CAR68-CR-006 แจ้งตัดใบมัดจำผิด

วันที่ 24/05/68

แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก นส.ณิชชากานต์ ลือชัย  แผนก พนักงานลูกค้าสัมพันธ์ และ นางสาวศิรดาวรรณ ดิษฐ์บ้านไร่ ตำแหน่ง พนักงานแคชเชียร์
เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
              เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาจากแผนกจัดส่งจะไปส่งสินค้าให้กับลูกค้า บจก.J-PROPERTY HOM แต่ไม่สามารถออกบิลได้เนื่องจากวงเงินไม่พอ จากการตรวจสอบพบว่า พนักงานลูกค้าสัมพันธ์ S01 ได้สั่งสินค้า Back Order อ่างล้างจานสองหลุมลูกค้ายังไม่ได้โอนเงินมัดจำมาแต่แจ้งเลขที่มัดจำที่ผูกกับเลขที่ใบสั่งขาย S02 แคชเชียร์จึงตัดมัดจำผิด ส่งผลกระทบทำให้วงเงินมัดจำของ S02 ไม่เพียงพอกับการออกบิลและกระทบกับคิวจัดส่งตามที่ได้นัดหมายกับลูกค้าไว้

สาเหตุของปัญหา มาตรการแก้ไขปัญหา
  1. ใบมัดจำไม่ได้ล็อกไว้ พนักงานไม่ได้สังเกตุว่ามีการผูกมัดจำกับใบสั่งขายอื่นไว้แล้ว
  2. แคชเชียร์ไม่ได้ตรวจสอบก่อนทำการตัด
  1. แจ้ง IT ให้แก้ไขเรื่องการล็อกใบมัดจำที่มีการผูกใบสั่งขายไว้
  2. พนักงาน CR ต้องตรวจการโอนเงินที่มีการทำ Back Order ไว้โดยไม่ยุ่งกับใบมัดจำอื่นที่ไม่ใช่มัดจำสินค้าของตนเอง เว้นแต่ยอดเงินคงเหลือแล้วลูกค้ายินยอม
  3. แคชเชียร์ตรวจสอบใบมัดจำว่ามีการผูกกับใบสั่งขายอื่นหรือไม่ 

Link คู่มือการตัดมัดจำ

การจัดทำขั้นตอนและคู่มือการตรวจสอบ "ใบมัดจำก่อนออกบิล" เป็นสิ่งสำคัญในการควบคุมภายในและป้องกันความผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ โดยขั้นตอนเหล่านี้ควรชัดเจน มีระบบ และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

✅ ขั้นตอนและคู่มือการตรวจสอบใบมัดจำก่อนออกบิล

1. ตรวจสอบเอกสารใบมัดจำ (Deposit Slip / ใบรับเงินล่วงหน้า)
2. ตรวจสอบยอดเงิน
3. ตรวจสอบความสอดคล้องกับใบเสนอราคา 
4. ตรวจสอบสถานะของใบมัดจำ
5. บันทึกข้อมูลในระบบ
6. อ้างอิงใบมัดจำในการออกบิล
7. การอนุมัติ

📝 ตัวอย่างฟอร์มเช็กลิสต์การตรวจสอบใบมัดจำ

รายการตรวจสอบ ตรวจแล้ว (✓) หมายเหตุ
ใบมัดจำครบถ้วน ถูกต้อง    
ยอดเงินตรงตามระบบบัญชี    
อ้างอิงใบเสนอราคา/สัญญาได้    
ได้รับเงินเข้าบัญชีเรียบร้อยแล้ว    
ยังไม่ถูกนำไปใช้ในบิลอื่น    
มีการบันทึกในระบบแล้ว    
แนบเอกสารประกอบครบ    
ตรวจสอบและอนุมัติโดยหัวหน้า    


Revision #5
Created 24 May 2025 03:17:01 by ฝ่ายพัฒนาระบบปฏิบัติการ
Updated 31 May 2025 04:16:08 by ฝ่ายพัฒนาระบบปฏิบัติการ