WI-HR-012 คู่มือปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาพนักงานทุจริตต่อหน้าที่

1. วัตถุประสงค์

             เพื่อกำหนดกระบวนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน เมื่อพบว่าพนักงานไม่ว่าตำแหน่งใดมีพฤติกรรมทุจริตหรือสร้างความเสียหายแก่บริษัทฯ โดยมุ่งเน้นให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีแนวทางปฏิบัติที่ ถูกต้อง รวดเร็ว โปร่งใส สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำในอนาคต                

2. ขอบเขตการใช้งาน

คู่มือนี้ใช้กับ
               2.1 พนักงานของบริษัทฯ ทุกตำแหน่ง
               2.2 พนักงานจ้างเหมาบริการ
               2.3 พนักงาน PC จาก Vender
               2.4 พนักงานชั่วคราว / ฝึกงาน
               2.5 บุคลากรที่เข้ามาปฏิบัติงานในพื้นที่บริษัทฯ ไม่ว่าต้นสังกัดใด

3. คำจำกัดความ

              3.1 พนักงาน: บุคลากรทุกประเภทที่ปฏิบัติงานในบริษัทฯ รวมถึงพนักงาน PC และผู้รับเหมาช่วง
              3.2 ทุจริตต่อหน้าที่: การกระทำที่ผิดกฎหมาย ผิดวินัย หรือสร้างความเสียหายต่อบริษัท เช่น ขโมยสินค้า ปลอมเอกสาร ยักยอกข้อมูล หรือ
                     จงใจกระทำผิดจริยธรรม จนทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
              3.3 เอกสารรับสภาพหนี้: เอกสารที่ใช้ยืนยันว่าพนักงานยอมรับค่าเสียหายที่เกิดขึ้น

4. ขั้นตอนการปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาทุจริต

4.1 ขั้นตอนที่ 1: พบเหตุหรือหลักฐานเบื้องต้น

               4.1.1 เมื่อพบเหตุจากกล้องวงจรปิด การตรวจนับสต๊อก หรือจากพยานบุคคล ให้หัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการสาขารายงานทันที
               4.1.2 แจ้ง แผนกบุคคล และ ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ ภายในวันเดียวกัน
               4.1.3 เก็บรักษาหลักฐาน เช่น ภาพกล้องวงจรปิด เอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลพยาน

4.2 ขั้นตอนที่ 2: การสอบสวนข้อเท็จจริง

               4.2.1 แผนกบุคคลพร้อมหัวหน้างานดำเนินการสอบสวนภายใน บันทึกคำให้การและรวบรวมหลักฐานทั้งหมด แจ้งส่วนที่เกี่ยวข้องทราบรวมถึงผู้บริหารเพื่อหาแนวทางดำเนินการต่อไป
               4.2.2 แผนกบุคคลพร้อมหัวหน้างานเจรจากับพนักงานเบื้องต้นเรื่องความเสียหาย หากสามารถตกลงกันได้และพนักงานยอมชดใช้ความเสียหายทั้งหมด  หลังจากการตรวจสอบเสร็จสิ้น ให้ดำเนินการแจ้งส่วนที่เกี่ยวข้องทราบพร้อมนัดหมายการชำระความเสียหายโดยระบุวัน เวลา นัดชำระให้ชัดเจน
               4.2.3 หากพนักงานผิดนัดหมายให้ดำเนินคดีตามกฎหมาย พร้อมทำประกาศแจ้งลงสื่อออนไลน์ และแจ้งบริษัทฯ คู่ค้าวัสดุก่อสร้างในเชียงใหม่ ทั้งหมด 
               4.2.43 ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพร่วมตรวจสอบเพื่อหาสาเหตุเชิงระบบ เพื่อพัฒนาและป้องกันต่อไป 

4.3 ขั้นตอนที่ 3: การประสานงานกับ Vender ต้นสังกัด

              4.3.1 หากผู้กระทำผิดเป็นพนักงานจากหน่วยงานภายนอก เช่น PC Vender หรือ Outsource ให้แผนกบุคคลประสานงานต้นสังกัดทันที หากมีความเสียหายให้แจ้งต้นสังกัดของพนักงานชะลอการจ่ายเงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น และเงินประกันพนักงานไว้ จนกว่าจะมีการสืบสวนหรือตรวจสอบความเสียหายแล้วเสร็จ

             4.3.2 แผนกบุคคลแจ้งฝ่ายบริหารสินค้าทราบ

4.4 ขั้นตอนที่ 4: การแจ้งความและดำเนินคดี

              4.4.1 แผนกบุคคลจัดทำเอกสารมอบอำนาจและประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการแจ้งความตามกฎหมาย 
              4.4.2 แผนกบุคคลติดตามจัดการนัดไกล่เกลี่ยหรือติดตามคดี
              4.4.3 ทั้งกระบวนการตรวจสอบสรุปผลความเสียหาย สืบสวนพนักงาน และแจ้งความต้องแล้วเสร็จ ภายใน 7 วัน

4.5 ขั้นตอนที่ 5: การตรวจนับสต๊อกสินค้า

              4.5.1แผนกบัญชีสินค้าคงคลังตรวจแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องตรวจนับสินค้าและสรุปผลความเสียหายภายใน 3 วัน 
              4.5.2 ตรวจสอบความเสียหายหรือเอกสารกรณีอื่นๆ ร่วมด้วย 
              4.5.2 รายงานผลไปยังแผนกบุคคลและส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ 

4.6 ขั้นตอนที่ 6: การจัดทำเอกสารรับสภาพหนี้

              4.6.1 แผนกบุคคลแจ้งพนักงานถึงมูลค่าความเสียหายที่เกิดขึ้นและนัดหมายพนักงานเข้ามายังบริษัทฯ 
              4.6.2 จัดทำเอกสารรับสภาพหนี้ให้พนักงานลงนาม หากพนักงานยอมรับผิด
              4.6.3 หากไม่ยอมรับผิด ดำเนินคดีตามกฎหมายต่อ 

4.7 ขั้นตอนที่ 7: การสรุปผลและตั้งหนี้

              4.7.1 แผนกบัญชีสินค้าคงคลังส่งข้อมูลไปยังแผนกบัญชีเพื่อทำการตั้งหนี้ในระบบ
              4.7.2 เก็บเอกสารทั้งหมดลงแฟ้มทะเบียนคดี

4.8 ขั้นตอนที่ 8: การจัดการสถานะพนักงาน

              4.8.1 แผนกบุคคลออกประกาศพ้นสภาพ (หากจำเป็น) ตามกฎระเบียบบริษัท
              4.8.2 แจ้งผลให้สื่อประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรทราบ
              4.8.3 แจ้งต้นสังกัด (กรณีพนักงานภายนอก)
              4.8.4 หากพนักงานไม่ยอมชดใช้ความเสียหาย  ให้ทำประกาศลงสื่อประชาสัมพันธ์ภายนอก ลง Social และส่งให้กับบริษัทฯ พันธมิตร ร่วมค้าวัสดุก่อสร้างในเชียงใหม่ทั้งหมด 

6. ระยะเวลาดำเนินการ (Timeframe Summary)

7. เอกสารที่ต้องจัดทำ

           7.1 บันทึกการสอบสวนพนักงาน
           7.2 รายงานตรวจนับสต๊อกสินค้า
           7.3 รายงานสรุปมูลค่าความเสียหาย
           7.4 เอกสารมอบอำนาจจาก Vender
           7.5 หนังสือแจ้งความ
           7.6 เอกสารรับสภาพหนี้
           7.7 ประกาศพ้นสภาพพนักงาน
           7.8 รายงานวินิจฉัยปัญหาและป้องกันการเกิดซ้ำ (โดยส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ)

8. การป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำ

           8.1 เพิ่มความถี่ในการตรวจนับสต๊อกสินค้าพนักงาน PC
           8.2 กำหนดผู้รับผิดชอบการประสานงานอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มพบเหตุ
           8.3 ปรับปรุงกระบวนการรักษาความปลอดภัย เช่น กล้องวงจรปิด การตรวจประตูเข้าออก
           8.4 อบรมจริยธรรมทางธุรกิจให้พนักงานทุกเดือนหรือทุกไตรมาส
           8.5 ตรวจทานระบบการทำงานร่วมกับ Vender ให้มีช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วและชัดเจน