WI-SA-017 ขั้นตอนการรับข้อร้องเรียนจากลูกค้า
กระบวนการรับข้อร้องเรียนจากลูกค้า
1. รับฟังข้อร้องเรียน
- รับฟังอย่างตั้งใจ: ฟังข้อร้องเรียนจากลูกค้าโดยไม่ขัดจังหวะ ให้ลูกค้ารู้สึกว่าความคิดเห็นของเขามีความสำคัญและได้รับการใส่ใจ
- บันทึกข้อมูล: บันทึกข้อร้องเรียนให้ละเอียด รวมถึงข้อมูลส่วนตัวของลูกค้า, วันที่และเวลา, ปัญหาที่ลูกค้าพบ และรายละเอียดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
- แสดงความเข้าใจ: แสดงความเห็นอกเห็นใจและเข้าใจปัญหาของลูกค้า เช่น “ผมเข้าใจว่าท่านรู้สึกอย่างไร” หรือ “ขอโทษที่ท่านต้องประสบปัญหานี้”
2. วิเคราะห์ปัญหา
- หาสาเหตุ: ทำการวิเคราะห์ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นเพราะอะไร เช่น ข้อผิดพลาดจากกระบวนการ, สินค้าไม่ตรงตามตามที่ต้องการ หรือปัญหาจากการบริการ อื่นๆ
- ปรึกษาฝ่ายที่เกี่ยวข้อง: หากจำเป็นให้ปรึกษากับทีมงานหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องเพื่อหาวิธีการแก้ไขที่ดีที่สุด
3. เสนอทางเลือกหรือการแก้ไข
- เสนอทางเลือก: ให้ลูกค้าทราบถึงทางเลือกหรือวิธีการแก้ไขปัญหาที่เหมาะสม เช่น การเปลี่ยนสินค้า, การคืนเงิน, หรือการให้บริการพิเศษ
- ตกลงกับลูกค้า: ตกลงกับลูกค้าว่าจะดำเนินการตามทางเลือกใด พร้อมระบุระยะเวลาในการแก้ไขปัญหา
4. ดำเนินการแก้ไขปัญหา
- ดำเนินการตามที่ตกลง: ทำการแก้ไขปัญหาตามที่ได้ตกลงกับลูกค้าไว้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- ตรวจสอบคุณภาพ: หากมีการแก้ไขปัญหาด้านสินค้า/บริการ ควรตรวจสอบคุณภาพให้แน่ใจว่าปัญหานั้นได้รับการแก้ไขจริงๆ
5. ติดตามผล
- ติดตามผลการแก้ไข: ติดต่อกับลูกค้าภายหลังเพื่อสอบถามความพึงพอใจในการแก้ไขปัญหาหรือการบริการที่ได้รับ
- ขอความคิดเห็นเพิ่มเติม: สอบถามความคิดเห็นของลูกค้าเกี่ยวกับกระบวนการแก้ไขปัญหาว่ามีจุดใดที่สามารถปรับปรุงได้
- ปรับปรุงการบริการ: นำข้อเสนอแนะจากลูกค้ามาปรับปรุงกระบวนการภายใน เช่น การฝึกอบรมพนักงาน หรือแจ้งบริหารสินค้าหากมีปัญหาที่สินค้า เพื่อให้มีการแก้ไข
6. บันทึกและวิเคราะห์ข้อร้องเรียน
- บันทึกข้อมูล: จัดเก็บข้อมูลข้อร้องเรียนเพื่อวิเคราะห์แนวโน้มปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยๆ และใช้ข้อมูลดังกล่าวในการปรับปรุงให้ดีขึ้น
- วิเคราะห์แนวโน้ม: ทำการวิเคราะห์ข้อร้องเรียนที่ได้รับ เพื่อหาสาเหตุหรือประเด็นที่อาจทำให้เกิดปัญหาซ้ำๆ และหาทางแก้ไข
7. สื่อสารกับลูกค้า
- แจ้งผลการแก้ไข: สื่อสารกับลูกค้าถึงการดำเนินการแก้ไขหรือปรับปรุงที่เกิดขึ้น เช่น ผ่านอีเมล, โทรศัพท์ หรือช่องทางที่ลูกค้าสะดวก
- รักษาความสัมพันธ์: ใช้โอกาสนี้ในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นกับลูกค้า เช่น การขอบคุณที่แจ้งข้อร้องเรียน หรือการเสนอข้อเสนอพิเศษในอนาคต