Drop Ship

รวมระเบียบปฏิบัติเฉพาะการสั่งสินค้า Drop Ship รวมไว้ที่นี่

WI-MC-004 Drop Ship สินค้าส่งตรงเข้าหน้างาน

วัตถุประสงค์

เพื่อควบคุมมาตรฐานในการสั่งซื้อสินค้า Drop Ship สามารถติดตามสินค้าและเอกสาร การรับเข้า ออกบิลให้แล้วเสร็จภายในสิ้นวัน เพื่อป้องกันปัญหาบิลขายค้างในระบบ หรือใบสั่งซื้อค้างรับเข้า

ขอบเขต

การสั่งซื้อสินค้าทั้งหมดที่ส่งตรงเข้าหน้างาน ไม่ผ่านเข้าคลังบริษัท (กรณีการส่งสินค้าเข้าร้าน 999 ซุปเปอร์ช้อปด้วย)

ขั้นตอน

รายละเอียด

  1. พนักงานขายจัดทำใบ Back order ตามรายการที่ลูกค้าสั่งซื้อ (WI-SA-009 การจัดทำใบ Back order) และทำใบรับมัดจำ (กรณีสินค้าสั่งพิเศษ (SPO) ใบรับมัดจำค่าสินค้าอย่างน้อย 30% เพื่อเป็นการยืนยันการสั่งซื้อ)
  2. ส่งใบ Back order ไปให้แผนกจัดซื้อดำเนินการจัดทำใบ PO (WI-BY-005 การทำใบสั่งซื้อสั่งจ้าง) เพื่อสั่งสินค้ากับ Vendor ต่อไป 
  3. Vendor จะยืนยันตัวสินค้า จำนวน และวันที่จัดส่งให้ทางพนักงานจัดซื้อทราบ
  4. พนักงานจัดซื้อจัดทำใบสำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง PASS ระบุจำนวนตามที่ทาง Vendor แจ้งมา และนำส่งให้พนักงานขายเพื่อดำเนินการตรวจเช็คหน้างานว่าได้รับสินค้าตามจำนวนที่สั่งซื้อหรือไม่
  5. ขนส่งแจ้งกลับผ่านช่องทาง Chat app ว่าได้มีการ ส่งสินค้าครบตามจำนวนที่สั่งซื้อพร้อมกับขอรูปถ่ายใบรับสินค้าที่มีการเซ็นรับจากลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจรับสินค้า
  6. จัดซื้อบันทึกรับเข้าสินค้าเข้าคลัง 99 และส่งเอกสารแจ้งพนักงานขายตรวจสอบ
  7. พนักงานขาย ตรวจสอบจำนวนสินค้าตามที่ลูกค้าได้รับจริง ผ่านไลน์ เทียบกับหลักฐานใบตรวจรับสินค้าว่าเป็นคลังใด ก่อนส่งให้แคชเชียร์ทำการออกบิลขายให้ถูกต้อง ตรงคลังที่รับเข้า (คลัง99)
  8. แคชเชียร์ทำการออกบิลขายสินค้า PASS ส่ง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ส่งให้ลูกค้าตามรายการสินค้าที่ได้รับจริง
  9. หลังจากนี้ทาง Vendor จะส่งเอกสารใบแจ้งหนี้ ใบจ่ายสินค้าและใบส่งสินค้า มายังแผนกการเงิน เพื่อตรวจสอบเอกสารและดำเนินการชำระเงินต่อไป
  10. ทางแผนกการเงิน ทระทบยอดของเอกสารทั้ง 3 ส่วนคือ ใบสั่งซื้อ, ใบรับเข้า, ใบส่งของ หากพบข้อผิดพลาดของเอกสารจะทำการส่งเอกสารกลับคืนเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้อง เมื่อเอกสารครบถ้วนถูกต้องแล้วทางการเงินจะทำการตั้งเบิกเพื่อชำระค่าสินค้าให้กับทาง Vendor และค่าขนส่งให้กับบริษัทขนส่ง(ถ้ามี)

เพื่อตรวจสอบงานประจำวัน ลดข้อผิดพลาด จะมีงาน Daily management ของแต่ละฝ่ายดังนี้

  1. แผนกบัญชี และ หัวหน้าทีมขาย ออกรายงานสรุปการรับเข้าสินค้า Drop-ship ที่ลืมออกบิลข้ามวัน (GR-206) แยกตามสาขาเพื่อ Clear สินค้าก่อนสิ้นวัน
  2. จัดซื้อ ออกรายงานใบสั่งซื้อครบกำหนดส่งประจำวัน เพื่อตรวจว่าไม่มีใบสั่ง Drop-ship ที่ของเข้าหน้างาน แล้วลืมตรวจสอบบันทึกรับเข้า

เฉพาะกรณีของซื้อเข้าร้าน 999 Supershop

การรับเข้าให้เป็นหน้าที่แผนกบัญชี เพื่อกระทบยอดสินค้าคงคลังระหว่าง ระบบ Business Plus กับ BC Account

VDO


หน้าที่และความรับผิดชอบ

พนักงานขาย 

GR 

จัดซื้อ

Service division/หัวหน้าทีมขาย

แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

WI-MC-005 กระบวนการสั่งซื้อสินค้า Drop Ship (กรณีมีเงินมัดจำ)

กระบวนการสั่งซื้อสินค้า Drop Ship (กรณีมีเงินมัดจำ)

ขั้นตอน

  1. รับใบ Back Order จากฝ่ายขาย พร้อมกับทำ PO สั่งซื้อสินค้า
  2. ส่งใบ PO ให้ผู้บริหารอนุมัติ และส่ง PO ให้กับทาง Vender
  3. Vender แจ้งสินค้าพร้อมส่ง
  4. แจ้งฝ่ายขาย รับเงินมัดจำส่วนที่เหลือ 
  5. ก่อนแจ้งให้ Vendor ส่งสินค้า ตรวจสอบความถูกต้องต่างๆ 
    1. เงินมัดจำได้รับครบถ้วน 100%
    2. คอนเฟิร์ม Vender จัดส่งสินค้า
    3. link คลิปวิดิโอกรณีศึกษา
  6. ขนส่ง ส่งสินค้าเสร็จ พร้อมให้ฝ่ายขายเช็คกับลูกค้าว่าได้รับสินค้าครบไม่มีแตกหักเสียหาย
  7. ปริ้นใบรับสินค้าคลัง Pass พร้อมแนบใบเซ็นรับของจากลูกค้า ให้กับฝ่ายขาย นำไปให้ GR รับเข้าออกบิล
  8. ส่งใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า

จุดควรระวัง

  1. ตรวจสอบว่าได้รับเงินมัดจำครบทั้ง 100% ก่อนจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า
  2. หลังจากจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ควรตรวจสอบ ว่าลูกค้าได้รับของครบ ไม่มีแตกหักเสียหาย

กรณีหากเกิดข้อผิดพลาดจากการส่งสินค้าแล้วเรียกเก็บเงินลูกค้าไม่ได้ 

กรณีต้องขนสินค้ากลับคืนมา

  1. ต้องมีหลักฐานที่ลูกค้าอนุญาตยินยอมให้นำสินค้ากลับบริษัท เช่น เอกสารให้ลูกค้าเซ็นต์ยินยอมในการขนของกลับเป็นหนังสือ หรือ หลักฐานการสื่อสารผ่านช่องทาง Line / Telegram (รวมถึงยินยอมชดใช้ค้าใช้จ่ายในการขนส่งสินค้ากลับด้วย)
  2. หากลูกค้าผิดเงื่อนไขสัญญา หรือ ไม่จ่ายเงิน ก่อนนำสินค้ากลับต้องใช้เจ้าหน้าที่ตำรวจเข้าไปด้วยเพื่อเป็นพยาน ในการขนสินค้ากลับ
  3. หากลูกค้าไม่ยินยอมจ่ายเงิน พนักงานขายจะต้องเรียกเก็บเงินลูกค้าให้ได้ หาก เรียกเก็บไม่ได้พนักงานจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ


WI-MC-006 คู่มือการขายสินค้า Drop Ship (คอนกรีตสำเร็จรูป)

1. วัตถุประสงค์

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของ แผนกค้าส่ง โครงการ ลูกค้าสัมพันธ์ พนักงานขาย ในเรื่องของ “กระบวนการขายสินค้า คอนกรีต ซีแพค” เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการเสนอราคา เงื่อนไขการขายและการจ่ายเงินของลูกค้าที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ในการพิจารณาสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า

2. ขอบเขต

การเสนอขายสินค้าคอนกรีตซีแพคต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขและแนวปฏิบัติอย่างเคร่งครัดตามกระบวนการทำงานที่กำหนด

3. หน้าที่และความรับผิดชอบ 

3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายค้าปลีก / ผู้จัดการส่วนค้าส่ง-โครงการ / Store Manager

3.2 พนักงานขาย


3.3 พนักงานขาย

3.5 บริหารสินค้า

 4.คำจำกัดความ

 5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง 

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

                                                                        



6. รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

  1. พนักงานขายสอบถามความต้องการของลูกค้ารายละเอียดที่ลูกค้าต้องการที่จะใช้ซีแพคคอนกรีตกับงานอะไร เช่น งานถนน งานตอม้อ งานสะพาน งานโครงสร้าง งานเข็มเจาะ งานตากผลิตภัณฑ์สินค้าการเกษตร ฯลฯ

ขอรายละเอียดที่ชัดเจน ชื่อลูกค้า เบอร์โทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้ เพื่อคอนเฟิร์มวันเวลาที่ใช้คอนกรีต ,หน้างานที่ใช้คอนกรีต (บ้านพักอาศัย,อาคารพาณิชย์ ฯลฯ),สถานที่ ที่จะใช้งานคอนกรีต , ปริมาณการใช้งาน และ กำลังอัดของคอนกรีตที่จะใช้งาน ,ลักษณะหน้างานที่จะใช้งานคอนกรีต ( เทเสา,เทคาน,เทตอม่อ,เทฟุตติ้ง ฯลฯ) ,วันเวลาที่ลูกค้าต้องการใช้งานคอนกรีต , วิธีการเทคอนกรีต (โดยรถเครน,ใช้คนเท,รถปั๊ม ฯลฯ) ,พื้นที่หน้างาน สำหรับการจัดส่งคอนกรีต สามารถใช้รถคอนกรีตขนาดไหน จัดส่งเข้าหน้างานได้บ้าง 

ตัวอย่าง 

ลูกค้า นาย ก  เบอร์โทรศัพท์ 01234567890  งานคฤหาสน์ 3 ชั้น ต.ต้นเปา อ.สันกำแพง ปริมาณคอนกรีตทั้งหมด 500 คิว ใช้งานคอนกรีต st240  ต้องการใช้งานเทคานบ้านชั้น 1 วันที่ 10 มกราคม 2564 จำนวน 20 คิว ต้องการเวลา 09.50 น. เริ่มเทคอนกรีต **เวลาฤกษ์ ห้ามคลาดเคลื่อน ใช้รถเครน ถนนเข้าหน้างานกว้าง 5 เมตร ความสูงไม่มีสิ่งกึดขวาง รถใหญ่เข้าได้  

  1. พนักงานขายเจรจาขอราคาที่แผนกบริหารสินค้าเมื่อได้ราคาเรียบร้อยตามที่ต้องการจัดทำการเสนอราคาให้กับลูกค้า WI-WS-001 ขั้นตอนการจัดทำใบเสนอราคา
  2. เมื่อส่งเอกสารใบเสนอราคาให้ลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ เช่น E- Mail ,Line,Fax เมื่อลูกค้าได้รับใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว และสรุปตกลงซื้อสินค้า ให้พนักงานขายเซ็นต์ชื่อในช่องผู้เสนอราคา และผู้อำนวยการฝ่ายขายหรือผู้จัดการฝ่ายขายเป็นผู้อนุมัติใบเสนอราคา เท่านั้น 
  3. ส่งเอกสารใบสั่งซื้อให้ลูกค้าเซ็นต์อนุมัติการสั่งซื้อ 
  4. พนักงานขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าและตรวจสอบวงเงินของลูกค้า (กรณีเงินเชื่อ)
  5. เมื่อตรวจสอบการอนุมัติวงเงินเรียบร้อยสามารถขายสินค้าให้ลูกค้าได้ให้ทำตามกระบวนการ

WI-SA-009  การจัดทำใบ Back Order


  1. บริหารสินค้าจัดทำใบสั่งซื้อ PO. การจัดทำใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง (PO)
  2. รวมรวม PO. และ Back Order  นำส่งให้ฝ่าย GR. รับสินค้าเข้าระบบ 
  3. บริหารสินค้าส่งเอกสาร KPI รายละเอียดการเทให้พนักงานขาย เพื่อให้ฝ่ายขายดำเนินการออกบิล

7. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง




WI-MC-007 มาตรฐานการสั่งซื้อสินค้าพิเศษ จากโรงงาน ไม่เต็มเที่ยว

WI-MC-008 มาตรฐานการ การสั่งซื้อสินค้า ต้องทำ PO ในการสั่งสินค้าทุกครั้ง