WI-CK-002 การตรวจสอบการจ่ายสินค้าของ checker

1. วัตถุประสงค์

                   เพื่อให้การตรวจสอบและจ่ายสินค้าออกนอกพื้นที่ขายหรือคลังเป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และแม่นยำ โดยติดตามผลสัมฤทธิ์และเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการ ไม่ว่าจะเป็นการ

• ขายสินค้าให้ลูกค้า (บิลขายสด / บิลขายเงินเชื่อ)

• การโอนย้ายสินค้า (ใบโอนย้ายระหว่างคลัง / ระหว่างสาขา)

• การส่งคืนสินค้าให้ Vendor (ใบแจ้งส่งคืนสินค้า)

• การเบิกสินค้าไปใช้ภายในกิจการ (ใบเบิกสินค้าและวัตถุดิบ)

การตรวจสอบต้องอ้างอิงเอกสารดังกล่าวข้างต้น และตรวจสอบรายละเอียด ดังนี้

• รหัสสินค้า

• ชื่อสินค้า

• ขนาด

• จำนวน

• คุณภาพ

• ประเภท

• รุ่นหรือยี่ห้อ

• สี

2. ขอบเขตการใช้งาน

ใช้กับพนักงาน Checker ทุกคนที่ปฏิบัติงานในกระบวนการตรวจสอบและจ่ายสินค้าออกนอกพื้นที่ขายหรือคลังสินค้า

3. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Work Flow)

3.1 การแจกคิวและบันทึกหลักฐาน

• แจกบัตรคิวรถลูกค้าทุกคันที่เข้ามารับสินค้า

• ถ่ายรูปท้ายรถลูกค้าเพื่อเป็นหลักฐาน

  • หากมีสินค้าจากร้านอื่นอยู่ในรถ ให้ถ่ายเก็บไว้ชัดเจน

  • หากซื้อสินค้าจากร้านเท่านั้น ก็ถ่ายบันทึกเป็นหลักฐานเช่นกัน

3.2 การตรวจสอบสินค้ากับ Order

• ลูกค้ารับสินค้าตาม Order หรือบิลที่แคชเชียร์ออกให้

• กรณี Drive Thru

  • เช็คเกอร์ตรวจสอบสินค้าท้ายรถลูกค้าให้ตรงกับที่คลังสินค้าจัดขึ้นมา

• กรณีรับสินค้าที่จุดแคชเชียร์

  • เช็คเกอร์ต้องตรวจสอบบิลให้ถูกต้องก่อนจ่ายสินค้า

3.3 การสื่อสารกับลูกค้า

• พนักงานเช็คเกอร์ต้อง ขออนุญาตลูกค้าทุกครั้ง ก่อนตรวจสอบ โดยใช้ Script มาตรฐาน

สคริปต์ที่ 1 (ตรวจสอบทั่วไป):
“สวัสดีครับ/ค่ะ ขออนุญาตตรวจสอบรายการสินค้านะครับ/คะ เพื่อให้ลูกค้ามั่นใจว่าได้รับสินค้าครบถ้วนครับ/ค่ะ”

สคริปต์ที่ 2 (สอบถามเพิ่มเติมกรณีพบความผิดปกติ):
“ขออนุญาตสอบถามนะครับ/คะ สินค้า …………. นี้อยู่ในรายการซื้อใช่ไหมครับ/คะ จะได้ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องครับ/ค่ะ”

หลักสำคัญ:

• ใช้น้ำเสียงสุภาพ

• ใช้คำว่า “เพื่อความถูกต้อง” / “เพื่อความมั่นใจ”

• หลีกเลี่ยงคำว่า “ซื้อที่ไหน” หรือสื่อสารในลักษณะจับผิด

3.4 การตรวจสอบในระบบและการสแกนบัตรคิว

• เช็คเกอร์สแกนบัตรคิวเพื่อให้มั่นใจว่าคิวและรายการสินค้ากับคิวถูกต้องตรงกัน เฉพาะที่จุดแคชเชียร์ เท่านั้น (ตามรหัส PAR-GR-006)
  
  

• ห้ามกดเช็คสินค้าก่อนรถถึงจุดตรวจ เนื่องจากจะทำให้คลังไม่สามารถแก้ไขหรือเพิ่มรายการได้

3.5 การตรวจสอบสภาพสินค้า

• ตรวจสอบสภาพ ขนาด ยี่ห้อ ประเภท และรุ่น ของสินค้าทุกประเภทที่ออกจากคลัง

ข้อควรสังเกต:

• สินค้าที่เป็นกล่อง หากยังไม่ได้แกะเทป ต้องตรวจสอบจำนวนและตรงกับบิล

• หากกล่องถูกแกะแล้ว หรือมีร่องรอยการถูกแกะแล้วพันแลปใหม่ ต้องตรวจสอบสินค้าภายในกล่องอย่างละเอียด
  
  

  

  

3.6 การทวนสอบกับลูกค้า

• เช็คเกอร์ต้องทวนสอบยอดสินค้ากับลูกค้าทุกครั้ง

• หากพบความผิดพลาดแจ้งพนักงานคลังสินค้าให้รับทราบ ต้องแก้ไขก่อนอนุมัติการนำสินค้าออกจากคลัง

3.7 การเซ็นเอกสารและบันทึกหลักฐาน

• เซ็นตรวจสอบและประทับตรายางเช็คเกอร์ในบิลทุกครั้ง

• ตัวอย่างการถ่ายรูปสินค้าด้านหลังรถให้เห็นชัดเจน
  
  
  
  

• หากไม่สามารถนับได้จากท้ายรถ ให้ถ่ายจากด้านหน้าเพิ่มเติม

3.8 การตรวจสอบคิวคงค้าง

• ตรวจสอบคิวคงค้างในระบบวันละ 2 ครั้ง เวลา 12.00 น. และ 16.45 น.

• หากมีคิวค้างเกินกว่า 1 ชั่วโมง ต้องรีบตรวจสอบทันทีเพื่อป้องกันสินค้าหลุดออกไปโดยไม่ได้ออกบิล

ตัวอย่างการตรวจสอบและจ่ายยิปซั่มบอร์ด

• ปฏิบัติตามวิธีการเฉพาะที่กำหนดไว้สำหรับสินค้ากลุ่มนี้ (สามารถทำ WI แยกสำหรับยิปซั่มบอร์ดได้)
  

  
  

4. บทบาทและความรับผิดชอบ

• เช็คเกอร์ : ตรวจสอบสินค้า เอกสาร ระบบ และสื่อสารกับลูกค้า

• พนักงานคลัง : จัดเตรียมและโหลดสินค้าให้ตรงตาม Order

• หัวหน้างาน : ตรวจติดตามการปฏิบัติงาน และแก้ไขปัญหาเมื่อพบข้อร้องเรียน

5. สรุป

การตรวจสอบสินค้าก่อนออกจากคลังหรือพื้นที่ขาย เป็นขั้นตอนสำคัญในการควบคุมคุณภาพ ป้องกันความผิดพลาด และสร้างความเชื่อมั่นให้ลูกค้า โดยพนักงานเช็คเกอร์ต้องปฏิบัติตามมาตรฐานการสื่อสารและการตรวจสอบอย่างเคร่งครัด