WI-SA1-015 กระบวนการรับสินค้าระหว่างสาขา

1. วัตถุประสงค์ของกระบวนการ

1. ลดเวลารอคอยของลูกค้าเมื่อมารับสินค้าข้ามสาขา

2. ป้องกันการตกหล่นเอกสารและความสับสนหน้าจุดประชาสัมพันธ์

3. กำหนดผู้รับผิดชอบและช่องทางสื่อสารที่ชัดเจน

4. รองรับกรณีผู้รับฝากงานไม่อยู่ มีคนทำงานแทนได้

2. ขอบเขตกระบวนการ

ตั้งแต่ ลูกค้าซื้อสินค้า/สั่งสินค้าต้นทาง → แจ้งฝากรับต่างสาขา → ลูกค้าเข้ารับสินค้า ณ สาขาปลายทาง

3. ผู้เกี่ยวข้อง (Role & Responsibility)

✅ ข้อเสนอเชิงระบบคุณภาพ
ให้กำหนดตำแหน่ง “ผู้ประสานงานรับสินค้าข้ามสาขา” อย่างน้อย 2 คน/สาขา (ตัวจริง + สำรอง)

4. เครื่องมือที่ใช้

1. ระบบขาย / ERP 

2. Telegram Group : “รับสินค้าข้ามสาขา – สาขา…….”
   

3. ใบสั่งขาย / ใบจองสินค้า

5. กระบวนการทำงาน (Work Process Flow)

6. ขั้นตอนการทำงาน (SOP) : การรับลูกค้าข้ามสาขา

ขั้นตอนที่ 1 : สาขาต้นทางแจ้งฝากรับสินค้า
(ก่อนลูกค้ามา)

1. พนักงานขายสาขาต้นทางแจ้งข้อมูลของลูกค้าให้ครบถ้วน

   • ชื่อลูกค้า / เบอร์โทร
   • เลขที่เอกสาร (SO / ใบสั่งขาย) หรือ ใบเบิกสินค้า คิวไดร์ทรู

   •  วันที่ / เวลาประมาณการรับสินค้า
     

2. แจ้งข้อมูลผ่าน Telegram Group หรือ Line Group รับสินค้าข้ามสาขา

3. แนบรูปเอกสารหรือเลขอ้างอิงในระบบ

📌 ห้ามฝากงานด้วยวาจาโดยไม่แจ้งผ่านระบบหรือ Telegram Group หรือ Line Group

ขั้นตอนที่ 2 : ผู้ประสานงานสาขาปลายทางรับแจ้ง และจัดเตรียมสินค้า

1. ผู้ประสานงานตรวจสอบข้อมูลจาก LINE Group และเอกสารในระบบ

2. ตอบกลับในกลุ่ม “รับทราบ / เตรียมดำเนินการ”
   

3. แจ้งคลังสินค้าเตรียมสินค้า

4. แยกพื้นที่จัดเก็บชัดเจน (โซนรับข้ามสาขา)  พร้อมติดป้าย

   • ชื่อลูกค้า

   • เลขที่เอกสาร
     

    

5. แจ้งสถานะใน Telegram Group หรือ Line Group
   “สินค้าเตรียมพร้อมแล้ว”

ขั้นตอนที่ 3 : ลูกค้าเข้ามาติดต่อ ณ จุดประชาสัมพันธ์ และส่งมอบสินค้าให้ลูกค้า

1. ประชาสัมพันธ์สอบถาม

   • ชื่อลูกค้า /เบอร์โทร / เลขที่เอกสาร 
     

2. ตรวจสอบจากระบบ  ในTelegram Group หรือ Line Group 
   

3. ประสานผู้ประสานงานหรือคลังสินค้า

4. แจ้งลูกค้าเวลารอโดยประมาณให้ลูกค้าทราบ เช่น รบกวนลูกค้ารอไม่เกิน 15 นาที นะครับ/ค่ะ

5. ตรวจสอบสินค้าและเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วน 

6. ให้ลูกค้าลงนามรับสินค้า
   

7. อัปเดตสถานะในTelegram Group หรือ Line Group   “ส่งมอบเรียบร้อย”

กรณีผู้รับผิดชอบไม่อยู่ (Backup Process)

• Telegram Group ต้องมีอย่างน้อย:

  • ผู้ประสานงานหลัก

  • ผู้ประสานงานสำรอง

  • หัวหน้าสาขา

• งานทุกงานต้องแจ้งใน Telegram กลุ่ม 
  ❌ ห้ามรับงานส่วนตัว

• ผู้ที่เห็นข้อมูลสามารถดำเนินการแทนได้ทันที

ตัวชี้วัดด้านระบบคุณภาพ (ใช้ต่อยอด KPI / Audit ได้)

• % ลูกค้ารับสินค้าข้ามสาขาตรงเวลา

• ระยะเวลารอคอยเฉลี่ยหน้าจุดประชาสัมพันธ์

• จำนวนข้อร้องเรียนเรื่องรอสินค้า

• % งานที่แจ้งล่วงหน้าก่อนลูกค้ามา