (ถ้ามี)

7. การตรวจสอบและทบทวน

• ฝ่ายการตลาดหรือผู้จัดการสาขาทำการตรวจนับอุปกรณ์ร่วมกับ Service Divion ปีละ 1 ครั้ง

• อัพเดตข้อมูลอุปกรณ์ที่ต้องจัดซื้อใหม่ / อุปกรณ์ที่ยังสามารถใช้ได้

• ทบทวนความพร้อมก่อนเทศกาลแต่ละปี

8. เกณฑ์ควบคุมคุณภาพ

• อุปกรณ์ต้องถูกจัดเก็บในสภาพที่พร้อมใช้งาน

• เอกสารรับ–ส่งต้องครบถ้วน มีลายเซ็นทั้งผู้ส่งและผู้รับ

• อุปกรณ์ต้องไม่สูญหายหรือเสียหายโดยไม่มีการรายงาน

• ต้องมีการรักษาความสะอาดของอุปกรณ์ทุกชิ้นก่อนเก็บ