WI-MC-002 การจัดซื้อสินค้า
1. วัตถุประสงค์
กระบวนการจัดซื้อสินค้าเพื่อซื้อมาขายไป (Trading) จะต้องมีการกำหนดแผนการขายก่อน แล้วจึงจัดทำงบประมาณจัดซื้อ ทั้งนี้เราจะแยกประเภทการจัดซื้อเป็น
1.1 New Order การซื้อสินค้าใหม่ จะเป็นกระบวนการที่ต้องผ่านการประชุมสินค้าตัวอย่าง หรือ Sample Meeting เพื่อขอเป้าขายจากทุกช่องทางขาย
1.2 Re-Order การซื้อเพื่อเติมสินค้า เป็นงานที่มีธุรกรรมบ่อยครั้งที่สุด เพื่อเป็นไปตามชื่อก็คือเป็นการเติมสินค้าให้เพียงพอกับความต้องการสินค้าในแต่ละช่องทาง/สาขา ซึ่งมีกระบวนการเสนอซื้อจากสาขาผ่านมารวมยอดที่สำนักงานใหญ่
1.3 Back-Order เมื่อลูกค้าทำการสั่งจอง (และวางเงินมัดจำในกรณีขายปลีก) พนักงานขายจะทำการออก Back-Order ซึ่งเป็นการสั่งสินค้าที่ปกติเป็นสินค้าสต๊อคขาย แต่ของขาดสต๊อคจึงจะเรียกว่า Back Order ซึ่งขั้นตอน Back Order ระบบจะออกใบเสนอซื้ออัตโนมัติ เรียกว่า PRA ต้องการการตรวจสอบด้านชำระเงินมัดจำ หรือต้องขออนุมัติก็ต่อเมื่อไม่มีเงินมัดจำเท่านั้น
หมายเหตุ Special Order Item ไม่ใช่ประเภทการสั่งซื้อ แต่เป็น “ สถานะสินค้า” โดยจะต้องจอง/มัดจำเช่นเดียวกับ Back Order แต่จะเป็นการสั่งสินค้าที่ปกติห้ามสต๊อก เพราะขายยาก จึงเรียกสินค้าสถานะเหล่านี้ว่า สินค้าสั่งพิเศษ นั่นเอง
2. ขอบเขตของระเบียบการปฏิบัติงาน
ครอบคลุมถึงการรับเป้าการขาย, เสนอซื้อ, ตรวจสอบเงื่อนไขของสินค้า ตลอดจนออกเอกสารสั่งซื้อให้แก่ VENDOR
3. หน้าที่และความรับผิดชอบ
3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารสินค้า อนุมัติการจัดซื้อ
3.2 ผู้จัดการส่วนจัดซื้อ พิจารณา อนุมัติ PR
3.3 พนักงานจัดซื้อ รับแผนย่อยจากฝ่ายขาย รับใบ PR จากฝ่ายขาย ตรวจสอบสินค้าคงคลัง จัดทำใบ PO ส่งให้ VENDER
4. คำจำกัดความ
- บริษัท หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
- ส่วนจัดซื้อ หมายถึง แผนกจัดซื้อ
- Vendor หมายถึง ผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่ายสินค้าให้บริษัท
- พนักงาน GR หมายถึง พนักงานตรวจรับสินค้า
- รายงานการเคลื่อนไหวสินค้า หมายถึง รายงานที่แสดงการขาย-ซื้อสินค้าในบริษัท
6. รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
6.1 แผนการซื้อ
- พนง.จัดซื้อ นำ (R-BY-101) แผนการซื้อสินค้าประจำปีเพื่อใช้ในการจัดซื้อให้บรรลุตามวัตถุประสงค์
6.2 จัดทำใบ PR
- MCและBY พนักงานขายจัดทำ (BY3-F01) ใบเสนอซื้อสินค้าเพื่อสต๊อก(PR) ในส่วนของใบ PR ที่ทางฝ่ายขายหรือ PC ทำส่งมาให้กับจัดซื้อ สินค้าที่มีอายุในใบ PR จะต้องระบุวันหมดอายุของสินค้ากลุ่มเคมีภัณฑ์ มาให้กับจัดซื้อทุกครั้งที่มีเอกสารใบขอซื้อ และทาง Sale divition จะต้องตรวจสอบทุกครั้งก่อนเซ็นต์เอกสารส่งให้กับจัดซื้อและ (F-WS-402) ใบ BACK ORDER
6.3 การกำหนดโควต้า Stock
- MC จัดทำกำหนดโควตา Stock แยกตาม Department ดูข้อมูลว่ามีจำนวนเท่าใด จะสั่งซื้อได้หรือไม่ ขั้นตอนกำหนดโควต้าสต๊อก ควรจบภายในแผนการซื้อแล้ว ไม่ใช่แทรกระหว่างการทำ PR→อนุมัติ PR
6.4 การอนุมัติ PR
- ผู้จัดการส่วนจัดซื้อ เป็นผู้พิจารณา (BY3-F01) ใบเสนอซื้อสินค้าเพื่อสต๊อค(PR) Reorder ที่ไม่เกิน Maximum Stock และ (F-WS-402) ใบ
BACK ORDER ตรวจสอบ โควต้าสต๊อคแยกตาม Department กรณีไม่ผ่านการพิจารณา จะส่งกลับให้ พนักงานจัดซื้อ ทำการลดจำนวนการสั่งซื้อ หรืองดการสั่งซื้อ ให้พนักงานจัดซื้อแจ้งผลให้พนักงานขายทราบ กรณีผ่านการพิจารณา ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ ส่งทำการอนุมัติ PR แล้วแจ้งให้พนง.จัดซื้อ กรณีใบ PR ที่เป็น Reorder Stock เกิน Maximum Stock ปิดเป้าปรับราคาต้องส่งเอกสารให้ผอ.ส่วน อนุมัติก่อน
6.5 ออกใบ PO
- ผู้จัดการส่วนจัดซื้อจะส่งเอกสาร (BY3-F01)ใบเสนอซื้อสินค้าเพื่อสต๊อก(PR) และ (F-WS-402) ใบ BACK ORDER ที่อนุมัติแล้วมาให้จัดซื้อทำการ ออก (F-BY-302) ใบสั่งซื้อ (PO)
- การสั่งซื้อผ่านระบบ E-ordering SCG ให้ทำการเปิด PO ผ่าน BC Acount ทุกครั้ง
6.6 การอนุมัติ PO
- กรณีไม่ผ่านการพิจารณา ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารสินค้าจะส่งกลับให้ พนักงานจัดซื้อ ทำการลดจำนวนการสั่งซื้อ หรืองดการสั่งซื้อ
- กรณีผ่านการพิจารณา MC ลงนามในช่องผู้ตรวจสอบ และส่งให้ผู้จัดการส่วนและผอ.ส่วนลงนามในช่องอนุมัติการสั่งซื้อ กรณีสินค้าเกิน Masimum Stock ปิดเป้า สินค้าปรับราคา
6.7 การส่งใบ PO ให้ VENDOR และ GR
- พนักงานจัดซื้อ ส่งใบ (F-BY-302) ใบสั่งซื้อ (PO) ให้ VENDOR ทาง Fax และ ส่งเอกสารให้แผนกGR
6.8 บันทึกทะเบียน PO
- พนักงานจัดซื้อ (R-BY-301) จัดทำทะเบียนคุมใบสั่งซื้อ PO
- แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
- แผนการซื้อสินค้าประจำปี
- ใบเสนอซื้อสินค้าเพื่อสต๊อค(PR)
- ใบ BACK ORDER
- ใบสั่งซื้อ (PO)
- ทะเบียนคุมใบสั่งซื้อ PO