CAR68-CR-008 จ่ายสินค้าคลังปกติทั้งที่เป็นสินค้าคลัง SPO
วันที่ 8/7/68
แก้ไขปัญหา
ชื่อ/สกุล/แผนก นายธีระวัฒน์ แก้วเพชร แผนก พนักงานลูกค้าสัมพันธ์
เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาจากแผนก Support พบปัญหาว่ามีสินค้าคงค้างในคลัง SPO ตรวจสอบพบว่าเป็นสินค้าประตู Leowood iDoor IP-6648 จำนวน 4 บาน มูลค่า 7,960 บาท เป็นของลุกค้า บจก.อาร์ทโฮม กรุ๊ป และเมื่อวันที่ 2/6/67 ลูกค้าได้มาซื้อสินค้าและขอรับสินค้าดังกล่าว แต่พนักงานไม่ได้ไปรับสินค้าที่คลัง SPO แต่จ่ายสินค้าที่คลังปกติแทน ทำให้สต๊อกสินค้า SPO คงค้างในระบบพนักงานแจ้งว่าวันที่ลูกค้ามารับสินค้าลางานและมีคนทำหน้าที่แทนขาดการสื่อสารงานกันที่ดีและไม่ได้แก้ไขปัญหาเพื่อขออนุมัติโอนสินค้ากลับเข้าคลัง A ภายในวันปล่อยล่วงเลยมาถึงวันที่ 2/7/68
| สาเหตุของปัญหา | มาตรการแก้ไขปัญหา |
|
|
|
กรณี ออกบิลขายสินค้าผิดคลัง โดยเฉพาะเมื่อเป็น สินค้าสั่งพิเศษ (SPO) แต่มีการออกบิลจาก คลังปกติ (Normal Stock) ถือว่าเป็นปัญหาสำคัญที่ส่งผลต่อยอดสต๊อก, ต้นทุนขาย (COGS), และการบันทึกบัญชี ซึ่งจำเป็นต้องมีแนวทางการแก้ไขที่ชัดเจน
✅ มาตรฐานการแก้ไขปัญหา: ออกบิลขายสินค้าผิดคลัง (SPO แต่บิลออกจากคลังปกติ)
🔍 1. ตรวจสอบข้อเท็จจริง
-
ตรวจสอบใบสั่งขาย (Sales Order) และ PO ว่าเป็น SPO จริง
-
ตรวจสอบคลังที่ถูกตัดสต๊อกและออกบิล (จาก Transaction History)
-
ตรวจสอบว่าลูกค้าได้รับสินค้าแล้วหรือยัง
🔄 2. แนวทางการแก้ไข (แบ่งตามสถานะสินค้า)
✅ กรณี ลูกค้ายังไม่รับสินค้า
-
ยกเลิกการออกบิล
-
Void / Cancel Invoice (ในระบบ ERP)
-
หากออกใบกำกับภาษีแล้ว ต้องออกใบลดหนี้ (Credit Note)
-
-
ยกเลิกรายการตัดสต๊อก
-
Reverse Goods Issue หรือ Cancel Outbound Delivery
-
-
ออกบิลใหม่จากคลัง SPO
-
เลือกคลังถูกต้อง (คลังสั่งพิเศษ)
-
ให้ระบบตัดสต๊อกจากคลัง SPO ตามจริง
-
🛑 กรณี ลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว (สินค้าออกจากคลังผิดไปแล้ว)
| ขั้นตอน | รายละเอียด |
|---|---|
| 1. ปรับยอดสต๊อกและคลังให้ถูกต้อง | - ทำ Transfer ระหว่างคลัง (จากคลังปกติ → SPO) - หรือทำ Inventory Adjustment: ลบสต๊อกจากคลังปกติ เพิ่มคลัง SPO |
| 2. ปรับเอกสารบัญชี | - แจ้งฝ่ายบัญชีเพื่อปรับ COGS ให้ถูกต้องตามคลัง SPO - ออก Credit Note ใบบิลเดิม และออก Invoice ใหม่จากคลัง SPO |
| 3. จัดทำรายงานผิดพลาด (NCR) | - เพื่อบันทึกความผิดพลาดครั้งนี้ และใช้ในการ Audit |
| 4. แจ้งผู้เกี่ยวข้อง | - ฝ่ายขาย, คลังสินค้า, บัญชี และ IT (ถ้ามีการตั้งค่าคลังผิด) |
🔧 3. มาตรการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ
| มาตรการ | รายละเอียด |
|---|---|
| 🔒 ล็อกคลังใน Sales Order สำหรับ SPO | เมื่อเป็นสินค้าสั่งพิเศษ ระบบควรบังคับให้เลือกคลัง SPO เท่านั้น |
| ✅ Workflow ตรวจสอบก่อนออกบิล | พนักงานตรวจสอบคลังก่อนอนุมัติเอกสาร Invoice |
| 📊 รายงานตรวจสอบ | สร้างรายงานจับความผิดปกติ เช่น “SO เป็น SPO แต่บิลออกจากคลังปกติ” |
| 👨🏫 อบรมเจ้าหน้าที่ | เพื่อสร้างความเข้าใจความแตกต่างระหว่างคลังปกติ vs คลังสั่งพิเศษ |
| ⚙ ปรับระบบ ERP (ถ้าได้) | เพิ่ม Validation / Alert หากคลังใน SO กับคลังในบิลไม่ตรงกัน |
📁 เอกสารที่ควรจัดเก็บไว้หลังการแก้ไข
-
ใบลดหนี้ (Credit Note)
-
ใบ Invoice ใหม่
-
เอกสารย้ายคลัง / ปรับยอดสต๊อก
-
รายงานเหตุการณ์ผิดพลาด (NCR/IR)
🔒 4. แนวทางป้องกันในอนาคต
-
ปรับระบบ ERP ให้สามารถ ล็อกคลังต้นทาง สำหรับ SPO (ห้ามเลือกคลังอื่น)
-
ให้มี ขั้นตอนตรวจสอบก่อนการจ่ายสินค้า (Double check หรือ Barcode scan)
-
จัดอบรมเจ้าหน้าที่ให้เข้าใจความแตกต่างระหว่างคลัง SPO กับคลังปกติ
-
สร้างรายงาน Exception Report ตรวจสอบกรณีจ่ายคลังผิด
