WI-SA1-001 การจัดทำใบ Back Order
การจัดทำใบ Back Order
1. วัตถุประสงค์
- เอกสารนี้จัดทำขึ้นเพื่อควบคุมมาตรฐานในการปฏิบัติงานของ แผนกค้าส่ง-โครงการ ในเรื่องของ “การจัดทำใบเสนอราคา” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเสนอราคา P-WS-3 เพื่อให้เกิดผลสัมฤทธิ์ในด้านการเสนอราคาที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ในการพิจารณาสั่งซื้อสินค้า
2. ขอบเขต
- -
3. หน้าที่และความรับผิดชอบ
3.1 ผู้อำนวยการฝ่ายขาย
- พิจารณาอนุมัติใบเสนอราคา
3.2 ผู้จัดการส่วนค้าส่งโครงการ
- รับผิดชอบเป้าการขาย
3.3 พนักงานขาย (พนักงานขายนอกสำนักงาน / พนักงานขายในสำนักงาน)
- นำเสนอขายต่อลูกค้า
- จัดทำรายงานการปฏิบัติงานประจำวัน
- จัดทำใบเสนอราคา
3.4 ธุรการขาย
- บันทึกทะเบียนใบเสนอราคา
- ประสานงานด้านการขาย
4. คำจำกัดความ
- บริษัทฯ หมายถึง บริษัท นพดลพานิช จำกัด
- ลูกค้าส่วนค้าส่งโครงการ หมายถึง ลูกค้าโครงการ, บ้านจัดสรร, ร้านค้า และหน่วยงานราชการ ที่มีการสั่งซื้อเป็นประจำ
- พนักงานขาย หมายถึง พนักงานที่ออกปฏิบัติงานนอกสถานที่ และพนักงานที่ปฏิบัติงานในสำนักงาน
- ธุรการขาย หมายถึง พนักงานที่ประจำในสำนักงานเพื่อประสานงานด้านการขายระหว่างภายในและภายนอกองค์กร และบันทึกทะเบียนข้อมูล ต่าง ๆ ของแผนก
5. เอกสารที่เกี่ยวข้อง
- -
6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
7. รายละเอียดขั้นตอนการปฏิบัติงาน
7.1 กรณีโทรศัพท์สั่งซื้อสินค้า หรือโทรศัพท์ขอราคา
- ให้บันทึกข้อมูลการรับคำสั่งจากการโทรศัพท์ลงใน ใบแบบฟอร์มบันทึกข้อตกลงกับลูกค้า (RT3-F01)
- จัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) ในระบบ BC ดังนี้
- เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
- เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
- เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
- เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
- QCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- QHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- บันทึกข้อมูลการรับคำสั่งซื้อลงใน รายการใบเสนอราคา (WS3-F01)
- บันทึกข้อมูลใบเสนอราคา (F-WS-301) และสั่งพิมพ์
7.2 กรณีมีการส่งโทรสารใบสั่งซื้อ
มีการทราบราคาแล้วในเบื้องต้น หรือมีการสั่งซื้อมาแล้วระยะหนึ่ง ให้จัดทำใบเสนอราคาในระบบ BC ประกบกับใบสั่งซื้อ ก่อนออกเอกสารการสั่งขายทุกครั้ง
ให้นำข้อมูลจาก ใบสั่งซื้อของลูกค้า จัดทำเป็นใบเสนอราคา (WS3-F01) ในระบบ BC ดังนี้
- เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
- เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
- เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
- เลือกเงื่อนไขการเสนอราคา ดังนี้
- QCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- QHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- QCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- บันทึกข้อมูลการรับคำสั่งซื้อลงใน รายการใบเสนอราคา
- บันทึกข้อมูลใบเสนอราคา และสั่งพิมพ์
7.3 กรณีส่งโทรสารด้วยใบขอราคา
เพื่อขอทราบราคาเบื้องในการพิจารณาซื้อ ให้จัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) ด้วยระบบ BC ดังนี้
- เข้าระบบ BC ด้วย รหัสผ่านของพนักงานขาย
- เลือกคำสั่ง “ จัดขาย ”
- เลือกคำสั่ง “ บันทึกใบเสนอราคาสินค้า ”
- เลือกเงื่อนไขการขาย ดังนี้
- QCV คือ ขายเชื่อ รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- QHV คือ ขายสด รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- QCN คือ ขายเชื่อ ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- บันทึกข้อมูลการรับคำสั่งซื้อลงใน รายการใบเสนอราคา (WS3-F01)
- บันทึกข้อมูลใบเสนอราคา (WS3-F01) และสั่งพิมพ์
หมายเหตุ
- กรณีเป็นการจัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) เพื่อแก้ไข จากการต่อรองจากลูกค้าให้ระบุการ REVICE ครั้งใหม่ทุกครั้ง
- พนักงานขายนำเสนอเพื่อขออนุมัติ โดยผ่านหัวหน้าแผนก, ผู้จัดการส่วนค้าส่ง และผู้อำนวยการฝ่าย
- กรณีที่ไม่ผ่านการพิจารณาอนุมัติให้ย้อนไปแก้ไขในขั้นตอนการจัดทำใบเสนอราคา (WS3-F01) เพื่อนำเสนอเพื่อขออนุมัติ
- กรณีที่ผ่านการพิจารณาอนุมัติให้นำใบเสนอราคา (WS3-F01) ลงบันทึกในทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา (WS3-F02)
- กรณีผู้อำนวยการฝ่ายไม่อยู่ให้ ผู้จัดการส่วนค้าส่ง สามารถอนุมัติแทนได้
3. พนักงานธุรการขาย บันทึกใบเสนอราคา (WS3-F01) ในทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา (WS3-F02) พร้อมทั้งกำหนดสถานะของใบเสนอราคา (WS3-F01) ในกรณีที่ลูกค้าตอบรับการเสนอราคาให้ดึงไปทำใบสั่งขาย (F-WS-404)
8. แบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
- ใบเสนอราคา
- ทะเบียนบันทึกใบเสนอราคา