WI-MC-024 การขอราคาและการเสนอราคาสินค้า
1. วัตถุประสงค์
เพื่อกำหนดแนวทางการขอราคาและเสนอราคาสินค้าให้เป็นมาตรฐานเดียวกันลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานขายป้องกันการเสนอราคาที่ไม่เป็นมาตรฐานและรักษาผลประโยชน์สูงสุดของลูกค้าและบริษัท
2. ขอบเขตการใช้งาน
ใช้สำหรับ
- พนักงานขาย
- ฝ่ายจัดซื้อ
- ผู้จัดการฝ่ายขาย
- ผู้เกี่ยวข้องในการขอราคาและเสนอราคาสินค้า
3. หลักการสำคัญ
3.1 ผลประโยชน์ของลูกค้าต้องมาก่อนเสมอ
บริษัทให้ความสำคัญกับการบริการลูกค้าเป็นหลักหากมีพนักงานหลายคนดูแลลูกค้ารายเดียวกัน ให้พิจารณาจาก
- การติดตามงาน
- การดูแลลูกค้า
- หลักฐานการประสานงาน
- การปิดการขาย
โดยยึดผลประโยชน์ของลูกค้าและบริษัทเป็นสำคัญ
3.2 ไม่มีกฎห้ามขายสินค้าให้ลูกค้า
บริษัทไม่มีนโยบาย “บล็อกลูกค้า” หรือห้ามพนักงานขายให้บริการลูกค้ารายเดียวกันแต่พนักงานขายต้องปฏิบัติตามกระบวนการขอราคาและติดตามงานอย่างถูกต้อง
3.3 มาตรฐานการให้ราคา
บริษัทกำหนดโครงสร้างราคาเพื่อป้องกันการเสนอราคาไม่เท่ากัน ดังนี้
ระดับที่ 1 : ราคาขายปลีก
ใช้สำหรับลูกค้าทั่วไปทุกประเภท
ระดับที่ 2 : ราคาขายส่ง
ใช้เฉพาะลูกค้าร้านค้าส่งเท่านั้น ห้ามนำราคาขายส่งไปเสนอให้ลูกค้าทั่วไปโดยไม่ได้รับอนุมัติ
ระดับที่ 3 : ราคาโครงการ
ใช้สำหรับงานโครงการเท่านั้นต้องจัดทำเอกสาร สลพ. และมี Project Card ก่อนทุกครั้ง
4. ส่วนลดพิเศษ (Volume Discount)
กรณีลูกค้ามียอดสั่งซื้อถึงเกณฑ์ที่กำหนดสามารถขอพิจารณาส่วนลดเพิ่มเติมได้ตามเงื่อนไขบริษัท
5. การขอปรับราคาแข่งขัน (Revise Price)
พนักงานขายสามารถขอปรับราคาแข่งขันได้ เมื่อมีหลักฐานดังต่อไปนี้
- ใบเสนอราคาคู่แข่ง
- ข้อมูลราคาตลาด
- หลักฐานการเปรียบเทียบราคา
โดยฝ่ายจัดซื้อและผู้มีอำนาจอนุมัติจะพิจารณาตามความเหมาะสม
สิทธิ์ในการขอ Revise Price จะพิจารณาจาก
- ผู้ที่ติดตามลูกค้าอย่างต่อเนื่อง
- ผู้ที่นำข้อมูลการแข่งขันมาประกอบการต่อรอง
- โอกาสในการปิดการขาย
6. ขั้นตอนการขอราคา
| ผู้รับผิดชอบ | กระบวนการ | รายละเอียด |
|
1.พนักงานขาย
2. พนักงานขาย
3. บริหารสินค้า
4. พนักงานขาย |
 |
1. พนักงานขายตรวจสอบประเภทลูกค้า ขายค้าปลีก ค้าส่ง หรือโครงการ พร้อมตรวจสอบสถานะว่ามีผู้ขอราคา หรือ มี Project Card แล้วหรือยัง
2. พนักงานขายระบุให้ชัดเจนว่า
3. บริหารสินค้าพิจารณาส่วนลดหรือราคาตามโครงสร้างราคาที่บริษัทฯ กำหนด
4. บริหารสินค้าติดตามผลการเสนอราคากับลูกค้า ปิดการขายได้/ไม่ได้ |
รายละเอียดกระบวนการ
ขั้นตอนที่ 1 : ตรวจสอบประเภทลูกค้า
พนักงานขายต้องระบุประเภทลูกค้าให้ชัดเจน
- ลูกค้าทั่วไป
- ลูกค้าขายส่ง
- ลูกค้าโครงการ
ขั้นตอนที่ 2 : ตรวจสอบสถานะการขอราคา
ก่อนขอราคาทุกครั้ง ต้องตรวจสอบว่า
- มีผู้ขอราคาก่อนแล้วหรือไม่
- มี Project Card หรือไม่
- สถานะการติดตามลูกค้าเป็นอย่างไร
ขั้นตอนที่ 3 : จัดทำคำขอราคา
ระบุข้อมูลให้ครบถ้วน
- ชื่อลูกค้า
- รายการสินค้า
- จำนวน
- ราคาคู่แข่ง (ถ้ามี)
- เหตุผลในการขอราคา
ขั้นตอนที่ 4 : ฝ่ายจัดซื้อพิจารณาราคา
ฝ่ายจัดซื้อพิจารณาตาม
- โครงสร้างราคาบริษัท
- ประเภทลูกค้า
- ปริมาณการซื้อ
- ความสามารถในการแข่งขัน
ขั้นตอนที่ 5 : ติดตามผลการเสนอราคา
พนักงานขายต้องติดตามสถานะลูกค้าอย่างต่อเนื่อง และอัปเดตผลให้บริษัททราบ เช่น
- รอพิจารณา
- เปรียบเทียบราคา
- ได้งาน
- ไม่ได้งาน
7. การพัฒนาระบบ Project Card และ สลพ.
บริษัทอยู่ระหว่างพัฒนาระบบเชื่อมโยงข้อมูลการขอราคาโครงการผ่าน Project Card และระบบ สลพ. เพื่อให้
- ตรวจสอบสถานะได้แบบ Real-time
- เห็นผู้รับผิดชอบโครงการ
- ลดการขอราคาซ้ำ
- ลดปัญหาความขัดแย้งระหว่างพนักงานขาย
- เพิ่มประสิทธิภาพการติดตามงาน
8. แนวทางปฏิบัติระหว่างรอระบบพัฒนา
ในช่วงระหว่างพัฒนาระบบ ให้ดำเนินการดังนี้
- ใช้ไฟล์กลางสำหรับบันทึกการขอราคา
เช่น Google Sheet หรือ Excel กลาง - ทุกการขอราคาต้องลงทะเบียนก่อนส่งจัดซื้อ
- ระบุผู้ดูแลลูกค้าให้ชัดเจน
- กำหนดสถานะงาน
- เปิดราคา
- ติดตามลูกค้า
- รอผล
- ปิดการขาย
- ยกเลิก
- หากไม่มีการติดตามลูกค้าเกินระยะเวลาที่กำหนด
บริษัทสามารถเปิดโอกาสให้พนักงานขายคนอื่นเข้าดูแลต่อได้ - การขอ Revise Price ต้องแนบหลักฐานทุกครั้ง
หมายเหตุ
บริษัทสงวนสิทธิ์ในการพิจารณาการให้ราคา เพื่อประโยชน์สูงสุดของลูกค้าและองค์กรการฝ่าฝืนกระบวนการ หรือเสนอราคาโดยไม่ได้รับอนุมัติ อาจถูกพิจารณาทางวินัย