Skip to main content

WI-HR-012 คู่มือปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาพนักงานทุจริตต่อหน้าที่

1. วัตถุประสงค์

             เพื่อกำหนดขั้นตอกระบวนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน เมื่อพบกรณีว่าพนักงานไม่ว่าตำแหน่งใดมีพฤติกรรมทุจริต ไม่ซื่อสัตย์ต่อหน้าที่ หรือสร้างความเสียหายให้แก่บริษัทฯ โดยมุ่งให้ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องสามารถดำเนินการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว โปร่งใส และตรวจสอบได้ เพื่อลดความสูญเสียและป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำ

2. ขอบเขตการใช้งาน

ใช้สำหรับกรณีที่พบพนักงานแนะนำสินค้า (PC), พนักงานขาย, หรือบุคลากรอื่นที่ปฏิบัติงานภายในบริษัทฯ มีพฤติกรรมทุจริต เช่น การขโมยสินค้า การปลอมแปลงข้อมูล หรือความผิดอื่นที่สร้างความเสียหายแก่บริษัทฯ โดยมุ่งเน้นให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีแนวทางปฏิบัติที่ ถูกต้อง รวดเร็ว โปร่งใส สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำในอนาคต                

3.2. ขอบเขตการใช้งาน

คำจำู่มือนี้ใช้กัดควบ
               2.1 พนักงานของบริษัทฯ ทุกตำแหน่ง
               2.2 พนักงานจ้างเหมาบริการ
 

             
2.3

  • พนักงาน PC /จาก Vender:
                   2.4 พนักงานจชั่วคราว / ฝึกงาน
                   2.5 บุคลากบริษัทคู่ค้า (ต้นสังกัดแบรนด์สินค้า) ที่เข้ามาปฏิบัติงานภายในพื้นที่บริษัทฯ

  • ไม่ว่าต้นสังกัดใด

    (Vender):

    3. บริษคำจำกัทเจ้ดควาของแบรนด์ที่ส่งม

                  3.1 พนักงานม: บุคลากรทุกประเภทที่ปฏิบัติงานภายในบริษัทฯ

    • รวมถึงพนักงาน
  • PC

    และผู้รับเหมาช่วง
                  3.2 ทุจริตต่อหน้าที่: การกระทำที่ผิดกฎหมาย ผิดวินัย หรือสร้างความเสียหายต่อบริษัท เช่น ขโมยสินค้า ปลอมเอกสาร ยักยอกข้อมูล หรือกระทำผิดจริยธรรม
                  3.3 เอกสารรับสภาพหนี้: เอกสารที่ใช้ยืนยันว่าพนักงานยินยอมรับผิดชอบค่าเสียหายตามที่ตรวจพบเกิดขึ้น

4. ขั้นตอนการปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาทุจริต

4.1 ขั้นตอนที่ 1: พบเหตุหรือหลักฐานเบื้องต้น

 

             
4.1.1

  • เมื่อพบเหตรวุจสอบากกล้องวงจรปิด การตรวจนับสต๊อก หรือได้รับแจ้งเหตุว่ากพนักงยานมีพฤติกรรมทบุจริตคคล ให้หัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการสาขารวบรวมหลักฐานเบื้อยงต้านทันที


     
    •              
  • 4.1.2

    แจ้งเหตุไปยัง แผนกบุคคล และ ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ ภายในวันเดียวกัน
                   4.1.3 เก็บรักษาหลักฐาน เช่น ภาพกล้องวงจรปิด เอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลพยาน

4.2 ขั้นตอนที่ 2: การสอบสวนข้อเท็จจริง

 

             
4.2.1

  • แผนกบุคคลดำเนินการเรียกพนักงานมาสอบสวนภายในทันที


     
    •              
  • 4.2.2

    บันทึกคำให้การ พร้อมและรวบรวมข้อมูลและพยานหลักฐานทั้งหมด
     เช่น              จากกล้องวงจรปิด4.2.3 การตรวจนับสต๊อก หรือคำให้การของผู้เห็นเหตุการณ์

  • ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพเข้าร่วมตรวจสอบกระบวนการเพื่อระบุหาสาเหตุแลเชิงระจุดบกพร่องบ

4.3 ขั้นตอนที่ 3: การประสานงานกับ Vender ต้นสังกัด

 

           
4.3.1

  • หากผู้กระทำเป็นพนัวกงานจากหน้่วยงาแผนภายนอก เช่น Vender หรือผู Outsource ให้จัดการสาขาแจ้งแผนกบุคคล เพื่อประสานไปยงานต้นสังแผกัดทันกบุคคลของที
     Vender

               
    • 4.3.2

  • แจ้งข้อมูลเหตุการณ์ รายละเพื่อียงดความเสียหาย และให้ Vender ดำเนินการระงับการจ่ายเงินเดือน หรือเงินประกันตาม (ขึ้นกับนโยบายของคู่คต้า

    นสังกัด)
     
    •            
  • 4.3.3

    ขอเอกสารมอบอำนาจจหาก Vender เพื่ต้องใช้ดำเนินการทางกฎหมายในนามของต้นสังกัคดี

4.4 ขั้นตอนที่ 4: การแจ้งความและดำเนินคดี

 

           
4.4.1

  • แผนกบุคคลจัดทำเอกประสารและพนงานกับผู้จัดการร้านหรือผู้เกมี่ยวข้องำนาจไปแจ้งความต่อเ
                  4.4.2 จ้าหน้าที่ตำรวจ

  • ประสานงานัดการนัดไกล่เกลี่ยหรือติดตามความคืบหน้าคดี


     
    •            
  • 4.4.3

    ทั้งกระยะเบวลาดำเนินการรแจ้งความถึงการและไกล่เกลี่ยต้องแล้วเสร็จ ภายใน 7 วัน นับจากวันที่พบเหตุ

4.5 ขั้นตอนที่ 5: การตรวจนับสต๊อกสินค้า

 

           
4.5.1

  • แผนกบัญชีสินค้าคงคลังประสานแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจนับสต๊อกสินค้าที่พนักงานดูแล

  • ต้องะสรุปผลตรวจนับและประเมินมูลค่าความเสียหาย ภายใน 3 วัน  

     
    •            
  • 4.5.2

    ส่รายงานผลการตรวจนไปยับให้งแผนกบุคคลและส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพทราบ

4.6 ขั้นตอนที่ 6: การจัดทำเอกสารรับสภาพหนี้

 

           
4.6.1

  • แผนกบุคคลแจ้งพนักงานถึงมูลค่าความเสียหาย


     
    •            
  • 4.6.2

    จัดทำเอกสารให้พนักงานลงนามรับสภาพหนี้ หากพนักงานยอมรับผิด


     
    •            
  • 4.6.3

    หากไม่ยอมรับผิด ให้บริษัทฯ ดำเนินการคดีตามกฎหมายต่อไป

4.7 ขั้นตอนที่ 7: การสรุปผลและตั้งหนี้

 

           
4.7.1

  • แผนกบัญชีสินค้าคงคลังส่งข้อมูลไปยังแผนกบัญชีเพื่อทำการตั้งหนี้ในระบบ


     
    •            
  • 4.7.2

    เก็บเอกสารทั้งหมดลงแฟ้มทะเบียนคดี

4.8 ขั้นตอนที่ 8: การจัดการสถานะพนักงาน

 

           
4.8.1

  • แผนกบุคคลออกประกาศพ้นสภาพพ (หากจำเป็นักงาน) ตามกฎระเบียบบริษัท


     
    •            
  • 4.8.2

    แจ้งประกาศไปยังผลให้สื่อประชาสัมพันธ์ภายในองค์กร

    ทราบ
     
    •            
  • 4.8.3

    ประสานงานกับ Vender เพื่อแจ้งปิต้นสังกัดเคส (กรณีพนักงานภายนอก)

5. บทบาทหน้าที่ของแต่ละแผนก

5.1 แผนกบุคคล (HR)

 

           
5.1.1

  • สอบสวนข้อเท็จจริง


     
    •            
  • 5.1.2

    ประสานงาน Vender และตำรวจ


     
    •            
  • 5.1.3

    จัดทำเอกสารรับสภาพหนี้ และเอกสารพ้นสภาพ


     
    •            
  • 5.1.4

    ดูแลการแจ้งความและการไกล่เกลี่ยทั้งหมด

5.2 แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง

 

           
5.2.1

  • ตรวจนับสินค้าและสรุปผลความเสียหายภายใน 3 วัน


     
    •            
  • 5.2.2

    ส่งรายงานไปยังแผนกบัญชีเพื่อทำตั้งหนี้

5.3 แผนกบัญชี

              5.3.1 ตั้งหนี้ในระบบตามมูลค่าความเสียหาย

5.4 แผนกบริหารสินค้า / Store

 

             
5.4.1

  • เป็นผู้พบเหตุ รวบรวมหลักฐานแจ้งแผนกบุคคลและผู้บริหาร


     
    •              
  • 5.4.2

    ควบคุมพื้นที่และรักษาความปลอดภัยของสินค้า

5.5 ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ

 

             

  • ต5.5.1ตรวจสอบสาเหตุระบบงานที่ทำให้เกิดเหตุได้


     
    •              
  • 5.5.2

    วิเคราะห์กระบวนการ จุดอ่อน และเสนอแนวทางป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ


     
    •              
  • 5.5.3

    จัดทำรายงานวิเคราะห์กรณี (Root Cause & Corrective Action Report)

5.6 ต้นสังกัด (Vender)

 

           
5.6.1

  • ระงับจ่ายเงินเดือนหรือเงินประกันตามนโยบาย


     
    •            
  • 5.6.2

    ออกเอกสารมอบอำนาจให้บริษัทฯ ดำเนินคดีแทน


     
    •            
  • 5.6.3

    ประสานผลคดีเพื่อใช้ประกอบการบริหารทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรของตน

6. ระยะเวลาดำเนินการ (Timeframe Summary)

ขั้นตอน ผู้รับผิดชอบ ระยะเวลา
แจ้งเหตุ Store ผู้จัดการแผนก/ ผู้จัดการสาขา ทันทีในวันเกิด ที่ทราบเหตุ
สอบสวนข้อเท็จจริง แผนกบุคคล ภายใน 1 วัน
แจ้ง Vender แผนกบุคคล ภายใน  1 วัน 
ตรวจนับสต๊อก แผนกบัญชีสินค้าคงคลัง ภายใน 3 วัน 
แจ้งความ – -ไกล่เกลี่ย แผนกบุคคล / ตำรวจ ภายใน 7 วัน 
ตั้งหนี้ในระบบ แผนกบัญชี ภายใน 31 วันหลังได้ผลสรับุปข้อมูล

7. เอกสารที่ต้องจัดทำ

 

         
7.1

  • บันทึกการสอบสวนพนักงาน


     
    •          
  • 7.2

    รายงานตรวจนับสต๊อกสินค้า


     
    •          
  • 7.3

    รายงานสรุปมูลค่าความเสียหาย


     
    •          
  • 7.4

    เอกสารมอบอำนาจจาก Vender


     
    •          
  • 7.5

    หนังสือแจ้งความ


     
    •          
  • 7.6

    เอกสารรับสภาพหนี้


     
    •          
  • 7.7

    ประกาศพ้นสภาพพนักงาน


     
    •          
  • 7.8

    รายงานวินิจฉัยปัญหาและป้องกันการเกิดซ้ำ (โดยส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ)

8. การป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำ

 

         
8.1

  • เพิ่มความถี่ในการตรวจนับสต๊อกสินค้าพนักงาน PC


     
    •          
  • 8.2

    กำหนดผู้รับผิดชอบการประสานงานอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มพบเหตุ


     
    •          
  • 8.3

    ปรับปรุงกระบวนการรักษาความปลอดภัย เช่น กล้องวงจรปิด การตรวจประตูเข้าออก


     
    •          
  • 8.4

    อบรมจริยธรรมทางธุรกิจให้พนักงานทุกเดือนหรือทุกไตรมาส


     
    •          
  • 8.5

    ตรวจทานระบบการทำงานร่วมกับ Vender ให้มีช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วและชัดเจน

 



Back to top