CAR68-CR-008 จ่ายสินค้าคลังปกติทั้งที่เป็นสินค้าคลัง SPO

วันที่ 8/7/68

แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก นายธีระวัฒน์ แก้วเพชร  แผนก พนักงานลูกค้าสัมพันธ์ 
เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
              เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาจากแผนก Support พบปัญหาว่ามีสินค้าคงค้างในคลัง SPO ตรวจสอบพบว่าเป็นสินค้าประตู Leowood iDoor IP-6648 จำนวน 4 บาน มูลค่า 7,960 บาท เป็นของลุกค้า บจก.อาร์ทโฮม กรุ๊ป และเมื่อวันที่ 2/6/67 ลูกค้าได้มาซื้อสินค้าและขอรับสินค้าดังกล่าว แต่พนักงานไม่ได้ไปรับสินค้าที่คลัง SPO แต่จ่ายสินค้าที่คลังปกติแทน ทำให้สต๊อกสินค้า SPO คงค้างในระบบพนักงานแจ้งว่าวันที่ลูกค้ามารับสินค้าลางานและมีคนทำหน้าที่แทนขาดการสื่อสารงานกันที่ดีและไม่ได้แก้ไขปัญหาเพื่อขออนุมัติโอนสินค้ากลับเข้าคลัง A ภายในวันปล่อยล่วงเลยมาถึงวันที่ 2/7/68 

สาเหตุของปัญหา	มาตรการแก้ไขปัญหา
	WI-SA1-003 การควบคุมสินค้า SPO และสินค้า Back Order WI-SA1-013 การจองสินค้า (Reservation)

การจ่ายสินค้าผิดคลัง โดยเฉพาะกรณีที่เป็น สินค้าสั่งพิเศษ (SPO) แต่เกิดความผิดพลาดในการจ่ายสินค้าจาก คลังปกติ (Normal Stock) แทนที่จะเป็นคลังที่ถูกต้อง ถือเป็นปัญหาระดับระบบและต้องมีแนวทางแก้ไขอย่างชัดเจนเพื่อป้องกันการเกิดซ้ำ รวมถึงลดผลกระทบต่อยอดสต๊อกและบัญชีของบริษัท

✅ แนวทางมาตรฐานการแก้ไขปัญหา: กรณีจ่ายสินค้าผิดคลัง (SPO → คลังปกติ)

1. ตรวจสอบข้อเท็จจริง

• ตรวจสอบใบสั่งซื้อ (PO) ว่าเป็นรายการ SPO หรือไม่

• ตรวจสอบสินค้าที่ถูกจ่ายไปว่าเป็นสินค้าจาก คลังปกติ จริงหรือไม่

• ตรวจสอบว่าได้มีการตัดสต๊อกจากคลังปกติไปแล้วหรือยัง

• ตรวจสอบว่าลูกค้าได้รับสินค้าแล้วหรือยัง

2. แนวทางการแก้ไข

🔁 กรณี ลูกค้ายังไม่ได้รับสินค้า

• ยกเลิกการจ่ายสินค้า จากคลังปกติในระบบ (Reverse/Cancel issue transaction)

• จัดสินค้าใหม่ จากคลังที่ถูกต้อง (SPO) และจ่ายให้ลูกค้าตามคำสั่งซื้อเดิม

• ตรวจสอบยอดคงเหลือสต๊อกเพื่อให้แน่ใจว่าคลังถูกต้อง

✅ กรณี ลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว

1. ตัดยอดคลังให้ถูกต้อง:

   • ทำเอกสาร ย้ายสินค้า (Transfer) จากคลังปกติ → คลัง SPO (ถ้าอยู่ในระบบเดียวกัน)

   • หรือทำ Adjustment เพื่อลดยอดคลังปกติ และเพิ่มยอดในคลัง SPO

2. ปรับปรุงระบบบัญชี/ต้นทุน:

   • ตรวจสอบและปรับรายการบัญชีให้ตรงกับคลังที่ควรจะจ่ายออก (เพราะต้นทุนอาจต่างกัน)

   • แจ้งฝ่ายบัญชีเพื่อทำการบันทึกการเปลี่ยนแปลง

3. บันทึกเหตุการณ์และจัดทำรายงานผิดพลาด:

   • ลงบันทึกรายละเอียดเหตุการณ์ในระบบหรือแบบฟอร์มที่บริษัทกำหนด (เช่น NCR หรือ Incident Report)

   • วิเคราะห์สาเหตุ (เช่น ระบบไม่ล็อกคลัง, เจ้าหน้าที่เลือกคลังผิด) และเสนอแนวทางป้องกัน

3. แนวทางป้องกันในอนาคต

• ปรับระบบ ERP ให้สามารถ ล็อกคลังต้นทาง สำหรับ SPO (ห้ามเลือกคลังอื่น)

• ให้มี ขั้นตอนตรวจสอบก่อนการจ่ายสินค้า (Double check หรือ Barcode scan)

• จัดอบรมเจ้าหน้าที่ให้เข้าใจความแตกต่างระหว่างคลัง SPO กับคลังปกติ

• สร้างรายงาน Exception Report ตรวจสอบกรณีจ่ายคลังผิด