# Drop Ship รวมระเบียบปฏิบัติเฉพาะการสั่งสินค้า Drop Ship รวมไว้ที่นี่ # WI-MC-004 Drop Ship สินค้าส่งตรงเข้าหน้างาน ### วัตถุประสงค์ เพื่อควบคุมมาตรฐานในการสั่งซื้อสินค้า Drop Ship สามารถติดตามสินค้าและเอกสาร การรับเข้า ออกบิลให้แล้วเสร็จภายในสิ้นวัน เพื่อป้องกันปัญหาบิลขายค้างในระบบ หรือใบสั่งซื้อค้างรับเข้า ### ขอบเขต การสั่งซื้อสินค้าทั้งหมดที่ส่งตรงเข้าหน้างาน ไม่ผ่านเข้าคลังบริษัท (กรณีการส่งสินค้าเข้าร้าน 999 ซุปเปอร์ช้อปด้วย) ### ขั้นตอน
รายละเอียด 1. พนักงานขายจัดทำใบ Back order ตามรายการที่ลูกค้าสั่งซื้อ ([WI-SA-009 การจัดทำใบ Back order](https://docs.google.com/document/d/13eYrijnK3CnR05HYlVo7HqM0q6p3OqXckwbPSf50U3A/edit)) และทำใบรับมัดจำ (กรณีสินค้าสั่งพิเศษ (SPO) ใบรับมัดจำค่าสินค้าอย่างน้อย 30% เพื่อเป็นการยืนยันการสั่งซื้อ) 2. ส่งใบ Back order ไปให้แผนกจัดซื้อดำเนินการจัดทำใบ PO ([WI-BY-005 การทำใบสั่งซื้อสั่งจ้าง](https://docs.google.com/document/d/13eYrijnK3CnR05HYlVo7HqM0q6p3OqXckwbPSf50U3A/edit)) เพื่อสั่งสินค้ากับ Vendor ต่อไป 3. Vendor จะยืนยันตัวสินค้า จำนวน และวันที่จัดส่งให้ทางพนักงานจัดซื้อทราบ 4. พนักงานจัดซื้อจัดทำใบสำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง PASS ระบุจำนวนตามที่ทาง Vendor แจ้งมา และนำส่งให้พนักงานขายเพื่อดำเนินการตรวจเช็คหน้างานว่าได้รับสินค้าตามจำนวนที่สั่งซื้อหรือไม่ 5. ขนส่งแจ้งกลับผ่านช่องทาง Chat app ว่าได้มีการ ส่งสินค้าครบตามจำนวนที่สั่งซื้อพร้อมกับขอรูปถ่ายใบรับสินค้าที่มีการเซ็นรับจากลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจรับสินค้า 6. จัดซื้อบันทึกรับเข้าสินค้าเข้าคลัง 99 และส่งเอกสารแจ้งพนักงานขายตรวจสอบ 7. พนักงานขาย ตรวจสอบจำนวนสินค้าตามที่ลูกค้าได้รับจริง ผ่านไลน์ เทียบกับหลักฐานใบตรวจรับสินค้าว่าเป็นคลังใด ก่อนส่งให้แคชเชียร์ทำการออกบิลขายให้ถูกต้อง ตรงคลังที่รับเข้า (คลัง99) 8. แคชเชียร์ทำการออกบิลขายสินค้า PASS ส่ง ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ส่งให้ลูกค้าตามรายการสินค้าที่ได้รับจริง 9. หลังจากนี้ทาง Vendor จะส่งเอกสารใบแจ้งหนี้ ใบจ่ายสินค้าและใบส่งสินค้า มายังแผนกการเงิน เพื่อตรวจสอบเอกสารและดำเนินการชำระเงินต่อไป 10. ทางแผนกการเงิน ทระทบยอดของเอกสารทั้ง 3 ส่วนคือ ใบสั่งซื้อ, ใบรับเข้า, ใบส่งของ หากพบข้อผิดพลาดของเอกสารจะทำการส่งเอกสารกลับคืนเพื่อทำการแก้ไขให้ถูกต้อง เมื่อเอกสารครบถ้วนถูกต้องแล้วทางการเงินจะทำการตั้งเบิกเพื่อชำระค่าสินค้าให้กับทาง Vendor และค่าขนส่งให้กับบริษัทขนส่ง(ถ้ามี) #### เพื่อตรวจสอบงานประจำวัน ลดข้อผิดพลาด จะมีงาน Daily management ของแต่ละฝ่ายดังนี้ 1. แผนกบัญชี และ หัวหน้าทีมขาย ออกรายงานสรุปการรับเข้าสินค้า Drop-ship ที่ลืมออกบิลข้ามวัน (GR-206) แยกตามสาขาเพื่อ Clear สินค้าก่อนสิ้นวัน 2. จัดซื้อ ออกรายงานใบสั่งซื้อครบกำหนดส่งประจำวัน เพื่อตรวจว่าไม่มีใบสั่ง Drop-ship ที่ของเข้าหน้างาน แล้วลืมตรวจสอบบันทึกรับเข้า #### เฉพาะกรณีของซื้อเข้าร้าน 999 Supershop การรับเข้าให้เป็นหน้าที่แผนกบัญชี เพื่อกระทบยอดสินค้าคงคลังระหว่าง ระบบ Business Plus กับ BC Account ### VDO ### หน้าที่และความรับผิดชอบ #### พนักงานขาย - ดูรายงาน ใบโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง ว่ามีสินค้าอะไรบ้างที่ถึงกำหนดวันนัดรับที่ถึงกำหนด - ติดตาม รับแจ้งว่าสินค้าถึงลูกค้าหรือยัง ถ้าถึงเรียบร้อยแล้ว นำเอกสารให้ GR รับเข้าสินค้า #### GR - รับเข้าสินค้า Drop Ship #### จัดซื้อ - ออกใบ PO - รับแจ้งจาก Vendor ในการยืนยันการส่งสินค้าและแจ้งให้พนักงานขายทราบเพื่อติิดตามสินค้าว่าถีงลูกค้าตามที่ได้สั่งซื้อหรือไม่ - ออกใบสำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง PASS #### Service division/หัวหน้าทีมขาย - ตรวจรายงานสินค้า Drop Ship ค้างทำ Bill ขาย แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง - ใบ Back order - ใบสั่งซื้อ (PO) - ใบสำเนาใบสั่งซื้อ/ใบตรวจรับสินค้าเข้าคลัง PASS - ใบตรวจรับสินค้า - บิลเงินสดใบกำกับภาษี - ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี - รายงาน สินค้า Drop Ship # WI-MC-005 กระบวนการสั่งซื้อสินค้า Drop Ship (กรณีมีเงินมัดจำ) ## กระบวนการสั่งซื้อสินค้า Drop Ship (กรณีมีเงินมัดจำ)
### ขั้นตอน 1. รับใบ Back Order จากฝ่ายขาย พร้อมกับทำ PO สั่งซื้อสินค้า 2. ส่งใบ PO ให้ผู้บริหารอนุมัติ และส่ง PO ให้กับทาง Vender 3. Vender แจ้งสินค้าพร้อมส่ง 4. แจ้งฝ่ายขาย รับเงินมัดจำส่วนที่เหลือ 5. **ก่อนแจ้งให้ Vendor ส่งสินค้า ตรวจสอบความถูกต้องต่างๆ** 1. เงินมัดจำได้รับครบถ้วน 100% 2. คอนเฟิร์ม Vender จัดส่งสินค้า 3. [link คลิปวิดิโอกรณีศึกษา](https://tube.sys9.co/w/vP3UNs14uBs6d1jtBZukaD) 6. ขนส่ง ส่งสินค้าเสร็จ พร้อมให้ฝ่ายขายเช็คกับลูกค้าว่าได้รับสินค้าครบไม่มีแตกหักเสียหาย 7. ปริ้นใบรับสินค้าคลัง Pass พร้อมแนบใบเซ็นรับของจากลูกค้า ให้กับฝ่ายขาย นำไปให้ GR รับเข้าออกบิล 8. ส่งใบกำกับภาษีให้กับลูกค้า ### จุดควรระวัง 1. ตรวจสอบว่าได้รับเงินมัดจำครบทั้ง 100% ก่อนจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า 2. หลังจากจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า ควรตรวจสอบ ว่าลูกค้าได้รับของครบ ไม่มีแตกหักเสียหาย #### กรณีหากเกิดข้อผิดพลาดจากการส่งสินค้าแล้วเรียกเก็บเงินลูกค้าไม่ได้ **กรณีต้องขนสินค้ากลับคืนมา** 1. ต้องมีหลักฐานที่ลูกค้าอนุญาตยินยอมให้นำสินค้ากลับบริษัท เช่น เอกสารให้ลูกค้าเซ็นต์ยินยอมในการขนของกลับเป็นหนังสือ หรือ หลักฐานการสื่อสารผ่านช่องทาง Line / Telegram (รวมถึงยินยอมชดใช้ค้าใช้จ่ายในการขนส่งสินค้ากลับด้วย) 2. หากลูกค้าผิดเงื่อนไขสัญญา หรือ ไม่จ่ายเงิน ก่อนนำสินค้ากลับต้องใช้เจ้าหน้าที่ตำรวจเข้าไปด้วยเพื่อเป็นพยาน ในการขนสินค้ากลับ 3. หากลูกค้าไม่ยินยอมจ่ายเงิน พนักงานขายจะต้องเรียกเก็บเงินลูกค้าให้ได้ หาก เรียกเก็บไม่ได้พนักงานจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ
# WI-MC-006 คู่มือการขายสินค้า Drop Ship (คอนกรีตสำเร็จรูป) ### **1. วัตถุประสงค์** เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของ แผนกค้าส่ง โครงการ ลูกค้าสัมพันธ์ พนักงานขาย ในเรื่องของ “กระบวนการขายสินค้า คอนกรีต ซีแพค” เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการเสนอราคา เงื่อนไขการขายและการจ่ายเงินของลูกค้าที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ในการพิจารณาสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า ### **2. ขอบเขต** การเสนอขายสินค้าคอนกรีตซีแพคต้องอยู่ภายใต้เงื่อนไขและแนวปฏิบัติอย่างเคร่งครัดตามกระบวนการทำงานที่กำหนด ### **3. หน้าที่และความรับผิดชอบ** #### **3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายค้าปลีก / ผู้จัดการส่วนค้าส่ง-โครงการ / Store Manager** - พิจารณาอนุมัติใบเสนอราคา - รับผิดชอบเป้าขาย #### **3.2 พนักงานขาย** - ส่งใบขอราคาคอนกรีต ให้จัดซื้อ (ตามฟอร์มที่กำหนด) - นำเสนอขายต่อลูกค้า - จัดทำใบเสนอราคาคอนกรีต - ติดตามผลการเสนอราคา เพื่อพิจารณาปรับปรุง แก้ไข เพิ่มเติมและต่อรองราคา - ติดตามผลการสรุปการสั่งซื้อ และให้ลูกค้าออก Po ยืนยันการสั่งซื้อ กรณีลูกค้าไม่มี po ให้เซ็นต์สั่งซื้อในเอกสารเสนอราคา - ขอเปิด ไซ้ดโค๊ต กับทาง Cpac ให้กับลูกค้า ก่อนเทคอนกรีตทุกครั้ง \*\*ปกติต้องขอเปิดไซด์โค้ทกับทางจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้อประสานงานเปิดไซด์โค้ทกับทาง cpac - ออกเอกสาร BCV เพื่อให้ทางสินเชื่อเซ็นต์อนุมัตการขาย(กรณีเงินเชื่อ) ส่วนเงินสด โอนเงินก่อนเทคอนกรีตทุกครั้ง หรือต้องมัดจำ 100% \*\*หลังจากลูกค้าทำการยอมรับในเอกสารเสนอราคา ให้ทำการจองคิวเทคอนกรึตกับทาง ศูนย์รับจอง ตามวันและเวลาที่ลูกค้าต้องการ และทำการออกเอกสาร back order และทำการรับมัดจำ 100% (กรณีลูกค้าเงินสด) - ก่อนการเทคอนกรีต ทางศูนย์จ่ายจะแจ้งรายงานการจองคอนกรีตล่วงหน้า 1 วัน โดยจะส่ง mail เวลา 16.00-16.30 น. ของทุกวัน เพื่อให้ฝ่ายขายทุกช่องทาง - ทำเอกสาร Back Order ภายในวัน (กรณีมีการจองเทวันจันทร์ ฝ่ายขายต้องจัดทำ back order ส่งขออนุมัติภายในวันจันทร์ เวลา 09.00 น.) หรือหากมีการเทคอนกรีตระหว่างวัน ทางศูนย์จ่ายจะแจ้งทางกลุ่มไลน์ CPAC เพื่อขออนุมัติการเททุกครั้ง - ฝ่ายขายแจ้งลูกค้าโอนเงินชำระก่อนการเท (กรณีเงินสด) หรือทำเอกสาร BCV ขออนุมัติจากสินเชื่อ (กรณีเงินเชื่อ) หลังจากมีการเทคอนกรีตประจำวันทาง Cpac จะมีเอกสารแจ้งการใช้คอนกรีตโดยส่งมาทาง E-mail ของทุกหน่วยงาน มาให้ทางฝ่ายขาย เพื่อทำเอกสาร BCV ภายในวัน #### **3.3 พนักงานขาย** - จัดลำดับความสำคัญของการสั่งซื้อ - จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อจากลูกค้า - จัดทำบันทึกทะเบียนการสั่งขาย - จัดทำบันทึก BACK ORDER - ส่งมอบเอกสารให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง - ติดตามการสั่งซื้อสินค้า และตัดบันทึกทะเบียนการสั่งซื้อ - สรุปรายงานการสั่งซื้อ #### **3.5 บริหารสินค้า** - ขอราคาคอนกรีต CPAC ผ่านเจ้าหน้าที่ Telesale กทม. โดยส่งทางเมล (ตามแบบฟอร์มขอราคา) - แจ้งเสนอราคาให้ฝ่ายขาย (ตามแบบฟอร์ม) - ติดตามการเสนอราคาแต่ละโครงการจากฝ่ายขาย เพื่อช่วยกระตุ้นปิดการขาย - รับแจ้งปิดการขายจากฝ่ายขาย แจ้งขอปิด Sitecode ผ่านเจ้าหน้าที่ Telesale กทม. โดยส่งทางเมล - เช็ครายงานเทคอนกรีตล่วงหน้าจากศูนย์จ่าย ทางเมล และเช็ครายงานเท คอนกรีตระหว่างวันผ่านระบบ Cpac e-business - ติดตามเอกสาร Back Order จากฝ่ายขายก่อนการเทคอนกรีต (เงินสด และเงินเชื่อ) - ตรวจสอบรายงานการเทคอนกรีต จากระบบ Cpac e-business และส่งเอกสารรายงานเทคอนกรีตเพื่อให้ฝ่ายขายตรวจสอบจำนวนที่ลูกค้าสั่งซื้อให้ตรงกับ Back Order - ตรวจสอบรายงานการเทคอนกรีต จากระบบ Cpac e-business และส่งเอกสารรายงานเทคอนกรีตเพื่อให้ฝ่ายขายตรวจสอบจำนวนที่ลูกค้าสั่งซื้อให้ตรงกับ Back Order - จัดทำใบสั่งซื้อ PO. - รวมรวม PO. และ Back Order นำส่งให้ฝ่าย GR. รับสินค้าเข้าระบบ เพื่อให้ฝ่าย ขายออกบิล ### **4.คำจำกัดความ** - บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด - ลูกค้าส่วนค้าส่งโครงการ หมายถึง ลูกค้าโครงการ, บ้านจัดสรร, ร้านค้า และหน่วยงานราชการ ที่มีการสั่งซื้อเป็นประจำ ทั้งเงินสดและเงินเชื่อ - พนักงานขาย หมายถึง พนักงานที่ออกปฏิบัติงานนอกสถานที่ และพนักงานที่ปฏิบัติงานในสำนักงาน - ธุรการขาย หมายถึง พนักงานที่ประจำในสำนักงานเพื่อประสานงานด้านการขายระหว่างภายในและภายนอกองค์กร และบันทึกทะเบียนข้อมูล ต่าง ๆ ของแผนก ### **5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง** - [WI-WS-001 การจัดทำใบเสนอราคา](https://docs.google.com/document/d/1NvGKNgsMnR5G04_NRqjvNNx55nOVYz8AuCptkTKJq7w/edit?usp=sharing) - [WI-SA-009](https://docs.google.com/document/d/1icKA58LZxLCCzcfbjLXxcuh3LiNXmRZrn9dlaAiBXdY/edit?usp=sharing) การจัดทำใบ Back Order - [PM-SA-002](https://docs.google.com/document/d/1cGeI7q1HjBKLWoOlM_3VKbJAN8f0Ubr_YuxM8RC7pOY/edit?usp=sharing) การควบคุมสินค้า SPO และ สินค้า Back Order ### **6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน** #### **6. รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน** 1. พนักงานขายสอบถามความต้องการของลูกค้ารายละเอียดที่ลูกค้าต้องการที่จะใช้ซีแพคคอนกรีตกับงานอะไร เช่น งานถนน งานตอม้อ งานสะพาน งานโครงสร้าง งานเข็มเจาะ งานตากผลิตภัณฑ์สินค้าการเกษตร ฯลฯ ขอรายละเอียดที่ชัดเจน ชื่อลูกค้า เบอร์โทรศัพท์ที่สามารถติดต่อได้ เพื่อคอนเฟิร์มวันเวลาที่ใช้คอนกรีต ,หน้างานที่ใช้คอนกรีต (บ้านพักอาศัย,อาคารพาณิชย์ ฯลฯ),สถานที่ ที่จะใช้งานคอนกรีต , ปริมาณการใช้งาน และ กำลังอัดของคอนกรีตที่จะใช้งาน ,ลักษณะหน้างานที่จะใช้งานคอนกรีต ( เทเสา,เทคาน,เทตอม่อ,เทฟุตติ้ง ฯลฯ) ,วันเวลาที่ลูกค้าต้องการใช้งานคอนกรีต , วิธีการเทคอนกรีต (โดยรถเครน,ใช้คนเท,รถปั๊ม ฯลฯ) ,พื้นที่หน้างาน สำหรับการจัดส่งคอนกรีต สามารถใช้รถคอนกรีตขนาดไหน จัดส่งเข้าหน้างานได้บ้าง **ตัวอย่าง** ลูกค้า นาย ก เบอร์โทรศัพท์ 01234567890 งานคฤหาสน์ 3 ชั้น ต.ต้นเปา อ.สันกำแพง ปริมาณคอนกรีตทั้งหมด 500 คิว ใช้งานคอนกรีต st240 ต้องการใช้งานเทคานบ้านชั้น 1 วันที่ 10 มกราคม 2564 จำนวน 20 คิว ต้องการเวลา 09.50 น. เริ่มเทคอนกรีต \*\*เวลาฤกษ์ ห้ามคลาดเคลื่อน ใช้รถเครน ถนนเข้าหน้างานกว้าง 5 เมตร ความสูงไม่มีสิ่งกึดขวาง รถใหญ่เข้าได้ 1. พนักงานขายเจรจาขอราคาที่แผนกบริหารสินค้าเมื่อได้ราคาเรียบร้อยตามที่ต้องการจัดทำการเสนอราคาให้กับลูกค้า [WI-WS-001 ขั้นตอนการจัดทำใบเสนอราคา](https://docs.google.com/document/d/1NvGKNgsMnR5G04_NRqjvNNx55nOVYz8AuCptkTKJq7w/edit?usp=sharing) 2. เมื่อส่งเอกสารใบเสนอราคาให้ลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ เช่น E- Mail ,Line,Fax เมื่อลูกค้าได้รับใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว และสรุปตกลงซื้อสินค้า ให้พนักงานขายเซ็นต์ชื่อในช่องผู้เสนอราคา และผู้อำนวยการฝ่ายขายหรือผู้จัดการฝ่ายขายเป็นผู้อนุมัติใบเสนอราคา เท่านั้น 3. ส่งเอกสารใบสั่งซื้อให้ลูกค้าเซ็นต์อนุมัติการสั่งซื้อ 4. พนักงานขายรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าและตรวจสอบวงเงินของลูกค้า (กรณีเงินเชื่อ) 5. เมื่อตรวจสอบการอนุมัติวงเงินเรียบร้อยสามารถขายสินค้าให้ลูกค้าได้ให้ทำตามกระบวนการ [WI-SA-009](https://docs.google.com/document/d/1icKA58LZxLCCzcfbjLXxcuh3LiNXmRZrn9dlaAiBXdY/edit?usp=sharing) การจัดทำใบ Back Order 1. บริหารสินค้าจัดทำใบสั่งซื้อ PO. [การจัดทำใบสั่งซื้อ สั่งจ้าง (PO)](https://docs.google.com/document/d/1L9mRZWrZqqF3m0sGGkvEXNSOnr8sfMd3-PBnt95BbIs/edit?usp=sharing) 2. รวมรวม PO. และ Back Order นำส่งให้ฝ่าย GR. รับสินค้าเข้าระบบ 3. บริหารสินค้าส่งเอกสาร KPI รายละเอียดการเทให้พนักงานขาย เพื่อให้ฝ่ายขายดำเนินการออกบิล #### **7. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง** - ใบเสนอราคา - ใบบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า - ใบเสนอราคา - ใบขออนุมัติการขายเกินวงเงิน - ใบ PO - ใบ BACK ORDER - ใบสั่งขาย #### # WI-MC-007 มาตรฐานการสั่งซื้อสินค้าพิเศษ จากโรงงาน ไม่เต็มเที่ยว
# WI-MC-008 มาตรฐานการ การสั่งซื้อสินค้า ต้องทำ PO ในการสั่งสินค้าทุกครั้ง