WI-HR-012 คู่มือปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาพนักงานทุจริตต่อหน้าที่
1. วัตถุประสงค์
เพื่อกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนเมื่อพบกรณีพนักงานมีพฤติกรรมทุจริต ไม่ซื่อสัตย์ต่อหน้าที่ หรือสร้างความเสียหายให้แก่บริษัทฯ โดยมุ่งให้ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องสามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว โปร่งใส และตรวจสอบได้ เพื่อลดความสูญเสียและป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำ
2. ขอบเขตการใช้งาน
ใช้สำหรับกรณีที่พบพนักงานแนะนำสินค้า (PC), พนักงานขาย, หรือบุคลากรอื่นที่ปฏิบัติงานภายในบริษัทฯ มีพฤติกรรมทุจริต เช่น การขโมยสินค้า การปลอมแปลงข้อมูล หรือความผิดอื่นที่สร้างความเสียหายแก่บริษัทฯ
3. คำจำกัดความ
-
พนักงาน PC / Vender: พนักงานจากบริษัทคู่ค้า (ต้นสังกัดแบรนด์สินค้า) ที่เข้ามาปฏิบัติงานภายในบริษัทฯ
-
ต้นสังกัด (Vender): บริษัทเจ้าของแบรนด์ที่ส่งพนักงานมาปฏิบัติงานภายในบริษัทฯ
-
เอกสารรับสภาพหนี้: เอกสารที่พนักงานยินยอมรับผิดชอบค่าเสียหายตามที่ตรวจพบ
4. ขั้นตอนการปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาทุจริต
4.1 ขั้นตอนที่ 1: พบเหตุหรือหลักฐานเบื้องต้น
-
เมื่อตรวจสอบกล้องวงจรปิด หรือได้รับแจ้งเหตุว่าพนักงานมีพฤติกรรมทุจริต ให้หัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการสาขารวบรวมหลักฐานเบื้องต้นทันที
-
แจ้งเหตุไปยัง แผนกบุคคล และ ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ ภายในวันเดียวกัน
4.2 ขั้นตอนที่ 2: การสอบสวนข้อเท็จจริง
-
แผนกบุคคลดำเนินการเรียกพนักงานมาสอบสวนในทันที
-
บันทึกคำให้การ พร้อมรวบรวมข้อมูลและพยานหลักฐานทั้งหมด เช่น จากกล้องวงจรปิด การตรวจนับสต๊อก หรือคำให้การของผู้เห็นเหตุการณ์
-
ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพเข้าร่วมตรวจสอบกระบวนการเพื่อระบุสาเหตุและจุดบกพร่อง
4.3 ขั้นตอนที่ 3: การประสานงานกับ Vender ต้นสังกัด
-
หัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการสาขาแจ้งแผนกบุคคล เพื่อประสานไปยังแผนกบุคคลของ Vender
-
แจ้งข้อมูลเหตุการณ์ รายละเอียดความเสียหาย และให้ Vender ดำเนินการระงับการจ่ายเงินเดือนหรือเงินประกันตามนโยบายของคู่ค้า
-
ขอเอกสารมอบอำนาจจาก Vender เพื่อใช้ดำเนินการทางกฎหมายในนามของต้นสังกัด
4.4 ขั้นตอนที่ 4: การแจ้งความและดำเนินคดี
-
แผนกบุคคลจัดทำเอกสารและพาผู้จัดการร้านหรือผู้เกี่ยวข้องไปแจ้งความต่อเจ้าหน้าที่ตำรวจ
-
ประสานงานการนัดไกล่เกลี่ยหรือติดตามความคืบหน้าคดี
-
ระยะเวลาดำเนินการรวมถึงการไกล่เกลี่ยต้องแล้วเสร็จ ภายใน 7 วัน นับจากวันที่พบเหตุ
4.5 ขั้นตอนที่ 5: การตรวจนับสต๊อกสินค้า
-
แผนกบัญชีสินค้าคงคลังประสานแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจนับสต๊อกสินค้าที่พนักงานดูแล
-
ต้องสรุปผลตรวจนับและประเมินมูลค่าความเสียหาย ภายใน 3 วัน
-
ส่งผลการตรวจนับให้แผนกบุคคลและส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพทราบ
4.6 ขั้นตอนที่ 6: การจัดทำเอกสารรับสภาพหนี้
-
แผนกบุคคลแจ้งพนักงานถึงมูลค่าความเสียหาย
-
จัดทำเอกสารให้พนักงานลงนามรับสภาพหนี้ หากพนักงานยอมรับผิด
-
หากไม่ยอมรับผิด ให้บริษัทฯ ดำเนินการตามกฎหมายต่อไป
4.7 ขั้นตอนที่ 7: การสรุปผลและตั้งหนี้
-
แผนกบัญชีสินค้าคงคลังส่งข้อมูลไปยังแผนกบัญชีเพื่อทำการตั้งหนี้ในระบบ
-
เก็บเอกสารทั้งหมดลงแฟ้มทะเบียนคดี
4.8 ขั้นตอนที่ 8: การจัดการสถานะพนักงาน
-
แผนกบุคคลออกประกาศพ้นสภาพพนักงานตามกฎระเบียบบริษัท
-
แจ้งประกาศไปยังสื่อประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร
-
ประสานงานกับ Vender เพื่อแจ้งปิดเคส
5. บทบาทหน้าที่ของแต่ละแผนก
5.1 แผนกบุคคล (HR)
-
สอบสวนข้อเท็จจริง
-
ประสานงาน Vender และตำรวจ
-
จัดทำเอกสารรับสภาพหนี้ และเอกสารพ้นสภาพ
-
ดูแลการแจ้งความและการไกล่เกลี่ยทั้งหมด
5.2 แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง
-
ตรวจนับสินค้าและสรุปผลความเสียหายภายใน 3 วัน
-
ส่งรายงานไปยังแผนกบัญชีเพื่อทำตั้งหนี้
5.3 แผนกบัญชี
-
ตั้งหนี้ในระบบตามมูลค่าความเสียหาย
5.4 แผนกบริหารสินค้า / Store
-
เป็นผู้พบเหตุ รวบรวมหลักฐานแจ้งแผนกบุคคลและผู้บริหาร
-
ควบคุมพื้นที่และรักษาความปลอดภัยของสินค้า
5.5 ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ
-
ตรวจสอบสาเหตุระบบงานที่ทำให้เกิดเหตุได้
-
วิเคราะห์กระบวนการ จุดอ่อน และเสนอแนวทางป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ
-
จัดทำรายงานวิเคราะห์กรณี (Root Cause & Corrective Action Report)
5.6 ต้นสังกัด (Vender)
-
ระงับจ่ายเงินเดือนหรือเงินประกันตามนโยบาย
-
ออกเอกสารมอบอำนาจให้บริษัทฯ ดำเนินคดีแทน
-
ประสานผลคดีเพื่อใช้ประกอบการบริหารทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรของตน
6. ระยะเวลาดำเนินการ (Timeframe Summary)
| ขั้นตอน | ผู้รับผิดชอบ | ระยะเวลา |
|---|---|---|
| แจ้งเหตุ | Store / ผู้จัดการสาขา | ทันทีในวันเกิดเหตุ |
| สอบสวนข้อเท็จจริง | แผนกบุคคล | ภายใน 1 วัน |
| แจ้ง Vender | แผนกบุคคล | ภายใน 1 วัน |
| ตรวจนับสต๊อก | แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง | ภายใน 3 วัน |
| แจ้งความ – ไกล่เกลี่ย | แผนกบุคคล / ตำรวจ | ภายใน 7 วัน |
| ตั้งหนี้ในระบบ | แผนกบัญชี | ภายใน 3 วันหลังได้รับข้อมูล |
7. เอกสารที่ต้องจัดทำ
-
บันทึกการสอบสวนพนักงาน
-
รายงานตรวจนับสต๊อกสินค้า
-
รายงานสรุปมูลค่าความเสียหาย
-
เอกสารมอบอำนาจจาก Vender
-
หนังสือแจ้งความ
-
เอกสารรับสภาพหนี้
-
ประกาศพ้นสภาพพนักงาน
-
รายงานวินิจฉัยปัญหาและป้องกันการเกิดซ้ำ (โดยส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ)
8. การป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำ
-
เพิ่มความถี่ในการตรวจนับสต๊อกสินค้าพนักงาน PC
-
กำหนดผู้รับผิดชอบการประสานงานอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มพบเหตุ
-
ปรับปรุงกระบวนการรักษาความปลอดภัย เช่น กล้องวงจรปิด การตรวจประตูเข้าออก
-
อบรมจริยธรรมทางธุรกิจให้พนักงานทุกเดือนหรือทุกไตรมาส
-
ตรวจทานระบบการทำงานร่วมกับ Vender ให้มีช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วและชัดเจน
9. บทสรุป
คู่มือนี้จัดทำขึ้นเพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้องเมื่อพบการทุจริตจากพนักงาน PC หรือบุคลากรอื่น ลดปัญหาการขาดการประสานงาน และเพื่อให้บริษัทฯ สามารถจัดการความเสียหายได้มีประสิทธิภาพที่สุด พร้อมวางระบบป้องกันเพื่อไม่ให้เกิดเหตุซ้ำในอนาคต