WI-SA1-011 กระบวนการตัดจ่ายเบิกภายใน

วัตถุประสงค์ 

 คู่มือการปฏิบัติงานนี้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการควบคุมดูแลสินค้าแต่ละคลังและตัดจ่ายสินค้าภายใน เป็นแนวทางในการควบคุมกระบวนการและขั้นตอนการตัดจ่ายสินค้าภายในให้กับพนักงานให้ถูกต้องตามกระบวนการ และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดียิ่งขึ้น  

 นโยบาย 

 

 การเบิก-จ่ายสินค้า กระทำภายในระยะเวลาที่กำหนดเท่านั้น 

 ใบเบิก-จ่าย ที่ไม่มีผู้มารับสินค้า จะถูกยกเลิกภายในสิ้นวัน 

 ใบจ่ายสินค้าจะต้องมี Running Number ในระบบ 

 การรับสินค้าสามารถรับสินค้าจากส่วนงานที่รับผิดชอบโดยแยกตามคลังสินค้าได้ถึงเวลา 12.00 น. เท่านั้น 

 การจ่ายสินค้า การเบิกจ่าย ต้อง ผ่านผู้ควบคุมดูแลคลัง เท่านันๆ  

 

 ผู้รับผิดชอบ 

 

 แผนก Support Division รับผิดชอบตัดจ่ายสินค้าคลัง A  

 แผนกลูกค้าสัมพันธ์ รับผิดชอบตัดจ่ายสินค้าคลัง PRO 

 แผนกจัดซื้อ 1-4 รับผิดชอบตัดจ่ายสินค้าคลัง PRM 

 แผนกบุคคล-ธุรการ รับผิดชอบตัดจ่ายสินค้าคลัง OFS 

 

 ความหมาย   1. คลัง A/B หมายถึง คลังสินค้าขายปกติหน้าร้าน และ Drive Thru   2. คลัง PRO หมายถึง คลังสินค้าของแถมที่ Vender สนับสนุนหรือแถมมากับสินค้าที่มีโปรโมชั่น   3. คลัง PRM หมายถึง คลังพักสินค้าของแถมที่ Vender สนับสนุนแถมมากับสินค้าที่ยังไม่ถูกจัดทำโปรโมชั่น   4. คลัง OFS หมายถึง คลังสินค้าเบิกจ่ายในสำนักงาน 

 Work Flow 

 

 

 วิธีปฏิบัติ การรับสินค้าเข้าคลัง 1. แผนกตรวจรับสินค้าตรวจรับสินค้าลงแจ้งให้ผู้รับผิดชอบสินค้าแต่ละคลังรับสินค้าเข้าคลังของตนเอง ดังนี้    1.1. เมื่อมีสินค้าคลัง A/B เข้ามาแผนกตรวจรับสินค้าจะตรวจสอบสินค้าและแจ้งให้กับ Section Manager ผู้รับผิดชอบสินค้าให้รับทราบเพื่อรับสินค้าเข้าคลัง A/B    1.2. เมื่อมีสินค้าของแถมที่ยังไม่มีโปรโมชั่นทางแผนกตรวจรับสินค้าจะแจ้งให้กับทางแผนกจัดซื้อเพื่อมารับสินค้าเข้าคลัง PRM    1.3 เมื่อมีสินค้าของแถมที่มีโปรโมชั่นสินค้าเข้า ทางแผนกตรวจรับสินค้าจะแจ้งให้กับแผนกประชาสัมพันธ์รับสินค้าเข้าคลัง PRO    1.4 เมื่อมีสินค้าวัสดุสำนักงานต่างๆ เข้ามา แผนกตรวจรับสินค้าแจ้งให้กับทางพนักงานจัดซื้อ-จัดจ้าง รับสินค้าเข้าคลัง OFS  

 การจ่ายสินค้าคลัง A/B 1. การเบิกสินค้าคลัง A/B พนักงาน End Control รับใบขอเบิกจากพนักงาน 2. พนักงานผู้ขอเบิก/พนักงานจัดสินค้ายื่นเอกสารใบขอเบิกให้กับพนักงานที่ดูแลสินค้าให้ช่วยจัดสินค้าและเซ็นต์เอกสารการจ่ายสินค้าให้ 3. เมื่อพนักงานจะนำสินค้าออกจากคลังให้ยื่นสินค้าพร้อมกับเอกสารการขอเบิกให้กับพนักงาน End Control ตรวจสอบความถูกต้อง โดยต้องตรวจสอบรายละเอียด ดังนี้

    3.1  จำนวนสินค้าที่จัดได้ในใบขอเบิก    3.2. ความถูกต้องของสินค้าที่เบิก    3.3  รหัสสินค้าถูกต้อง กรณีที่รายละเอียดไม่ครบถ้วนถูกต้อง พนักงาน End Control ตีกลับไปยังพนักงานผู้ขอเบิก/พนักงานจัดสินค้า ถือว่าไม่สมบูรณ์ 4. เมื่อตรวจสอบเอกสารและสินค้าถูกต้องแล้วพนักงาน End Control ดำเนินการตัดสินค้าออกจากคลัง ตามประเภทการเบิกประเภทต่าง ๆ ประกอบด้วย ใบเบิกเพื่อเป็นสินทรัพย์ เบิกเพื่อเป็นค่าใช้จ่าย เบิกเพื่องานก่อสร้าง เบิกใช้ส่วนตัวผู้บริหาร เบิกเพื่อซ่อมแซม เป็นต้น  5. ระบุเลขที่เอกสารที่ได้ในใบขอเบิกฯ กรณีที่พนักงานนำสินค้าที่เบิกกลับมาใช้งานในพื้นที่ขายหรือคลัง ให้ติดสติกเกอร์ “ สินค้าเบิกใช้แล้ว” ที่ตัวสินค้านั้น ๆ  6. จ่ายสินค้า เมื่อตัดสินค้าออกจากสต๊อก และระบุเลขที่ในเอกสารแล้ว ให้ส่งมอบเอกสารดังกล่าวพร้อมจ่ายสินค้าให้พนักงานเซ็นต์รับสินค้าในเอกสารใบขอเบิกใช้สินค้าและวัตถุดิบ ส่งคืนให้กับพนักงาน End Control และรับสินค้าที่มีสติกเกอร์เข้าแผนกต่อไป 7. พนักงาน End Control ปริ้นเอกสารรายงานการส่งใบเบิกประจำวันรวบรวมเอกสารส่งให้กับ Support Division เพื่อตรวจสอบ ภายในเวลาก่อน 12.00 น. และรวบรวมส่งแผนกบัญชีทุกสิ้นวัน 

 การจ่ายสินค้าคลัง PRM  1. การเบิกสินค้าคลัง  PRM  พนักงานจัดซื้อรับใบขอเบิกจากพนักงาน 2. พนักงานผู้ขอเบิกยื่นเอกสารใบขอเบิกให้กับพนักงานที่ดูแลสินค้าให้ช่วยจัดสินค้าและเซ็นต์เอกสารการจ่ายสินค้าให้โดยมีลายเซ็นต์ผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อแต่ละ CAT เป็นผู้อนุมัติการเบิก  3. เมื่อพนักงานจ่ายสินค้าตรวจสอบความถูกต้อง โดยต้องตรวจสอบรายละเอียด ดังนี้

     3.1  จำนวนสินค้าที่จัดได้ในใบขอเบิก     3.2. ความถูกต้องของสินค้าที่เบิก     3.3  รหัสสินค้าถูกต้อง  4. เมื่อตรวจสอบเอกสารและสินค้าถูกต้องแล้วพนักงานจัดซื้อดำเนินการตัดสินค้าออกจากคลัง  5. พนักงานจัดซื้อปริ้นเอกสารรายงานการส่งใบเบิกประจำวันและรวบรวมส่งแผนกบัญชีทุกสิ้นวัน 

 หมายเหตุ  สินค้าของแถมในคลัง PRM คือสินค้าที่หมดโปรโมชั่น แล้ว หรือสินค้าที่ยังไม่ถูกทำโปรโมชั่น หากสินค้าทำโปรให้โอนเข้าคลังสินค้า PRO และ หากสินค้าต้องการเก็บไว้จัดกิจกรรมเกี่ยวกับพนักงานให้โอนเข้าคลัง OFS 

 การจ่ายสินค้าคลัง PRO      1. สินค้าของแถมที่อยู่ในโปรโมชั่นจะไม่อนุญาตให้มีการเบิกนำไปใช้อย่างอื่นนอกจากการแถมให้ลูกค้าเท่านั้น และเมื่อมีสินค้าของแถมที่หมดโปรโมชั่นแล้วให้ตรวจนับและโอนสินค้ากลับเข้าคลัง PRM      2. กระบวนการตัดเบิกสินค้าของแถม 

 

 การจ่ายสินค้าคลัง OFS  1. การเบิกสินค้าคลัง OFS พนักงานจัดซื้อ-จัดจ้าง รับใบขอเบิกจากพนักงานทุกวันที่ 10 และ 20 ของทุกเดือน  2. พนักงานผู้ขอเบิกยื่นเอกสารใบขอเบิกให้กับพนักงานที่ดูแลสินค้าให้ช่วยจัดสินค้าและเซ็นต์เอกสารการจ่ายสินค้าให้โดยมีลายเซ็นต์ผู้จัดการแผนกเป็นผู้ตรวจสอบและอนุมัติ 3. เมื่อพนักงานจ่ายสินค้าตรวจสอบความถูกต้อง โดยต้องตรวจสอบรายละเอียด ดังนี้

         3.1  จำนวนสินค้าที่จัดได้ในใบขอเบิก         3.2. ความถูกต้องของสินค้าที่เบิก         3.3  รหัสสินค้าถูกต้อง     4. เมื่อตรวจสอบเอกสารและสินค้าถูกต้องแล้วพนักงานจัดซื้อ-จัดจ้าง ดำเนินการตัดสินค้าออกจากคลัง     5. พนักงานจัดซื้อ-จัดจ้าง ปริ้นเอกสารรายงานใบเบิกประจำวัน และรวบรวมส่งแผนกบัญชีทุกสิ้นวัน