CAR68-CR-008 จ่ายสินค้าคลังปกติทั้งที่เป็นสินค้าคลัง SPO

วันที่ 8/7/68

แก้ไขปัญหา  
ชื่อ/สกุล/แผนก นายธีระวัฒน์ แก้วเพชร  แผนก พนักงานลูกค้าสัมพันธ์ 
เกิดเหตุการณ์อะไร (อธิบาย)
              เนื่องจากได้รับแจ้งปัญหาจากแผนก Support พบปัญหาว่ามีสินค้าคงค้างในคลัง SPO ตรวจสอบพบว่าเป็นสินค้าประตู Leowood iDoor IP-6648 จำนวน 4 บาน มูลค่า 7,960 บาท เป็นของลุกค้า บจก.อาร์ทโฮม กรุ๊ป และเมื่อวันที่ 2/6/67 ลูกค้าได้มาซื้อสินค้าและขอรับสินค้าดังกล่าว แต่พนักงานไม่ได้ไปรับสินค้าที่คลัง SPO แต่จ่ายสินค้าที่คลังปกติแทน ทำให้สต๊อกสินค้า SPO คงค้างในระบบพนักงานแจ้งว่าวันที่ลูกค้ามารับสินค้าลางานและมีคนทำหน้าที่แทนขาดการสื่อสารงานกันที่ดีและไม่ได้แก้ไขปัญหาเพื่อขออนุมัติโอนสินค้ากลับเข้าคลัง A ภายในวันปล่อยล่วงเลยมาถึงวันที่ 2/7/68 

สาเหตุของปัญหา	มาตรการแก้ไขปัญหา
	WI-SA1-003 การควบคุมสินค้า SPO และสินค้า Back Order WI-SA1-013 การจองสินค้า (Reservation)

การจ่ณี ออกบิลขายสินค้าผิดคลัง โดยเฉพาะกรณีทีเมื่อเป็น สินค้าสั่งพิเศษ (SPO) แต่เกิดความผิดพลาดในีการจ่ายสออกบินค้าลจาก คลังปกติ (Normal Stock) แทนที่จะเป็นคลังที่ถูกต้อง ถือว่าเป็นปัญหาระสำคัญที่ส่งผลต่อยอดับระบบสต๊อก, ต้นทุนขาย (COGS), และการบันทึกบัญชี ซึ่งจำเป็นต้องมีแนวทางการแก้ไขอยที่างชัดเจนเพื่อป้องกันการเกิดซ้ำ รวมถึงลดผลกระทบต่อยอดสต๊อกและบัญชีของบริษัท

✅ แนวทางมาตรฐานการแก้ไขปัญหา: ออกรณีจ่บิลขายสินค้าผิดคลัง (SPO → แต่บิลออกจากคลังปกติ)

🔍 1. ตรวจสอบข้อเท็จจริง

• ตรวจสอบใบสั่งซื้อขาย (PO)Sales Order) และ PO ว่าเป็นรายการ SPO หจรือไม่ิง

• ตรวจสอบสินค้าลังที่ถูกจ่ายไปว่าเป็นสินค้าจาก คลังปกติ จริงหรือไม่

• ตรวจสอบว่าได้มีการตัดสต๊อกและออกบิล (จากคลังปกติไปแล้วหรือยัง Transaction History)

• ตรวจสอบว่าลูกค้าได้รับสินค้าแล้วหรือยัง

🔄 2. แนวทางการแก้ไข (แบ่งตามสถานะสินค้า)

🔁                 ✅ กรณี ลูกค้ายังไม่ได้รับสินค้า

1. ยกเลิกการจ่ออกบิล

   • Void / Cancel Invoice (ในระบบ ERP)

   • หากออกใบกำกับภาษีแล้ว ต้องออกใบลดหนี้ (Credit Note)

2. ยกเลิกรายการตัดสต๊อก

   • Reverse Goods Issue หรือ Cancel Outbound Delivery

3. ออกบินค้า ลใหม่จากคลังปกติในระบบ (Reverse/Cancel issue transaction)SPO

• จัดสินค้าใหม่ จากคลังที่ถูกต้อง (SPO) และจ่ายให้ลูกค้าตามคำสั่งซื้อเดิม

• ตรวจสอบยอดคงเหลือสต๊อกเพื่อให้แน่ใจว่าคลังถูกต้อง (คลังสั่งพิเศษ)

• ให้ระบบตัดสต๊อกจากคลัง SPO ตามจริง             

✅                🛑 กรณี ลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว (สินค้าออกจากคลังผิดไปแล้ว)

(เพราะต้นทุนอาจต่างกัน)

ขั้นตอน	รายละเอียด
1. ตปรัดบยอดสต๊อกและคลังให้ถูกต้อง:	- ทำเอกส Transfer ระหว่าร ย้ายสินงค้าลัง (Transfer) จากคลังปกติ → คลังSPO) - SPO (ถ้าอยู่ในระบบเดียวกัน) หรือทำ AdjustmentInventory เพื่Adjustment: ลบสต๊อลดยอดกจากคลังปกติ และเพิ่มยอดในคลัง SPO
2. ปรับปรุงระบบบัญชี/ต้นทุน: ตรวจเอกสอบและปรับรายการบัญชีให้ตรงกับคลังที่ควรจะจ่ายออก	- แจ้งฝ่ายบัญชีเพื่อทำปรับ COGS ให้ถูกต้องตารมคลัง SPO - ออก Credit Note ใบันทึกการบิลเปลี่ยนแปลง ดิม บันทึกเหตุการณ์และออก Invoice ใหม่จากคลัง SPO
3. จัดทำรายงานผิดพลาด (NCR):	- ลงเพื่อบันทึกความผิดพลาดครั้งนี้ และใช้ในการ Audit
4. แจ้งผู้เกี่ยวข้อง	- ฝ่ายขาย, คลังสินค้า, บัญชี และ IT (ถ้ามีการตั้งค่าคลังผิด)

🔧 3. มาตรการป้องกันไม่ให้เกิดซ้ำ

(เช่นNCRหรือIncidentReport)

มาตรการ	รายละเอียดเหตุการณ์ในระบบหรือแบบฟอร์มที่บริษัทกำหนด
🔒 วิเคราะห์สาเหตุ (เช่น ระบบไม่ล็อกคลัง,ใน Sales Order สำหรับ SPO	เมื่อเป็นสินค้าสั่งพิเศษ ระบบควรบังคับให้เลือกคลัง SPO เท่านั้น
✅ Workflow ตรวจสอบก่อนออกบิล	พนักงานตรวจสอบคลังก่อนอนุมัติเอกสาร Invoice
📊 รายงานตรวจสอบ	สร้างรายงานจับความผิดปกติ เช่น “SO เป็น SPO แต่บิลออกจากคลังปกติ”
👨‍🏫 อบรมเจ้าหน้าที่	เพื่อสร้างความเข้าใจความแตกต่างระหว่างคลือังปกติ vs คลังสั่งพิเศษ
⚙ ปรับระบบ ERP (ถ้าได้)	เพิ่ม Validation / Alert หากคลังผใน SO กับคลังในบิด) และเสนอแนวทางป้อไม่ตรงกัน

📁 เอกสารที่ควรจัดเก็บไว้หลังการแก้ไข

• ใบลดหนี้ (Credit Note)

• ใบ Invoice ใหม่

• เอกสารย้ายคลัง / ปรับยอดสต๊อก

• รายงานเหตุการณ์ผิดพลาด (NCR/IR)

🔒

4.

3. แนวทางป้องกันในอนาคต

• ปรับระบบ ERP ให้สามารถ ล็อกคลังต้นทาง สำหรับ SPO (ห้ามเลือกคลังอื่น)

• ให้มี ขั้นตอนตรวจสอบก่อนการจ่ายสินค้า (Double check หรือ Barcode scan)

• จัดอบรมเจ้าหน้าที่ให้เข้าใจความแตกต่างระหว่างคลัง SPO กับคลังปกติ

• สร้างรายงาน Exception Report ตรวจสอบกรณีจ่ายคลังผิด