WI-AC-012 กระบวนการบริหารจัดการทรัพย์สินให้เช่าและหอพัก

1. วัตถุประสงค์

เพื่อกำหนดขั้นตอนการบริหารจัดการทรัพย์สินให้เช่าและหอพักของบริษัทฯ ให้เป็นระบบ ตั้งแต่การทำสัญญา การรับเงินประกัน การตั้งหนี้ การติดตามทวงถาม จนถึงการรับชำระเงิน เพื่อให้

• รายได้จากค่าเช่าถูกบันทึกครบถ้วน
• ไม่มีรายการค่าเช่าตกหล่นจากระบบ
• สามารถติดตามสถานะลูกหนี้ได้อย่างชัดเจน
• แต่ละหน่วยงานทราบหน้าที่และความรับผิดชอบ
• สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้

2. ขอบเขตงาน

ใช้สำหรับทรัพย์สินของบริษัทฯ ที่นำออกให้เช่า เช่น

• หอพัก
• บ้านพัก
• อาคาร
• พื้นที่เช่า
• ห้องเช่า
• ทรัพย์สินหรืออสังหาริมทรัพย์อื่นของบริษัทฯ

ตั้งแต่เริ่มทำสัญญาเช่าจนถึงการรับชำระเงินของผู้เช่าในแต่ละรอบ

3. หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

หน่วยงาน	หน้าที่หลัก
บัญชี	จัดทำสัญญา ตรวจสอบข้อมูลผู้เช่า และตั้งหนี้ค่าเช่าในระบบ
การเงิน	รับเงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า รับชำระค่าเช่า และออกใบเสร็จ
สินเชื่อ	ติดตามและทวงถามลูกหนี้ที่ถึงกำหนดหรือค้างชำระ
ผู้ดูแลทรัพย์สิน	ตรวจสอบข้อมูลผู้เช่า สถานะสัญญา และประสานงานภาพรวม

4. กระบวนการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนที่ 1 : จัดทำสัญญาเช่า

ผู้รับผิดชอบ : แผนกบัญชี

เมื่อมีผู้เช่าตกลงเช่าทรัพย์สินของบริษัทฯ ให้บัญชีดำเนินการ

1. ตรวจสอบข้อมูลผู้เช่า
2. ตรวจสอบรายละเอียดทรัพย์สินที่ให้เช่า
3. กำหนด
   • วันเริ่มสัญญา
   • วันสิ้นสุดสัญญา
   • ค่าเช่าต่อเดือน
   • เงินประกัน
   • ค่าเช่าล่วงหน้า
   • วันครบกำหนดชำระ
4. จัดทำสัญญาเช่า
5. ให้ผู้เช่าและผู้มีอำนาจลงนาม
6. จัดเก็บสัญญาและเอกสารประกอบ

ผลลัพธ์ที่ต้องได้

สัญญาเช่าที่มีข้อมูลครบถ้วนและสามารถนำไปใช้ตั้งหนี้ในระบบได้

ขั้นตอนที่ 2 : รับเงินประกันและค่าเช่าล่วงหน้า

ผู้รับผิดชอบ : แผนกการเงิน

หลังจากทำสัญญาเรียบร้อยแล้ว ผู้เช่าชำระ

เงินประกัน + ค่าเช่าล่วงหน้า

การเงินดำเนินการ

1. ตรวจสอบยอดตามสัญญา
2. รับชำระเงินจากผู้เช่า
3. ตรวจสอบเงินเข้าบัญชี
4. ออกใบเสร็จหรือหลักฐานการรับเงิน
5. บันทึกรายการรับเงิน
6. แจ้งบัญชีว่าผู้เช่าชำระเรียบร้อยแล้ว

จุดควบคุม

เงินประกันและค่าเช่าล่วงหน้าที่รับมา ต้องสามารถตรวจสอบย้อนกลับถึงสัญญาเช่าได้ทุกครั้ง

5. การตั้งหนี้ค่าเช่า

ขั้นตอนที่ 3 : บัญชีตั้งหนี้ในระบบ

ผู้รับผิดชอบ : แผนกบัญชี

เมื่อถึงรอบเรียกเก็บค่าเช่า บัญชีต้องตรวจสอบสัญญาเช่าที่ยังมีผลและดำเนินการตั้งหนี้ในระบบ

ประกอบด้วย

• ค่าเช่า
• ค่าน้ำ
• ค่าไฟ
• ค่าส่วนกลาง
• ค่าบริการ
• ค่าใช้จ่ายอื่นตามสัญญา

กฎสำคัญ

รายได้หรือค่าใช้จ่ายที่เรียกเก็บจากผู้เช่าทุกรายการ ต้องมีการตั้งหนี้ในระบบก่อนการเรียกเก็บ

ห้ามเรียกเก็บเงินโดยไม่มีรายการตั้งหนี้ในระบบ

ก่อนตั้งหนี้ต้องตรวจสอบ

• ชื่อผู้เช่า
• เลขที่สัญญา
• ทรัพย์สินหรือเลขห้อง
• รอบค่าเช่า
• จำนวนเงิน
• วันครบกำหนด
• ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ผลลัพธ์ที่ต้องได้

ลูกหนี้ค่าเช่าปรากฏในระบบครบถ้วนตามผู้เช่าและตามรอบที่เรียกเก็บ

6. การติดตามทวงถาม

ขั้นตอนที่ 4 : สินเชื่อติดตามลูกหนี้

ผู้รับผิดชอบ : แผนกสินเชื่อ

หลังจากบัญชีตั้งหนี้แล้ว สินเชื่อสามารถตรวจสอบรายการที่ถึงกำหนดชำระและดำเนินการติดตาม

แบ่งสถานะลูกหนี้ เช่น

สถานะ	การดำเนินการ
ยังไม่ถึงกำหนด	รอติดตามตามรอบ
ถึงกำหนด	แจ้งเตือนผู้เช่า
เกินกำหนด 1–7 วัน	โทร/ข้อความติดตาม
เกินกำหนด 8–15 วัน	ติดตามเร่งรัด
เกินกำหนดมากกว่า 15 วัน	รายงานผู้ดูแล/ผู้บริหาร
ค้างชำระต่อเนื่อง	ดำเนินการตามเงื่อนไขในสัญญา

การติดตามทุกครั้งควรมีการบันทึกอย่างน้อย

• วันที่ติดตาม
• ผู้ติดตาม
• ช่องทางที่ติดต่อ
• ผลการติดต่อ
• วันที่ผู้เช่านัดชำระ
• หมายเหตุ

7. การรับชำระเงิน

ขั้นตอนที่ 5 : การเงินรับเงินและออกใบเสร็จ

ผู้รับผิดชอบ : แผนกการเงิน

เมื่อผู้เช่าชำระเงิน

1. ตรวจสอบยอดเงินที่ได้รับ
2. ตรวจสอบรายการลูกหนี้ในระบบ
3. ระบุว่าชำระค่าอะไรและรอบใด
4. บันทึกรับชำระ
5. ตัดลูกหนี้
6. ออกใบเสร็จให้ผู้เช่า
7. ส่งข้อมูลให้บัญชีตรวจสอบ

จุดควบคุม

เงินทุกยอดที่รับจากผู้เช่าต้องสามารถจับคู่กับรายการตั้งหนี้ในระบบได้

ห้ามรับเงินโดยไม่ทราบว่าเป็นการชำระรายการใด

8. ตารางสรุปความรับผิดชอบ

ขั้นตอน	บัญชี	การเงิน	สินเชื่อ
จัดทำสัญญา	●
ตรวจสอบเงื่อนไขค่าเช่า	●
รับเงินประกัน		●
รับค่าเช่าล่วงหน้า		●
ตั้งหนี้ในระบบ	●
ตรวจสอบวันครบกำหนด	●		●
ติดตามลูกหนี้			●
รับชำระเงิน		●
ออกใบเสร็จ		●
ตัดลูกหนี้		●
ตรวจสอบยอดลูกหนี้	●	●	●