WI-MC-002 การจัดซื้อสินค้า

1. วัตถุประสงค์

     กระบวนการจัดซื้อสินค้าเพื่อซื้อมาขายไป (Trading) จะต้องมีการกำหนดแผนการขายก่อน แล้วจึงจัดทำงบประมาณจัดซื้อ ทั้งนี้เราจะแยกประเภทการจัดซื้อเป็น 

1.1 New Order การซื้อสินค้าใหม่ จะเป็นกระบวนการที่ต้องผ่านการประชุมสินค้าตัวอย่าง หรือ Sample Meeting เพื่อขอเป้าขายจากทุกช่องทางขาย

1.2 Re-Order การซื้อเพื่อเติมสินค้า เป็นงานที่มีธุรกรรมบ่อยครั้งที่สุด เพื่อเป็นไปตามชื่อก็คือเป็นการเติมสินค้าให้เพียงพอกับความต้องการสินค้าในแต่ละช่องทาง/สาขา ซึ่งมีกระบวนการเสนอซื้อจากสาขาผ่านมารวมยอดที่สำนักงานใหญ่

1.3 Back-Order เมื่อลูกค้าทำการสั่งจอง (และวางเงินมัดจำในกรณีขายปลีก) พนักงานขายจะทำการออก Back-Order ซึ่งเป็นการสั่งสินค้าที่ปกติเป็นสินค้าสต๊อคขาย แต่ของขาดสต๊อคจึงจะเรียกว่า Back Order ซึ่งขั้นตอน Back Order ระบบจะออกใบเสนอซื้ออัตโนมัติ เรียกว่า PRA ต้องการการตรวจสอบด้านชำระเงินมัดจำ หรือต้องขออนุมัติก็ต่อเมื่อไม่มีเงินมัดจำเท่านั้น

หมายเหตุ Special Order Item ไม่ใช่ประเภทการสั่งซื้อ แต่เป็น “ สถานะสินค้า” โดยจะต้องจอง/มัดจำเช่นเดียวกับ Back Order แต่จะเป็นการสั่งสินค้าที่ปกติห้ามสต๊อก เพราะขายยาก จึงเรียกสินค้าสถานะเหล่านี้ว่า สินค้าสั่งพิเศษ นั่นเอง                                                

2. ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน

    ครอบคลุมถึงการรับเป้าการขาย, เสนอซื้อ, ตรวจสอบเงื่อนไขของสินค้า ตลอดจนออกเอกสารสั่งซื้อให้แก่ VENDOR

3. หน้าที่และความรับผิดชอบ

3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารสินค้า อนุมัติการจัดซื้อ 

3.2 ผู้จัดการส่วนจัดซื้อ พิจารณา อนุมัติ PR 

3.3 พนักงานจัดซื้อ รับแผนย่อยจากฝ่ายขาย รับใบ PR จากฝ่ายขาย ตรวจสอบสินค้าคงคลัง จัดทำใบ PO ส่งให้ VENDER

4. คำจำกัดความ

6. รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน

6.1 แผนการซื้อ

6.2 จัดทำใบ PR

6.3 การกำหนดโควต้า Stock

6.4 การอนุมัติ PR

BACK ORDER ตรวจสอบ โควต้าสต๊อคแยกตาม Department กรณีไม่ผ่านการพิจารณา จะส่งกลับให้ พนักงานจัดซื้อ ทำการลดจำนวนการสั่งซื้อ หรืองดการสั่งซื้อ ให้พนักงานจัดซื้อแจ้งผลให้พนักงานขายทราบ กรณีผ่านการพิจารณา ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ส่งทำการอนุมัติ PR แล้วแจ้งให้พนง.จัดซื้อ กรณีใบ PR ที่เป็น Reorder Stock เกิน Maximum Stock ปิดเป้าปรับราคาต้องส่งเอกสารให้ผอ.ส่วน อนุมัติก่อน 

6.5 ออกใบ PO

6.6 การอนุมัติ PO

6.7 การส่งใบ PO ให้ VENDOR และ GR

6.8 บันทึกทะเบียน PO

  1. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง


Revision #10
Created 3 July 2022 10:24:31 by ฝ่ายพัฒนาระบบปฏิบัติการ
Updated 30 September 2023 10:18:13 by ฝ่ายพัฒนาระบบปฏิบัติการ