WI-DS-AM-002 การจัดคิวและนัดหมายกับลูกค้า

ขั้นตอนการจัดคิวและนัดหมายกับลูกค้าของพนักงานธุรการจัดส่ง

รายละเอียดขั้นตอน

เมื่อลูกค้าต้องการวางคิวจัดส่งและต้องการทราบวันที่รับสินค้าพนักงานขายจะโทรสอบถามและเช็คคิวส่งกับพนักงานธุรการจัดส่ง
เมื่อพนักงานขายตกลงกับลูกค้าได้แล้วจะส่วเอกสารใบสั่งขายมาให้ทางจัดส่ง
เมื่อรับเอกสารใบสั่งขายมาแล้วจะนำเอกสารใบสั่งขายที่ได้มาวางในตะกร้าเพื่อแยกรายการสินค้าตามขนาดไซด์รถ
นำเอกสารมาทำการอนุมัติ DR เพื่อยืนยันการรับเอกสารจากพนักงานขาย
นัดวัน เวลา ในการส่งสินค้ากับพนักงานขาย และลูกค้าก่อนล่วงหน้า 1 วัน
กรณีที่คิวจัดสินค้ามีรายการส่งสินค้าจากพนักงานขายเป็นจำนวนมากไม่สามารถจัดส่งได้สำเร็จภายใน 2 วันเต็มและต้องเรียกรถนอกมาวิ่งร่วม

6.1 ให้อยู่ในดุลพินิจของผู้จัดการส่วนตจัดส่งในการขออนุมัติจากผู้บริหาร
6.2 ประสานงานรถร่วมและนัดวัน และ เวลา
6.3 จะต้องรวบรวมสินค้าให้เต็มลำทุกเที่ยวที่รถนอกมาวิ่งร่วม

6.4 จะต้องทีการติดเบอร์โทรรถร่วมไว้ที่บอร์ดจัดส่งส่วนกลางเพื่อหากใครไม่อยู่พนักงานสามารถประสานงานได้ทุกคน
ธุรการจัดส่งทำการวางคิวส่งสินค้า และโทรแจ้งลูกค้าก่อนออก 1 ชั่วโมง
ทำการจัดคิวส่งสินค้าตามลักษณะสินค้า จำนวนสินค้าให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทของรถและเส้นทางรถที่จะไปทางเดียวกัน
ทำการพิมพ์ใบหยิบสินค้า เพื่อให้พนักงานคลังสินค้าจัดเตรียมสินค้าไว้เพื่อรอกการจัดส่ง และทำการ Pickup Bill (ใบขอรับสินค้า) ให้กับพนักงานขับรถนำไปขึ้นสินค้า

9. จากนั้นพนักงานขับรถตรวจเช็คความถูกต้องของสินค้ากับใบหยิบสินค้าและจัดสินค้าขึ้นรถ
10. พนักงานเช็คเกอร์ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าเมื่อสินค้าถูกต้องครบถ้วนแคชเชียร์จะทำการออกบิลใบกำกับภาษี ซึ่งแบ่งเป็นสองประเภทคือเงินสดและเงินเชื่อ

1.ตัวอย่างบิลเงินสด

2.ตัวอยางบิลเงินเชื่อ

10. เมื่อรถที่ส่งสินค้ากลับเข้ามาบริษัทฯ จะทำการดึง DO เพื่อบันทึกค่าเที่ยวให้กับพนักงานขับรถและติดตามรถ

11. แจ้งพนักงานขาย และเจ้าหน้าที่ LP ในกรณีที่

1.สินค้าแตกหักเสียหาย

2.ส่งสินค้าไม่ครบ

3.ลูกค้าขอคืนสินค้า ทุกครั้งเพื่อบันทึกรายละเอียดที่เกิดขึ้น