WI-HR-012 คู่มือปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาพนักงานทุจริตต่อหน้าที่

1. วัตถุประสงค์

             เพื่อกำหนดกระบวนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน เมื่อพบว่าพนักงานไม่ว่าตำแหน่งใดมีพฤติกรรมทุจริตหรือสร้างความเสียหายแก่บริษัทฯ โดยมุ่งเน้นให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีแนวทางปฏิบัติที่ ถูกต้อง รวดเร็ว โปร่งใส สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และเพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำในอนาคต                

2. ขอบเขตการใช้งาน

คู่มือนี้ใช้กับ
               2.1 พนักงานของบริษัทฯ ทุกตำแหน่ง
               2.2 พนักงานจ้างเหมาบริการ
               2.3 พนักงาน PC จาก Vender
               2.4 พนักงานชั่วคราว / ฝึกงาน
               2.5 บุคลากรที่เข้ามาปฏิบัติงานในพื้นที่บริษัทฯ ไม่ว่าต้นสังกัดใด

3. คำจำกัดความ

              3.1 พนักงาน: บุคลากรทุกประเภทที่ปฏิบัติงานในบริษัทฯ รวมถึงพนักงาน PC และผู้รับเหมาช่วง
              3.2 ทุจริตต่อหน้าที่: การกระทำที่ผิดกฎหมาย ผิดวินัย หรือสร้างความเสียหายต่อบริษัท เช่น ขโมยสินค้า ปลอมเอกสาร ยักยอกข้อมูล หรือ
                     จงใจกระทำผิดจริยธรรม จนทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย
              3.3 เอกสารรับสภาพหนี้: เอกสารที่ใช้ยืนยันว่าพนักงานยอมรับค่าเสียหายที่เกิดขึ้น

4. ขั้นตอนการปฏิบัติงานเมื่อพบปัญหาทุจริต

4.1 ขั้นตอนที่ 1: พบเหตุหรือหลักฐานเบื้องต้น

               4.1.1 เมื่อพบเหตุจากกล้องวงจรปิด การตรวจนับสต๊อก หรือจากพยานบุคคล ให้หัวหน้าแผนกหรือผู้จัดการสาขารายงานทันที
               4.1.2 แจ้ง แผนกบุคคล และ ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ ภายในวันเดียวกัน
               4.1.3 เก็บรักษาหลักฐาน เช่น ภาพกล้องวงจรปิด เอกสารที่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลพยาน

4.2 ขั้นตอนที่ 2: การสอบสวนข้อเท็จจริง

               4.2.1 แผนกบุคคลพร้อมหัวหน้างานดำเนินการสอบสวนภายใน บันทึกคำให้การและรวบรวมหลักฐานทั้งหมด แจ้งส่วนที่เกี่ยวข้องทราบรวมถึงผู้บริหารเพื่อหาแนวทางดำเนินการต่อไป
               4.2.2 แผนกบุคคลพร้อมหัวหน้างานเจรจากับพนักงานเบื้องต้นเรื่องความเสียหาย หากสามารถตกลงกันได้และพนักงานยอมชดใช้ความเสียหายทั้งหมด  หลังจากการตรวจสอบเสร็จสิ้น ให้ดำเนินการแจ้งส่วนที่เกี่ยวข้องทราบพร้อมนัดหมายการชำระความเสียหายโดยระบุวัน เวลา นัดชำระให้ชัดเจน
               4.2.3 หากพนักงานผิดนัดหมายให้ดำเนินคดีตามกฎหมาย พร้อมทำประกาศแจ้งลงสื่อออนไลน์ และแจ้งบริษัทฯ คู่ค้าวัสดุก่อสร้างในเชียงใหม่ ทั้งหมด 
               4.2.43 ส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพร่วมตรวจสอบเพื่อหาสาเหตุเชิงระบบ เพื่อพัฒนาและป้องกันต่อไป 

4.3 ขั้นตอนที่ 3: การประสานงานกับ Vender ต้นสังกัด

              4.3.1 หากผู้กระทำผิดเป็นพนักงานจากหน่วยงานภายนอก เช่น PC Vender หรือ Outsource ให้แผนกบุคคลประสานงานต้นสังกัดทันที หากมีความเสียหายให้แจ้งต้นสังกัดของพนักงานชะลอการจ่ายเงินเดือน ค่าคอมมิชชั่น และเงินประกันพนักงานไว้ จนกว่าจะมีการสืบสวนหรือตรวจสอบความเสียหายแล้วเสร็จ                                                                                                                                                                                                                                         4.3.2 แผนกบุคคลแจ้งฝ่ายบริหารสินค้าทราบ

4.4 ขั้นตอนที่ 4: การแจ้งความและดำเนินคดี

              4.4.1 แผนกบุคคลประสานงานกับทางแผนกสินเชื่อ เพื่อปรึกษาหารือข้อความทางกฎหมาย กับทนายความของบริษัท                                                          4.2.2 จัดทำเอกสารมอบอำนาจและประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการแจ้งความตามกฎหมาย 
              4.4.2 แผนกบุคคลติดตามจัดการนัดไกล่เกลี่ยหรือติดตามคดี
              4.4.3 ทั้งกระบวนการตรวจสอบสรุปผลความเสียหาย สืบสวนพนักงาน และแจ้งความต้องแล้วเสร็จ ภายใน 7 วัน

4.5 ขั้นตอนที่ 5: การตรวจนับสต๊อกสินค้า

              4.5.1แผนกบัญชีสินค้าคงคลังตรวจแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องตรวจนับสินค้าและสรุปผลความเสียหายภายใน 3 วัน 
              4.5.2 แผนกสินเชื่อตรวจสอบความเสียหายหรือหนี้สินคงค้างกับบริษัท 
              4.5.2 แผนกบัญชีสินค้าคงคลังรายงานผลเพื่อนำเสนอผู้บริหาร  และแจ้งไปยังแผนกบุคคลและส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ 

4.6 ขั้นตอนที่ 6: การจัดทำเอกสารรับสภาพหนี้

              4.6.1 แผนกบุคคลแจ้งพนักงานถึงมูลค่าความเสียหายที่เกิดขึ้นและนัดหมายพนักงานเข้ามายังบริษัทฯ พบกับแผนกสินเชื่อ
              4.6.2 แผนกสินเชื่อจัดทำเอกสารบันทึกยอมรับผิดพร้อมค่าเสียหาย / ให้พนักงานลงนาม 

              4.6.3  พนักงานต้องมาพบและยินยอมรับผิดค่าเสียหายที่เกิดขึ้น  ตามวันเวลาที่นัดหมายและเซ็นเอกสารบันทึกยอมรับความผิดพร้อมค่าเสียหาย       4.6.4 หากไม่มาตามนัดหมาย บริษัทฯ  จะดำเนินคดีตามกฎหมายจนถึงที่สุด 

4.7 ขั้นตอนที่ 7: การสรุปผลและตั้งหนี้

              4.7.1 แผนกบัญชีสินค้าคงคลังส่งข้อมูลไปยังแผนกบัญชีเพื่อทำการตั้งหนี้ในระบบ
              4.7.2 แผนกบัญชีตั้งหนี้ค่าเสียหายในระบบ  หลังจากได้้รับผลสรุปความเสียหายจากแผนกสินค้าคงคลัง  และบันทึกยอมรับผิดจากแผนกสินเชื่อ                 

              4.7.3 เก็บเอกสารทั้งหมดลงแฟ้มทะเบียนคดี

4.8 ขั้นตอนที่ 8: การจัดการสถานะพนักงาน

              4.8.1 แผนกบุคคลออกประกาศพ้นสภาพตามกฎระเบียบบริษัท
              4.8.2 แจ้งผลให้สื่อประชาสัมพันธ์ภายในองค์กรทราบ
              4.8.3 แจ้งต้นสังกัด (กรณีพนักงานภายนอก)
              4.8.4 หากพนักงานไม่ยอมชดใช้ความเสียหาย  ให้ทำประกาศลงสื่อประชาสัมพันธ์ภายนอก ลง Social และส่งให้กับบริษัทฯ พันธมิตร ร่วมค้าวัสดุก่อสร้างในเชียงใหม่ทั้งหมด 

**** ทุกขั้นตอนแผนกบุคคลจะต้องเป็นผู้ติดตามผลและรายงานความคืบหน้าให้กับผู้บริหาทราบท้ายการประชุมผู้บริหารในทุกวัน ***

5. ระยะเวลาดำเนินการ (Timeframe Summary)

6. เอกสารที่ต้องจัดทำ

           7.1 บันทึกการสอบสวนพนักงาน
           7.2 รายงานตรวจนับสต๊อกสินค้า
           7.3 รายงานสรุปมูลค่าความเสียหาย
           7.4 เอกสารมอบอำนาจจาก Vender
           7.5 หนังสือแจ้งความ
           7.6 บันทึกยอมรับผิด
           7.7 ประกาศพ้นสภาพพนักงาน
           7.8 รายงานวินิจฉัยปัญหาและป้องกันการเกิดซ้ำ (โดยส่วนงานพัฒนาระบบคุณภาพ)

7. การป้องกันไม่ให้เกิดเหตุซ้ำ

           8.1 เพิ่มความถี่ในการตรวจนับสต๊อกสินค้าพนักงาน PC
           8.2 กำหนดผู้รับผิดชอบการประสานงานอย่างชัดเจนตั้งแต่เริ่มพบเหตุ
           8.3 ปรับปรุงกระบวนการรักษาความปลอดภัย เช่น กล้องวงจรปิด การตรวจประตูเข้าออก
           8.4 อบรมจริยธรรมทางธุรกิจให้พนักงานทุกเดือนหรือทุกไตรมาส
           8.5 ตรวจทานระบบการทำงานร่วมกับ Vender ให้มีช่องทางการสื่อสารที่รวดเร็วและชัดเจน