WI-SA1-015 กระบวนการรับสินค้าระหว่างสาขา

1. วัตถุประสงค์ของกระบวนการ

1. ลดเวลารอคอยของลูกค้าเมื่อมารับสินค้าข้ามสาขา

2. ป้องกันการตกหล่นเอกสารและความสับสนหน้าจุดประชาสัมพันธ์

3. กำหนดผู้รับผิดชอบและช่องทางสื่อสารที่ชัดเจน

4. รองรับกรณีผู้รับฝากงานไม่อยู่ มีคนทำงานแทนได้

2. ขอบเขตกระบวนการ

ตั้งแต่ ลูกค้าซื้อสินค้า/สั่งสินค้าต้นทาง → แจ้งฝากรับต่างสาขา → ลูกค้าเข้ารับสินค้า ณ สาขาปลายทาง

3. ผู้เกี่ยวข้อง (Role & Responsibility)

✅ ข้อเสนอเชิงระบบคุณภาพ
ให้กำหนดตำแหน่ง “ผู้ประสานงานรับสินค้าข้ามสาขา” อย่างน้อย 2 คน/สาขา (ตัวจริง + สำรอง)

4. เครื่องมือที่ใช้

1. ระบบขาย / ERP 

2. Telegram Group : “รับสินค้าข้ามสาขา – สาขา…….”
   

3. ใบสั่งขาย / ใบจองสินค้า

5. กระบวนการทำงาน (Work Process Flow)

 

6. ขั้นตอนการทำงาน (SOP) : การรับลูกค้าข้ามสาขา

ขั้นตอนที่ 1 : สาขาต้นทางแจ้งฝากรับสินค้า
(ก่อนลูกค้ามา)

1. พนักงานขายสาขาต้นทางสอบถามลูกค้า

   • จะมารับสินค้า สาขาใด

   • วันที่ / เวลาประมาณการ

2. แจ้งข้อมูลปลายทางให้ครบถ้วน ข้อมูลขั้นต่ำต้องมี

   • ชื่อลูกค้า / เบอร์โทร

   • เลขที่เอกสาร (SO / ใบสั่งขาย)

   • รายการสินค้า + จำนวน

   • สาขาที่รับสินค้า

   • วันที่ / เวลาเข้ารับ

3. แจ้งข้อมูลผ่าน Telegram Group รับสินค้าข้ามสาขา

4. แนบรูปเอกสารหรือเลขอ้างอิงในระบบ

📌 ห้ามฝากงานด้วยวาจาโดยไม่แจ้งผ่านระบบหรือ Telegram

ขั้นตอนที่ 2 : ผู้ประสานงานสาขาปลายทางรับแจ้ง

1. ผู้ประสานงานตรวจสอบข้อมูลจาก LINE Group

2. ตรวจสอบเอกสารในระบบ

3. ตอบกลับในไลน์ว่า
   “รับทราบ / เตรียมดำเนินการ”

4. บันทึกงานลง Log การรับสินค้าข้ามสาขา

ขั้นตอนที่ 3 : เตรียมสินค้า

1. แจ้งคลังสินค้าเตรียมสินค้า

2. แยกพื้นที่จัดเก็บชัดเจน (โซนรับข้ามสาขา)

3. ติดป้ายระบุ

   • ชื่อลูกค้า

   • เลขเอกสาร

   • วันที่รับสินค้า

4. แจ้งสถานะใน Telegram Group
   “สินค้าเตรียมพร้อมแล้ว”

ขั้นตอนที่ 4 : ลูกค้าเข้ามาติดต่อ ณ จุดประชาสัมพันธ์

1. ประชาสัมพันธ์สอบถาม

   • ชื่อลูกค้า

   • เลขเอกสาร / เบอร์โทร

2. ตรวจสอบจาก

   • Log งาน

   • Telegram Group

   • ระบบขาย

3. ประสานผู้ประสานงานหรือคลังสินค้า

4. แจ้งลูกค้าเวลารอโดยประมาณให้ลูกค้าทราบ เช่น รบกวนลูกค้ารอไม่เกิน 15 นาที นะครับ/ค่ะ

ขั้นตอนที่ 5 : ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า

1. ตรวจสอบสินค้าและเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วน 

2. ให้ลูกค้าลงนามรับสินค้า

3. ปิดงานในระบบ

4. อัปเดตสถานะใน Telegram Group  “ส่งมอบเรียบร้อย”

กรณีผู้รับผิดชอบไม่อยู่ (Backup Process)

• Telegram Group ต้องมีอย่างน้อย:

  • ผู้ประสานงานหลัก

  • ผู้ประสานงานสำรอง

  • หัวหน้าสาขา

• งานทุกงานต้องแจ้งใน Telegram กลุ่ม 
  ❌ ห้ามรับงานส่วนตัว

• ผู้ที่เห็นข้อมูลสามารถดำเนินการแทนได้ทันที

ตัวชี้วัดด้านระบบคุณภาพ (ใช้ต่อยอด KPI / Audit ได้)

• % ลูกค้ารับสินค้าข้ามสาขาตรงเวลา

• ระยะเวลารอคอยเฉลี่ยหน้าจุดประชาสัมพันธ์

• จำนวนข้อร้องเรียนเรื่องรอสินค้า

• % งานที่แจ้งล่วงหน้าก่อนลูกค้ามา