WI-DS-AM-002 การจัดคิวและนัดหมายกับลูกค้า

กระบวนการ

รายละเอียดขั้นตอน

1. ลูกค้าต้องการวางคิวจัดส่งและต้องการทราบวันที่รับสินค้าพนักงานขายจะโทรสอบถามและเช็คคิวส่งกับพนักงานธุรการจัดส่ง
2. พนักงานขายตกลงกับลูกค้าได้แล้วจะส่งเอกสารใบสั่งขายมาให้ทางจัดส่ง
3. ธุรการจัดส่งนำเอกสารใบสั่งขายที่ได้มาวางในตะกร้าเพื่อแยกรายการสินค้าตามขนาดไซด์รถ
   
   

   
   
   

4. นำเอกสารมาทำการอนุมัติ DR เพื่อยืนยันการรับเอกสารจากพนักงานขาย
   
   

   
   
   

5. นัดวัน เวลา ในการส่งสินค้ากับพนักงานขาย และลูกค้าก่อนล่วงหน้า 1 วัน 
   
6. กรณีที่คิวจัดสินค้ามีรายการส่งสินค้าจากพนักงานขายเป็นจำนวนมากไม่สามารถจัดส่งได้สำเร็จภายใน 2 วัน และต้องเรียกรถนอกมาวิ่งร่วม
   

   6.1 ให้อยู่ในดุลพินิจของผู้จัดการส่วนจัดส่งในการขออนุมัติจากผู้บริหาร
   6.2 รายละเอียดรถร่วมอยู่ในแฟ้มเอกสารสีแดง / บอร์ดแผนก
   6.3 นัดหมาย วัน และ เวลา 
   6.4 รวบรวมสินค้าให้เต็มลำทุกเที่ยว
   6.5 กรณีรถร่วม ธุรการจัดส่งจะต้องโทรสอบถามความพึงพอใจกับลูกค้าทุกสิ้นวัน

7. ธุรการจัดส่งทำการวางคิวส่งสินค้า และโทรแจ้งลูกค้าก่อนออก 1 ชั่วโมง 
   (ห้ามเลื่อนนัดหมายโดยไม่ได้รับความยินยอมจากลูกค้า)   

   สคิปการสนทนา
   “สวัสดีค่ะ/ครับ ติดต่อคุณ.................. จากบริษัท.................. นะคะ/ครับ
   วันนี้ทางบริษัทจะจัดส่งสินค้าให้ตามออเดอร์เลขที่..................
   จึงขออนุญาตสอบถามรายละเอียดหน้างานเพิ่มเติม เพื่อให้การจัดส่งถูกต้องและสะดวกที่สุดค่ะ/ครับ”

   หัวข้อสอบถามรายละเอียดหน้างาน

   1. ยืนยันสถานที่จัดส่ง
      “รบกวนยืนยันสถานที่จัดส่งเป็นที่.................. ถูกต้องไหมคะ/ครับ”
   2. สอบถามจุดลงสินค้า
      “หน้างานต้องการให้ลงสินค้าบริเวณไหนคะ/ครับ
      เช่น ลงข้างรถ หน้าหน้างาน ด้านในอาคาร หรือจุดเฉพาะอื่น ๆ”
   3. สอบถามการแยกกอง/การจัดวาง
      “ต้องการให้แยกสินค้าเป็นกี่กอง หรือจัดเรียงแบบพิเศษเพิ่มเติมไหมคะ/ครับ” หากไม่อยู่ในเงื่อนไขขออนุญาตคิดค่าบริการขนส่งเพิ่มเติม...................................................................
   4. สอบถามข้อจำกัดหน้างาน
      “หน้างานมีข้อจำกัดอะไรเพิ่มเติมไหมคะ/ครับ
      เช่น พื้นที่แคบ รถใหญ่เข้าไม่ได้ พื้นต่างระดับ มีเครน หรือมีเวลาจำกัดในการลงสินค้า”
   5. สอบถามผู้ประสานงานหน้างาน
      “วันที่จัดส่งจะมีผู้ประสานงานหน้างานเป็นคุณ.................. ใช่ไหมคะ/ครับ
      สามารถติดต่อเบอร์นี้ได้เลยใช่ไหมคะ/ครับ”
   6. ยืนยันข้อมูลอีกครั้ง
      “ขอสรุปนะคะ/ครับ
   • จุดลงสินค้า : ..................  
   • แยกสินค้า : ..................
   • ข้อกำหนดเพิ่มเติม : ..................

   ทางเราจะประสานงานให้พนักงานขับรถรับทราบก่อนเข้าหน้างานค่ะ/ครับ”

   ปิดการสนทนา
   “ขอบคุณค่ะ/ครับ หากมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียด สามารถแจ้งทางบริษัทได้ตลอดนะคะ/ครับ”

            

8. ทำการจัดคิวส่งสินค้าตามลักษณะสินค้า จำนวนสินค้าให้เหมาะสมกับขนาดและประเภทของรถและเส้นทางรถที่จะไปทางเดียวกัน
9. ทำการพิมพ์ใบหยิบสินค้า เพื่อให้พนักงานคลังสินค้าจัดเตรียมสินค้าไว้เพื่อรอกการจัดส่ง และทำการ Pickup Bill (ใบขอรับสินค้า) ให้กับพนักงานขับรถนำไปขึ้นสินค้า
   

10. จากนั้นพนักงานขับรถตรวจเช็คความถูกต้องของสินค้ากับใบหยิบสินค้าและจัดสินค้าขึ้นรถ 
11. พนักงานเช็คเกอร์ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าเมื่อสินค้าถูกต้องครบถ้วนแคชเชียร์จะทำการออกบิลใบกำกับภาษี ซึ่งแบ่งเป็นสองประเภทคือเงินสดและเงินเชื่อ

1.ตัวอย่างบิลเงินสด 

2.ตัวอยางบิลเงินเชื่อ

10. เมื่อรถที่ส่งสินค้ากลับเข้ามาบริษัทฯ จะทำการดึง DO เพื่อบันทึกค่าเที่ยวให้กับพนักงานขับรถและติดตามรถ                  

11. แจ้งพนักงานขาย และเจ้าหน้าที่ LP ในกรณีที่ 

1.สินค้าแตกหักเสียหาย

2.ส่งสินค้าไม่ครบ

3.ลูกค้าขอคืนสินค้า ทุกครั้งเพื่อบันทึกรายละเอียดที่เกิดขึ้น