WI-DS-AM-002 การจัดคิวและนัดหมายกับลูกค้า
กระบวนการ
รายละเอียดขั้นตอน
- ลูกค้าต้องการวางคิวจัดส่งและต้องการทราบวันที่รับสินค้าพนักงานขายจะโทรสอบถามและเช็คคิวส่งกับพนักงานธุรการจัดส่ง
- พนักงานขายตกลงกับลูกค้าได้แล้วจะส่งเอกสารใบสั่งขายมาให้ทางจัดส่ง
- ธุรการจัดส่งนำเอกสารใบสั่งขายที่ได้มาวางในตะกร้าเพื่อแยกรายการสินค้าตามขนาดไซด์รถ
-
นำเอกสารมาทำการอนุมัติ DR เพื่อยืนยันการรับเอกสารจากพนักงานขาย
- นัดวัน เวลา ในการส่งสินค้ากับพนักงานขาย และลูกค้าก่อนล่วงหน้า 1 วัน
- กรณีที่คิวจัดสินค้ามีรายการส่งสินค้าจากพนักงานขายเป็นจำนวนมากไม่สามารถจัดส่งได้สำเร็จภายใน 2 วัน และต้องเรียกรถนอกมาวิ่งร่วม
6.1 ให้อยู่ในดุลพินิจของผู้จัดการส่วนจัดส่งในการขออนุมัติจากผู้บริหาร
6.2 รายละเอียดรถร่วมอยู่ในแฟ้มเอกสารสีแดง / บอร์ดแผนก
6.3 นัดหมาย วัน และ เวลา
6.4 รวบรวมสินค้าให้เต็มลำทุกเที่ยว
6.5 กรณีรถร่วม ธุรการจัดส่งจะต้องโทรสอบถามความพึงพอใจกับลูกค้าทุกสิ้นวัน -
ธุรการจัดส่งทำการวางคิวส่งสินค้า และโทรแจ้งลูกค้าก่อนออก 1 ชั่วโมง
(ห้ามเลื่อนนัดหมายโดยไม่ได้รับความยินยอมจากลูกค้า)สคิปการสนทนา
“สวัสดีค่ะ/ครับ ติดต่อคุณ.................. จากบริษัท.................. นะคะ/ครับ
วันนี้ทางบริษัทจะจัดส่งสินค้าให้ตามออเดอร์เลขที่..................
จึงขออนุญาตสอบถามรายละเอียดหน้างานเพิ่มเติม เพื่อให้การจัดส่งถูกต้องและสะดวกที่สุดค่ะ/ครับ”หัวข้อสอบถามรายละเอียดหน้างาน
- 1. ยืนยันสถานที่จัดส่ง
“รบกวนยืนยันสถานที่จัดส่งเป็นที่.................. ถูกต้องไหมคะ/ครับ” 2. สอบถามจุดลงสินค้า
“หน้างานต้องการให้ลงสินค้าบริเวณไหนคะ/ครับ
เช่น ลงข้างรถ หน้าหน้างาน ด้านในอาคาร หรือจุดเฉพาะอื่น ๆ”3. สอบถามการแยกกอง / การจัดวาง
“ต้องการให้แยกสินค้าเป็นกี่กอง หรือจัดเรียงแบบพิเศษเพิ่มเติมไหมคะ/ครับ”หากไม่อยู่ในเงื่อนไข“ขออนุญาต
คิดค่าบริการขนส่แจ้งเพิ่มเติม...................................................................นะคะ/ครับ- กรณีจุดลงสินค้า หรือรูปแบบการจัดวาง ไม่เป็นไปตามเงื่อนไขมาตรฐานของบริษัท
6. สอบถามผู้ประสานงานหน้างาน
“วันที่จัดส่งจะมีผู้ประสานงานหน้างานเป็นคุณ.................. ใช่ไหมคะ/ครับ
สามารถติดต่อเบอร์นี้ได้เลยใช่ไหมคะ/ครับ”7. ยืนยันข้อมูลอีกครั้ง
“ขอสรุปนะคะ/ครับ
4.
เช่น ต้องยกสินค้าเข้าไปด้านในเพิ่มเติม แยกหลายจุด เคลื่อนย้ายระยะไกล ขึ้นชั้น หรือมีข้อจำกัดหน้างาน อาจมีค่าบริการเพิ่มเติมค่ะ/ครับ”
5. สอบถามข้อจำกัดหน้างาน
“หน้างานมีข้อจำกัดอะไรเพิ่มเติมไหมคะ/ครับ
เช่น พื้นที่แคบ รถใหญ่เข้าไม่ได้ พื้นต่างระดับ มีเครน หรือมีเวลาจำกัดในการลงสินค้า”
- จุดลงสินค้า : ..................
- แยกสินค้า : ..................
- ข้อกำหนดเพิ่มเติม : ..................
หากหน้างานจริงมีรายละเอียดเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่แจ้งไว้
ทางบริษัทขออนุญาตแจ้งค่าบริการเพิ่มเติมก่อนดำเนินการนะคะ/ครับ
ทางเราจะประสานงานให้พนักงานขับรถรับทราบก่อนเข้าหน้างานค่ะ/ครับ”
ปิดการสนทนา
“ขอบคุณค่ะ/ครับ หากมีการเปลี่ยนแปลงรายละเอียด สามารถแจ้งทางบริษัทได้ตลอดนะคะ/ครับ”
10. จากนั้นพนักงานขับรถตรวจเช็คความถูกต้องของสินค้ากับใบหยิบสินค้าและจัดสินค้าขึ้นรถ
11. พนักงานเช็คเกอร์ตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าเมื่อสินค้าถูกต้องครบถ้วนแคชเชียร์จะทำการออกบิลใบกำกับภาษี ซึ่งแบ่งเป็นสองประเภทคือเงินสดและเงินเชื่อ
1.ตัวอย่างบิลเงินสด
2.ตัวอยางบิลเงินเชื่อ
10. เมื่อรถที่ส่งสินค้ากลับเข้ามาบริษัทฯ จะทำการดึง DO เพื่อบันทึกค่าเที่ยวให้กับพนักงานขับรถและติดตามรถ 
11. แจ้งพนักงานขาย และเจ้าหน้าที่ LP ในกรณีที่
1.สินค้าแตกหักเสียหาย
2.ส่งสินค้าไม่ครบ
3.ลูกค้าขอคืนสินค้า ทุกครั้งเพื่อบันทึกรายละเอียดที่เกิดขึ้น
