การตรวจนับแบบหมุนเวียน Cycle Count

        การตรวจนับแบบหมุนเวียน (Cycle Count) หมายถึง  เครื่องมือที่ใช้ในการควบคุมทางกายภาพ และทางด้านการเงิน กล่าวคือเมื่อได้รับสินค้าจาก Supplier และทำการจัดเก็บในตำแหน่งที่เหมาะสมกับสินค้าชนิดนั้นแล้ว มีการควบคุมการเข้าออก และการตรวจนับว่า มีสินค้าที่อยู่ในความดูแลจำนวนเท่าไร ซึ่งการตรวจสอบนั้นสามารถทำได้อย่างต่อเนื่อง หรืออาจทำได้ตามช่วงเวลา

โดยธุรกิจโดยส่วนใหญ่ในปัจุบันนั้นมักจะมีการควบคุมจำนวนสินค้าคงคลังตามโดยการตรวจนับสินค้าและนำมาเปรียบเทียบกับรายการที่บันทึกทางบัญชี ซึ่งการกระทบยอดกับรายการที่บันทึกทางบัญชี จะทำให้การควบคุมทางการเงินเกี่ยวกับสินค้าคงคลังนั้น ตรงกับการควบคุมทางกายภาพด้วย และเนื่องจากข้อบังคับทางกฏหมายเป็นผลให้ทุกบริษัทต้องทำการตรวจนับและควบคุมสินค้าคงคลังทั้งหมดอย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อปี

      การตรวจนับตามรอบเวลานั้นเป็นเรื่องปกติสำหรับการควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการตรวจนับที่มีประสิทธิผลนั้นส่วนใหญ่จะต้องมีการตรวจนับจำนวนสินค้าคงคลังเป็นบางรายการในทุกวันทำงาน โดยรายการที่จะนับจะถูกกำหนดความถี่ (รอบเวลา) ในการนับไว้ล่วงหน้า

       ระบบการตรวจนับตามรอบส่วนใหญ่มักจะกำหนดความถี่ของการนับสินค้าตามมูลค่าของสินค้าซึ่งวิธีที่นิยมใช้นั้นคือ ABC ซึ่งระบบนี้จะทำการจัดประเภทรายการสินค้าออกเป็นกลุ่มๆ ตามมูลค่าของปริมาณทั้งปี (ซึ่งคำนวณได้จากราคาต่อหน่วย * ปริมาณทั้งปี) ซึ่งโดยปกติแล้วรายการสินค้านั้นจะถูกแบ่งออกเป็น 3 กลุ่มด้วยกันคือ A B และ C (กระบวนการนี้เรียกว่าวิธีวิเคราะห์ของพาเรโต)

• “A” เป็นรายการที่มีมูลค่าสูงสุด แต่เป็นรายการที่มีจำนวนไม่มากคือประมาณ 15-20 % ซึ่งจะมีมูลค่ารวมประมาณ 75-80 % ของมูลค่ารวมทั้งหมด ดังนั้นสินค้าในกลุ่ม A ทั้งหมดจะถูกตรวจนับในทุกๆ เดือน
• “B” เป็นรายการที่มีมูลค่าปานกลาง โดยรายการที่แสดงเหล่านี้จะมีจำนวนปานกลาง โดยคิดเป็น 30-40 % ของรายการรวมทั้งหมดแต่จะมีมูลค่าประมาณ 15% จากมูลค่ารวมทั้งหมดของสินค้าคงคลัง และโดยทั่วไปรายการที่แสดงในกลุ่ม B นั้นจะถูกตรวจนับในทุกๆ 3 เดือน
• “C”   สินค้าที่อยู่ในกลุ่มนี้จะมีจำนวนมาก แต่จะมีมูลค่าน้อยมากเมื่อเทียบกับมูลค่ารวมทั้งหมดของสินค้าคงคลังจึงแทบจะเป็นกลุ่มสินค้าที่ไม่ค่อยมีความสำคัญ โดยมูลค่ารวมมีค่าประมาณ 5-10 % ดังนั้นรายการในกลุ่ม C ทั้งหมดจะถูกนับปีละครั้ง ซึ่งโดยทั่วไปแล้วการนับในกรณีนี้มักจะนิยมใช้การประมาณการด้วย

วัตถุประสงค์ 

• พื้นที่จัดเก็บสินค้ามีการจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบสามารถค้นหาสินค้าได้อย่างรวดเร็ว
• พนักงานมีความรับผิดชอบในพื้้นที่ ที่ได้รับมอบหมาย 
• ยอด  Stock ทางกายภาพ(สินค้าในพื้นที่จริง) ตรงกับระบบสินค้าทางบัญชี เพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการและการออกงบการเงิน
• ลดการสูญเสีย ทั้งสินค้าสูญหาย และการเสียโอกาสในการขายสินค้าค้นหาไม่พบ
• สินค้าทุกชิ้นต้องถูกนับภายใน 90 วัน

ผู้รับผิดชอบ

Sale Operation

• Store Manager  กำหนดหน้าที่รับผิดชอบตามพื้นที่ และผลักดันการทำ Cycle count ให้เกิดประสิทธิผล
• Sale Division     กำหนดและผลักดันการตรวจนับให้ครอบคลุมทุกพื้นที่ และเป็นไปตามแผนงาน
• Section Manager  รับแผนการทำ Cycle count และทำการเตรียมพื้นที่ ทำความสะอาด จัดเรียงสินค้าให้ง่ายต่อการตรวจนับและเป็นหมวดหมู่
• Store Staff   เตรียมพื้นที่ก่อนการนับ , ตรวจนับสินค้าที่รับผิดชอบ

Support Division 

• ตรวจความพร้อมของพื้นที่ตรวจนับ อนุญาติให้ตรวจนับก็ต่อเมื่อพื้นที่มีความพร้อม ได้มาตรฐาน
• สนับสนุนป้ายและอุปกรณ์การตรวจนับ เช่น ป้าย Location Code, Next Locotion, Slot-tag และ
  อุปกรณ์อื่นๆ ที่อำนวยความสะดวกในการตรวจนับ
• สรุปและติดตามรายงานผลการตรวจนับสต๊อก
  
• รายงานผลการตรวจนับสต๊อกสินค้าให้กับ IC
• เมื่อพบผลต่างจากการตรวจนับในแต่ละวันโอนผลต่างการตรวจนับ ไปคลัง (ISP) เพื่อรอพิสูจน์ (ภายใน 12.00 วันถัดไป)

บัญชี และสินค้าคงคลัง

• ICC     ติดตามแผนการทำ Cycle count และสุ่มตรวจสอบความถูกต้องให้ตรงตามแผน
• ACM   สรุปปัญหาจากการทำ Cyecle count เพื่อปรับปรุงแก้ไขระบบการควบคุมการทำงาน
  นโยบายการตรวจนับและตรวจสอบสต๊อก

ระบบงาน IT/OD

• OD     จัดทำและปรับปรุงมาตรฐานการทำงาน Cycle count ให้มีประสิทธิภาพ และทำเอกสารเป็นแนวทางในการ 
• ถ่ายทอดขั้นตอนการทำงานกับพนักงานต่อไป
• IT      จัดเตรียม เครื่องมือ และโปรแกรมใช้ในงาน Cycle count ให้สอดคล้องกับขั้นตอนอย่างมีประสิทธิภาพ

จัดซื้อและบริหารสินค้า 

• MC   ตรวจสอบการนับสินค้า และระบุตัวตนสินค้า ให้สามารถทำการตร

  Cycle count Flow

  

  รายละเอียดขั้นตอนการทำ Cycle Count 

  1. กำหนดแผนการทำ Cycle count 

  • Store manager / Division ระบุพื้นที่ความรับผิดชอบให้กับพนักงาน
  • Division / Section manager กำหนดแผนการนับโดยแบ่งเป็นทีมรับผิดชอบแต่ละพื้นที่ 

  2. การเตรียมพื้นที่ ก่อนการนับ 

  • การจัดเรียงสินค้า 
  • ป้ายสินค้าล้นจากที่เก็บ กรณีสินค้ามีการจัดเก็บหลายที่เก็บ 
  • การจัดเรียงสินค้าให้ง่ายต่อการนับ 
  • การจัดเรียงสินค้าให้เป็นหมวดหมู่
  • ติดป้ายบ่งชี้/บาร์โค๊ต
  • ทำความสะอาดพื้นที่การตรวจนับ
  • บันทึกชั้นเก็บสินค้า
  • ใช้อุปกรณ์ Hand held เข้าระบบ “AddItem” และทำการบันทึกสินค้าและรหัสชั้นเก็บ เพื่อให้ทราบถึงที่เก็บสินค้าว่าอยู่ในรหัสชั้นเก็บใดบ้าง (ใช้ในการหาสินค้าเมื่อมีคำสั่งหยิบสินค้าจากใบสั่งขาย)
  • ติด Slot tag และ ป้าย Next Location ก่อนการตรวจนับ ให้ครบทุกรายการในพื้นที่
  • หากสินค้าเป็นสินค้าขายแบบเซท เช่น เครื่องครัว เป็นต้น ให้รวมสินค้าเป็นเซ็ทไว้ให้ครบชุด และมีป้ายกำกับให้เรียบร้อยเพื่อสะดวกในการตรวจนับ
  • ตรวจนับพร้อมตรวจสอบการสินค้าที่อาจจะหลุดการตรวจนับ เช่น สีผสมผิดที่มีการซุกซ่อน สินค้าหมดอายุ หรือ สินค้าเสื่อมสภาพ และอื่นๆ
  • เมื่อเตรียมพื้นที่ในการตรวจนับเรียบร้อยให้แจ้งหน่วยงาน Support เข้าไปตรวจสอบและให้สัญญาณว่าสามารถนับสต๊อกได้ถึงสามารถทำการตรวจนับได้

  3. การตรวจนับ Stock สินค้า 

  • สามารถตรวจนับได้เมื่อพื้นที่ตรวจนับมีความพร้อมตามมาตรฐานการเตรียมพื้นที่ ตรวจสอบและอนุญาติให้นับได้โดย Support Division
  • การนับสินค้าจะต้องมีบุคคลอื่นร่วมตรวจนับและ เขียนยอดที่ตรวจนับได้ตามหน่วยนับหลักของสินค้า 
  • ลงลายมือชื่อและวันที่ตรวจนับ ลงใน Form Slottag ทุกรายการ
  • ตรวจนับสินค้าทุกรายการในพื้นที่   
  • การบันทึกยอดผ่านระบบ 
  • ใช้ระบบ Hand held บันทึกยอดการนับสินค้า ตามใบ Slottag และทำเครื่องหมาย / ใน Slottag 
  • บันทึกรายการเพื่อสร้างใบบันทึกยอดตรวจนับเข้าสู่ระบบ BC Account (“IH”)
  • การพิมพ์ยอดสินค้าที่ตรวจนับ  (ภายในวันนับ Stock )
  • เมื่อบันทึกตรวจนับสินค้าครบทุกรายการในพื้นที่
  • Division ทำการ Group ใบตรวจนับจาก Hand held เพื่อสรุปและรวบรวมยอดเป็นใบนับประจำวัน 
  • พิมพ์เอกสารสรุปยอดตรวจนับประจำวัน พร้อม เจ้าของพื้นที่เซ็นยอมรับยอดตรวจนับ  ณ วันที่ตรวจนับให้เสร็จภายในวันตรวจนับ และ Section Manager และ Sale Division เซ็นต์รับรองผลการตรวจนับและรับว่าพนักงานตรวจนับโดยมีบุคคลที่ 3 ร่วมตรวจนับ ไม่ได้ตรวจนับสต๊อกสินค้าที่ตนเองรับผิดชอบเพียงคนเดียว
  • โอนผลต่างการตรวจนับ ไปคลัง รอพิสูจน์ (ISP)  (ภายใน 12.00 วันถัดไป)
    • กรณี ยอดผลต่างที่ไม่สามารถยอมรับการโอน ISP ให้ระบุจำนวนเป็น -1 (ไม่นับยอด ต้องตรวจสอบการนับใหม่)
    • Confirm ยอดนับพร้อมทำใบโอนไป ISP 
    • หลังจาก Confirm ยอดนับ ระบบจะทำการ สร้างข้อมูล โอนยอดสินค้าหายจาก AVL ->ISP  
    • หลังจาก Confirm ยอดนับ ระบบจะทำการสร้างข้อมูลโอนยอดสินค้าเกินจากบัญชี จาก ISP -> AVL
  • นำใบสรุปตรวจนับประจำวันมาวิเคราะห์หาผลต่างที่ยอมรับได้ 
  • การจัดการสินค้าที่ไม่ระบุ Location และไม่ถูกตรวจนับ
  • ตรวจสอบการระบุ Location จากรายงานการรับสินค้าประจำวัน( GR110) ต้องระบุ Location 100% หากไม่ระบุ Location แจ้ง Section ทำการบันทึกให้แล้วเสร็จ
  • ออกรายการสินค้าไม่ถูกนับ และนำส่ง Section ทำการตรวจนับผ่านระบบ Hand Held
  • รายงานสินค้าที่ไม่ถูกตรวจนับ  จะต้องเป็นรายงานสินค้าที่ไม่นับรวมสินค้าที่มีการรับเข้ามาใหม่ (แผนกคอมฯ แจ้ง ปรับรายงานโดยรายงานสินค้าที่ไม่ได้ตรวจนับจะอ้างอิงการสั่งซื้อสินค้า LOT แรกเท่านั้น)

  ตัวอย่างแบบฟอร์มต่างๆ ในการ Cycle count 

  • Form วางแผนตรวจนับ
  • Form ติดป้ายชั้นเก็บ
  • Form ติดป้ายสินค้า
  • Form Slot tag และป้าย Form Next Location
  • ใบสรุปใบตรวจนับประจำวัน

  การใช้งาน Hand Held ระบบงาน Cycle count

  • การเข้าระบบ

  • Add Item (บันทึกชั้นเก็บสินค้า)

  • Stock Count (บันทึกยอดตรวจนับ)

  การใช้งาน Mobile Apps ระบบงาน Cycle Count 

  • การเข้าระบบ Mobile Apps 

  • การพิมพ์ป้ายชั้นเก็บ

  • การพิมพ์ป้ายกำกับสินค้า 

  • การสร้างเอกสารสรุปยอดตรวจนับประจำวัน

  • การรับรองผลต่างเพื่อโอนรายการ ISP